Informativa sulla privacy

Versione: 1.17 · In vigore dal: 3 novembre 2026

La presente Informativa sulla privacy spiega come Mailistix UG (haftungsbeschränkt) (“Mailistix”, “noi”, “ci”, “nostro”) tratta i dati personali quando Lei utilizza l’applicazione desktop Mailistix per macOS e Windows (l’“App”) e i servizi lato server che gestiamo per essa (i “Servizi Cloud”; insieme all’App, il “Servizio”), quando ci contatta e quando visita mailistix.com.

La presente informativa è un’informazione per Lei. Non fa parte del Suo contratto con noi. Le regole per l’utilizzo del Servizio sono contenute nei nostri Termini di servizio (i “Termini”) e nel nostro Contratto di licenza del software. I termini con l’iniziale maiuscola non definiti nel presente documento hanno il significato loro attribuito nei Termini. Maggiori dettagli sulle Funzioni IA sono contenuti nella nostra Informativa sulle funzioni IA, e le società che trattano dati per nostro conto sono elencate nella nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento.

La presente informativa è pubblicata all’indirizzo https://mailistix.com/privacy-policy.

In sintesi

• Per le imprese. Mailistix è offerto soltanto a imprese e lavoratori autonomi. Per il contenuto delle email e i dati di notifica che raggiungono i nostri server, agiamo per conto dell’impresa per la quale Lei utilizza Mailistix, in qualità di suo responsabile del trattamento (sezione 2.3).
• Le Sue email restano sul Suo computer. L’App sincronizza la Sua casella di posta direttamente tra il Suo computer e il Suo fornitore di casella di posta (ad esempio Google o Microsoft) e la conserva in un database cifrato sul Suo computer. Le Sue email, i Suoi allegati, i Suoi contatti e il Suo calendario non sono conservati sui nostri server.
• Il contenuto delle email raggiunge i nostri server soltanto quando Lei utilizza una Funzione IA. Il testo necessario a una richiesta transita attraverso i nostri server nell’UE (Francoforte, Germania, per impostazione predefinita) fino a Microsoft Azure OpenAI o Google Vertex AI e non è da noi conservato. Per le notifiche in tempo reale conserviamo soltanto l’indirizzo della Sua casella di posta e un numero di modifica tecnico, mai contenuti. Per individuare prove gratuite ripetute, conserviamo inoltre un codice pseudonimo per ogni casella di posta che Lei collega; dal codice non è possibile ricavare l’indirizzo (sezione 4.3).
• L’IA resta nell’UE a meno che Lei ci comunichi di trovarsi al di fuori dell’Europa. Se Lei risponde di trovarsi in Europa (l’UE, lo SEE, il Regno Unito o la Svizzera), o non risponde, tutto il trattamento IA avviene nell’UE. Se Lei risponde di trovarsi al di fuori dell’Europa, alcune richieste ai modelli Gemini di Google possono essere trattate al di fuori dell’UE.
• Nessuna vendita, nessuna pubblicità, nessun addestramento. Non vendiamo né affittiamo dati personali, non mostriamo annunci pubblicitari e non utilizziamo i Suoi dati per la pubblicità né per valutare l’affidabilità creditizia. Né noi né i nostri fornitori di IA utilizziamo le Sue email per addestrare modelli di IA.
• Analisi solo se Lei acconsente. Le statistiche di utilizzo e le segnalazioni di arresti anomali sono disattivate a meno che Lei le attivi. Utilizzano un ID casuale, non il Suo nome né il Suo indirizzo email.
• Polar gestisce i pagamenti. Polar Software, Inc. vende i Piani a pagamento in qualità di merchant of record (venditore ufficiale) e tratta i Suoi dati di pagamento ai sensi della propria informativa sulla privacy. Non vediamo mai i dati completi della Sua carta.
• Lei ha il controllo. Nell’App Lei può esportare i dati che conserviamo sui nostri server, eliminare il Suo Account, rimuovere una casella di posta (il che revoca anche l’accesso di Mailistix al Suo account Google), disattivare le Funzioni IA, modificare la Sua regione ed eliminare i dati di utilizzo facoltativi.
• I dati utente di Google sono utilizzati soltanto come consentito dalla Google API Services User Data Policy, compresi i suoi requisiti di Limited Use (sezione 5).
• Mailistix è destinato agli adulti (18+).

1. Chi siamo e come contattarci

1.1 Titolare del trattamento. Il titolare del trattamento per il trattamento descritto nella sezione 2.2 è la seguente società, che agisce anche come responsabile del trattamento per il trattamento descritto nella sezione 2.3:

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Rappresentata dall’amministratore: Marvin Muvunyi
Registro: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Contatto per la privacy. Per qualsiasi domanda sui Suoi dati personali o per esercitare i Suoi diritti, scriva a legal@mailistix.com o all’indirizzo postale sopra indicato.

1.3 Rappresentanti. Siamo stabiliti nell’Unione europea, pertanto non abbiamo bisogno di un rappresentante nell’UE. Per il Regno Unito si veda la sezione 16.3. Non abbiamo nominato un rappresentante in Svizzera.

2. Che cosa copre la presente informativa e il nostro ruolo

2.1 Ambito. La presente informativa riguarda l’App, i Servizi Cloud, i nostri canali di assistenza e il nostro sito web. Non riguarda i servizi di Google, Microsoft, Polar o di altri terzi che Lei utilizza insieme a Mailistix; si applicano le loro informative sulla privacy.

2.2 Quando siamo il titolare del trattamento. Decidiamo come e perché i dati personali sono trattati, e siamo pertanto il titolare del trattamento, per:

• il Suo Account Mailistix e l’accesso, e la registrazione della Sua accettazione dei Termini e dell’Accordo sul trattamento dei dati;
• le registrazioni del Suo Piano, dei Crediti e della fatturazione;
• le registrazioni di utilizzo delle richieste di IA (senza contenuto), l’attività dell’App, la sicurezza e la prevenzione degli abusi, comprese le impronte delle caselle di posta (sezione 4.3);
• le registrazioni dei consensi e la Sua impostazione regionale;
• le analisi facoltative e le segnalazioni di arresti anomali, il monitoraggio degli errori del server e gli aggiornamenti dell’App;
• la nostra comunicazione con Lei, compresa l’assistenza (ad eccezione dei Dati Personali del Cliente descritti nella sezione 2.3); e
• il nostro sito web, compreso il modulo di contatto e la lista d’attesa.

2.3 Quando agiamo per conto della Sua impresa (responsabile del trattamento). Mailistix è offerto soltanto a imprese e lavoratori autonomi (Termini, clausola 3.5). Chiunque utilizzi Mailistix lo fa per un Cliente business: il proprio datore di lavoro o un’altra organizzazione, un cliente, o la propria attività se lavora in proprio. Per il trattamento seguente, agiamo per conto di tale Cliente business, in qualità di suo responsabile del trattamento, ai sensi del nostro Accordo sul trattamento dei dati (il “DPA”):

• il contenuto delle richieste di IA e l’Output IA (sezione 4.6);
• l’inoltro attraverso il nostro server dei codici di accesso e dei token per una casella di posta quando una casella di posta viene collegata (sezione 4.3);
• le registrazioni per le notifiche in tempo reale delle nuove email (sezione 4.5);
• le richieste di annullamento dell’iscrizione con un clic (sezione 4.8); e
• il contenuto delle email e i dati personali di altre persone che Lei include in un pacchetto diagnostico o in un messaggio di assistenza (sezione 4.14).

Ciò comprende, in tale trattamento, i Suoi stessi dati nonché quelli di altre persone, come le persone con cui Lei corrisponde (“Dati Personali del Cliente”). Per tali dati, il Cliente business è il titolare del trattamento: decide sulla base giuridica e si applica la sua informativa sulla privacy. Descriviamo tale trattamento nella presente informativa affinché Lei sappia che cosa accade ai Suoi dati. Se Lei lavora in proprio e utilizza Mailistix per la Sua attività, Lei è il Cliente business. Le richieste relative a tali dati vanno indirizzate preferibilmente al Cliente business; se le invia a noi, le inoltriamo (sezione 12.7).

2.4 Dati che restano sul Suo dispositivo. La maggior parte di ciò che l’App fa con le Sue email avviene soltanto sul Suo computer, sotto il controllo di Lei e del Suo Cliente business. Non abbiamo accesso a tali dati e non siamo né titolare né responsabile del trattamento per essi. Li descriviamo nella presente informativa affinché Lei sappia che cosa fa l’App.

2.5 Persone con cui Lei corrisponde. Se Lei non è un utente di Mailistix ma qualcuno che scrive a un utente di Mailistix o riceve email da lui, la sezione 7 spiega che cosa accade ai Suoi dati.

3. Dove sono conservati i Suoi dati: panoramica

4. Che cosa trattiamo, per quali finalità e su quale base giuridica

Per ciascuna attività, la presente sezione descrive i dati, la finalità e la base giuridica ai sensi del Regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati (“GDPR”). Le basi giuridiche sono: il consenso (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR), l’esecuzione di un contratto con Lei o l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b)), l’adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) e i legittimi interessi nostri o di un terzo (art. 6, par. 1, lett. f)). Ove ci basiamo sui legittimi interessi, li indichiamo. I periodi di conservazione sono riassunti nella sezione 10.

Se Lei utilizza Mailistix per un’organizzazione. Ove la presente sezione indica il “contratto” come base giuridica, essa si applica direttamente se Lei stesso è nostra controparte contrattuale, ad esempio come lavoratore autonomo. Se Lei utilizza Mailistix per una società o un’altra organizzazione che è nostra controparte contrattuale, ci basiamo invece sui legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)): il nostro interesse e l’interesse del Cliente business a fornire il Servizio ordinato dal Cliente business alle persone da esso autorizzate a utilizzarlo.

Trattamento per il Suo Cliente business. Per il trattamento contrassegnato di seguito con “Ruolo: responsabile del trattamento”, agiamo per il Suo Cliente business (sezione 2.3); la base giuridica è quella del Cliente business.

4.1 Il Suo Account Mailistix

Dati: il Suo indirizzo email; i codici di accesso monouso che Le inviamo via email (sei cifre, validi per 15 minuti); la conferma del Suo indirizzo email; la lingua della Sua interfaccia; gli orari in cui Lei si è registrato e ha effettuato l’accesso; e i token di sessione (un token di accesso valido per un’ora e un token di aggiornamento che cambia a ogni utilizzo; una sessione termina dopo 90 giorni di inutilizzo). Il servizio di autenticazione del nostro fornitore di hosting registra inoltre dati tecnici delle richieste, compreso il Suo indirizzo IP. Sul Suo computer, l’App conserva la Sua sessione cifrata con l’archivio sicuro del Suo sistema operativo.

Finalità: creare il Suo Account, farLa accedere, mantenerLa connesso, confermare le modifiche del Suo indirizzo email, mostrare l’App nella Sua lingua e proteggere il Suo Account da accessi non autorizzati.

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)). Log di sicurezza: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a proteggere gli account e il Servizio da usi impropri.

Lei accede a Mailistix con il Suo indirizzo email e un codice che Le inviamo via email; gli Account Mailistix non hanno una password. Mailistix non offre l’accesso con un account Google o Microsoft; il collegamento di una casella di posta (sezione 4.3) è un passaggio distinto.

4.2 Scelte di configurazione e registrazioni dei consensi

Regione. Durante la configurazione l’App chiede “Dove ti trovi?” con due risposte: “In Europa” (l’UE, lo SEE, il Regno Unito o la Svizzera) o “Fuori dall’Europa”. Lei può modificare la Sua risposta in qualsiasi momento in Impostazioni › Privacy e IA. Conserviamo la Sua risposta, l’orario e la versione dell’App. La utilizziamo soltanto per due scopi: stabilire dove le Sue richieste di IA vengono trattate (sezione 4.6.4) e calcolare quanti Crediti utilizza una richiesta di IA, perché i modelli di IA utilizzati per le due regioni hanno prezzi diversi. La modifica della Sua regione non aggiunge mai Crediti. Finché Lei non risponde, o se la Sua risposta non può essere letta, le Sue richieste di IA sono trattate nell’UE. Non determiniamo la Sua posizione a partire dal Suo indirizzo IP.

Registrazioni dei consensi. Conserviamo il momento in cui Lei ha attivato le Funzioni IA (con la versione del testo del consenso e la versione dell’App) finché Lei non le disattiva o elimina il Suo Account; ogni volta che le attiva o le disattiva è inoltre registrata come evento di sicurezza (sezione 4.15). Conserviamo inoltre le Sue scelte su analisi facoltative e segnalazioni di arresti anomali, la cronologia di tali scelte e l’ID casuale per le analisi descritto nella sezione 4.12.

Accettazione dei Termini. Quando Lei crea il Suo Account o accetta nuovi Termini nell’App, conferma di avere 18 anni o più e di utilizzare Mailistix per la Sua attività d’impresa, per la Sua professione autonoma o, con il suo consenso, per l’organizzazione per cui lavora, e accetta i Termini, incluso il DPA, e il Contratto di licenza del software. Registriamo la versione dei Termini e del DPA da Lei accettata, l’orario (dal nostro server), se Lei ha accettato al momento della registrazione o successivamente nell’App, la versione dell’App, la lingua dell’App, quale formulazione della conferma Lei ha visto con un checksum SHA-256 di tale esatta formulazione, e il checksum SHA-256 di ciascun documento della versione. Se Lei si oppone a una modifica annunciata dei Termini (Termini, clausola 19.3), registriamo l’opposizione con gli stessi dettagli. Quando Lei si registra, le versioni accettate sono inoltre conservate con il Suo Account. Quando Lei conferma il Suo indirizzo email, il nostro server registra la Sua accettazione a partire da questi dettagli, con l’orario in cui Lei ha richiesto la registrazione e l’orario in cui l’ha confermata. Le esclusioni (opt-out) dalla convenzione di arbitrato che Lei ci invia via email sono registrate con l’orario in cui le abbiamo ricevute e l’ID del messaggio. Per proteggere queste registrazioni dalla perdita e da successive alterazioni, ogni giorno conserviamo presso Microsoft Azure Blob Storage in Germania un elenco di checksum di tali registrazioni (nessun dato leggibile), che non può essere modificato né eliminato per 4 anni e 1 mese, e una copia di backup delle registrazioni (con il Suo ID utente e un hash del Suo indirizzo email in luogo dell’indirizzo), che viene eliminata automaticamente dopo 30 giorni (sezione 8). Quando il Suo Account viene eliminato, conserviamo una copia di tali registrazioni con il Suo ID utente e un hash unidirezionale (SHA-256) del Suo indirizzo email in luogo dell’indirizzo, fino al 1° gennaio del quarto anno successivo all’eliminazione (sezione 10).

