Informacja o funkcjach AI

Wersja: 1.3 · Obowiązuje od: 3 listopada 2026 r.

Niniejsza informacja wspiera realizację obowiązków w zakresie przejrzystości wynikających z art. 50 aktu w sprawie sztucznej inteligencji (rozporządzenie (UE) 2024/1689, stosowane od 2 sierpnia 2026 r.), zasad ujawniania informacji Google dotyczących danych Google Workspace oraz Warunków. Jest to informacja, a nie dodatkowe postanowienia umowne; wiążące zasady zawarte są w Warunkach, w Zasadach dopuszczalnego użytkowania i w Polityce prywatności.

Mailistix oferuje opcjonalne funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję („Funkcje AI”). Niniejsza informacja wyjaśnia prostym językiem, co te funkcje robią, jakich danych używają, gdzie dane są przetwarzane i co warto mieć na uwadze.

1. Co robią Funkcje AI

Żądania przygotowania wersji roboczej i przeredagowania zawierają także Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i strefę czasową, aby wersja robocza mogła prawidłowo zwracać się do osób i rozumieć „dziś” lub „jutro”. Ask AI i briefingi przed spotkaniami zawierają z tego samego powodu dzisiejszą datę i Państwa strefę czasową.

Funkcja	Co robi	Co jest wysyłane do przetwarzania
Wersje robocze odpowiedzi i nowych e-maili	Proponuje wersję roboczą, którą można edytować	E-mail, na który Państwo odpowiadają, oraz najnowsze wiadomości z jego wątku (do 15; nadawcy, odbiorcy, daty, temat, treść, nazwy załączników – bez samych załączników) lub, w przypadku nowego e-maila, adres odbiorcy; Państwa notatki lub instrukcje; wersja robocza, którą Państwo odrzucili, gdy proszą Państwo o nową; do pięciu Państwa wcześniejszych e-maili wraz z wiadomościami, na które odpowiadały (aby wersja robocza brzmiała tak, jakby napisali ją Państwo sami) lub, gdy nie ma odpowiednich przykładów, opis Państwa stylu pisania; preferencje, których aplikacja nauczyła się na podstawie Państwa wcześniejszych poprawek, oraz – do czasu ich ustalenia – do dwóch ostatnich par składających się z wersji roboczej AI i treści wysłanej do danego kontaktu; a także ustawione przez Państwa dla danego kontaktu preferencje dotyczące języka lub stopnia formalności. Jeżeli e-mail, na który Państwo odpowiadają, zawiera prośbę o termin spotkania, a kalendarz został odczytany: Państwa wolne i zajęte terminy w godzinach pracy w ciągu kolejnych siedmiu dni roboczych, bez tytułów i uczestników
Przeredagowanie	Przeredagowuje wersję roboczą zgodnie z Państwa poleceniem	Państwa bieżąca wersja robocza, Państwa polecenie i notatki oraz e-mail, na który Państwo odpowiadają, wraz z wątkiem (lub adres odbiorcy, w przypadku nowego e-maila); w przypadku bardziej formalnej lub bardziej przyjaznej wersji także jeden krótki przykład tekstu napisanego przez Państwa
Podsumowania e-maili i wątków	Podsumowuje e-mail lub rozmowę w języku interfejsu Państwa aplikacji	E-mail (temat, nadawca, treść, odnośniki) lub wątek (do 80 wiadomości w ramach ustalonego limitu rozmiaru: nadawca, data i treść każdej wiadomości); przy aktualizacji podsumowania wątku także poprzednie podsumowanie
Ask AI	Odpowiada na pytania dotyczące Państwa skrzynki pocztowej w formie czatu	Państwa pytanie oraz, w przypadku pytania uzupełniającego, Państwa poprzednie pytanie i odpowiedź; nazwy i adresy osób, z którymi korespondują Państwo najczęściej; języki Państwa skrzynki pocztowej; oraz e-maile i teksty załączników, które aplikacja uznała za istotne (najpierw krótkie fragmenty służące do wyboru źródeł, następnie treść wybranych e-maili). Aby je znaleźć, hasła wyszukiwania sformułowane przez AI są także wysyłane jako zapytania do Państwa dostawcy skrzynki pocztowej (Google lub Microsoft); skrzynka pocztowa połączona za pośrednictwem IMAP jest przeszukiwana wyłącznie na Państwa komputerze
Briefingi przed spotkaniami	Przygotowuje krótki briefing na nadchodzące spotkanie	Szczegóły spotkania (tytuł, czas, miejsce, organizator, uczestnicy i ich odpowiedzi, treść zaproszenia) oraz do 14 powiązanych e-maili z ostatnich 120 dni (z limitem rozmiaru), a także nazwy załączników
Styl pisania	Opisuje, jak Państwo piszą, gdy wersja robocza nie znajduje odpowiednich przykładów	Do 100 ostatnio wysłanych przez Państwa e-maili (w formie skróconej), część z nich wraz z tematami. Opis jest przechowywany na Państwa urządzeniu i wysyłany wraz z późniejszymi wersjami roboczymi
Uczenie się na podstawie Państwa poprawek	Po wysłaniu odpowiedzi, którą przygotowała AI, a którą Państwo zmienili, ustala, jakie preferencje wynikają z Państwa zmian (na przykład „zwięźlej” lub „wspomnij o następnym kroku”; nigdy nie dotyczy to powitania, zakończenia wiadomości, imienia i nazwiska ani formy zwracania się), aby późniejsze wersje robocze wymagały mniej poprawek	E-mail, na który Państwo odpowiedzieli, wersja robocza AI i wysłana przez Państwa treść. Dane te są wysyłane jednorazowo; do czasu ustalenia preferencji ta para jest również dołączana do Państwa kolejnych wersji roboczych dla tego kontaktu (zob. wersje robocze powyżej)

