Kennisgeving over AI-functies

Versie: 1.3 · Geldig vanaf: 3 november 2026

Deze kennisgeving ondersteunt de transparantieverplichtingen van artikel 50 van de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689; van toepassing sinds 2 augustus 2026), de openbaarmakingsregels van Google voor Google Workspace-gegevens en de Voorwaarden. Deze kennisgeving bevat informatie en geen aanvullende contractvoorwaarden; de bindende regels staan in de Voorwaarden, het Beleid voor aanvaardbaar gebruik en het Privacybeleid.

Mailistix biedt optionele functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (“AI-functies”). Deze kennisgeving legt in begrijpelijke taal uit wat deze functies doen, welke gegevens zij gebruiken, waar die worden verwerkt en waarmee u rekening moet houden.

1. Wat de AI-functies doen

Verzoeken om een concept op te stellen of te herschrijven bevatten ook uw naam, uw e-mailadres en uw tijdzone, zodat het concept mensen correct kan aanspreken en “vandaag” of “morgen” kan begrijpen. Ask AI en vergaderbriefings bevatten om dezelfde reden de datum van vandaag en uw tijdzone.

U kiest zelf wanneer u een AI-functie gebruikt. Mailistix verzendt nooit uit eigen beweging een e-mail, accepteert nooit een uitnodiging en onderneemt nooit een andere actie in uw mailbox op basis van AI-Output. Een concept blijft een concept totdat u het verzendt.

2. U communiceert met AI

Concepten, herschrijvingen, samenvattingen, briefings en Ask AI-antwoorden worden gegenereerd door AI-modellen. In de app zijn zij als door AI gegenereerd gemarkeerd: een voltooid concept toont “AI-concept”, samenvattingen heten “AI-samenvatting” of “AI-samenvatting van gesprek”, vergaderbriefings “AI-briefing”, en elk Ask AI-gesprek begint met de opmerking dat u met een AI praat en dat de antwoorden onjuist kunnen zijn. Ask AI is een AI-systeem, geen persoon.

3. Grenzen van AI

AI-Output kan onjuist, onvolledig, verouderd of qua toon ongepast zijn, ook als deze overtuigend klinkt. Zo kan een e-mail verkeerd worden gelezen, kunnen feiten, namen, data of toezeggingen worden verzonnen of kunnen belangrijke punten worden gemist. Wij verzoeken u:

• elk concept te lezen en te controleren voordat u het verzendt – u bent de afzender en verantwoordelijk voor wat u verzendt;
• belangrijke feiten te controleren in de oorspronkelijke e-mail, in het bijzonder bedragen, data, termijnen en juridische of contractuele verklaringen;
• niet op AI-Output te vertrouwen voor medische, juridische, financiële of andere professionele beslissingen.

4. Toestemming en controle

De AI-functies staan uit totdat u ze inschakelt in het AI-toestemmingsvenster. U kunt ze op elk moment uitschakelen in Instellingen › Privacy & AI; daarna worden er geen gegevens naar AI-modellen verzonden totdat u ze weer inschakelt.

5. Waar uw gegevens worden verwerkt

• Uw verzoek gaat vanuit de app via een versleutelde verbinding naar onze serverfuncties, die worden gehost door Supabase in de EU (standaard in Frankfurt, Duitsland, op Amazon Web Services).
• Van daaruit gaat het naar een van onze aanbieders van AI-modellen: Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone; momenteel Sweden Central) of Google Cloud Vertex AI (Gemini-modellen).
• Als u ons hebt gemeld dat u in Europa bent gevestigd (de EU, de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland), of de regiovraag niet hebt beantwoord, vindt alle AI-verwerking plaats in de EU: de EU Data Zone van Azure en de EU-multiregio van Vertex AI.
• Als u ons hebt gemeld dat u buiten Europa bent gevestigd, draaien de meeste verzoeken aan Gemini-modellen op het wereldwijde eindpunt van Google, dat gegevens kan verwerken in elk land waar Google actief is. Sommige stappen van Ask AI draaien nog steeds in de EU-multiregio van Vertex AI, en verzoeken aan Microsoft worden altijd in de EU Data Zone van Microsoft uitgevoerd. U kunt uw regio op elk moment wijzigen in Instellingen › Privacy & AI.

