Informativa sulle funzioni IA
La presente informativa supporta gli obblighi di trasparenza di cui all’art. 50 dell’AI Act dell’UE (regolamento (UE) 2024/1689; applicabile dal 2 agosto 2026), le regole di informativa di Google per i dati di Google Workspace e i Termini. Essa ha natura informativa e non costituisce condizioni contrattuali aggiuntive; le regole vincolanti sono contenute nei Termini, nelle Norme di utilizzo accettabile e nell’Informativa sulla privacy.
Mailistix offre funzioni facoltative che utilizzano l’intelligenza artificiale (“Funzioni IA”). La presente informativa spiega in linguaggio semplice che cosa fanno, quali dati utilizzano, dove vengono trattati e che cosa Lei deve tenere presente.
1. Che cosa fanno le Funzioni IA
Le richieste di bozza e di riscrittura contengono inoltre il Suo nome, il Suo indirizzo email e il Suo fuso orario, affinché la bozza possa rivolgersi correttamente alle persone e comprendere “oggi” o “domani”. Ask AI e i briefing sulle riunioni contengono la data odierna e il Suo fuso orario per lo stesso motivo.
| Funzione | Che cosa fa | Che cosa viene inviato per il trattamento |
|---|---|---|
| Bozze di risposta e di nuove email | Propone una bozza che Lei può modificare | L’email alla quale risponde e i messaggi più recenti della sua conversazione (fino a 15; mittenti, destinatari, date, oggetto, testo, nomi degli allegati — non gli allegati) oppure, per una nuova email, l’indirizzo del destinatario; le Sue note o istruzioni; la bozza che Lei ha rifiutato quando ne richiede una nuova; fino a cinque Sue email precedenti con i messaggi a cui rispondevano (affinché la bozza suoni come Lei) oppure, quando non esistono esempi adatti, una descrizione del Suo stile di scrittura; le preferenze che l’app ha appreso dalle Sue modifiche precedenti e, finché non sono apprese, fino a due recenti coppie composte da una bozza IA e dal testo che Lei ha inviato a quel contatto; e le preferenze di lingua o di formalità da Lei impostate per il contatto. Se l’email alla quale risponde richiede un orario per una riunione ed è stato letto un calendario: i Suoi orari liberi e occupati durante l’orario di lavoro per i successivi sette giorni lavorativi, senza titoli né partecipanti |
| Riscrittura | Riscrive una bozza come Lei richiede | La Sua bozza attuale, la Sua istruzione e le Sue note, e l’email alla quale risponde con la relativa conversazione (o l’indirizzo del destinatario, per una nuova email); per una versione più formale o più cordiale, anche un breve esempio di un Suo testo |
| Riepiloghi di email e di conversazioni | Riassume un’email o una conversazione nella lingua della Sua interfaccia | L’email (oggetto, mittente, testo, collegamenti) o la conversazione (fino a 80 messaggi entro un limite di dimensione prestabilito: mittente, data e testo di ciascun messaggio); quando un riepilogo di conversazione viene aggiornato, anche il riepilogo precedente |
| Ask AI | Risponde a domande sulla Sua casella di posta in una chat | La Sua domanda e, per una domanda di approfondimento, la Sua domanda precedente e la risposta; i nomi e gli indirizzi delle persone con cui corrisponde più spesso; le lingue della Sua casella di posta; e le email e i testi degli allegati che l’app ha ritenuto pertinenti (prima brevi estratti per scegliere le fonti, poi il testo delle email selezionate). Per trovarli, i termini di ricerca scritti dall’IA vengono inoltre inviati come ricerche al Suo fornitore di casella di posta (Google o Microsoft); in una casella di posta collegata tramite IMAP la ricerca avviene soltanto sul Suo computer |
| Briefing sulle riunioni | Prepara un breve briefing per una riunione imminente | I dettagli della riunione (titolo, orario, luogo, organizzatore, partecipanti e le loro risposte, testo dell’invito) e fino a 14 email correlate degli ultimi 120 giorni (con limite di dimensione), più i nomi degli allegati |
| Stile di scrittura | Descrive come Lei scrive quando una bozza non trova esempi adatti | Fino a 100 email da Lei inviate di recente (abbreviate), alcune con le rispettive righe dell’oggetto. La descrizione è conservata sul Suo dispositivo e inviata con le bozze successive |
| Apprendimento dalle Sue modifiche | Dopo che Lei invia una risposta redatta dall’IA e da Lei modificata, individua quali preferenze emergono dalle Sue modifiche (ad esempio “più concisa” o “menzionare il passaggio successivo”; mai il Suo saluto, la Sua formula di chiusura, il Suo nome o la Sua forma di cortesia), in modo che le bozze successive richiedano meno modifiche | L’email alla quale Lei ha risposto, la bozza IA e il testo da Lei inviato. Questi dati vengono inviati una sola volta; finché le preferenze non sono state individuate, la coppia è inclusa anche nelle Sue prossime bozze per quel contatto (si vedano le bozze sopra) |
Lei sceglie quando utilizzare una Funzione IA. Mailistix non invia mai un’email, non accetta un invito né compie alcuna altra azione nella Sua casella di posta di propria iniziativa sulla base di un Output IA. Una bozza resta una bozza finché Lei non la invia.
2. Lei interagisce con un’IA
Bozze, riscritture, riepiloghi, briefing e risposte di Ask AI sono generati da modelli di IA. Nell’app sono contrassegnati come generati dall’IA: una bozza completata mostra “Bozza IA”, i riepiloghi sono intitolati “Riepilogo IA” o “Riepilogo IA della conversazione”, i briefing sulle riunioni “Briefing IA”, e ogni conversazione con Ask AI inizia con l’avviso che Lei sta parlando con un’IA e che le sue risposte possono essere errate. Ask AI è un sistema di IA, non una persona.
3. Limiti dell’IA
L’Output IA può essere errato, incompleto, non aggiornato o inappropriato nel tono, anche quando appare sicuro. Può interpretare male un’email, inventare fatti, nomi, date o impegni, oppure tralasciare punti importanti. La preghiamo di:
- leggere e verificare ogni bozza prima di inviarla — il mittente è Lei e Lei è responsabile di ciò che invia;
- verificare i fatti importanti nell’email originale, in particolare importi, date, scadenze e dichiarazioni legali o contrattuali;
- non fare affidamento sull’Output IA per decisioni mediche, legali, finanziarie o di altro tipo professionale.
4. Consenso e controllo
Le Funzioni IA sono disattivate finché Lei non le abilita nella finestra di consenso all’IA. Può disattivarle in qualsiasi momento in Impostazioni › Privacy e IA; dopodiché nessun dato viene inviato ai modelli di IA finché Lei non le abilita nuovamente.
5. Dove vengono trattati i Suoi dati
- La Sua richiesta passa dall’app, tramite una connessione cifrata, alle nostre funzioni server, ospitate da Supabase nell’UE (per impostazione predefinita a Francoforte, in Germania; su Amazon Web Services).
- Da lì passa a uno dei nostri fornitori di modelli di IA: Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone; attualmente Sweden Central) o Google Cloud Vertex AI (modelli Gemini).
- Se Lei ci ha comunicato di trovarsi in Europa (l’UE, lo SEE, il Regno Unito o la Svizzera), o non ha risposto alla domanda sulla regione, tutto il trattamento IA avviene nell’UE: nella EU Data Zone di Azure e nella multiregione UE di Vertex AI.
- Se Lei ci ha comunicato di trovarsi al di fuori dell’Europa, la maggior parte delle richieste ai modelli Gemini viene eseguita sull’endpoint globale di Google, che può trattare i dati in qualsiasi paese in cui Google opera. Alcune fasi di Ask AI vengono comunque eseguite nella multiregione UE di Vertex AI, e le richieste a Microsoft vengono sempre eseguite nella sua EU Data Zone. Lei può modificare la Sua regione in qualsiasi momento in Impostazioni › Privacy e IA.
L’elenco aggiornato dei fornitori si trova nel nostro elenco dei Sub-responsabili del trattamento.
6. Che cosa accade successivamente ai Suoi dati
- Sui nostri server: non conserviamo il contenuto delle Sue richieste né dell’Output IA. I log tecnici delle nostre funzioni server non contengono contenuti; il nostro fornitore di hosting li conserva fino a 90 giorni. Conserviamo i metadati di utilizzo (quale Funzione IA, modello, numero di token, Crediti, orario, esito positivo o errore) ai fini di fatturazione, controllo dei costi e sicurezza, per 180 giorni. Se il nostro controllo di sicurezza trattiene una risposta, registriamo che ciò è avvenuto, senza il testo della risposta, per finalità di sicurezza.
- Presso i nostri fornitori di IA: i fornitori trattano i dati soltanto per rispondere alla richiesta, in base a condizioni di trattamento dei dati che vietano di utilizzarli per addestrare i propri modelli. Microsoft viene interpellata con la memorizzazione della richiesta disattivata. I fornitori possono conservare i dati per un periodo limitato per finalità operative e di monitoraggio degli abusi: Google Vertex AI può mantenere input e output in memoria fino a 24 ore (caching) e può registrare i prompt che i suoi sistemi automatici segnalano come possibile abuso fino a 90 giorni, durante i quali dipendenti autorizzati di Google possono valutarli; Microsoft Azure OpenAI può memorizzare prompt e output fino a 30 giorni per monitorare gli abusi, durante i quali personale autorizzato di Microsoft nello Spazio economico europeo può esaminarli.
- Sul Suo dispositivo: l’app conserva in locale, nel proprio database cifrato, bozze, riepiloghi, briefing, le Sue conversazioni con Ask AI, la descrizione del Suo stile di scrittura e le preferenze relative all’IA. Quando Lei invia una risposta redatta dall’IA e da Lei modificata, l’app memorizza sul Suo dispositivo l’email alla quale Lei ha risposto, la versione dell’IA e la Sua versione inviata (le ultime dieci per contatto, per al massimo 180 giorni) e le invia a un modello di IA per individuare le Sue preferenze (si veda la tabella sopra). Le preferenze apprese sono memorizzate sul Suo dispositivo e inviate con le Sue successive richieste di bozza, affinché le bozze corrispondano meglio al Suo modo di scrivere.
- Nessun addestramento: non utilizziamo le Sue email, i Suoi prompt o l’Output IA per addestrare o migliorare modelli di IA, e nemmeno i nostri fornitori possono farlo. L’unico “apprendimento” è la personalizzazione per singolo utente sopra descritta: è memorizzata sul Suo dispositivo e viene utilizzata soltanto come parte delle Sue richieste; nessun modello viene addestrato o modificato.
- Nessuna revisione umana: il nostro personale non legge le Sue email, i Suoi prompt o l’Output IA, salvo quando Lei ci chiede di esaminare contenuti specifici (ad esempio in un caso di assistenza), quando ciò è necessario per indagini di sicurezza o sugli abusi, o quando la legge lo richiede.
7. Dati utente di Google
L’utilizzo e il trasferimento da parte di Mailistix a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use, e le informazioni ricevute dalle API di Google Workspace rispetteranno inoltre la Google Workspace API User Data and Developer Policy. (Testo originale in inglese: “Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and the information received from Google Workspace APIs will also adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.”) I dati di Gmail e di altre API di Google Workspace non sono utilizzati per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di IA o di apprendimento automatico generalizzati o non personalizzati. Essi sono inviati a un modello di IA soltanto dopo che Lei ha attivato le Funzioni IA nella finestra di consenso all’IA, e soltanto per le funzioni descritte nella sezione 1.
8. Contrassegno del testo generato dall’IA
Le email che Mailistix invia a partire da una bozza redatta con una Funzione IA recano un marcatore leggibile da dispositivo automatico nell’intestazione del messaggio, X-AI-Generated: Mailistix, che non modifica il testo visibile. Ciò vale per tutti gli utenti, qualunque regione abbiano scelto. Una bozza è considerata redatta con una Funzione IA una volta che vi è stata inserita una bozza o una riscrittura dell’IA, anche se Lei ha poi modificato il testo. Il marcatore è aggiunto a ogni email di questo tipo inviata da un account Gmail o da una casella di posta collegata tramite IMAP. Per gli account Outlook e Microsoft 365 viene aggiunto alle nuove email; le risposte e gli inoltri passano normalmente attraverso le funzioni di risposta e di inoltro proprie di Microsoft, che non accettano tali intestazioni, e in tal caso non recano alcun marcatore. Nemmeno una bozza che Lei invia da un’altra app (ad esempio da Gmail o Outlook nel browser) reca un marcatore. L’Output IA all’interno dell’app è contrassegnato come generato dall’IA (sezione 2). I nostri fornitori di IA possono inoltre incorporare una filigrana invisibile nel testo generato dai loro modelli; se lo facciano è una loro decisione, e Mailistix non aggiunge né verifica tali filigrane.
9. Se Lei utilizza le Funzioni IA per la Sua attività
Mailistix è il fornitore delle Funzioni IA. In qualità di Cliente business, Lei le utilizza sotto la Sua autorità ed è pertanto un “deployer” ai sensi dell’AI Act dell’UE (art. 3, punto 4). In particolare:
- Alfabetizzazione in materia di IA (art. 4). Si assicuri che le persone che utilizzano le Funzioni IA per Suo conto comprendano, in misura sufficiente, come funzionano e quali sono i loro limiti. Le sezioni 2, 3 e 8 della presente informativa e le etichette nell’app possono essere d’aiuto.
- Testo pubblicato (art. 50, par. 4). Se Lei pubblica un testo generato o modificato con le Funzioni IA allo scopo di informare il pubblico su questioni di interesse pubblico, deve rendere noto che è stato generato o manipolato dall’IA, salvo che una persona lo abbia riesaminato e che Lei o la Sua organizzazione ne detenga la responsabilità editoriale.
- Finalità prevista. Le Funzioni IA sono destinate alla lettura, al riepilogo e alla redazione della normale corrispondenza commerciale. Non sono destinate né progettate per gli utilizzi ad alto rischio elencati nell’allegato III dell’AI Act dell’UE, ad esempio filtrare o valutare candidature di lavoro, valutare i dipendenti o valutare l’affidabilità creditizia, e le Norme di utilizzo accettabile non consentono tali utilizzi.
- I Suoi corrispondenti. Se Lei tratta con le Funzioni IA le email di altre persone, è responsabile di disporre di una base giuridica e di informarle come richiede la normativa sulla protezione dei dati (clausola 9.6 dei Termini e Accordo sul trattamento dei dati).
10. Domande
Contatti legal@mailistix.com. Maggiori dettagli sono riportati nell’Informativa sulla privacy.