Hinweise zu KI-Funktionen

Version: 1.3 · Gültig ab: 3. November 2026

Dieser Hinweis unterstützt die Erfüllung der Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689; anwendbar seit dem 2. August 2026), der Offenlegungsregeln von Google für Google-Workspace-Daten und der Nutzungsbedingungen. Er dient der Information und enthält keine zusätzlichen Vertragsbedingungen; die verbindlichen Regelungen enthalten die Nutzungsbedingungen, die Richtlinie zur zulässigen Nutzung und die Datenschutzerklärung.

Mailistix bietet optionale Funktionen an, die künstliche Intelligenz einsetzen („KI-Funktionen“). Dieser Hinweis erklärt allgemein verständlich, was sie tun, welche Daten sie verwenden, wo diese verarbeitet werden und was Sie beachten sollten.

1. Was die KI-Funktionen tun

Entwurfs- und Umformulierungsanfragen enthalten außerdem Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zeitzone, damit der Entwurf Personen richtig ansprechen und „heute“ oder „morgen“ verstehen kann. Ask AI und Meeting-Briefings enthalten aus demselben Grund das heutige Datum und Ihre Zeitzone.

Funktion	Was sie tut	Was zur Verarbeitung gesendet wird
Entwürfe für Antworten und neue E-Mails	Schlägt einen Entwurf vor, den Sie bearbeiten können	Die E-Mail, die Sie beantworten, und die neuesten Nachrichten ihrer Konversation (bis zu 15; Absender, Empfänger, Datumsangaben, Betreff, Text, Namen der Anhänge – nicht die Anhänge selbst) oder, bei einer neuen E-Mail, die Adresse des Empfängers; Ihre Notizen oder Anweisungen; der Entwurf, den Sie abgelehnt haben, wenn Sie einen neuen anfordern; bis zu fünf Ihrer eigenen früheren E-Mails mit den Nachrichten, die sie beantwortet haben (damit der Entwurf nach Ihnen klingt), oder, wenn keine geeigneten Beispiele vorhanden sind, eine Beschreibung Ihres Schreibstils; Präferenzen, die die App aus Ihren früheren Änderungen gelernt hat, und, bis sie gelernt sind, bis zu zwei aktuelle Paare aus einem KI-Entwurf und dem Text, den Sie an diesen Kontakt gesendet haben; sowie Sprach- oder Förmlichkeitspräferenzen, die Sie für den Kontakt festgelegt haben. Bittet die E-Mail, die Sie beantworten, um einen Besprechungstermin und wurde ein Kalender gelesen: Ihre freien und belegten Zeiten innerhalb der Arbeitszeit für die nächsten sieben Arbeitstage, ohne Titel oder Teilnehmer
Umformulieren	Formuliert einen Entwurf nach Ihren Vorgaben um	Ihr aktueller Entwurf, Ihre Anweisung und Notizen sowie die E-Mail, die Sie beantworten, mit ihrer Konversation (oder, bei einer neuen E-Mail, die Adresse des Empfängers); für eine förmlichere oder freundlichere Fassung zusätzlich ein kurzes Beispiel Ihres eigenen Schreibens
Zusammenfassungen von E-Mails und Konversationen	Fasst eine E-Mail oder eine Konversation in Ihrer Oberflächensprache zusammen	Die E-Mail (Betreff, Absender, Text, Links) oder die Konversation (bis zu 80 Nachrichten innerhalb einer festen Größengrenze: Absender, Datum und Text jeder Nachricht); wenn eine Zusammenfassung einer Konversation aktualisiert wird, zusätzlich die vorherige Zusammenfassung
Ask AI	Beantwortet Fragen zu Ihrem Postfach in einem Chat	Ihre Frage und, bei einer Folgefrage, Ihre vorherige Frage und die Antwort; die Namen und Adressen der Personen, mit denen Sie am häufigsten korrespondieren; die Sprachen Ihres Postfachs; sowie die E-Mails und Anhangtexte, die die App als relevant gefunden hat (zuerst kurze Auszüge zur Auswahl der Quellen, dann der Text der ausgewählten E-Mails). Um sie zu finden, werden außerdem von der KI formulierte Suchbegriffe als Suchanfragen an Ihren Postfachanbieter (Google oder Microsoft) gesendet; ein über IMAP verbundenes Postfach wird nur auf Ihrem Computer durchsucht
Meeting-Briefings	Erstellt ein kurzes Briefing für ein bevorstehendes Meeting	Die Meeting-Angaben (Titel, Zeit, Ort, Organisator, Teilnehmer und ihre Antworten, Einladungstext) und bis zu 14 zugehörige E-Mails der letzten 120 Tage (größenbegrenzt) sowie Namen der Anhänge
Schreibstil	Beschreibt, wie Sie schreiben, wenn ein Entwurf keine geeigneten Beispiele findet	Bis zu 100 E-Mails, die Sie zuletzt gesendet haben (gekürzt), einige davon mit ihren Betreffzeilen. Die Beschreibung wird auf Ihrem Gerät gespeichert und mit späteren Entwürfen gesendet
Lernen aus Ihren Änderungen	Ermittelt, nachdem Sie eine von der KI entworfene und von Ihnen geänderte Antwort gesendet haben, welche Präferenzen Ihre Änderungen erkennen lassen (zum Beispiel „prägnanter“ oder „den nächsten Schritt erwähnen“; niemals Ihre Begrüßung, Ihre Grußformel, Ihren Namen oder Ihre Anredeform), damit spätere Entwürfe weniger Änderungen erfordern	Die E-Mail, die Sie beantwortet haben, der KI-Entwurf und der Text, den Sie gesendet haben. Dies wird einmal gesendet; bis die Präferenzen ermittelt sind, wird das Paar außerdem in Ihre nächsten Entwürfe an diesen Kontakt aufgenommen (siehe Entwürfe oben)