De actuele lijst van aanbieders staat in onze lijst van Subverwerkers.

6. Wat er daarna met uw gegevens gebeurt

• Op onze servers: wij slaan de inhoud van uw verzoeken en van de AI-Output niet op. De technische logboeken van onze serverfuncties bevatten geen inhoud; onze hostingprovider bewaart ze tot 90 dagen. Wij bewaren gebruiksmetagegevens (welke AI-functie, model, tokenaantallen, Credits, tijdstip, succes of fout) voor facturering, kostenbeheersing en beveiliging, gedurende 180 dagen. Als onze veiligheidscontrole een antwoord achterhoudt, leggen wij vast dat dit is gebeurd, zonder de tekst van het antwoord, voor beveiligingsdoeleinden.
• Bij onze AI-providers: de providers verwerken de gegevens uitsluitend om het verzoek te beantwoorden, onder verwerkingsvoorwaarden die het gebruik ervan voor het trainen van hun modellen verbieden. Bij verzoeken aan Microsoft is het opslaan van het verzoek uitgeschakeld. De providers mogen gegevens gedurende beperkte tijd bewaren voor operationele doeleinden en voor het monitoren van misbruik: Google Vertex AI mag input en output maximaal 24 uur in het geheugen bewaren (caching) en mag prompts die de geautomatiseerde systemen van Google als mogelijk misbruik markeren maximaal 90 dagen loggen, waarbij bevoegde medewerkers van Google ze kunnen beoordelen; Microsoft Azure OpenAI mag prompts en output maximaal 30 dagen opslaan om misbruik te monitoren, waarbij bevoegd personeel van Microsoft in de Europese Economische Ruimte ze kan beoordelen.
• Op uw apparaat: de app bewaart concepten, samenvattingen, briefings, uw Ask AI-gesprekken, de beschrijving van uw schrijfstijl en AI-gerelateerde voorkeuren lokaal in de versleutelde database van de app. Wanneer u een antwoord verzendt dat de AI had opgesteld en dat u hebt gewijzigd, slaat de app de e-mail die u hebt beantwoord, de AI-versie en uw verzonden versie op uw apparaat op (de laatste tien per contactpersoon, gedurende ten hoogste 180 dagen) en verzendt de app deze naar een AI-model om uw voorkeuren af te leiden (zie de tabel hierboven). De voorkeuren die de app leert, worden op uw apparaat bewaard en meegestuurd met uw latere conceptverzoeken, zodat concepten beter aansluiten bij hoe u schrijft.
• Geen training: wij gebruiken uw e-mails, prompts of AI-Output niet om AI-modellen te trainen of te verbeteren, en onze providers mogen dat evenmin. Het enige “leren” is de hierboven beschreven personalisatie per gebruiker: deze wordt op uw apparaat bewaard en uitsluitend gebruikt als onderdeel van uw eigen verzoeken; er wordt geen model getraind of gewijzigd.
• Geen menselijke beoordeling: ons personeel leest uw e-mails, prompts of AI-Output niet, behalve wanneer u ons vraagt specifieke inhoud te bekijken (bijvoorbeeld bij een supportaanvraag), wanneer dat nodig is voor onderzoek naar beveiliging of misbruik, of wanneer de wet dat vereist.