Base giuridica: registrazioni di regione e di accettazione: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)) e legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a poter provare quali termini si applicano e che il Servizio è utilizzato per finalità aziendali; per la copia conservata dopo l’eliminazione: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a provare il contratto e la conferma di uso business nei confronti di pretese legali (art. 17, par. 3, lett. e)). Registrazioni delle Sue scelte su analisi e segnalazioni di arresti anomali: obbligo legale di poter dimostrare il consenso (art. 6, par. 1, lett. c), con art. 7, par. 1, GDPR). Registrazioni dell’impostazione IA, e tutte le scelte nella misura in cui servano a questa finalità: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a documentare le Sue scelte, a dimostrare che rispettiamo i requisiti di Google e dei nostri fornitori e ad applicare le Sue scelte su ogni dispositivo che Lei utilizza.

4.3 Collegamento di una casella di posta

Come funziona: Lei collega una casella di posta Gmail o Google Workspace, oppure una casella di posta Microsoft (Outlook.com o Microsoft 365), tramite la pagina di accesso di Google o Microsoft nel Suo browser di sistema. Mailistix non vede mai la Sua password di Google o Microsoft. L’App riceve l’autorizzazione tramite uno scambio sicuro e monouso sul Suo computer (OAuth 2.0 con PKCE). Lei può collegare fino a 10 caselle di posta con la Prova Pro e il Piano Pro e una con il Piano Basic.

Caselle di posta presso altri fornitori (IMAP): Lei può inoltre collegare una casella di posta presso un altro fornitore con il relativo indirizzo email e la relativa password. Per individuare i server, l’App consulta dapprima un elenco di fornitori integrato nell’App (basato sul database di Mozilla Thunderbird, con nostre integrazioni), poi interroga il Domain Name System sui record di posta del dominio, chiede al server del dominio stesso un file di configurazione (autoconfig, tramite HTTPS) e, se non trova nulla, prova i nomi di server più probabili con una connessione sicura. Queste richieste vanno dal Suo computer ai server del dominio e al Suo fornitore DNS; contengono il dominio, e la richiesta del file di configurazione contiene inoltre il Suo indirizzo email, come previsto dallo standard di configurazione. I nomi di server che l’App ha trovato al di fuori del Suo dominio Le vengono mostrati prima del primo accesso. La Sua password viene inviata soltanto ai server di posta in arrivo e in uscita da Lei accettati, tramite una connessione cifrata, ed è conservata sul Suo computer, cifrata con l’archivio sicuro del Suo sistema operativo. Non ci viene mai inviata.

Token: Google e Microsoft emettono token di accesso e di aggiornamento che consentono all’App di lavorare con la Sua casella di posta. L’App li conserva sul Suo computer, cifrati con l’archivio sicuro del Suo sistema operativo. Per ottenere e rinnovare questi token, l’App utilizza una nostra funzione server, perché la chiave riservata che identifica Mailistix presso Google deve restare su un server. Il codice di autorizzazione e i token transitano attraverso tale funzione verso Google o Microsoft e ritorno; non sono conservati sui nostri server e i nostri log non li contengono.

Autorizzazioni: le autorizzazioni richieste da Mailistix, e il motivo, sono elencate nella sezione 5.2 (Google) e nella sezione 6.1 (Microsoft).

Impronta della casella di posta: quando Lei collega una casella di posta, la nostra funzione server acquisisce inoltre l’indirizzo email della casella di posta (da Google, l’indirizzo email del Suo account Google principale; da Microsoft, l’indirizzo contenuto nella risposta di accesso; per una casella di posta collegata con la relativa password, l’indirizzo da Lei inserito, che l’App invia una volta alla nostra funzione server dopo che Lei ha collegato una nuova casella di posta) e lo trasforma in un codice pseudonimo, l’“impronta della casella di posta”. Dapprima riscrive l’indirizzo in un’unica forma standard (in minuscolo, senza suffisso “+” e, per Gmail, senza punti e con googlemail.com scritto come gmail.com), in modo che le varianti di uno stesso indirizzo producano lo stesso codice, e ne calcola poi un hash unidirezionale con chiave (HMAC-SHA-256 con una chiave segreta che esiste soltanto sul nostro server). Conserviamo soltanto questo codice, il fornitore (Google, Microsoft o IMAP), il Suo ID utente e il momento in cui Lei ha collegato la casella di posta per la prima e per l’ultima volta, mai l’indirizzo stesso. Senza la chiave, il codice non può essere riconvertito nell’indirizzo. Se altri Account Mailistix, compresi quelli eliminati, hanno collegato in precedenza la stessa casella di posta, registriamo un evento di sicurezza che contiene soltanto il numero di tali Account (sezione 4.15). Utilizziamo le impronte soltanto per individuare usi impropri, in particolare prove gratuite ripetute con la stessa casella di posta mediante nuovi Account; nessuno viene bloccato automaticamente. Un’impronta resta quando Lei rimuove la casella di posta; è eliminata 12 mesi dopo l’eliminazione del Suo Account (sezione 10). Base giuridica: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a prevenire le frodi e l’uso improprio delle prove gratuite.

Ruolo: il collegamento avviene sul Suo computer sotto il Suo controllo. La nostra funzione server che inoltra il codice di autorizzazione e i token agisce in qualità di responsabile del trattamento per il Suo Cliente business (sezione 2.3). Conserviamo l’impronta della casella di posta per una finalità nostra propria, la prevenzione degli usi impropri, in qualità di titolare del trattamento (sezione 2.2). Il fatto che una casella di posta Google o Microsoft sia stata collegata, o che il suo collegamento non sia riuscito, è registrato come evento di sicurezza (sezione 4.15). Per una casella di posta presso un altro fornitore, la ricerca dei server e il collegamento avvengono sul Suo computer; soltanto il suo indirizzo raggiunge la nostra funzione server, per l’impronta della casella di posta.

4.4 Le Sue email sul Suo computer

Sincronizzazione, lettura e invio. L’App scambia le Sue email direttamente tra il Suo computer e i server del Suo fornitore di casella di posta (Google, Microsoft o i server IMAP e SMTP di un altro fornitore). La Sua posta non transita attraverso i nostri server. Quando Lei invia un’email, l’App la invia tramite la Sua casella di posta. L’App non invia mai di propria iniziativa un’email né risponde a un invito; lo fa soltanto quando Lei fa clic su invia o su rispondi.

Archiviazione locale. L’App conserva la Sua posta in un database sul Suo computer, cifrato con ChaCha20-Poly1305 e una chiave casuale a 256 bit protetta dal Suo sistema operativo. Le versioni di rilascio dell’App rifiutano di conservare dati non cifrati. Gli allegati che Lei apre sono memorizzati nella cache in forma cifrata (AES-256-GCM) per al massimo 7 giorni e fino a 512 MiB; le copie temporanee non cifrate create affinché un altro programma possa aprire un file sono eliminate dopo 10 minuti. Le immagini nelle email sono memorizzate nella cache fino a 180 giorni e fino a 1 GB. I file che Lei salva in un progetto sono conservati nella cartella dei documenti dell’App; eliminando il documento si elimina anche il file.

Rubrica. L’App costruisce il Suo elenco di contatti a partire dagli indirizzi presenti nella Sua posta, sul Suo computer. Mailistix non utilizza i servizi di contatti di Google o Microsoft.

Ricerca. Le ricerche vengono eseguite nell’indice locale dell’App e, ove necessario, presso il Suo fornitore di casella di posta.

Log locali. L’App conserva log tecnici sul Suo computer: un log delle prestazioni (30 giorni, al massimo 5 MB), brevi file di traccia nella Sua cartella temporanea che si sovrascrivono (circa 1 MB) e un log di assistenza cifrato (7 giorni, al massimo 500 voci e 2 MB). Le voci dei log sono ripulite dal contenuto personale. L’App non crea dump nativi degli arresti anomali. Questi log restano sul Suo computer a meno che Lei scelga di inviarceli (sezione 4.14).

Per quanto tempo restano. I Suoi dati locali restano sul Suo computer dopo la disconnessione. Sono eliminati quando Lei rimuove una casella di posta (la posta di tale casella), quando utilizza Impostazioni › Generale › Zona pericolosa › Rimuovi tutte le email, o quando elimina il Suo Account su quel computer. La disinstallazione dell’App non li elimina; per rimuoverli, elimini la cartella dei dati dell’App dopo la disinstallazione (su macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, su Windows %APPDATA%\Mailistix). Una volta al giorno l’App crea inoltre un backup cifrato dei dati che esistono solo sul Suo computer (progetti, attività, firme, preferenze di scrittura, chat con Ask AI e i collegamenti alle Sue caselle di posta, ma non la Sua posta), per poter riparare un database danneggiato. Conserva sette backup giornalieri e quattro settimanali, al massimo circa cinque settimane; rimuovere una casella di posta o le Sue email li sostituisce, ed eliminare il Suo Account li elimina.

Il nostro ruolo: questo trattamento avviene sul Suo computer sotto il Suo controllo. Non abbiamo alcun accesso ad esso.

4.5 Notifiche in tempo reale delle nuove email

Per mostrare rapidamente le nuove email senza interpellare continuamente il Suo fornitore di casella di posta, i Servizi Cloud inoltrano notifiche di modifica. Tali notifiche non contengono mai il contenuto di un’email.

Gmail: la nostra funzione server registra presso Google una notifica (“watch”) per la Sua casella di posta, utilizzando per quella singola richiesta il token di accesso corrente dell’App. Quando qualcosa cambia, Google pubblica un messaggio tramite Google Cloud Pub/Sub che contiene soltanto il Suo indirizzo Gmail e un numero di modifica. Pub/Sub conserva tale messaggio per al massimo un’ora. La nostra funzione server verifica la firma di Google e conserva per 7 giorni il Suo indirizzo Gmail, il numero di modifica e il Suo ID utente. La registrazione che collega il Suo indirizzo Gmail al Suo Account è conservata fino a 30 giorni dopo il suo ultimo rinnovo. L’App recupera poi le modifiche effettive direttamente da Google.

Microsoft: la nostra funzione server crea una sottoscrizione di notifica Microsoft Graph per i messaggi nuovi e modificati nella Sua casella di posta. Le notifiche di Microsoft non contengono contenuti. Conserviamo per 7 giorni l’ID della sottoscrizione, l’ID del messaggio, la casella di posta e il Suo ID utente, e i dettagli della sottoscrizione con un segreto di verifica sottoposto a hash fino a quando Lei non rimuove la casella di posta o elimina il Suo Account, e al massimo 30 giorni dopo la scadenza della sottoscrizione. Una tabella di notifiche meno recente che non viene più alimentata è eliminata dopo 30 giorni.

Caselle di posta collegate tramite IMAP: l’App mantiene una connessione aggiuntiva dal Suo computer al server del fornitore, che segnala le nuove email nella posta in arrivo (IMAP IDLE), e controlla inoltre la casella di posta a intervalli di pochi minuti. I nostri server non sono coinvolti e non conservano registrazioni di notifica per queste caselle di posta.

Quando Lei rimuove una casella di posta, l’App interrompe il watch o la sottoscrizione ed elimina queste registrazioni. Se in quel momento i nostri server non sono raggiungibili, un processo giornaliero elimina le registrazioni di notifica una volta che hanno 7 giorni.

Ruolo: responsabile del trattamento per il Suo Cliente business (sezione 2.3).

4.6 Funzioni IA

4.6.1 Quando i dati vengono inviati

Le Funzioni IA sono disattivate finché Lei non le attiva nella finestra “Lascia che l’IA ti aiuti con le email”, che compare quando ne utilizza una per la prima volta, oppure in Impostazioni › Privacy e IA. Successivamente, il contenuto delle email viene inviato per il trattamento IA soltanto quando Lei utilizza una Funzione IA, ad esempio quando richiede una bozza, apre un riepilogo, pone una domanda ad Ask AI o apre un briefing sulla riunione, e nella fase di apprendimento descritta nella sezione 4.6.6 dopo che Lei invia una risposta redatta dall’IA. Lei può disattivare le Funzioni IA in qualsiasi momento in Impostazioni › Privacy e IA › “Funzioni IA”. Da quel momento nulla viene inviato per il trattamento IA finché Lei non le riattiva.

4.6.2 Che cosa viene inviato

Le richieste di bozza e di riscrittura contengono inoltre il Suo nome, il Suo indirizzo email e il Suo fuso orario, affinché la bozza possa rivolgersi correttamente alle persone e comprendere parole come “domani”. Le richieste di Ask AI e di briefing sulle riunioni contengono la data odierna e il Suo fuso orario per lo stesso motivo. Inoltre:

Gli allegati in sé non vengono inviati, ma soltanto i loro nomi e, per Ask AI, i passaggi di testo estratti sul Suo computer.