Sie entscheiden, wann Sie eine KI-Funktion nutzen. Mailistix versendet auf Grundlage einer KI-Ausgabe niemals von sich aus E-Mails, nimmt keine Einladungen an und führt keine sonstigen Aktionen in Ihrem Postfach aus. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, bis Sie ihn senden.

2. Sie interagieren mit KI

Entwürfe, Umformulierungen, Zusammenfassungen, Briefings und Ask-AI-Antworten werden von KI-Modellen erzeugt. In der App sind sie als KI-generiert gekennzeichnet: Ein fertiger Entwurf zeigt „KI-Entwurf“, Zusammenfassungen tragen den Titel „KI-Zusammenfassung“ oder „KI-Zusammenfassung der Konversation“, Meeting-Briefings „KI-Briefing“, und jede Ask-AI-Konversation beginnt mit dem Hinweis, dass Sie mit einer KI sprechen und ihre Antworten falsch sein können. Ask AI ist ein KI-System, keine Person.

3. Grenzen der KI

KI-Ausgaben können falsch, unvollständig, veraltet oder im Ton unangemessen sein, auch wenn sie überzeugend klingen. Sie können eine E-Mail missverstehen, Tatsachen, Namen, Termine oder Zusagen erfinden oder wichtige Punkte übersehen. Bitte beachten Sie daher:

Lesen und prüfen Sie jeden Entwurf, bevor Sie ihn senden – Sie sind der Absender und für das verantwortlich, was Sie senden.
Prüfen Sie wichtige Tatsachen anhand der ursprünglichen E-Mail, insbesondere Beträge, Termine, Fristen sowie rechtliche oder vertragliche Aussagen.
Verlassen Sie sich bei medizinischen, rechtlichen, finanziellen oder sonstigen beruflichen Entscheidungen nicht auf KI-Ausgaben.

4. Einwilligung und Kontrolle

Die KI-Funktionen sind ausgeschaltet, bis Sie sie im KI-Einwilligungsdialog aktivieren. Sie können sie jederzeit unter Einstellungen › Datenschutz & KI ausschalten; danach werden keine Daten an KI-Modelle gesendet, bis Sie die KI-Funktionen wieder aktivieren.

5. Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Ihre Anfrage geht von der App über eine verschlüsselte Verbindung an unsere Serverfunktionen, die von Supabase in der EU gehostet werden (standardmäßig in Frankfurt, Deutschland; auf Amazon Web Services).
Von dort geht sie an einen unserer Anbieter von KI-Modellen: Microsoft Azure OpenAI (EU Data Zone; derzeit Sweden Central) oder Google Cloud Vertex AI (Gemini-Modelle).
Wenn Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie in Europa ansässig sind (EU, EWR, Vereinigtes Königreich oder Schweiz), oder die Frage nach der Region nicht beantwortet haben, findet die gesamte KI-Verarbeitung in der EU statt: in der EU Data Zone von Azure und der EU-Multiregion von Vertex AI.
Wenn Sie uns mitgeteilt haben, dass Sie außerhalb Europas ansässig sind, laufen die meisten Anfragen an Gemini-Modelle über den globalen Endpunkt von Google, der Daten in jedem Land verarbeiten kann, in dem Google tätig ist. Einige Schritte von Ask AI laufen weiterhin in der EU-Multiregion von Vertex AI, und Anfragen an Microsoft laufen immer in der EU Data Zone. Sie können Ihre Region jederzeit unter Einstellungen › Datenschutz & KI ändern.

Die aktuelle Liste der Anbieter finden Sie in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter.

6. Was danach mit Ihren Daten geschieht

Auf unseren Servern: Wir speichern weder den Inhalt Ihrer Anfragen noch den der KI-Ausgaben. Die technischen Protokolle unserer Serverfunktionen enthalten keine Inhalte; unser Hosting-Anbieter bewahrt sie bis zu 90 Tage auf. Nutzungsmetadaten (KI-Funktion, Modell, Token-Anzahl, Credits, Zeitpunkt, Erfolg oder Fehler) speichern wir zu Zwecken der Abrechnung, der Kostenkontrolle und der Sicherheit 180 Tage lang. Hält unsere Sicherheitsprüfung eine Antwort zurück, protokollieren wir aus Sicherheitsgründen, dass dies geschehen ist, ohne den Antworttext.
Bei unseren KI-Anbietern: Die Anbieter verarbeiten die Daten nur, um die Anfrage zu beantworten, und zwar nach Datenverarbeitungsbedingungen, die ihre Verwendung zum Training ihrer Modelle untersagen. Microsoft wird mit ausgeschalteter Speicherung der Anfrage aufgerufen. Die Anbieter dürfen Daten für begrenzte Zeit zu betrieblichen Zwecken und zur Missbrauchsüberwachung aufbewahren: Google Vertex AI kann Ein- und Ausgaben bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher halten (Caching) und Prompts, die seine automatisierten Systeme als möglichen Missbrauch markieren, bis zu 90 Tage protokollieren, wobei autorisierte Mitarbeiter von Google sie bewerten können; Microsoft Azure OpenAI kann Prompts und Ausgaben zur Missbrauchsüberwachung bis zu 30 Tage speichern, wobei autorisierte Mitarbeiter von Microsoft im Europäischen Wirtschaftsraum sie prüfen können.
Auf Ihrem Gerät: Die App bewahrt Entwürfe, Zusammenfassungen, Briefings, Ihre Ask-AI-Konversationen, die Beschreibung Ihres Schreibstils und KI-bezogene Präferenzen lokal in ihrer verschlüsselten Datenbank auf. Wenn Sie eine von der KI entworfene und von Ihnen geänderte Antwort senden, speichert die App die E-Mail, die Sie beantwortet haben, die KI-Fassung und Ihre gesendete Fassung auf Ihrem Gerät (die jeweils letzten zehn pro Kontakt, höchstens 180 Tage lang) und sendet sie an ein KI-Modell, um Ihre Präferenzen zu ermitteln (siehe die Tabelle oben). Die Präferenzen, die sie lernt, werden auf Ihrem Gerät gespeichert und mit Ihren späteren Entwurfsanfragen gesendet, damit Entwürfe besser zu Ihrer Schreibweise passen.
Kein Training: Wir verwenden Ihre E-Mails, Prompts oder KI-Ausgaben nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern, und unsere Anbieter dürfen dies ebenfalls nicht. Das einzige „Lernen“ ist die oben beschriebene Personalisierung pro Nutzer: Sie wird auf Ihrem Gerät gespeichert und nur als Bestandteil Ihrer eigenen Anfragen verwendet; es wird kein Modell trainiert oder verändert.
Keine menschliche Durchsicht: Unsere Mitarbeiter lesen Ihre E-Mails, Prompts oder KI-Ausgaben nicht, es sei denn, Sie bitten uns, bestimmte Inhalte anzusehen (zum Beispiel in einem Supportfall), dies ist für Untersuchungen zu Sicherheit oder Missbrauch erforderlich oder das Gesetz verlangt es.