7. Gebruikersgegevens van Google

Het gebruik door Mailistix van informatie die van Google API’s is ontvangen, en de overdracht van die informatie aan een andere app, zal voldoen aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use), en de informatie die van Google Workspace API’s is ontvangen zal ook voldoen aan het Google Workspace API User Data and Developer Policy. (Originele Engelse tekst: “Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and the information received from Google Workspace APIs will also adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.”) Gegevens van Gmail en andere Google Workspace API’s worden niet gebruikt om algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Deze gegevens worden pas naar een AI-model verzonden nadat u de AI-functies in het AI-toestemmingsvenster hebt ingeschakeld, en uitsluitend voor de functies die in artikel 1 zijn beschreven.

8. Markering van door AI gegenereerde tekst

E-mails die Mailistix verzendt vanuit een concept dat met een AI-functie is geschreven, dragen in de berichtheader een machineleesbare markering, X-AI-Generated: Mailistix, die de zichtbare tekst niet wijzigt. Dit geldt voor alle gebruikers, ongeacht de regio die zij hebben gekozen. Een concept geldt als met een AI-functie geschreven zodra er een AI-concept of een herschrijving in is geplaatst, ook als u de tekst daarna hebt gewijzigd. De markering wordt toegevoegd aan elke dergelijke e-mail die vanaf een Gmail-account of vanuit een via IMAP gekoppelde mailbox wordt verzonden. Voor Outlook- en Microsoft 365-accounts wordt deze toegevoegd aan nieuwe e-mails; antwoorden en doorgestuurde berichten lopen doorgaans via de eigen functies van Microsoft voor beantwoorden en doorsturen, die dergelijke headers niet accepteren, en dragen dan geen markering. Een concept dat u vanuit een andere app verzendt (bijvoorbeeld vanuit Gmail of Outlook in de browser) draagt evenmin een markering. AI-Output in de app is aangeduid als door AI gegenereerd (artikel 2). Onze AI-providers kunnen daarnaast een onzichtbaar watermerk insluiten in de tekst die hun modellen genereren; of zij dat doen is hun beslissing, en Mailistix voegt dergelijke watermerken niet toe en controleert ze niet.

9. Indien u de AI-functies voor uw bedrijf gebruikt

Mailistix is de aanbieder van de AI-functies. Als Zakelijke klant gebruikt u ze onder uw eigen verantwoordelijkheid en bent u daarom een “gebruiksverantwoordelijke” in de zin van de AI-verordening (artikel 3, punt 4). In het bijzonder:

• AI-geletterdheid (artikel 4). Zorg ervoor dat de personen die voor u de AI-functies gebruiken, voldoende begrijpen hoe deze functies werken en wat de grenzen ervan zijn. De artikelen 2, 3 en 8 van deze kennisgeving en de labels in de app kunnen daarbij helpen.
• Gepubliceerde tekst (artikel 50, lid 4). Als u tekst die met de AI-functies is gegenereerd of gewijzigd publiceert om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, moet u bekendmaken dat de tekst door AI is gegenereerd of gemanipuleerd, tenzij een mens de tekst heeft beoordeeld en u of uw organisatie de redactionele verantwoordelijkheid ervoor draagt.
• Beoogd doel. De AI-functies zijn bedoeld voor het lezen, samenvatten en schrijven van gewone zakelijke correspondentie. Zij zijn niet bedoeld of ontworpen voor de hoogrisicotoepassingen die in bijlage III van de AI-verordening zijn opgesomd, bijvoorbeeld het filteren of beoordelen van sollicitaties, het beoordelen van werknemers of het beoordelen van kredietwaardigheid, en het Beleid voor aanvaardbaar gebruik staat dergelijk gebruik niet toe.
• Uw correspondenten. Als u met de AI-functies de e-mails van andere personen verwerkt, bent u ervoor verantwoordelijk dat u over een rechtsgrond beschikt en dat u deze personen informeert zoals de wetgeving inzake gegevensbescherming vereist (artikel 9.6 van de Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst).

10. Vragen

Neem contact op met legal@mailistix.com. Meer details staan in het Privacybeleid.