4.6.3 Come viaggia una richiesta

L’App invia la richiesta tramite una connessione cifrata alle nostre funzioni server, ospitate da Supabase nell’UE (le funzioni server per le richieste di IA funzionano soltanto in sedi UE, per impostazione predefinita Francoforte, Germania). Lì la nostra funzione costruisce le istruzioni per il modello (le istruzioni sono conservate sul server e le email sono contrassegnate come dati non attendibili, in modo che il testo di un’email non possa dare istruzioni al modello) e invia la richiesta a uno dei nostri fornitori di IA. La risposta viene restituita all’App in streaming.

4.6.4 Fornitori e regioni

Utilizziamo Microsoft Azure OpenAI (modelli GPT, gestiti da Microsoft nella propria EU Data Zone; la nostra risorsa si trova in Sweden Central) e Google Cloud Vertex AI (modelli Gemini). Quale dei due risponda a una richiesta dipende dalla funzione e dalla disponibilità: se un modello è lento o non disponibile, la richiesta passa automaticamente a un altro. Il luogo in cui questi modelli funzionano dipende dalla Sua risposta a “Dove ti trovi?”:

• “In Europa”, oppure nessuna risposta: tutto il trattamento IA avviene nell’UE, presso Microsoft Azure OpenAI nella sua EU Data Zone e presso Google Vertex AI nella sua multiregione UE (residenza dei dati nell’UE).
• “Fuori dall’Europa”: la maggior parte delle richieste ai modelli Gemini viene eseguita sull’endpoint globale di Google, che può trattare i dati in qualsiasi paese in cui Google offre il modello. Alcune fasi (la selezione delle email pertinenti per Ask AI) vengono comunque eseguite nella multiregione UE di Google, e tutte le richieste a Microsoft vengono eseguite nella EU Data Zone di Microsoft.

Confronti tra modelli. Per mantenere elevate la qualità e l’affidabilità, possiamo instradare per un periodo limitato le richieste di alcuni utenti a un modello o a un’impostazione del modello diversi degli stessi fornitori, ad esempio per confrontare una nuova versione di un modello. La Sua scelta della regione si applica sempre. Confrontiamo soltanto misure tecniche quali tempi di risposta, errori, numero di token e Crediti, mai i contenuti. La informiamo prima che il Suo Account vi partecipi e Lei può rinunciarvi scrivendo a legal@mailistix.com.

4.6.5 Che cosa viene conservato e dove

• Sui nostri server: nessun contenuto. Non conserviamo il contenuto delle Sue richieste di IA né dell’Output IA. I log tecnici delle nostre funzioni server non contengono contenuti; il nostro fornitore di hosting li conserva fino a 90 giorni.
• Metadati di utilizzo: per ogni richiesta registriamo quale funzione e tipo di Funzione IA è stato utilizzato (ad esempio “riepilogo”, “riepilogo di conversazione”, “bozza di risposta”, “riscrittura”), il modello, l’esito positivo o l’errore, il tempo di risposta, il numero di token, i Crediti addebitati e il valore interno di un Credito, insieme al Suo ID utente. Non registriamo contenuti, oggetti né destinatari. Conserviamo queste registrazioni per 180 giorni (sezione 4.11).
• Risposte trattenute: se il nostro controllo di sicurezza trattiene una risposta perché potrebbe rivelare le nostre istruzioni interne, registriamo un evento di sicurezza (il Suo ID utente, la funzione, se la risposta è stata trattenuta o interrotta) senza il testo della risposta (sezione 4.15).
• Instradamento in caso di interruzione: se un modello non funziona per la Sua richiesta, annotiamo per alcuni minuti il Suo ID utente e il modello in errore, in modo che le Sue richieste successive lo saltino.
• Presso i nostri fornitori di IA: i fornitori trattano i dati soltanto per rispondere alla richiesta, in base a condizioni di trattamento dei dati che vietano loro di utilizzarli per addestrare i propri modelli. Microsoft viene interpellata con la memorizzazione della richiesta disattivata. I fornitori possono conservare i dati per un periodo limitato per finalità operative e di monitoraggio degli abusi: Google Vertex AI può mantenere input e output in memoria fino a 24 ore (caching) e può registrare i prompt che i suoi sistemi automatici segnalano come possibile abuso fino a 90 giorni, nella regione in cui la richiesta è stata trattata, durante i quali dipendenti autorizzati di Google possono valutarli; Microsoft Azure OpenAI può memorizzare prompt e output fino a 30 giorni per monitorare gli abusi, durante i quali personale autorizzato di Microsoft nello Spazio economico europeo può esaminarli.
• Sul Suo computer: bozze, riepiloghi, briefing, chat con Ask AI e preferenze relative all’IA sono conservati nel database cifrato dell’App. Le chat con Ask AI sono conservate finché Lei non le elimina (ogni chat ha un pulsante di eliminazione). Le coppie di modifiche per l’apprendimento sono conservate per le ultime dieci email per contatto e per al massimo 180 giorni. Le statistiche sulle bozze IA inviate (numero di parole e quanto Lei ha modificato, senza testo) sono conservate per un anno.

4.6.6 Personalizzazione, non addestramento

Non addestriamo, non perfezioniamo (fine-tuning) né modifichiamo in altro modo alcun modello di IA con i Suoi dati, e nemmeno i nostri fornitori possono farlo. Mailistix personalizza le bozze in due modi, soltanto per Lei:

• Esempi di scrittura. Per ogni bozza, l’App sceglie fino a cinque email da Lei inviate in precedenza, preferibilmente allo stesso contatto e in una situazione simile, e le include nella richiesta affinché la bozza suoni come Lei. Sono scelte sul Suo computer tra le email da Lei stesso scritte.
• Apprendimento dalle Sue modifiche. Quando Lei invia una risposta redatta dall’IA e da Lei modificata, l’App conserva sul Suo computer la versione dell’IA, la Sua versione inviata e l’email alla quale ha risposto. Poi le invia una sola volta a un modello di IA, che descrive in una frase che cosa la Sua modifica mostra del Suo modo di scrivere (ad esempio lunghezza o tono; mai il Suo saluto, la Sua formula di chiusura, il Suo nome o la Sua forma di cortesia). La frase è conservata sul Suo computer e inclusa nelle Sue successive richieste di bozza. Finché non è stata individuata, la coppia è inclusa anche nelle Sue prossime bozze per quel contatto.

Questa personalizzazione è utilizzata soltanto per le Sue richieste. Non è mai condivisa con altri utenti e non è mai utilizzata per costruire o migliorare un modello per qualcun altro.

4.6.7 Ruolo e base giuridica

• Ruolo: responsabile del trattamento. Eseguiamo le Funzioni IA per il Suo Cliente business, in qualità di suo responsabile del trattamento ai sensi del DPA (sezione 2.3). Ciò riguarda tutto ciò che si trova in una richiesta di IA e nell’Output IA: il Suo nome, il Suo indirizzo email, le Sue email e le Sue istruzioni, e i dati delle persone presenti nelle Sue email (ad esempio il mittente di un’email che Lei vuole riassumere). Il Cliente business è il titolare del trattamento e decide sulla base giuridica. Per i dati delle persone con cui Lei corrisponde, essa è di solito il suo legittimo interesse a gestire in modo efficiente la propria corrispondenza con gli strumenti da esso scelti (art. 6, par. 1, lett. f)). Le nostre garanzie lo sostengono: trattamento soltanto quando Lei avvia una funzione, nessuna conservazione dei contenuti, trattamento nell’UE per impostazione predefinita, nessun addestramento e nessuna revisione umana da parte nostra (il monitoraggio degli abusi dei nostri fornitori di IA è descritto nella sezione 4.6.5).
• Le registrazioni di utilizzo delle richieste di IA (sezione 4.6.5) non contengono contenuti. Le conserviamo in qualità di titolare del trattamento; la loro base giuridica è nella sezione 4.11.
• Categorie particolari di dati (ad esempio informazioni sulla salute che qualcuno menziona in un’email) possono comparire nelle Sue email. Non intendiamo trattare tali dati, non analizziamo le email alla loro ricerca e non li conserviamo. Se i suoi utenti possano utilizzare le Funzioni IA con tali contenuti, e la base giuridica per farlo (art. 9, par. 2, GDPR), spetta al Cliente business deciderlo (DPA, clausola 14.2; Norme di utilizzo accettabile).
• La finestra IA: prima che Lei utilizzi per la prima volta le Funzioni IA, l’App Le chiede di attivarle. Ciò Le consente di decidere se il contenuto delle email possa lasciare il Suo computer per il trattamento IA, ed è l’autorizzazione esplicita che Google richiede prima che i dati utente di Google siano condivisi con un fornitore di IA. La registriamo come descritto nella sezione 4.2.

Maggiori informazioni sulle Funzioni IA, sui loro limiti e su come l’Output IA viene contrassegnato sono contenute nella nostra Informativa sulle funzioni IA.

4.7 Calendario e riunioni

Dati: con la Sua autorizzazione (sezioni 5.2 e 6.1), l’App legge gli eventi dei Suoi calendari per i successivi 30 giorni per mostrare il Suo pannello delle riunioni e i promemoria. Su Sua istruzione, risponde agli inviti, aggiunge un evento da Lei creato ed elimina gli eventi da Lei scelti. Riconosce le chiamate nelle Sue email (ad esempio i messaggi con un collegamento a una videochiamata) sul Suo computer, senza IA. Riunioni, promemoria e briefing sono conservati sul Suo computer. Lei può scegliere in Impostazioni › Riunioni quali calendari l’App legge.

Utilizzo nelle Funzioni IA: gli orari liberi e occupati sono aggiunti alle richieste di bozza soltanto quando un’email chiede un orario per una riunione (senza titoli né partecipanti). I dettagli della riunione sono inviati quando Lei apre un briefing sulla riunione (sezione 4.6.2).

Ruolo: sul Suo computer, questo trattamento avviene sotto il Suo controllo (sezione 2.4); nelle richieste di IA, agiamo in qualità di responsabile del trattamento per il Suo Cliente business (sezione 4.6.7).

4.8 Annullamento dell’iscrizione alle newsletter

Quando Lei annulla l’iscrizione a una newsletter nell’App:

• Annullamento con un clic: l’App invia l’indirizzo di annullamento dell’iscrizione presente nell’intestazione dell’email alla nostra funzione server, che invia la richiesta di annullamento al mittente. Il mittente vede l’indirizzo IP del nostro server, non il Suo. Non registriamo l’indirizzo.
• Annullamento tramite email: l’App invia l’email di annullamento dell’iscrizione dalla Sua casella di posta.
• Pagina di annullamento dell’iscrizione: l’App apre la pagina del mittente nel Suo browser; il mittente vede il Suo indirizzo IP.

Per una casella di posta collegata tramite IMAP, l’App verifica essa stessa la firma digitale del mittente (DKIM) prima di annullare l’iscrizione, perché non può fare affidamento sulla verifica del fornitore. A tal fine, quando Lei fa clic su Annulla iscrizione, l’App legge l’intera email dalla Sua casella di posta e chiede al Domain Name System la chiave pubblica del mittente. Questa richiesta può raggiungere il server DNS del mittente, che vede allora l’indirizzo del Suo fornitore DNS. L’App lo fa soltanto quando Lei fa clic, non quando apre l’email.

L’elenco delle newsletter dalle quali Lei ha annullato l’iscrizione è conservato sul Suo computer.

Ruolo: per l’annullamento dell’iscrizione con un clic tramite il nostro server, responsabile del trattamento per il Suo Cliente business (sezione 2.3); tutto il resto avviene sul Suo computer sotto il Suo controllo.

4.9 Immagini e collegamenti nelle email

Le immagini che un’email carica da internet sono bloccate per impostazione predefinita, perché possono comunicare al mittente quando Lei apre l’email e approssimativamente dove si trova. Se Lei le consente per una singola email o sempre (Impostazioni › Privacy e IA › Immagini nelle email), l’App le carica direttamente dal server del mittente tramite HTTPS e il mittente riceve il Suo indirizzo IP. I collegamenti si aprono nel Suo browser di sistema; l’App La avvisa riguardo agli indirizzi che imitano domini noti. Le anteprime degli allegati vengono eseguite in una sandbox senza accesso alla rete. L’App non utilizza un servizio di anteprima dei collegamenti e non carica font o script da reti esterne.

4.10 Piani, Crediti e pagamenti

Piani e Crediti. Quando Lei crea un Account, una Prova Pro di 14 giorni inizia automaticamente, senza un metodo di pagamento. Conserviamo una registrazione del Suo Piano, delle date della prova e di eventuali proroghe della prova, dello stato dell’abbonamento, del periodo di tolleranza, della fine del periodo di fatturazione, dei Suoi ID cliente e abbonamento Polar e del Suo saldo di Crediti, delle concessioni di Crediti (importo, motivo, amministratore che l’ha concessa e scadenza; le concessioni bonus scadono per impostazione predefinita dopo 45 giorni), delle riserve di Crediti per le richieste in corso, delle quote di spesa giornaliere e delle comunicazioni nell’App sui Crediti.

Polar come merchant of record. I Piani a pagamento sono venduti da Polar Software, Inc. (“Polar”) in qualità di merchant of record (venditore ufficiale) e rivenditore. Polar raccoglie e tratta i Suoi dati di pagamento, l’indirizzo di fatturazione e le informazioni fiscali, emette le fatture e gestisce rimborsi e storni di addebito, in qualità di titolare autonomo del trattamento ai sensi dell’informativa sulla privacy di Polar. Non vediamo mai i dati completi della Sua carta.

Che cosa condividiamo con Polar:

• Checkout: quando Lei apre il checkout per la prima volta, il nostro server crea un record cliente presso Polar con il Suo ID utente Mailistix e l’indirizzo email del Suo Account. Ogni volta che Lei apre il checkout, inviamo a Polar il Suo ID utente, il prodotto, la lingua della Sua interfaccia, la valuta, il Suo indirizzo IP, che Polar utilizza per determinare il Suo paese ai fini della valuta e delle imposte e per la protezione dalle frodi, e l’informazione che l’acquisto è un acquisto business, per il quale Polar chiede il nome di fatturazione e l’indirizzo di fatturazione completo, nonché le versioni dei Termini e del DPA da Lei accettate per ultime.
• Sincronizzazione del Piano: dopo che Lei ha aperto un checkout, il nostro server sincronizza il Suo Piano con Polar quando Lei avvia l’App e in altri momenti, e mantiene l’indirizzo email del Suo record cliente Polar allineato con l’indirizzo email del Suo Account. Se Lei non apre mai un checkout, non inviamo a Polar nulla su di Lei.

Che cosa ci invia Polar: notifiche di eventi relative al Suo abbonamento, compresi il Suo ID cliente, l’indirizzo email e il nome, il Suo nome e indirizzo di fatturazione e il Suo identificativo fiscale, se li ha inseriti, il prodotto, gli importi, la valuta e le imposte, lo stato e il periodo dell’abbonamento e il motivo da Lei indicato se ha disdetto. Conserviamo le notifiche grezze per 30 giorni dopo l’elaborazione, anche se nel frattempo Lei elimina il Suo Account, e una registrazione degli eventi di abbonamento (tipo di evento e dati di Polar) per 365 giorni; quando Lei elimina il Suo Account, queste registrazioni degli eventi di abbonamento sono eliminate.

Verifica dell’acquisto business. Quando un ordine è pagato, il nostro server legge da Polar se il checkout è stato contrassegnato come acquisto business e se sono stati inseriti un nome di fatturazione e un indirizzo di fatturazione. Se uno dei due manca, conserviamo l’ID dell’ordine e ciò che mancava fino all’eliminazione del Suo Account e informiamo il nostro team con l’ID dell’ordine, in modo da poterLa contattare.

La gestione del Suo abbonamento avviene nel portale clienti di Polar, che Lei può aprire dall’App. Se un pagamento non va a buon fine, Lei mantiene il Piano Pro per un periodo di tolleranza di 3 giorni; poi il Suo Account passa al Piano Basic. Finché un abbonamento può ancora addebitarLe un importo, l’App Le chiede di disdirlo prima di eliminare il Suo Account. Quando Lei elimina il Suo Account e non ha mai acquistato nulla, chiediamo a Polar di eliminare il Suo record cliente e di rendere anonimi i suoi dati personali. Se Lei ha acquistato qualcosa, Polar conserva i propri record cliente e di transazione come richiedono le proprie politiche e la normativa fiscale.

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)); obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) per le registrazioni che dobbiamo conservare ai sensi della normativa fiscale e commerciale, come i rendiconti di Polar sulle vendite e sui pagamenti che effettua per noi; legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) ad assegnare i pagamenti all’Account corretto, a prevenire l’uso improprio delle prove e a vendere soltanto a clienti business (Termini, clausola 3.5).

4.11 Registrazioni di utilizzo, controllo dei costi e uso corretto

Registrazioni di utilizzo dell’IA: descritte nella sezione 4.6.5 (nessun contenuto; 180 giorni). Mostrano quanto è costata una richiesta di IA, ci consentono di addebitare correttamente i Crediti, di far rispettare i limiti e di individuare malfunzionamenti e abusi. Sono incluse nell’esportazione dei Suoi dati.

Limiti: per proteggere il Servizio e i nostri costi, applichiamo limiti tecnici, quali un limite giornaliero al costo delle Sue richieste di IA e un limite alle richieste di IA all’ora. Il raggiungimento di un limite sospende le richieste di IA fino all’azzeramento del limite.

Attività dell’App: registriamo una voce per ogni giorno in cui Lei utilizza l’App (conservata per 90 giorni) e l’ultimo momento in cui l’App è stata attiva (conservato fino all’eliminazione del Suo Account). Lo utilizziamo per mostrare correttamente il Suo Piano e la Sua prova, per riconoscere gli Account inattivi e per pianificare la capacità. Una persona di Mailistix può inoltre esaminare la Sua attività di accesso e l’utilizzo dell’IA quando decide su un gesto di cortesia, come una proroga una tantum della prova.

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)) per l’addebito dei Crediti; legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a controllare i costi, mantenere stabile il Servizio, prevenire usi impropri e gestire gli Account. Queste registrazioni non contengono contenuto delle email e sono conservate per periodi brevi.

4.12 Analisi facoltative e segnalazioni di arresti anomali (solo con il Suo consenso)

Durante la configurazione l’App chiede “Ci aiuti a migliorare Mailistix?” con le risposte “No, grazie”, “Sì, ci sto” e “Scegli singolarmente”. Nulla è preselezionato. Lei può modificare la Sua scelta in qualsiasi momento in Impostazioni › Privacy e IA › Miglioramento del prodotto.

Statistiche di utilizzo e affidabilità (PostHog). Se Lei le attiva, l’App invia un elenco prestabilito di eventi al cloud UE di PostHog (Francoforte, Germania), ad esempio: fasi di configurazione completate, una casella di posta collegata (Gmail, Outlook o IMAP), un’email aperta, una risposta inviata, una ricerca effettuata, un’azione di IA richiesta, completata o non riuscita (con il fornitore e una fascia di token), un aggiornamento installato, la categoria del Suo Piano, la versione dell’App, il sistema operativo, il tipo di processore e la lingua. Alcuni eventi riportano intervalli di tempo approssimativi, come la durata di una sincronizzazione o di una ricerca. Non riportano conteggi derivati dalla Sua casella di posta, come il numero di messaggi caricati da una sincronizzazione o il numero di risultati trovati da una ricerca. Le statistiche non contengono mai contenuto delle email, oggetti, indirizzi, testo di ricerca, nomi di file, domande, risposte o citazioni. La ricerca della posizione a partire dal Suo indirizzo IP, il tracciamento automatico dei clic e la registrazione delle sessioni sono disattivati. Gli eventi sono collegati a un ID casuale creato soltanto quando Lei acconsente e conservato con il Suo Account, in modo da poter cancellare i dati su richiesta; non inviamo mai il Suo ID utente né il Suo indirizzo email. I dati sono pertanto pseudonimi, non anonimi. Le analisi per Ask AI sono attualmente del tutto disattivate.

Segnalazioni “Qualcosa non va” (Sentry). Se Lei le attiva, l’App invia segnalazioni di errore ripulite alla regione UE di Sentry (Germania): l’errore, la versione dell’App e il sistema operativo, senza utente, dettagli della richiesta, contenuto delle email, prompt o password. L’App mostra questa opzione soltanto nelle versioni in grado di inviare queste segnalazioni; la versione attuale non può farlo, per cui non offre l’opzione.

Revoca del consenso. Se Lei disattiva un’opzione, l’App smette subito di inviare ed elimina le eventuali segnalazioni in attesa sul Suo computer. Impostazioni › Privacy e IA › Elimina dati di utilizzo facoltativi disattiva inoltre la raccolta e chiede a PostHog di eliminare tutti gli eventi e gli altri dati collegati al Suo ID casuale; PostHog esegue la cancellazione poco dopo. La revoca non pregiudica il trattamento precedente.

Base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR) e, per la lettura e la memorizzazione di informazioni sul Suo computer per tali finalità, consenso ai sensi del § 25, comma 1, della legge tedesca sulla protezione dei dati nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali (TDDDG) o della corrispondente legge nazionale di recepimento della direttiva ePrivacy.

4.13 Monitoraggio degli errori del server

Le nostre funzioni server segnalano gli errori alla regione UE di Sentry (Germania) affinché possiamo accorgerci rapidamente dei malfunzionamenti. Queste segnalazioni contengono codici di errore prestabiliti, il nome della funzione e tag tecnici del risultato, ma nessun contenuto della richiesta, messaggio di errore grezzo, ID utente o indirizzo IP. Un’eccezione: quando una risposta IA viene trattenuta dal nostro controllo di sicurezza (sezione 4.15), la segnalazione contiene un hash unidirezionale abbreviato del Suo ID utente e la data, in modo che siamo avvisati al massimo tre volte per utente e per giorno.

Base giuridica: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) alla disponibilità e alla sicurezza del Servizio.

4.14 Assistenza e log diagnostici

Assistenza via email. Quando Lei ci scrive, trattiamo il Suo indirizzo email, il Suo messaggio e tutto ciò che include, per risponderLe. La preghiamo di non inviarci password. Non accederemo alla Sua casella di posta. Se Lei ci invia uno specifico contenuto di email per aiutarci con un problema, lo utilizziamo soltanto per quella richiesta. Le email di assistenza sono conservate nel nostro sistema di posta elettronica presso Microsoft 365 (sezione 8) per il periodo indicato nella sezione 10.

Log diagnostici. In Impostazioni › Supporto › Log di diagnostica, Lei può inviarci un pacchetto diagnostico. L’App Le mostra il suo contenuto prima dell’invio: versione e build dell’App, tipo e versione del sistema operativo, lingua dell’App, una cronologia tecnica ripulita con codici fissi (ad esempio perché non sono riusciti una sincronizzazione, un accesso, una bozza IA, un aggiornamento o un invio), per ogni tipo di casella di posta il numero di account collegati, quanti richiedono un nuovo accesso e i codici degli ultimi errori di sincronizzazione, lo stato dell’indice di ricerca e del riconoscimento del testo negli allegati sotto forma di numeri, l’utilizzo della memoria e una nota facoltativa da parte Sua. Non contiene contenuto delle email, indirizzi email, nomi né nomi di server o cartelle. È collegato al Suo Account affinché possiamo associarlo alla Sua richiesta, conservato in un’area di archiviazione privata ed eliminato dopo 30 giorni. Lei può inviare fino a cinque pacchetti al giorno. Quando arriva un pacchetto, il nostro sistema di posta elettronica (Microsoft 365, sezione 8) ce lo segnala con il suo riferimento e i dati tecnici (versione dell’App, numero di voci, dimensione), ma senza il suo contenuto, la Sua nota o il Suo indirizzo email. Dopo l’invio, l’App Le mostra il riferimento e lo elenca nella stessa sezione fino all’eliminazione del pacchetto, così che Lei possa indicarlo quando ci scrive. Ciò funziona indipendentemente dalla Sua scelta sulle analisi. Lei può anche eliminare il log locale (“Elimina copia locale”).

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)) per gestire la Sua richiesta; legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a risolvere i malfunzionamenti del Servizio. Ruolo: i dati personali di altre persone, o il contenuto delle email, che Lei include in un messaggio di assistenza o nella nota di un pacchetto diagnostico sono Dati Personali del Cliente, che trattiamo in qualità di responsabile del trattamento per il Suo Cliente business (sezione 2.3).

4.15 Sicurezza e prevenzione degli abusi

Dati: eventi di sicurezza (il tipo di evento, il suo esito, un codice, l’origine, una piccola quantità di contesto tecnico e il Suo ID utente; ad esempio una risposta IA trattenuta, una proroga della prova concessa o una casella di posta collegata che altri Account avevano collegato in precedenza, con il solo numero di tali Account), le impronte delle caselle di posta che Lei collega (sezione 4.3), contatori dei limiti di frequenza (ad esempio per i tentativi di accesso per indirizzo IP), il log del nostro servizio di autenticazione (accessi, disconnessioni e modifiche al Suo Account, con il Suo indirizzo email e indirizzo IP; ogni voce è conservata per 180 giorni, anche se nel frattempo Lei elimina il Suo Account) e i log delle richieste del nostro fornitore di hosting, compresi gli indirizzi IP, che il nostro fornitore di hosting conserva per al massimo 7 giorni.

Protezione delle Funzioni IA: le email sono passate al modello come dati contrassegnati e non attendibili; le istruzioni restano sul nostro server; un controllo di sicurezza trattiene le risposte che potrebbero rivelare tali istruzioni; e l’App non compie alcuna azione nella Sua casella di posta sulla base dell’Output IA.

Uso improprio delle prove gratuite: quando Lei collega una casella di posta, confrontiamo la sua impronta (sezione 4.3) con le impronte di altri Account, compresi gli Account eliminati negli ultimi 12 mesi, per individuare una casella di posta utilizzata ripetutamente per nuove prove gratuite mediante nuovi Account. Una corrispondenza è registrata come evento di sicurezza con il solo numero degli altri Account. Ciò non blocca né limita automaticamente alcun Account.

Base giuridica: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a proteggere Lei, gli altri utenti e il Servizio da attacchi, frodi e usi impropri, compreso l’uso improprio delle prove gratuite; obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) ove la legge richieda misure di sicurezza (art. 32 GDPR).

4.16 Aggiornamenti dell’App

Circa 15 secondi dopo l’avvio e poi ogni quattro ore finché è in esecuzione, l’App verifica presso il nostro server degli aggiornamenti (un’area di archiviazione pubblica presso Supabase) la presenza di una nuova versione. Se ce n’è una, l’App la scarica in background dal nostro server di download presso Cloudflare (archiviazione nell’UE, distribuzione tramite la rete di Cloudflare) e la installa soltanto dopo la Sua conferma (“Riavvia e installa”). Inoltre l’App viene a conoscenza di una nuova versione non appena la pubblichiamo: finché è in esecuzione, mantiene aperta una connessione a Supabase Realtime che riceve soltanto i nostri annunci di nuove versioni, e un annuncio avvia una verifica entro circa due minuti. Attraverso questa connessione l’App non invia alcun dato relativo al Suo Account; Supabase riceve il Suo indirizzo IP. Ogni verifica e ogni download trasmettono il Suo indirizzo IP, il nome del file di aggiornamento per il Suo sistema operativo e il Suo tipo di processore e un identificativo casuale di installazione che il componente di aggiornamento crea sul Suo computer e che non è collegato al Suo Account; questi compaiono nei log delle richieste di Supabase e Cloudflare. Quando Lei scarica l’App da downloads.mailistix.com, Cloudflare riceve allo stesso modo il Suo indirizzo IP e i dati della richiesta.

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)); legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a mantenere sicure le installazioni.