7. Google-Nutzerdaten

Die Verwendung von Informationen, die Mailistix aus Google-APIs erhält, und deren Übertragung an andere Apps erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use); für Informationen aus Google-Workspace-APIs gilt zudem die Google Workspace API User Data and Developer Policy. (Englischer Originalwortlaut: „Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and the information received from Google Workspace APIs will also adhere to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.“) Daten aus Gmail und anderen Google-Workspace-APIs werden nicht verwendet, um allgemeine oder nicht personalisierte KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Sie werden erst an ein KI-Modell gesendet, nachdem Sie die KI-Funktionen im KI-Einwilligungsdialog eingeschaltet haben, und nur für die in Abschnitt 1 beschriebenen Funktionen.

8. Kennzeichnung KI-generierter Texte

E-Mails, die Mailistix aus einem mit einer KI-Funktion verfassten Entwurf versendet, tragen im Nachrichten-Header eine maschinenlesbare Kennzeichnung, X-AI-Generated: Mailistix, die den sichtbaren Text nicht verändert. Dies gilt für alle Nutzer, unabhängig von der gewählten Region. Ein Entwurf gilt als mit einer KI-Funktion verfasst, sobald ein KI-Entwurf oder eine KI-Umformulierung in ihn eingefügt wurde, auch wenn Sie den Text anschließend geändert haben. Die Kennzeichnung wird jeder derartigen E-Mail hinzugefügt, die von einem Gmail-Konto oder von einem über IMAP verbundenen Postfach aus gesendet wird. Bei Outlook- und Microsoft-365-Konten wird sie neuen E-Mails hinzugefügt; Antworten und Weiterleitungen laufen normalerweise über die eigenen Antwort- und Weiterleitungsfunktionen von Microsoft, die solche Header nicht annehmen, und tragen dann keine Kennzeichnung. Ein Entwurf, den Sie aus einer anderen App senden (zum Beispiel aus Gmail oder Outlook im Browser), trägt ebenfalls keine Kennzeichnung. KI-Ausgaben in der App sind als KI-generiert gekennzeichnet (Abschnitt 2). Unsere KI-Anbieter können zusätzlich ein unsichtbares Wasserzeichen in den von ihren Modellen erzeugten Text einbetten; ob sie dies tun, entscheiden sie selbst, und Mailistix fügt solche Wasserzeichen weder hinzu noch prüft es sie.

9. Wenn Sie die KI-Funktionen für Ihr Unternehmen nutzen

Mailistix ist der Anbieter der KI-Funktionen. Als Geschäftskunde nutzen Sie sie in eigener Verantwortung und sind daher „Betreiber“ im Sinne der KI-Verordnung (Art. 3 Nr. 4). Insbesondere gilt:

KI-Kompetenz (Art. 4). Stellen Sie sicher, dass die Personen, die die KI-Funktionen für Sie nutzen, in ausreichendem Maß verstehen, wie diese funktionieren und wo ihre Grenzen liegen. Die Abschnitte 2, 3 und 8 dieses Hinweises und die Kennzeichnungen in der App können dabei helfen.
Veröffentlichter Text (Art. 50 Abs. 4). Veröffentlichen Sie mit den KI-Funktionen erzeugten oder veränderten Text, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, müssen Sie offenlegen, dass er von KI erzeugt oder manipuliert wurde, es sei denn, der Text wurde von einem Menschen überprüft und Sie oder Ihre Organisation tragen die redaktionelle Verantwortung dafür.
Bestimmungsgemäße Verwendung. Die KI-Funktionen sind zum Lesen, Zusammenfassen und Verfassen gewöhnlicher Geschäftskorrespondenz bestimmt. Für die in Anhang III der KI-Verordnung aufgeführten Hochrisiko-Verwendungen, zum Beispiel das Filtern oder Bewerten von Bewerbungen, die Bewertung von Beschäftigten oder die Beurteilung der Kreditwürdigkeit, sind sie weder bestimmt noch ausgelegt; die Richtlinie zur zulässigen Nutzung gestattet solche Verwendungen nicht.
Ihre Korrespondenzpartner. Verarbeiten Sie mit den KI-Funktionen die E-Mails anderer Personen, sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie über eine Rechtsgrundlage verfügen und diese Personen so informieren, wie es das Datenschutzrecht verlangt (Abschnitt 9.6 der Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag).

10. Fragen

Wenden Sie sich an legal@mailistix.com. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung.