Avis sur les fonctionnalités d’IA

Version : 1.3 · En vigueur à partir du : 3 novembre 2026

Le présent avis contribue au respect des obligations de transparence prévues à l’article 50 du règlement européen sur l’IA (règlement (UE) 2024/1689 ; applicable depuis le 2 août 2026), des règles de Google en matière d’information relatives aux données de Google Workspace et des Conditions. Il a une valeur informative et ne constitue pas des conditions contractuelles supplémentaires ; les règles contraignantes figurent dans les Conditions, la Politique d’utilisation acceptable et la Politique de confidentialité.

Mailistix propose des fonctionnalités facultatives qui utilisent l’intelligence artificielle (les « Fonctionnalités d’IA »). Le présent avis explique en langage clair ce qu’elles font, quelles données elles utilisent, où elles sont traitées et ce que vous devez garder à l’esprit.

1. Ce que font les Fonctionnalités d’IA

Les requêtes de brouillon et de réécriture contiennent également votre nom, votre adresse e-mail et votre fuseau horaire, afin que le brouillon puisse s’adresser correctement aux personnes et comprendre « aujourd’hui » ou « demain ». Ask AI et les briefings de réunion contiennent la date du jour et votre fuseau horaire pour la même raison.

Fonctionnalité	Ce qu’elle fait	Ce qui est envoyé pour traitement
Brouillons de réponse et de nouveaux e-mails	Propose un brouillon que vous pouvez modifier	L’e-mail auquel vous répondez et les messages les plus récents de sa conversation (jusqu’à 15 ; expéditeurs, destinataires, dates, objet, texte, noms des pièces jointes — pas les pièces jointes) ou, pour un nouvel e-mail, l’adresse du destinataire ; vos notes ou instructions ; le brouillon que vous avez rejeté lorsque vous en demandez un nouveau ; jusqu’à cinq de vos propres e-mails antérieurs avec les messages auxquels ils répondaient (pour que le brouillon vous ressemble) ou, lorsqu’il n’existe pas d’exemples appropriés, une description de votre style d’écriture ; les préférences que l’application a tirées de vos modifications antérieures et, tant qu’elles n’ont pas été déterminées, jusqu’à deux paires récentes composées d’un brouillon d’IA et du texte que vous avez envoyé à ce contact ; ainsi que les préférences de langue ou de formalité que vous avez définies pour le contact. Si l’e-mail auquel vous répondez demande un créneau de réunion et qu’un calendrier a été lu : vos plages libres et occupées pendant les heures de travail des sept prochains jours ouvrés, sans titres ni participants
Réécriture	Réécrit un brouillon selon votre demande	Votre brouillon actuel, votre instruction et vos notes, ainsi que l’e-mail auquel vous répondez avec sa conversation (ou l’adresse du destinataire, pour un nouvel e-mail) ; pour une version plus formelle ou plus chaleureuse, également un court exemple de votre propre écriture
Résumés d’e-mails et de conversations	Résume un e-mail ou une conversation dans la langue de votre interface	L’e-mail (objet, expéditeur, texte, liens) ou la conversation (jusqu’à 80 messages dans une limite de taille fixe : expéditeur, date et texte de chaque message) ; lorsqu’un résumé de conversation est mis à jour, également le résumé précédent
Ask AI	Répond aux questions sur votre messagerie dans un chat	Votre question et, pour une question complémentaire, votre question précédente et la réponse ; les noms et adresses des personnes avec lesquelles vous correspondez le plus souvent ; les langues de votre messagerie ; ainsi que les e-mails et les textes de pièces jointes que l’application a jugés pertinents (d’abord de courts extraits pour choisir les sources, puis le texte des e-mails sélectionnés). Pour les trouver, des termes de recherche rédigés par l’IA sont également envoyés sous forme de recherches à votre fournisseur de messagerie (Google ou Microsoft) ; la recherche dans une messagerie connectée via IMAP s’effectue uniquement sur votre ordinateur
Briefings de réunion	Prépare un court briefing pour une prochaine réunion	Les détails de la réunion (titre, horaire, lieu, organisateur, participants et leurs réponses, texte de l’invitation) et jusqu’à 14 e-mails liés des 120 derniers jours (taille limitée), ainsi que les noms des pièces jointes
Style d’écriture	Décrit votre manière d’écrire lorsqu’un brouillon ne trouve pas d’exemples appropriés	Jusqu’à 100 e-mails que vous avez envoyés récemment (tronqués), certains avec leur objet. La description est conservée sur votre appareil et envoyée avec les brouillons ultérieurs
Apprentissage à partir de vos modifications	Après l’envoi d’une réponse que l’IA a rédigée et que vous avez modifiée, détermine les préférences que vos modifications révèlent (par exemple « plus concis » ou « mentionner la prochaine étape » ; jamais votre formule d’appel, votre formule de politesse, votre nom ou votre forme d’adresse), afin que les brouillons ultérieurs nécessitent moins de modifications	L’e-mail auquel vous avez répondu, le brouillon d’IA et le texte que vous avez envoyé. Ces éléments ne sont envoyés qu’une seule fois ; tant que les préférences n’ont pas été déterminées, la paire est également incluse dans vos prochains brouillons destinés à ce contact (voir les brouillons ci-dessus)