4.17 Email che Le inviamo

Inviamo le email necessarie per il Suo Account, quali email di conferma, codici di accesso monouso e conferme di una modifica dell’indirizzo email, nella lingua della Sua interfaccia, tramite Microsoft 365, il nostro sistema di posta elettronica (sezione 8). Polar invia ricevute ed email di fatturazione. Possiamo inviarLe email in merito a modifiche sostanziali della presente informativa o dei Termini e a questioni di sicurezza. Se Lei si iscrive alla lista d’attesa per la beta (sezione 4.18), Le inviamo una breve conferma e un’email quando la beta per la Sua piattaforma è pronta. Al momento non inviamo newsletter né altre email di marketing; se inizieremo, chiederemo il Suo consenso ove la legge lo richieda, e ogni email di questo tipo conterrà un collegamento di annullamento dell’iscrizione.

Base giuridica: contratto (art. 6, par. 1, lett. b)); obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c)) per le comunicazioni richieste dalla legge; consenso (art. 6, par. 1, lett. a)) per le email della lista d’attesa.

4.18 Il nostro sito web

Quando Lei visita mailistix.com, il server web tratta i dati tecnici necessari per fornire le pagine e proteggerle, quali il Suo indirizzo IP, il tipo di browser, la pagina richiesta e l’orario. Il sito web è ospitato da Cloudflare (Cloudflare Pages), che gestisce anche il DNS del nostro dominio e tratta questi dati per noi, in qualità di nostro responsabile del trattamento, per fornire il sito web e proteggerlo da attacchi; la richiesta riceve risposta dal data center Cloudflare più vicino a Lei. Non conserviamo noi stessi log del server del sito web. Il sito web non imposta cookie di tracciamento o pubblicitari e non incorpora contenuti di terzi, ad eccezione di Cloudflare Web Analytics per i visitatori al di fuori dell’UE e di Google reCAPTCHA nel modulo di contatto e nella lista d’attesa, che si carica soltanto dopo che Lei lo consente (entrambi di seguito); i suoi font sono serviti dal nostro stesso dominio. Finché il sito web o sue parti sono protetti da password, un cookie strettamente necessario ricorda per un massimo di 30 giorni che Lei ha inserito la password; non contiene alcun identificativo ed è identico per ogni visitatore. Cloudflare può inoltre impostare un cookie di sicurezza strettamente necessario che la aiuta a distinguere le persone dal traffico automatizzato.

Statistiche del sito web (Cloudflare Web Analytics), solo al di fuori dell’UE. Per i visitatori al di fuori dell’Unione europea, Cloudflare aggiunge alle nostre pagine un piccolo script (da static.cloudflareinsights.com) che misura le visualizzazioni di pagina e i tempi di caricamento: l’indirizzo della pagina e la pagina di provenienza, il browser, il sistema operativo e il tipo di dispositivo, il paese ricavato dal Suo indirizzo IP e i valori temporali. Cloudflare tratta questi dati per noi in qualità di nostro responsabile del trattamento e ci mostra soltanto statistiche aggregate, non singoli visitatori; non li utilizza per seguirLa su altri siti web. Le misurazioni dettagliate sono conservate per 7 giorni, dopodiché solo un campione di circa il 10%. I visitatori nell’UE non ricevono lo script.

Modulo di contatto. Se Lei ci scrive tramite il modulo all’indirizzo https://mailistix.com/contact, trattiamo il Suo nome, indirizzo email e messaggio per risponderLe. Il modulo recapita il Suo messaggio alla nostra casella di posta legal@mailistix.com presso Microsoft 365, il nostro sistema di posta elettronica (sezione 8), e Le invia da tale casella di posta una conferma che non contiene nulla del Suo messaggio; non conserviamo alcuna copia della conferma. Conserviamo il Suo messaggio nella nostra casella di posta come un’email di assistenza (sezione 10). Per limitare gli usi impropri, il modulo accetta al massimo cinque tentativi all’ora da un indirizzo IP e invia al massimo due conferme al giorno a un indirizzo email. I contatori sono conservati nella cache di Cloudflare nella sede Cloudflare che ha gestito la richiesta e contengono soltanto un hash unidirezionale con chiave (HMAC con una chiave segreta) dell’indirizzo IP o dell’indirizzo email, non l’indirizzo stesso (sezione 10). Un campo nascosto che le persone non vedono filtra gli invii automatizzati. Prima dell’invio, Lei conferma di aver letto la presente Informativa sulla privacy.

Lista d’attesa. Se Lei si iscrive alla lista d’attesa per la beta di Mailistix all’indirizzo https://mailistix.com, trattiamo il Suo indirizzo email, la piattaforma da Lei scelta (Mac o Windows) e l’orario in cui Lei ha spuntato la casella descritta più avanti. Li utilizziamo soltanto per inviarLe subito una breve conferma e per scriverLe una sola volta via email, quando la beta per la Sua piattaforma è pronta (una volta per ciascuna piattaforma, se Lei si è iscritto per entrambe). Non li utilizziamo per newsletter né per ulteriori attività di marketing e non li trasmettiamo ad altri, ad eccezione dei responsabili del trattamento indicati nella sezione 8. La lista d’attesa recapita la Sua iscrizione a una nostra casella di posta presso Microsoft 365, il nostro sistema di posta elettronica (sezione 8), e Le invia la conferma dalla stessa casella di posta, in modo che le risposte ci arrivino lì; non conserviamo alcuna copia della conferma. Le iscrizioni nella nostra casella di posta costituiscono la lista d’attesa; non la conserviamo altrove. Prima di iscriversi, Lei spunta una casella per confermare di aver letto la presente Informativa sulla privacy e di acconsentire all’uso del Suo indirizzo email da parte nostra come qui descritto. Lei è iscritto alla lista d’attesa non appena invia il modulo; l’email di conferma non richiede alcun ulteriore passaggio. Per limitare gli usi impropri, la lista d’attesa accetta al massimo dieci tentativi all’ora da un indirizzo IP e invia al massimo due conferme al giorno a un indirizzo email. I contatori sono conservati nella cache di Cloudflare nella sede Cloudflare che ha gestito la richiesta e contengono soltanto un hash unidirezionale con chiave (HMAC con una chiave segreta) dell’indirizzo IP o dell’indirizzo email, non l’indirizzo stesso (sezione 10). Un campo nascosto che le persone non vedono filtra gli invii automatizzati.

Google reCAPTCHA nel modulo di contatto e nella lista d’attesa. Per proteggere il modulo di contatto e la lista d’attesa dallo spam e da abusi automatizzati, utilizziamo reCAPTCHA v3, che Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland (“Google”), ci fornisce ai sensi dei termini di Google Cloud e del Cloud Data Processing Addendum. Dal 2 aprile 2026, Google tratta i dati di reCAPTCHA per nostro conto in qualità di nostro responsabile del trattamento, non ai sensi della propria informativa sulla privacy. reCAPTCHA non viene caricato quando Lei apre la pagina. Soltanto quando Lei preme “Send message” e poi “Allow and send” nella finestra che si apre (modulo di contatto), oppure preme “Join the waitlist” e poi “Allow and join” nella finestra della lista d’attesa (lista d’attesa), il Suo browser carica reCAPTCHA dai server di Google. Google riceve allora il Suo indirizzo IP e informazioni sul Suo browser e dispositivo (ad esempio tipo di browser, lingua e dimensione dello schermo), l’indirizzo della pagina, la data e l’ora e il modo in cui Lei interagisce con la pagina (ad esempio i movimenti del mouse e il tempo trascorso su di essa). reCAPTCHA legge e imposta un cookie per la propria analisi del rischio e può leggere altri identificativi nel Suo browser. Da ciò Google valuta quanto sia probabile che sia una persona a inviare il modulo. Il nostro server passa a Google il token risultante, senza il Suo indirizzo IP, riceve soltanto tale valutazione, la utilizza per accettare o respingere il messaggio o l’iscrizione e non la conserva. Google può trattare questi dati al di fuori dell’UE, in particolare presso Google LLC negli Stati Uniti, certificata ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework; i termini di trattamento dei dati di Google includono inoltre le clausole contrattuali tipo (le “CCT”; sezione 9.3).

Base giuridica: legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f)) a fornire un sito web sicuro e a rispondere ai messaggi che le persone ci inviano, compresa la protezione del modulo di contatto e della lista d’attesa da usi impropri, e a sapere come vengono utilizzate le nostre pagine e quanto velocemente si caricano (statistiche del sito web al di fuori dell’UE); contratto (art. 6, par. 1, lett. b)) ove il Suo messaggio riguardi il Suo Account o un contratto con noi; per il cookie della password e il cookie di sicurezza di Cloudflare, § 25, comma 2, n. 2, TDDDG (strettamente necessari); per Google reCAPTCHA, il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e § 25, comma 1, TDDDG), che Lei dà nella finestra. Il Suo consenso vale soltanto per la visita corrente della pagina; Lei può revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro chiudendo la scheda del browser o ricaricando la pagina, dopodiché reCAPTCHA non viene più caricato finché Lei non lo consente nuovamente. Senza di esso Lei non può inviare il modulo né iscriversi alla lista d’attesa, ma può scriverci a legal@mailistix.com.

Base giuridica della lista d’attesa: il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR), che Lei dà spuntando la casella. Lei può revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro rispondendo all’email di conferma o scrivendo a legal@mailistix.com; cancelleremo allora la Sua iscrizione. Se un’altra persona ha inserito il Suo indirizzo, Lei può chiederci allo stesso modo di cancellare l’iscrizione. Il trattamento effettuato prima della revoca resta lecito. Senza il Suo consenso Lei non può iscriversi alla lista d’attesa, ma può scriverci a legal@mailistix.com.

5. Dati utente di Google

La presente sezione spiega come Mailistix accede, utilizza, conserva, condivide ed elimina i dati che riceve dalle API di Google (“dati utente di Google”), quali i dati di Gmail e Google Calendar.

5.1 Limited Use

L’utilizzo e il trasferimento da parte di Mailistix a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. (Testo originale in inglese: “Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”) Rispettiamo inoltre la Google Workspace API User Data and Developer Policy.

5.2 A che cosa accede Mailistix e perché

Mailistix non richiede l’accesso ai Suoi Contatti Google, a Google Drive o ad altri servizi di Google.

5.3 Come Mailistix utilizza i dati utente di Google

Mailistix utilizza i dati utente di Google soltanto per fornire le funzioni che Lei vede e utilizza nell’App: lettura, organizzazione, ricerca, scrittura e invio delle email, il Suo calendario e le Sue riunioni, e le Funzioni IA che Lei sceglie di utilizzare. In aggiunta, per finalità di sicurezza, il nostro server ricava dal Suo indirizzo Gmail l’impronta della casella di posta descritta nella sezione 4.3, che serve soltanto a individuare usi impropri quali prove gratuite ripetute. Mailistix non utilizza i dati utente di Google per alcun altro scopo.

5.4 Dove sono conservati i dati utente di Google

• Sul Suo computer: le Sue email, i Suoi allegati, le etichette, gli eventi del calendario e i token di accesso, nel database cifrato dell’App e nell’archivio sicuro del Suo sistema operativo (sezione 4.4).
• Sui nostri server: soltanto il Suo indirizzo Gmail, un numero di modifica e il collegamento al Suo Account per le notifiche in tempo reale (sezione 4.5); l’impronta della casella di posta, un codice ricavato dal Suo indirizzo Gmail per finalità di sicurezza, che non è l’indirizzo e non può essere riconvertito in esso senza la chiave del nostro server (sezione 4.3); e le Sue registrazioni di utilizzo dell’IA, che non contengono dati utente di Google. Il contenuto delle email non è conservato sui nostri server.
• Presso i nostri fornitori di IA: il contenuto di una richiesta di IA, soltanto per il suo trattamento e per i periodi limitati presso il fornitore di cui alla sezione 4.6.5.

5.5 Con chi sono condivisi i dati utente di Google

Trasferiamo i dati utente di Google ad altri soltanto:

1. per fornire le funzioni che Lei utilizza, con la Sua autorizzazione: a Microsoft Azure OpenAI e Google Vertex AI quando Lei utilizza una Funzione IA, dopo che ha attivato le Funzioni IA (sezione 4.6); a Google stessa quando Ask AI cerca nella Sua casella di posta; e a un mittente di newsletter quando Lei annulla l’iscrizione (sezione 4.8);
2. a fornitori di servizi che gestiscono il Servizio per nostro conto ai sensi di contratti che li vincolano alle nostre istruzioni e alla riservatezza, ossia Supabase (hosting, Francoforte) e Google Cloud Pub/Sub (metadati di notifica);
3. per finalità di sicurezza, ad esempio per indagare su un abuso;
4. per ottemperare alla legge applicabile, ad esempio un ordine vincolante di un giudice; e
5. nell’ambito di una fusione, acquisizione o vendita di attività, soltanto dopo aver ottenuto il Suo consenso esplicito preventivo.

5.6 Che cosa non facciamo mai con i dati utente di Google

• Non vendiamo i dati utente di Google e non li trasferiamo a piattaforme pubblicitarie, broker di dati o rivenditori di informazioni.
• Non li utilizziamo per mostrare pubblicità, compresi il retargeting e la pubblicità personalizzata o basata sugli interessi.
• Non li utilizziamo per determinare l’affidabilità creditizia né per finalità di concessione di credito.
• Non utilizziamo i dati di Google Workspace, compresi i dati di Gmail e Calendar, per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di IA o di apprendimento automatico generalizzati o non personalizzati. L’unica personalizzazione è quella per singolo utente descritta nella sezione 4.6.6, che è utilizzata esclusivamente per fornire funzioni a Lei, è conservata sul Suo computer e non modifica alcun modello.
• Non consentiamo che persone leggano i dati utente di Google, salvo (a) quando Lei ha dato il Suo consenso affermativo per specifici messaggi o dati, ad esempio in una richiesta di assistenza; (b) quando ciò è necessario per finalità di sicurezza, quali l’indagine su un abuso o su un incidente di sicurezza; (c) per ottemperare alla legge applicabile; oppure (d) quando i dati, comprese le loro derivazioni, sono stati aggregati e anonimizzati e sono utilizzati per le operazioni interne in linea con la legge applicabile. Il monitoraggio automatico degli abusi dei nostri fornitori di IA può segnalare una richiesta per l’esame da parte di dipendenti autorizzati di Google o Microsoft, entro i limiti descritti nella sezione 4.6.5.

5.7 Eliminazione dei dati utente di Google e revoca dell’accesso

• Rimuovere una casella di posta: Impostazioni › Account email › “Rimuovi account”. L’App interrompe le notifiche in tempo reale per tale casella di posta, elimina le nostre registrazioni di notifica, elimina dal Suo computer i dati e i token della casella di posta e revoca l’accesso di Mailistix al Suo account Google presso Google.
• Eliminare il Suo Account: Impostazioni › Generale › Account › Elimina account (sezione 12.4). Ciò rimuove i Suoi dati dai nostri server, ad eccezione delle registrazioni che la sezione 12.4 elenca tra quelle che restano per un periodo limitato, e, su quel computer, dall’App, e revoca l’autorizzazione di Google.
• Revocare l’accesso presso Google: Lei può inoltre rimuovere Mailistix in qualsiasi momento nella pagina “Third-party apps & services” del Suo Account Google (https://myaccount.google.com/connections). L’App non può più accedere alla Sua casella di posta; i dati già presenti sul Suo computer vi restano finché Lei non li rimuove come sopra descritto.
• Richiedere la cancellazione via email: scriva a legal@mailistix.com. Si noti che non possiamo accedere ai dati presenti sul Suo computer.

La revoca dell’accesso di Mailistix non elimina nulla nella Sua casella di posta Gmail o in Google Calendar. L’impronta della casella di posta (sezione 4.3) è conservata per finalità di sicurezza: resta quando Lei rimuove una casella di posta o revoca l’accesso ed è eliminata 12 mesi dopo l’eliminazione del Suo Account.

6. Dati utente di Microsoft

6.1 Autorizzazioni. Per le caselle di posta Microsoft (Outlook.com e Microsoft 365), Mailistix richiede: accesso e profilo di base (openid, profile, email, User.Read) per identificare la casella di posta, mostrare il Suo nome e ricavare l’impronta della casella di posta (sezione 4.3); offline_access per mantenerla sincronizzata; Mail.ReadWrite per sincronizzare, organizzare, spostare ed eliminare messaggi e salvare bozze; Mail.Send per inviare le email che Lei scrive; e Calendars.ReadWrite per le Sue riunioni, i Suoi inviti e i Suoi eventi. La Sua organizzazione potrebbe dover approvare tali autorizzazioni.

6.2 Utilizzo, conservazione e condivisione. I dati utente di Microsoft sono trattati esattamente come descritto per i dati utente di Google nelle sezioni da 5.3 a 5.6: conservati sul Suo computer, utilizzati soltanto per le funzioni che Lei utilizza, inviati per il trattamento IA soltanto quando Lei utilizza una Funzione IA, mai venduti, mai utilizzati per la pubblicità o per addestrare modelli di IA, e non letti da persone salvo nei casi elencati nella sezione 5.6. I nostri server conservano soltanto i metadati di notifica descritti nella sezione 4.5 e l’impronta della casella di posta descritta nella sezione 4.3, che ricaviamo per finalità di sicurezza dall’indirizzo contenuto nella risposta di accesso di Microsoft.

6.3 Revoca dell’accesso. La rimozione di una casella di posta Microsoft nell’App pone fine alla sottoscrizione di notifica, elimina le nostre registrazioni di notifica per tale casella di posta ed elimina dal Suo computer i dati e i token della casella di posta; l’impronta della casella di posta resta come descritto nella sezione 4.3. Per rimuovere anche l’autorizzazione presso Microsoft, utilizzi la pagina delle autorizzazioni delle app del Suo account Microsoft (per gli account personali: https://account.live.com/consent/Manage; per gli account di lavoro o scolastici: https://myapps.microsoft.com, oppure si rivolga al Suo amministratore).

7. Se una persona con cui Lei corrisponde utilizza Mailistix

La presente sezione è destinata alle persone che non sono utenti di Mailistix ma i cui dati raggiungono Mailistix perché scambiano email o riunioni con un utente di Mailistix.

• Chi è responsabile: gli utenti di Mailistix utilizzano Mailistix per un’impresa: il proprio datore di lavoro o un’altra organizzazione, un cliente o la propria attività (il “Cliente business”, sezione 2.3). Il Cliente business è il titolare del trattamento dei Suoi dati nella casella di posta dell’utente, nell’App e nelle Funzioni IA. Decide sulla base giuridica ed è responsabile di informarLa (artt. 13 e 14 GDPR). Ove i Suoi dati raggiungano i nostri server, li trattiamo soltanto per conto del Cliente business, in qualità di suo responsabile del trattamento ai sensi del nostro DPA. Forniamo le seguenti informazioni affinché Lei sappia che cosa accade con Mailistix.
• Quali dati: il Suo nome, il Suo indirizzo email e il contenuto delle email che Lei scambia con l’utente (compresi i nomi e il testo degli allegati), e i dettagli delle riunioni, quali gli inviti che Lei invia.
• Fonte: la casella di posta dell’utente di Mailistix presso il suo fornitore di casella di posta (ad esempio Google o Microsoft).
• Sul computer dell’utente: l’App conserva questi dati nel database locale cifrato dell’utente. Ciò avviene sotto il controllo dell’utente e del Cliente business; non abbiamo alcun accesso.
• Sui nostri server e presso i nostri fornitori di IA: soltanto quando l’utente utilizza una Funzione IA, ad esempio per riassumere la Sua email o redigere una risposta per Lei, il contenuto pertinente viene trattato come descritto nella sezione 4.6. Non è da noi conservato e non è utilizzato per addestrare modelli di IA.
• Finalità e base giuridica: consentire all’utente di leggere, organizzare e rispondere alla propria corrispondenza. La base giuridica è quella del Cliente business; di solito è il suo legittimo interesse a gestire in modo efficiente la propria corrispondenza con gli strumenti da esso scelti (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR).
• Destinatari e trasferimenti: Supabase e i nostri fornitori di IA, in qualità di sub-responsabili del trattamento del Cliente business (sezione 8), con i trasferimenti descritti nella sezione 9.
• I Suoi diritti: La preghiamo di contattare l’utente di Mailistix o il Cliente business, che può accedere anche ai dati presenti sul computer dell’utente. Se Lei ci scrive a legal@mailistix.com, inoltriamo la Sua richiesta al Cliente business ove possiamo identificarlo e lo aiutiamo a rispondere (sezione 12.7). Non sappiamo chi Lei sia a meno che l’utente tratti la Sua email con una Funzione IA, e non conserviamo i Suoi dati, pertanto non possiamo contattarLa noi stessi.

8. Chi riceve i dati personali

Condividiamo i dati personali soltanto come descritto nella presente informativa. I nostri responsabili del trattamento agiscono soltanto su nostre istruzioni ai sensi di accordi sul trattamento dei dati; per i Dati Personali del Cliente (sezione 2.3) sono i nostri sub-responsabili del trattamento ai sensi del DPA. L’elenco aggiornato, con i dettagli, si trova nella nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento.

Non vendiamo dati personali e non li condividiamo con terzi per la loro pubblicità.

9. Trasferimenti internazionali di dati

9.1 Trattamento nell’UE per impostazione predefinita. I nostri server si trovano a Francoforte, Germania. Il trattamento IA avviene nell’UE per gli utenti nell’UE e per gli utenti che non hanno risposto alla domanda sulla regione. Le nostre analisi facoltative e il monitoraggio degli errori funzionano nell’UE.

9.2 Ubicazione delle funzioni server. Le nostre funzioni server per le richieste di IA funzionano in sedi UE. Le nostre altre funzioni server (ad esempio lo scambio di token di accesso con il Suo fornitore di casella di posta, il checkout, l’esportazione dei dati e l’annullamento dell’iscrizione con un clic) funzionano nella sede edge di Supabase più vicina a Lei, che può trovarsi al di fuori dell’UE se Lei si trova al di fuori dell’Europa; esse inoltrano i dati senza conservarli lì, e il database resta a Francoforte.

9.3 Fornitori al di fuori dell’UE. Diversi nostri fornitori sono, o appartengono a, società al di fuori dell’UE: Microsoft, Google, Sentry (Functional Software, Inc.), PostHog, Cloudflare e Polar hanno sede principale negli Stati Uniti, e la nostra controparte contrattuale presso Supabase è Supabase Pte. Ltd. a Singapore, parte di un gruppo di cui fa parte anche Supabase, Inc. negli Stati Uniti. Anche quando i dati sono conservati nell’UE, queste società possono accedervi dall’esterno dell’UE per assistenza o manutenzione e possono essere soggette alle leggi di tali paesi. Proteggiamo tali trasferimenti come segue:

• Google, Microsoft, Cloudflare, Sentry e PostHog sono certificate ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework, per il quale la Commissione europea ha adottato una decisione di adeguatezza (decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 della Commissione). Le loro condizioni di trattamento dei dati includono inoltre le CCT della Commissione europea (decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione).
• Supabase non è certificata ai sensi del Data Privacy Framework e Singapore non ha una decisione di adeguatezza. Ci basiamo sulle CCT contenute nell’accordo sul trattamento dei dati di Supabase: Modulo 2 per i dati di cui siamo titolari del trattamento, Modulo 3 per i Dati Personali del Cliente, con gli addendum per il Regno Unito e la Svizzera.

Inoltre, limitiamo ciò che lascia il Suo computer, ospitiamo il nostro database e le nostre funzioni server di IA nell’UE, cifriamo i dati in transito e a riposo e non conserviamo il contenuto delle richieste di IA.

9.4 Utenti al di fuori dell’Europa. Se Lei ha risposto di trovarsi al di fuori dell’Europa, alcune delle Sue richieste di IA sono trattate sull’endpoint globale di Google, che può trattare i dati in qualsiasi paese in cui Google offre il modello. Questi trasferimenti sono coperti dal Cloud Data Processing Addendum di Google, comprese le CCT, e dalla certificazione di Google LLC ai sensi del Data Privacy Framework.

9.5 Polar. I dati che inviamo a Polar sono trasferiti negli Stati Uniti. Polar non è certificata ai sensi del Data Privacy Framework. Il nostro accordo con Polar include l’addendum sul trattamento dei dati di Polar con le CCT. Ove queste non coprano un trasferimento, esso si basa sull’art. 49, par. 1, lett. b), GDPR, perché è necessario per l’acquisto da Lei richiesto.

9.6 Copie. Lei può richiedere una copia delle garanzie che utilizziamo scrivendo a legal@mailistix.com. Per il Regno Unito e la Svizzera, si vedano le sezioni 16.3 e 16.4.

9.7 Server che Lei sceglie di contattare. Quando Lei carica immagini in un’email, apre una pagina di annullamento dell’iscrizione o annulla l’iscrizione con un clic (sezioni 4.8 e 4.9), la richiesta va al server del mittente, ovunque si trovi, perché Lei lo richiede.

9.8 Data Act dell’UE. Dove si trova l’infrastruttura di ciascuna parte del Servizio, a quale legge è soggetta e come proteggiamo i dati detenuti nell’UE dall’accesso illecito da parte di autorità estere è descritto nella nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento (sezione 4) e nella clausola 13 del DPA.

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo necessario per le finalità di cui alla sezione 4 e poi li cancelliamo. Quando Lei elimina il Suo Account, i dati lato server ad esso collegati sono cancellati subito, salvo che la presente tabella disponga diversamente. Se il Suo contratto cessa in altro modo, ad esempio per recesso o risoluzione, il Suo Account rimane per un periodo di recupero dei dati di 30 giorni, nel quale Lei può esportare i Suoi dati (se non può accedere, Le inviamo il file di esportazione su richiesta), e viene poi cancellato allo stesso modo (Termini, clausola 15.10). Nella presente tabella, “fino all’eliminazione del Suo Account” comprende entrambi i casi.

Sui nostri server e presso i nostri fornitori

Sul Suo computer (sotto il Suo controllo; eliminati quando Lei elimina il Suo Account su quel computer)

Possiamo conservare i dati più a lungo ove la legge lo richieda o ove ne abbiamo bisogno per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, e soltanto per tale finalità.

11. Come proteggiamo i Suoi dati

Utilizziamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

• connessioni cifrate (TLS 1.2 o 1.3) per tutto il traffico; le versioni di rilascio dell’App rifiutano di disattivare le verifiche dei certificati;
• un database locale cifrato la cui chiave è protetta dal Suo sistema operativo, token delle caselle di posta nell’archivio sicuro del Suo sistema operativo e cache cifrate per gli allegati;
• sui nostri server: regole di accesso a livello di riga su ogni tabella, in modo che ciascun utente possa accedere soltanto ai propri record; token di accesso di breve durata con token di aggiornamento a rotazione; limiti di frequenza; riconferma della Sua identità prima dell’eliminazione del Suo Account; verifica delle notifiche che riceviamo da Google, Microsoft e Polar; segreti conservati in un vault protetto; e log senza contenuti né token;
• nell’App: una content security policy, email visualizzate in una sandbox senza script, HTML delle email sanificato e anteprime degli allegati senza accesso alla rete;
• protezione delle Funzioni IA dalla manipolazione tramite il contenuto delle email (sezione 4.15);
• accesso alle console amministrative limitato alle persone che ne hanno bisogno.

Nessun sistema è completamente sicuro. Se una violazione dei dati personali è suscettibile di comportare un rischio per Lei, informeremo le autorità competenti e, ove richiesto, Lei, come la legge prescrive.