To Państwo wybierają, kiedy użyć Funkcji AI. Mailistix nigdy nie wysyła samodzielnie e-maila, nie przyjmuje zaproszenia ani nie podejmuje żadnego innego działania w Państwa skrzynce pocztowej na podstawie Danych wyjściowych AI. Wersja robocza pozostaje wersją roboczą, dopóki Państwo jej nie wyślą.

2. Mają Państwo do czynienia z AI

Wersje robocze, przeredagowania, podsumowania, briefingi i odpowiedzi Ask AI są generowane przez modele AI. W aplikacji są oznaczone jako wygenerowane przez AI: gotowa wersja robocza pokazuje „Wersja robocza AI”, podsumowania mają tytuł „Podsumowanie AI” lub „Podsumowanie wątku przez AI”, briefingi przed spotkaniami – „Briefing AI”, a każda rozmowa Ask AI rozpoczyna się od informacji, że rozmawiają Państwo z AI i że jej odpowiedzi mogą być błędne. Ask AI jest systemem AI, a nie osobą.

3. Granice AI

Dane wyjściowe AI mogą być błędne, niekompletne, nieaktualne lub niewłaściwe w tonie, nawet gdy brzmią pewnie. Model może błędnie odczytać e-mail, wymyślić fakty, nazwiska, daty lub zobowiązania albo pominąć ważne kwestie. Prosimy:

przeczytać i sprawdzić każdą wersję roboczą przed jej wysłaniem – to Państwo są nadawcą i odpowiadają za to, co wysyłają;
sprawdzać ważne fakty w oryginalnym e-mailu, zwłaszcza kwoty, daty, terminy oraz oświadczenia prawne lub umowne;
nie polegać na Danych wyjściowych AI przy podejmowaniu decyzji medycznych, prawnych, finansowych ani innych decyzji o charakterze zawodowym.

4. Zgoda i kontrola

Funkcje AI są wyłączone, dopóki nie włączą ich Państwo w oknie zgody na AI. Mogą Państwo wyłączyć je w każdej chwili w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI; po wyłączeniu żadne dane nie są wysyłane do modeli AI, dopóki Państwo ich ponownie nie włączą.

5. Gdzie przetwarzane są Państwa dane

Państwa żądanie trafia z aplikacji szyfrowanym połączeniem do naszych funkcji serwerowych, hostowanych przez Supabase w UE (domyślnie we Frankfurcie w Niemczech; w infrastrukturze Amazon Web Services).
Stamtąd trafia do jednego z naszych dostawców modeli AI: Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone; obecnie Sweden Central) lub Google Cloud Vertex AI (modele Gemini).
Jeżeli poinformowali nas Państwo, że znajdują się w Europie (w UE, EOG, Zjednoczonym Królestwie lub Szwajcarii) lub nie odpowiedzieli na pytanie o region, całe przetwarzanie AI odbywa się w UE: w EU Data Zone Azure i w EU multi-region Vertex AI.
Jeżeli poinformowali nas Państwo, że znajdują się poza Europą, większość żądań do modeli Gemini jest realizowana na globalnym punkcie końcowym Google, który może przetwarzać dane w dowolnym kraju, w którym działa Google. Niektóre etapy Ask AI nadal są realizowane w EU multi-region Vertex AI, a żądania do Microsoft są zawsze realizowane w jego EU Data Zone. Region mogą Państwo zmienić w każdej chwili w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI.