Vous choisissez quand utiliser une Fonctionnalité d’IA. Mailistix n’envoie jamais d’e-mail, n’accepte jamais d’invitation et n’effectue jamais d’autre action dans votre messagerie de sa propre initiative sur la base d’un Résultat de l’IA. Un brouillon reste un brouillon tant que vous ne l’envoyez pas.

2. Vous interagissez avec une IA

Les brouillons, réécritures, résumés, briefings et réponses d’Ask AI sont générés par des modèles d’IA. Dans l’application, ils sont signalés comme générés par l’IA : un brouillon terminé affiche « Brouillon IA », les résumés sont intitulés « Résumé IA » ou « Résumé IA de la conversation », les briefings de réunion « Briefing IA », et chaque conversation Ask AI commence par la mention que vous parlez à une IA et que ses réponses peuvent être erronées. Ask AI est un système d’IA, et non une personne.

3. Limites de l’IA

Les Résultats de l’IA peuvent être erronés, incomplets, périmés ou d’un ton inapproprié, même lorsqu’ils sont formulés avec assurance. Ils peuvent mal interpréter un e-mail, inventer des faits, des noms, des dates ou des engagements, ou omettre des points importants. Veuillez :

lire et vérifier chaque brouillon avant de l’envoyer — vous êtes l’expéditeur et vous êtes responsable de ce que vous envoyez ;
vérifier les faits importants dans l’e-mail d’origine, en particulier les montants, les dates, les échéances et les déclarations juridiques ou contractuelles ;
ne pas vous fier aux Résultats de l’IA pour prendre des décisions médicales, juridiques, financières ou d’autres décisions professionnelles.

4. Consentement et contrôle

Les Fonctionnalités d’IA sont désactivées tant que vous ne les activez pas dans la boîte de dialogue de consentement à l’IA. Vous pouvez les désactiver à tout moment sous Paramètres › Confidentialité et IA ; ensuite, aucune donnée n’est envoyée aux modèles d’IA jusqu’à ce que vous les réactiviez.

5. Où vos données sont traitées

Votre requête part de l’application, par une connexion chiffrée, vers nos fonctions serveur, qui sont hébergées par Supabase dans l’UE (à Francfort, en Allemagne, par défaut ; sur Amazon Web Services).
De là, elle est transmise à l’un de nos fournisseurs de modèles d’IA : Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone ; actuellement Sweden Central) ou Google Cloud Vertex AI (modèles Gemini).
Si vous nous avez indiqué que vous résidez en Europe (l’UE, l’EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse), ou n’avez pas répondu à la question sur la région, tout le traitement par l’IA a lieu dans l’UE : dans la EU Data Zone d’Azure et dans la multi-région UE (EU multi-region) de Vertex AI.
Si vous nous avez indiqué que vous résidez hors d’Europe, la plupart des requêtes vers les modèles Gemini s’exécutent sur le point de terminaison global de Google, qui peut traiter des données dans tout pays où Google exerce ses activités. Certaines étapes d’Ask AI s’exécutent encore dans la multi-région UE de Vertex AI, et les requêtes vers Microsoft s’exécutent toujours dans sa EU Data Zone. Vous pouvez modifier votre région à tout moment sous Paramètres › Confidentialité et IA.

La liste actuelle des fournisseurs figure dans notre liste des Sous-traitants ultérieurs.

6. Ce qu’il advient ensuite de vos données

Sur nos serveurs : nous ne stockons pas le contenu de vos requêtes ni des Résultats de l’IA. Les journaux techniques de nos fonctions serveur ne contiennent aucun contenu ; notre hébergeur les conserve jusqu’à 90 jours. Nous stockons des métadonnées d’utilisation (la Fonctionnalité d’IA concernée, le modèle, le nombre de jetons, les Crédits, l’heure, la réussite ou l’erreur) pour la facturation, la maîtrise des coûts et la sécurité, pendant 180 jours. Si notre contrôle de sécurité retient une réponse, nous consignons le fait que cela s’est produit, sans le texte de la réponse, à des fins de sécurité.
Chez nos fournisseurs d’IA : les fournisseurs ne traitent les données que pour répondre à la requête, en vertu de conditions de traitement des données qui interdisent de les utiliser pour entraîner leurs modèles. Les appels à Microsoft sont effectués avec le stockage de la requête désactivé. Les fournisseurs peuvent conserver des données pendant une durée limitée à des fins opérationnelles et de surveillance des abus : Google Vertex AI peut conserver en mémoire des données d’entrée et des résultats jusqu’à 24 heures (mise en cache) et peut consigner jusqu’à 90 jours les prompts que ses systèmes automatisés signalent comme un abus possible, des employés autorisés de Google pouvant alors les évaluer ; Microsoft Azure OpenAI peut stocker des prompts et des résultats jusqu’à 30 jours pour surveiller les abus, du personnel autorisé de Microsoft situé dans l’Espace économique européen pouvant alors les examiner.
Sur votre appareil : l’application conserve localement, dans sa base de données chiffrée, les brouillons, résumés, briefings, vos conversations Ask AI, la description de votre style d’écriture et les préférences liées à l’IA. Lorsque vous envoyez une réponse que l’IA a rédigée et que vous avez modifiée, l’application stocke sur votre appareil l’e-mail auquel vous avez répondu, la version de l’IA et votre version envoyée (les dix dernières par contact, pendant 180 jours au plus) et les envoie à un modèle d’IA pour déterminer vos préférences (voir le tableau ci-dessus). Les préférences apprises sont stockées sur votre appareil et envoyées avec vos demandes de brouillon ultérieures, afin que les brouillons correspondent mieux à votre manière d’écrire.
Pas d’entraînement : nous n’utilisons pas vos e-mails, prompts ou Résultats de l’IA pour entraîner ou améliorer des modèles d’IA, et nos fournisseurs n’y sont pas autorisés non plus. Le seul « apprentissage » est la personnalisation par utilisateur décrite ci-dessus : elle est stockée sur votre appareil et n’est utilisée que dans le cadre de vos propres requêtes ; aucun modèle n’est entraîné ni modifié.
Pas de revue humaine : notre personnel ne lit pas vos e-mails, prompts ou Résultats de l’IA, sauf lorsque vous nous demandez d’examiner un contenu précis (par exemple dans le cadre d’une demande d’assistance), lorsque cela est nécessaire pour des enquêtes de sécurité ou sur des abus, ou lorsque la loi l’exige.