12. I Suoi diritti e le Sue scelte

12.1 I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR Lei ha il diritto di:

• accedere ai Suoi dati personali e ottenerne una copia (art. 15);
• ottenere la rettifica dei dati inesatti (art. 16);
• ottenere la cancellazione dei Suoi dati (art. 17);
• ottenere la limitazione del trattamento (art. 18);
• ricevere i dati che Lei ci ha fornito in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro fornitore (portabilità dei dati, art. 20);
• opporsi al trattamento basato sui legittimi interessi (art. 21; si veda il riquadro seguente);
• revocare il Suo consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro (art. 7, par. 3); e
• proporre reclamo a un’autorità di controllo (art. 77; sezione 12.6).

Il Suo diritto di opposizione (art. 21 GDPR)

Ove trattiamo i Suoi dati personali sulla base dei legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR), Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare. Cesseremo allora il trattamento, salvo che possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono sui Suoi interessi, diritti e libertà, oppure che il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Non utilizziamo i Suoi dati per il marketing diretto, ad eccezione dell’email che inviamo agli iscritti alla lista d’attesa quando la beta è pronta; essa si basa sul Suo consenso (sezione 4.18). Se mai utilizzeremo i Suoi dati per altre attività di marketing diretto, Lei potrà opporsi in qualsiasi momento senza fornire motivi, e cesseremo il trattamento.

Per opporsi, scriva a legal@mailistix.com.

12.2 Controlli nell’App

12.3 Esercizio dei Suoi diritti via email

Lei può esercitare tutti i diritti scrivendo a legal@mailistix.com dall’indirizzo email del Suo Account (per la lista d’attesa: l’indirizzo con cui Lei si è iscritto). Se non possiamo essere certi che una richiesta provenga da Lei, possiamo chiederLe di confermarla, ad esempio accedendo all’App. Rispondiamo entro un mese; per richieste complesse o numerose possiamo prorogare tale termine fino a due ulteriori mesi e Le spiegheremo il motivo. L’esercizio dei Suoi diritti è gratuito, salvo che le richieste siano manifestamente infondate o eccessive.

12.4 Eliminazione del Suo Account

L’eliminazione ha effetto immediato, pertanto l’App offre prima Esporta dati nella stessa finestra. Per eliminare il Suo Account, Lei deve aver effettuato l’accesso negli ultimi 10 minuti e digitare DELETE per confermare. Se un abbonamento a pagamento può ancora addebitarLe un importo, l’App Le chiede prima di disdirlo. Quando Lei elimina il Suo Account, il nostro server elimina i Suoi caricamenti per l’assistenza, i Suoi dati di analisi presso PostHog, le Sue registrazioni di notifica e di quota, il Suo record cliente Polar se Lei non ha mai acquistato nulla, e poi il Suo Account con tutti i dati ad esso collegati, comprese le Sue registrazioni di consenso; una copia della Sua accettazione dei Termini e del DPA resta senza il Suo indirizzo email (sezione 10). Se il Suo contratto cessa in altro modo, segue la stessa cancellazione dopo il periodo di recupero dei dati di 30 giorni (sezione 10; Termini, clausola 15.10). Alcune registrazioni restano per un periodo limitato (sezione 10): la copia delle Sue registrazioni di accettazione fino al 1° gennaio del quarto anno successivo all’eliminazione, le impronte delle caselle di posta per 12 mesi, gli eventi di sicurezza fino a 180 giorni senza il Suo ID utente, le voci del log del nostro servizio di autenticazione fino a 180 giorni e le notifiche di Polar fino a 30 giorni dopo l’elaborazione. Polar conserva proprie registrazioni degli acquisti (sezione 4.10). Se Lei non può utilizzare l’App, può chiederci via email di eliminare il Suo Account; dopo aver confermato che la richiesta proviene da Lei, eseguiamo la stessa cancellazione sui nostri server, ma non possiamo accedere ai dati presenti sul Suo computer né revocare per Lei l’autorizzazione di Google o Microsoft (sezioni 5.7 e 6.3). Sul computer in cui Lei elimina il Suo Account, l’App interrompe inoltre le notifiche in tempo reale, revoca l’accesso di Mailistix alle Sue caselle di posta Google ed elimina tutti i dati locali del Suo Account. Sugli altri computer sui quali Lei ha utilizzato l’App, Lei viene disconnesso, ma i dati locali restano finché Lei non elimina ivi la cartella dei dati dell’App (sezione 4.4); Impostazioni › Generale › Zona pericolosa › Rimuovi tutte le email rimuove le email memorizzate.

12.5 Dati ai quali non possiamo accedere

Le Sue email e gli altri dati sul Suo computer non si trovano sui nostri server, pertanto non possiamo accedervi, rettificarli, esportarli o eliminarli per Lei; Lei può farlo da sé nell’App. La Sua casella di posta in sé resta presso il Suo fornitore di casella di posta, e Lei può esportarla lì.

12.6 Reclami

Lei può proporre reclamo all’autorità di controllo per la protezione dei dati del paese dell’UE o del SEE in cui vive o lavora o in cui si è verificata la presunta violazione. L’autorità competente per noi è l’Incaricato del Land di Berlino per la protezione dei dati e la libertà di informazione (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Germany, www.datenschutz-berlin.de. Le saremmo grati se prima ci contattasse, così da poter cercare di risolvere la questione.

12.7 Dati che trattiamo per un Cliente business

Per i Dati Personali del Cliente (sezione 2.3), il Cliente business è il titolare del trattamento e le richieste di esercizio dei Suoi diritti vanno indirizzate ad esso. Se Lei invia tale richiesta a noi, la inoltriamo al Cliente business senza ingiustificato ritardo ove possiamo identificarlo, Le comunichiamo di averlo fatto e aiutiamo il Cliente business a rispondere. I controlli di cui alla sezione 12.2 restano a Sua disposizione come utente.

13. La comunicazione dei Suoi dati è obbligatoria?

Lei non è legalmente obbligato a comunicarci alcun dato personale. Tuttavia:

• il Suo indirizzo email e i codici di accesso che inviamo a tale indirizzo sono necessari per creare e utilizzare un Account;
• il collegamento di una casella di posta è necessario per utilizzare Mailistix come client di posta elettronica;
• l’App chiede a tutti dove si trovano durante la configurazione; finché Lei non risponde, il trattamento IA resta nell’UE;
• un Piano a pagamento richiede i dati di pagamento che Polar richiede;
• il modulo di contatto richiede il Suo nome, indirizzo email e messaggio, la Sua conferma di aver letto la presente informativa e il Suo consenso a Google reCAPTCHA; senza di essi, Lei può scriverci via email;
• la lista d’attesa richiede il Suo indirizzo email, la Sua piattaforma, la Sua conferma di aver letto la presente informativa e il Suo consenso all’uso del Suo indirizzo e a Google reCAPTCHA; senza di essi, Lei può scriverci via email; e
• le Funzioni IA, l’autorizzazione per il calendario, le analisi, le segnalazioni di arresti anomali e i log diagnostici sono facoltativi. Senza di essi, le funzioni corrispondenti non sono disponibili, ma Lei può utilizzare il resto del Servizio.

14. Processo decisionale automatizzato

Non prendiamo decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che La riguardano o che incidano in modo analogo significativamente su di Lei (art. 22 GDPR). Il Servizio applica regole tecniche che derivano dal Suo Piano e dai Termini, quali i limiti di Crediti, un limite giornaliero di costo dell’IA, i limiti di frequenza e il passaggio al Piano Basic dopo un abbonamento non pagato; queste non si basano su una valutazione di aspetti personali. Un’annotazione secondo cui una casella di posta è stata collegata da più Account (sezione 4.15) non comporta alcuna misura automatica. L’Output IA consiste in suggerimenti che Lei decide se utilizzare.

15. Minori

Mailistix è destinato esclusivamente a persone di età pari o superiore a 18 anni e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori. Se Lei ritiene che un minore ci abbia fornito dati personali, La preghiamo di contattare legal@mailistix.com e li cancelleremo.

16. Integrazioni regionali

Le sezioni seguenti si applicano, in aggiunta al resto della presente informativa, alle persone nelle regioni indicate. In caso di conflitto con il resto della presente informativa, prevale la sezione regionale per tale regione. In ogni regione, trattiamo i Dati Personali del Cliente (sezione 2.3) in qualità di service provider o di responsabile del trattamento per il Cliente business, che ne è responsabile ai sensi della legge locale; i diritti descritti di seguito si esercitano allora nei confronti del Cliente business e noi lo supportiamo come descritto nella sezione 12.7.

16.1 Stati Uniti

16.1.1 Informativa al momento della raccolta (California). La presente informativa si applica ai residenti della California ai sensi del California Consumer Privacy Act, come modificato dal California Privacy Rights Act (“CCPA”). Il CCPA tutela anche le persone che agiscono per un’impresa, come i nostri utenti. Al momento potremmo non raggiungere le soglie di applicabilità del CCPA (ad esempio, ricavi lordi annui superiori a USD 26.625.000 per il 2025 e il 2026), ma rispettiamo i diritti seguenti per tutti i residenti negli Stati Uniti. Negli ultimi 12 mesi abbiamo raccolto le seguenti categorie di informazioni personali. I dati che restano soltanto sul Suo computer non sono da noi raccolti. Ove trattiamo informazioni personali per conto di un Cliente business (sezione 2.3), agiamo come suo service provider ai sensi della clausola 16 del DPA.

Non raccogliamo informazioni biometriche, geolocalizzazione precisa né informazioni professionali, occupazionali o scolastiche in quanto tali; tali informazioni possono comparire nelle email che Lei tratta con le Funzioni IA e sono allora trattate come contenuto delle email.

16.1.2 Nessuna vendita, nessuna condivisione, nessuna pubblicità mirata. Non vendiamo né condividiamo informazioni personali (secondo la definizione di tali termini contenuta nel CCPA), non lo abbiamo fatto negli ultimi 12 mesi e non le utilizziamo per la pubblicità comportamentale cross-context o mirata. Non abbiamo conoscenza effettiva della vendita o della condivisione di informazioni personali di consumatori di età inferiore a 16 anni. Poiché non vendiamo né condividiamo, non offriamo un collegamento “Do Not Sell or Share”; trattiamo tuttavia un segnale Global Privacy Control come una richiesta valida di rinuncia alla vendita e alla condivisione.

16.1.3 Informazioni personali sensibili. Utilizziamo e comunichiamo le informazioni personali sensibili soltanto per le finalità consentite dal Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m), quali la fornitura del Servizio da Lei richiesto e la garanzia di sicurezza e integrità. Non le utilizziamo per dedurre caratteristiche su di Lei.

16.1.4 I Suoi diritti. Lei ha il diritto di: sapere quali informazioni personali raccogliamo, utilizziamo e comunichiamo e di accedervi; eliminarle; correggere le informazioni personali inesatte; rinunciare alla vendita o alla condivisione (non applicabile, poiché non vendiamo né condividiamo); limitare l’utilizzo delle informazioni personali sensibili (non applicabile, si veda sopra); e non essere discriminato per l’esercizio dei Suoi diritti. Utilizzi i controlli di cui alla sezione 12.2 o scriva a legal@mailistix.com. Confermiamo la ricezione entro 10 giorni lavorativi e rispondiamo entro 45 giorni di calendario, termine che possiamo prorogare una sola volta di 45 giorni con comunicazione. Verifichiamo le richieste confrontandole con il Suo Account, ad esempio chiedendoLe di accedere all’App.

16.1.5 Agenti autorizzati. Lei può avvalersi di un agente autorizzato. Chiederemo all’agente la Sua autorizzazione firmata e potremo chiederLe di verificare la Sua identità direttamente con noi, salvo che l’agente sia titolare di una procura valida.

16.1.6 Non discriminazione. Non Le negheremo il Servizio, non Le addebiteremo un prezzo diverso né forniremo una qualità di servizio diversa perché Lei ha esercitato i Suoi diritti in materia di privacy.

16.1.7 Altre informative. Non comunichiamo informazioni personali a terzi per le loro finalità di marketing diretto (Cal. Civ. Code § 1798.83). Non La tracciamo su siti web di terzi, pertanto i segnali “Do Not Track” del browser non modificano il nostro modo di operare.

16.1.8 Altri Stati degli Stati Uniti. Le leggi generali sulla privacy di altri Stati, tra cui Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky e Rhode Island, generalmente non tutelano le persone che agiscono in un contesto commerciale o lavorativo, che è il modo in cui Mailistix è utilizzato, e si applicano soltanto oltre soglie che potremmo non raggiungere. Ove una tale legge si applichi a Lei, Lei può avere il diritto di confermare se trattiamo i Suoi dati personali, di accedervi, correggerli ed eliminarli, di ottenerne una copia portabile e di rinunciare alla pubblicità mirata, alla vendita e alla profilazione con effetti giuridici o analogamente significativi. Non svolgiamo pubblicità mirata, vendita né tale profilazione. Per esercitare i Suoi diritti, utilizzi i controlli di cui alla sezione 12.2 o scriva a legal@mailistix.com. Rispondiamo entro 45 giorni, termine che possiamo prorogare una sola volta di 45 giorni ove la legge lo consenta.

Ricorsi. Se rifiutiamo di dare seguito alla Sua richiesta, Lei può presentare ricorso scrivendo a legal@mailistix.com con l’oggetto “Privacy appeal” entro un termine ragionevole dalla nostra decisione. Risponderemo entro il termine previsto dalla legge del Suo Stato (generalmente 45 o 60 giorni) e spiegheremo la nostra decisione. Se non è soddisfatto, Lei può contattare l’Attorney General del Suo Stato.

16.1.9 Nevada. Non vendiamo le informazioni coperte secondo la definizione della legge del Nevada (NRS 603A). Lei può comunque inviare una richiesta di rinuncia a legal@mailistix.com.