Aktualny wykaz dostawców znajduje się na naszej liście dalszych podmiotów przetwarzających.

6. Co dzieje się z Państwa danymi później

Na naszych serwerach: nie przechowujemy treści Państwa żądań ani Danych wyjściowych AI. Dzienniki techniczne naszych funkcji serwerowych nie zawierają treści; nasz dostawca hostingu przechowuje je do 90 dni. Metadane użycia (z której Funkcji AI skorzystano, model, liczba tokenów, Kredyty, czas, powodzenie lub błąd) przechowujemy na potrzeby rozliczeń, kontroli kosztów i bezpieczeństwa przez 180 dni. Jeżeli nasza kontrola bezpieczeństwa wstrzyma odpowiedź, rejestrujemy, że do tego doszło, bez tekstu odpowiedzi, w celach związanych z bezpieczeństwem.
U naszych dostawców AI: dostawcy przetwarzają dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na żądanie, na podstawie warunków przetwarzania danych, które zakazują wykorzystywania ich do trenowania swoich modeli. Usługi Microsoft są wywoływane z wyłączonym przechowywaniem żądań. Dostawcy mogą przechowywać dane przez ograniczony czas do celów operacyjnych i monitorowania nadużyć: Google Vertex AI może przechowywać dane wejściowe i wyjściowe w pamięci podręcznej do 24 godzin (caching) i może rejestrować prompty, które jego zautomatyzowane systemy oznaczą jako możliwe nadużycie, przez okres do 90 dni, przy czym upoważnieni pracownicy Google mogą je oceniać; Microsoft Azure OpenAI może przechowywać prompty i dane wyjściowe do 30 dni w celu monitorowania nadużyć, przy czym upoważniony personel Microsoft w Europejskim Obszarze Gospodarczym może je przeglądać.
Na Państwa urządzeniu: aplikacja przechowuje wersje robocze, podsumowania, briefingi, Państwa rozmowy Ask AI, opis Państwa stylu pisania i preferencje związane z AI lokalnie w swojej zaszyfrowanej bazie danych. Gdy wysyłają Państwo odpowiedź, którą napisała AI, a którą Państwo zmienili, aplikacja zapisuje na Państwa urządzeniu e-mail, na który Państwo odpowiedzieli, wersję AI i wysłaną przez Państwa wersję (ostatnie dziesięć na kontakt, nie dłużej niż 180 dni) i wysyła je do modelu AI, aby ustalić Państwa preferencje (zob. tabelę powyżej). Ustalone preferencje są przechowywane na Państwa urządzeniu i wysyłane z Państwa późniejszymi żądaniami wersji roboczych, aby wersje robocze lepiej odpowiadały Państwa sposobowi pisania.
Brak trenowania: nie wykorzystujemy Państwa e-maili, promptów ani Danych wyjściowych AI do trenowania ani ulepszania modeli AI, a nasi dostawcy również nie mogą tego robić. Jedyne „uczenie się” to opisana powyżej personalizacja na poziomie poszczególnych użytkowników: jest przechowywana na Państwa urządzeniu i wykorzystywana wyłącznie jako element Państwa własnych żądań; żaden model nie jest trenowany ani zmieniany.
Brak przeglądu przez człowieka: nasz personel nie czyta Państwa e-maili, promptów ani Danych wyjściowych AI, z wyjątkiem sytuacji, gdy proszą nas Państwo o przejrzenie określonych treści (na przykład w zgłoszeniu do pomocy technicznej), gdy jest to niezbędne w postępowaniach wyjaśniających dotyczących bezpieczeństwa lub nadużyć albo gdy wymaga tego prawo.

7. Dane użytkowników Google

Wykorzystanie i przekazywanie przez Mailistix informacji otrzymanych z interfejsów API Google do jakiejkolwiek innej aplikacji będzie zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use, a informacje otrzymane z interfejsów API Google Workspace będą ponadto zgodne z Google Workspace API User Data and Developer Policy. (Oryginalne brzmienie w języku angielskim: „Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and the information received from Google Workspace APIs will also adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.”) Dane z Gmail i innych interfejsów API Google Workspace nie są wykorzystywane do opracowywania, ulepszania ani trenowania uogólnionych lub niespersonalizowanych modeli AI ani modeli uczenia maszynowego. Są wysyłane do modelu AI dopiero po włączeniu przez Państwa Funkcji AI w oknie zgody na AI i wyłącznie na potrzeby funkcji opisanych w pkt 1.

8. Oznaczanie tekstu wygenerowanego przez AI

E-maile, które Mailistix wysyła z wersji roboczej napisanej za pomocą Funkcji AI, zawierają w nagłówku wiadomości znacznik czytelny maszynowo, X-AI-Generated: Mailistix, który nie zmienia widocznego tekstu. Dotyczy to wszystkich użytkowników, niezależnie od wybranego regionu. Wersję roboczą uznaje się za napisaną za pomocą Funkcji AI, gdy wstawiono do niej wersję roboczą AI lub wynik przeredagowania, nawet jeżeli Państwo później zmienili tekst. Znacznik jest dodawany do każdego takiego e-maila wysyłanego z konta Gmail lub ze skrzynki pocztowej połączonej za pośrednictwem IMAP. W przypadku kont Outlook i Microsoft 365 jest dodawany do nowych e-maili; odpowiedzi i wiadomości przekazywane dalej zwykle przechodzą przez własne funkcje odpowiadania i przekazywania dalej w Microsoft, które nie akceptują takich nagłówków, i wówczas nie mają znacznika. Wersja robocza, którą wysyłają Państwo z innej aplikacji (na przykład z Gmail lub Outlook w przeglądarce), również nie ma znacznika. Dane wyjściowe AI wewnątrz aplikacji są oznaczone jako wygenerowane przez AI (pkt 2). Nasi dostawcy AI mogą ponadto osadzać w generowanym przez swoje modele tekście niewidoczny znak wodny; to, czy to robią, zależy od ich decyzji, a Mailistix takich znaków wodnych ani nie dodaje, ani nie sprawdza.

9. Jeżeli używają Państwo Funkcji AI w swojej działalności

Mailistix jest dostawcą Funkcji AI. Jako Klient biznesowy korzystają Państwo z nich w ramach własnych uprawnień i dlatego są Państwo „podmiotem stosującym” w rozumieniu aktu w sprawie sztucznej inteligencji (art. 3 pkt 4). W szczególności:

Kompetencje w zakresie AI (art. 4). Prosimy upewnić się, że osoby, które korzystają z Funkcji AI w Państwa imieniu, rozumieją w wystarczającym stopniu, jak one działają i jakie są ich granice. Pomocne mogą być pkt 2, 3 i 8 niniejszej informacji oraz oznaczenia w aplikacji.
Publikowany tekst (art. 50 ust. 4). Jeżeli publikują Państwo tekst wygenerowany lub zmieniony za pomocą Funkcji AI w celu informowania społeczeństwa o sprawach leżących w interesie publicznym, muszą Państwo ujawnić, że został wygenerowany lub zmanipulowany przez AI, chyba że tekst został zweryfikowany przez człowieka, a odpowiedzialność redakcyjną za niego ponoszą Państwo lub Państwa organizacja.
Przeznaczenie. Funkcje AI są przeznaczone do czytania, podsumowywania i pisania zwykłej korespondencji biznesowej. Nie są przeznaczone ani zaprojektowane do zastosowań wysokiego ryzyka wymienionych w załączniku III do aktu w sprawie sztucznej inteligencji, na przykład filtrowania lub oceniania podań o pracę, oceniania pracowników lub oceny zdolności kredytowej, a Zasady dopuszczalnego użytkowania nie dopuszczają takich zastosowań.
Państwa korespondenci. Jeżeli przetwarzają Państwo za pomocą Funkcji AI e-maile innych osób, odpowiadają Państwo za posiadanie podstawy prawnej i za wypełnienie wobec nich obowiązku informacyjnego zgodnie z przepisami o ochronie danych (pkt 9.6 Warunków oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych).

10. Pytania

Prosimy o kontakt pod adresem legal@mailistix.com. Więcej szczegółów zawiera Polityka prywatności.