7. Données utilisateur Google

L’utilisation et le transfert par Mailistix, à toute autre application, des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use), et les informations reçues des API Google Workspace respecteront également la Google Workspace API User Data and Developer Policy. (Texte original en anglais : « Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and the information received from Google Workspace APIs will also adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy. ») Les données de Gmail et des autres API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralistes ou non personnalisés. Elles ne sont envoyées à un modèle d’IA qu’après que vous avez activé les Fonctionnalités d’IA dans la boîte de dialogue de consentement à l’IA, et uniquement pour les fonctionnalités décrites à la section 1.

8. Marquage du texte généré par l’IA

Les e-mails que Mailistix envoie à partir d’un brouillon rédigé avec une Fonctionnalité d’IA portent un marqueur lisible par machine dans l’en-tête du message, X-AI-Generated: Mailistix, qui ne modifie pas le texte visible. Cela s’applique à tous les utilisateurs, quelle que soit la région qu’ils ont choisie. Un brouillon est considéré comme rédigé avec une Fonctionnalité d’IA dès lors qu’un brouillon ou une réécriture générés par l’IA y ont été insérés, même si vous avez modifié le texte par la suite. Le marqueur est ajouté à chaque e-mail de ce type envoyé depuis un compte Gmail ou depuis une messagerie connectée via IMAP. Pour les comptes Outlook et Microsoft 365, il est ajouté aux nouveaux e-mails ; les réponses et les transferts passent normalement par les propres fonctions de réponse et de transfert de Microsoft, qui n’acceptent pas de tels en-têtes, et ne portent alors aucun marqueur. Un brouillon que vous envoyez depuis une autre application (par exemple depuis Gmail ou Outlook dans le navigateur) ne porte pas non plus de marqueur. Les Résultats de l’IA affichés dans l’application sont signalés comme générés par l’IA (section 2). Nos fournisseurs d’IA peuvent en outre intégrer un filigrane invisible dans le texte que leurs modèles génèrent ; c’est leur décision, et Mailistix n’ajoute ni ne vérifie de tels filigranes.

9. Si vous utilisez les Fonctionnalités d’IA pour votre activité professionnelle

Mailistix est le fournisseur des Fonctionnalités d’IA. En tant que Client professionnel, vous les utilisez sous votre propre autorité et êtes donc un « déployeur » au sens du règlement européen sur l’IA (article 3, point 4). En particulier :

Maîtrise de l’IA (article 4). Veillez à ce que les personnes qui utilisent les Fonctionnalités d’IA pour vous comprennent, à un degré suffisant, comment elles fonctionnent et quelles sont leurs limites. Les sections 2, 3 et 8 du présent avis et les mentions dans l’application peuvent vous y aider.
Texte publié (article 50, paragraphe 4). Si vous publiez un texte généré ou modifié avec les Fonctionnalités d’IA dans le but d’informer le public sur des questions d’intérêt public, vous devez indiquer qu’il a été généré ou manipulé par une IA, sauf si une personne l’a examiné et que vous ou votre organisation en assumez la responsabilité éditoriale.
Finalité prévue. Les Fonctionnalités d’IA sont destinées à la lecture, au résumé et à la rédaction de la correspondance professionnelle ordinaire. Elles ne sont ni destinées ni conçues pour les usages à haut risque énumérés à l’annexe III du règlement européen sur l’IA, par exemple filtrer ou évaluer des candidatures à un emploi, évaluer des salariés ou apprécier la solvabilité, et la Politique d’utilisation acceptable n’autorise pas de tels usages.
Vos correspondants. Si vous traitez avec les Fonctionnalités d’IA les e-mails d’autres personnes, il vous incombe de disposer d’une base juridique et de les informer comme l’exige le droit de la protection des données (article 9.6 des Conditions et Accord de traitement des données).

10. Questions

Contactez legal@mailistix.com. Vous trouverez plus de détails dans la Politique de confidentialité.