16.2 Canada

16.2.1 PIPEDA. Trattiamo le informazioni personali delle persone in Canada in conformità al Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) e alle leggi provinciali applicabili. Utilizzando il Servizio Lei acconsente al trattamento descritto nella presente informativa; può revocare il consenso in qualsiasi momento, fatte salve le restrizioni legali o contrattuali, e Le spiegheremo che cosa ciò comporta per il Servizio. Lei può accedere alle Sue informazioni personali e correggerle come descritto nella sezione 12. Le Sue informazioni personali sono trattate al di fuori del Canada, principalmente nell’UE e, tramite i fornitori indicati nella sezione 8, eventualmente negli Stati Uniti e, per gli utenti al di fuori dell’UE, in altri paesi in cui opera Google. Possono quindi essere accessibili a giudici e autorità di tali paesi. Ove trattiamo informazioni personali per un Cliente business (sezione 2.3), tale cliente ne resta responsabile (accountable) e noi le utilizziamo soltanto per fornire il Servizio a tale cliente. Lei può contattarci in materia di privacy a legal@mailistix.com e presentare reclamo all’Office of the Privacy Commissioner of Canada (www.priv.gc.ca).

16.2.2 Québec. Il responsabile della protezione delle informazioni personali è il nostro amministratore, Marvin Muvunyi, raggiungibile a legal@mailistix.com. Ai sensi dell’Act respecting the protection of personal information in the private sector del Québec, Lei ha il diritto di accedere alle Sue informazioni personali e correggerle, di revocare il Suo consenso, di ricevere le informazioni personali informatizzate che Lei ha fornito in un formato tecnologico strutturato e di uso comune (portabilità) e di chiederci di cessare la diffusione delle Sue informazioni personali o di deindicizzare qualsiasi collegamento ipertestuale associato al Suo nome ove ricorrano le condizioni di legge. Mailistix non utilizza tecnologie che per impostazione predefinita La identificano, localizzano o profilano: le analisi facoltative sono disattivate a meno che Lei le attivi, e non raccogliamo la Sua posizione. Prima di comunicare informazioni personali al di fuori del Québec, valutiamo se riceveranno una protezione adeguata. Lei può presentare reclamo alla Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Non offriamo ancora il Servizio in Québec (Termini, Parte II, clausola D.1); prima di farlo, metteremo a disposizione la presente informativa in francese. Fino ad allora, la presente sezione si applica principalmente alle persone in Québec che corrispondono con utenti di Mailistix (sezione 7).

16.3 Regno Unito

Se Lei si trova nel Regno Unito, si applicano l’UK GDPR e il Data Protection Act 2018, come modificato dal Data (Use and Access) Act 2025, e i riferimenti al GDPR nella presente informativa si intendono come riferimenti all’UK GDPR. Lei ha i diritti descritti nella sezione 12. Può presentarci reclamo sul nostro utilizzo dei Suoi dati personali scrivendo a legal@mailistix.com; confermeremo la ricezione del Suo reclamo entro 30 giorni, lo esamineremo senza ingiustificato ritardo e Le comunicheremo l’esito. Può inoltre presentare reclamo all’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). I trasferimenti dei Suoi dati verso l’UE si basano sulle adequacy regulations del Regno Unito per il SEE; i trasferimenti verso gli Stati Uniti si basano sulla UK Extension all’EU-U.S. Data Privacy Framework ove il destinatario sia certificato, e i trasferimenti verso gli Stati Uniti, Singapore o altri paesi si basano altrimenti sull’International Data Transfer Addendum alle CCT dell’UE o sull’International Data Transfer Agreement. Nella domanda sulla regione, le persone nel Regno Unito rispondono “In Europa”; le loro richieste di IA sono allora trattate nell’UE (sezione 4.6.4). Non abbiamo ancora nominato un rappresentante nel Regno Unito ai sensi dell’art. 27 dell’UK GDPR; ne nomineremo uno prima di offrire attivamente il Servizio nel Regno Unito.

16.4 Svizzera

Se Lei si trova in Svizzera, si applica la legge federale sulla protezione dei dati (revFADP). Lei ha i diritti di informazione, accesso, rettifica, cancellazione, opposizione e portabilità dei dati, e può presentare reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (www.edoeb.admin.ch). I Suoi dati sono trattati principalmente nell’UE, i cui paesi la Svizzera riconosce come aventi una protezione adeguata; i trasferimenti verso gli Stati Uniti si basano sullo Swiss-U.S. Data Privacy Framework ove il destinatario sia certificato, e i trasferimenti verso gli Stati Uniti, Singapore o altri paesi si basano altrimenti sulle CCT dell’UE con le modifiche richieste per la Svizzera. Nella domanda sulla regione, le persone in Svizzera rispondono “In Europa”; le loro richieste di IA sono allora trattate nell’UE (sezione 4.6.4).

16.5 Brasile

Se Lei si trova in Brasile, si applica la Legge generale sulla protezione dei dati (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, Legge n. 13.709/2018). Ci basiamo sulle basi giuridiche dell’esecuzione di un contratto, dei legittimi interessi, dell’adempimento di obblighi legali e del consenso, come descritto nella sezione 4. Ai sensi dell’art. 18 LGPD Lei ha il diritto alla conferma del trattamento, all’accesso, alla correzione, all’anonimizzazione, al blocco o alla cancellazione di dati non necessari o eccessivi, alla portabilità, alla cancellazione dei dati trattati con il consenso, all’informazione sugli enti con cui condividiamo i dati e sulla possibilità di non prestare il consenso e sulle relative conseguenze, e alla revoca del consenso. Può inoltre rivolgersi all’Autorità nazionale per la protezione dei dati (ANPD, www.gov.br/anpd). I trasferimenti internazionali si basano sulle garanzie di cui alla sezione 9 e, ove richiesto, sulle clausole contrattuali tipo approvate dall’ANPD. Il nostro referente per la protezione dei dati (encarregado) è il nostro amministratore, Marvin Muvunyi, raggiungibile a legal@mailistix.com.

16.6 Australia

Se Lei si trova in Australia, trattiamo le Sue informazioni personali in linea con gli Australian Privacy Principles ai sensi del Privacy Act 1988 (Cth). Comunichiamo informazioni personali a destinatari al di fuori dell’Australia: nell’UE (Germania, Svezia e altri paesi dell’UE), a Singapore e negli Stati Uniti e, se Lei ha risposto di trovarsi al di fuori dell’Europa, in altri paesi in cui opera Google (sezioni 8 e 9). Lei può accedere alle Sue informazioni personali e correggerle come descritto nella sezione 12. Se ha un reclamo, La preghiamo di contattarci prima; risponderemo entro 30 giorni. Se non è soddisfatto, può presentare reclamo all’Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

16.7 Nuova Zelanda

Se Lei si trova in Nuova Zelanda, si applica il Privacy Act 2020. Lei ha il diritto di accedere alle Sue informazioni personali e di chiederne la correzione. Comunichiamo informazioni personali a destinatari al di fuori della Nuova Zelanda come descritto nelle sezioni 8 e 9, ai sensi di garanzie contrattuali che richiedono una protezione comparabile. Se una persona che Le scrive utilizza Mailistix, la sezione 7 descrive come vengono trattate le Sue informazioni. Lei può presentare reclamo all’Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz).

16.8 Giappone

Se Lei si trova in Giappone, si applica l’Act on the Protection of Personal Information (APPI). Forniamo dati personali a destinatari in paesi esteri come descritto nelle sezioni 8 e 9: nell’UE, che la Personal Information Protection Commission riconosce come dotata di un sistema di protezione delle informazioni personali equivalente a quello del Giappone; negli Stati Uniti, che non hanno una legge federale generale sulla privacy, e a Singapore, che ha il Personal Data Protection Act 2012; in entrambi, i nostri destinatari sono vincolati da contratti a proteggere i dati in linea con i principi dell’APPI; e, per gli utenti che hanno risposto di trovarsi al di fuori dell’UE, in altri paesi in cui opera Google. Le nostre misure di controllo della sicurezza sono descritte nella sezione 11. Lei può richiedere la comunicazione (comprese le registrazioni delle comunicazioni a terzi), la correzione, la sospensione dell’utilizzo, la cancellazione e la cessazione della comunicazione a terzi scrivendo a legal@mailistix.com. Per la nostra denominazione, il nostro indirizzo e il nostro rappresentante, si veda la sezione 1.

16.9 Corea del Sud

Se Lei si trova nella Repubblica di Corea, si applica il Personal Information Protection Act (PIPA). Le finalità, le categorie di dati, i periodi di conservazione e i responsabili del trattamento sono descritti nelle sezioni 4, 8 e 10. Trasferimenti all’estero: le Sue informazioni personali sono trasferite attraverso la rete, quando Lei utilizza il Servizio, ai destinatari e ai paesi elencati nella sezione 8 (Germania e altri paesi dell’UE; Singapore e Stati Uniti; e, per gli utenti che hanno risposto di trovarsi al di fuori dell’UE, altri paesi in cui opera Google), per le finalità e i periodi di conservazione indicati nelle sezioni 4, 8 e 10. I nomi dei destinatari sono elencati nella sezione 8 e nella nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento; Lei può raggiungerli tramite noi a legal@mailistix.com. Lei può rifiutare un trasferimento all’estero non utilizzando la funzione interessata (ad esempio le Funzioni IA o le analisi facoltative) o eliminando il Suo Account; il client di posta di base potrebbe allora non essere disponibile. Distruzione: alla fine del periodo di conservazione, cancelliamo i file elettronici in modo che non possano essere ripristinati. Lei può esercitare i Suoi diritti di accesso, correzione, cancellazione e sospensione del trattamento come descritto nella sezione 12. Il nostro responsabile della privacy è il nostro amministratore, Marvin Muvunyi, raggiungibile a legal@mailistix.com. Lei può inoltre contattare il comitato di mediazione delle controversie della Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) o il KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, telefono 118).

16.10 India

Se Lei si trova in India, si applicano il Digital Personal Data Protection Act, 2023 e i Digital Personal Data Protection Rules, 2025 man mano che entrano in vigore. La presente informativa è la nostra comunicazione dei dati personali che trattiamo e delle relative finalità (sezione 4). Ove ci basiamo sul Suo consenso, Lei può revocarlo con la stessa facilità con cui lo ha prestato (sezione 12.2); ove Lei fornisca dati volontariamente per una finalità specifica, quale la creazione di un Account, li trattiamo per tale finalità. Lei ha il diritto di accedere alle informazioni sui Suoi dati personali, di correggerli, integrarli, aggiornarli ed eliminarli, di designare un’altra persona che eserciti i Suoi diritti in caso di morte o incapacità e di ottenere la risoluzione dei reclami. La preghiamo di inviare i reclami al nostro amministratore, Marvin Muvunyi, a legal@mailistix.com; rispondiamo entro il termine stabilito dai Digital Personal Data Protection Rules, al massimo 90 giorni. Se non è soddisfatto della nostra risposta, può presentare reclamo al Data Protection Board of India.

16.11 Singapore

Se Lei si trova a Singapore, si applica il Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). Lei può richiedere l’accesso ai Suoi dati personali e la loro correzione e revocare il Suo consenso dandoci un ragionevole preavviso; Le comunicheremo le probabili conseguenze della revoca. Quando trasferiamo dati personali al di fuori di Singapore, ci assicuriamo mediante contratti che i destinatari forniscano una protezione comparabile a quella del PDPA. La persona responsabile del nostro rispetto del PDPA è il nostro amministratore, Marvin Muvunyi, raggiungibile a legal@mailistix.com. Lei può inoltre presentare reclamo alla Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg).

16.12 Sudafrica

Se Lei si trova in Sudafrica, si applica il Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA). Lei ha il diritto di accedere alle Sue informazioni personali, correggerle ed eliminarle, di opporsi al trattamento per motivi ragionevoli e di presentare reclamo all’Information Regulator (inforegulator.org.za). Trasferiamo informazioni personali al di fuori del Sudafrica soltanto con le garanzie descritte nella sezione 9, che offrono una protezione sostanzialmente analoga al POPIA. Il nostro information officer è il nostro amministratore, Marvin Muvunyi, raggiungibile a legal@mailistix.com.

16.13 Türkiye

Se Lei si trova in Türkiye, si applica la Legge sulla protezione dei dati personali n. 6698 (KVKK). Siamo il titolare del trattamento per il trattamento descritto nella sezione 2.2; per i Dati Personali del Cliente (sezione 2.3), il Cliente business è il titolare del trattamento e noi siamo il suo responsabile del trattamento. Trattiamo i Suoi dati personali per le finalità di cui alla sezione 4, sulla base dell’esecuzione di un contratto, dei nostri legittimi interessi, dell’adempimento di obblighi legali e, ove richiesto, del Suo consenso esplicito (art. 5 KVKK). Trasferiamo dati personali all’estero (sezione 9) sulla base delle garanzie consentite dall’art. 9 KVKK. Ai sensi dell’art. 11 KVKK Lei ha il diritto di sapere se i Suoi dati sono trattati e di chiedere informazioni al riguardo, di conoscere la finalità del trattamento, di conoscere i destinatari in Türkiye e all’estero, di chiedere la correzione e la cancellazione e la notifica di tali operazioni ai destinatari, di opporsi a un risultato a Lei sfavorevole derivante esclusivamente da un’analisi automatizzata e di chiedere il risarcimento del danno causato da un trattamento illecito. Invii le richieste a legal@mailistix.com; se respingiamo la Sua richiesta o non rispondiamo entro 30 giorni, Lei può presentare reclamo al Personal Data Protection Board.

17. Modifiche alla presente informativa

Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano il Servizio o la legge. Il numero di versione e la data a partire dalla quale si applica sono indicati in alto, e le versioni precedenti restano disponibili sul nostro sito web. La informeremo delle modifiche sostanziali nell’App o via email almeno 30 giorni prima che abbiano effetto. Ove una modifica richieda il Suo consenso, lo chiederemo.

18. Contatti

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Privacy e questioni legali: legal@mailistix.com

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