Accordo sul trattamento dei dati

Versione: 1.4 · In vigore dal: 3 novembre 2026

Il presente Accordo sul trattamento dei dati (il “DPA”) è concluso tra il Cliente business che ha accettato i Termini di servizio di Mailistix (i “Termini”) (il “Cliente”, “Lei”, “Suo”) e Mailistix UG (haftungsbeschränkt), Kolonnenstr. 8, 10827 Berlin, Germany, iscritta nel registro delle imprese presso l’Amtsgericht Charlottenburg (Berlin) con il numero HRB 291268 B (“Mailistix”, “noi”, “ci”, “nostro”). Esso definisce le modalità con cui trattiamo dati personali per Suo conto quando Lei utilizza il Servizio Mailistix, come richiesto dall’art. 28 GDPR, dall’UK GDPR e dalla FADP svizzera. La versione corrente è pubblicata all’indirizzo https://mailistix.com/legal/dpa.

In sintesi (a mero titolo orientativo; fanno fede le sezioni seguenti):

• La Sua posta resta presso i Suoi fornitori di caselle di posta (ad esempio Google o Microsoft) e, come copia locale, sui Suoi dispositivi. Non abbiamo accesso a tale copia. Il presente DPA riguarda soltanto ciò che transita nei nostri Servizi Cloud o vi è conservato.
• Il contenuto della posta raggiunge i nostri Servizi Cloud soltanto quando uno dei Suoi utenti utilizza una Funzione IA, compreso l’apprendimento dalle modifiche dopo l’invio di una bozza IA modificata. Lo trasmettiamo ai nostri fornitori di IA, restituiamo il risultato e non conserviamo il contenuto.
• Per Suo conto, i nostri server conservano solo alcune registrazioni tecniche: registrazioni delle notifiche push (7 giorni), registrazioni di monitoraggio delle caselle di posta (finché una casella è collegata) e caricamenti per l’assistenza (30 giorni). Le email di assistenza e i messaggi del modulo di contatto restano nella nostra casella di posta per 2 anni dopo l’ultimo messaggio.
• Lei è il titolare del trattamento e noi siamo il Suo responsabile del trattamento. Per gli Account dei Suoi utenti, la fatturazione, la sicurezza e la telemetria facoltativa, siamo titolari autonomi del trattamento ai sensi della nostra Informativa sulla privacy.
• I nostri Sub-responsabili del trattamento sono elencati nell’Allegato 3. Diamo un preavviso di 14 giorni prima di aggiungerne uno e Lei può opporsi.

1. Conclusione, ambito e prevalenza

1.1 Conclusione. Il presente DPA fa parte dei Termini. Si applica automaticamente, senza firma, a ogni Cliente business che accetta i Termini, dal momento dell’accettazione o dalla data di efficacia sopra indicata, a seconda di quale sia successiva. È concluso in forma elettronica, che soddisfa il requisito della forma scritta di cui all’art. 28, par. 9, GDPR. Quando un Utente Autorizzato accetta i Termini nel Software, registriamo la versione dei Termini e del presente DPA accettata, il momento dell’accettazione sul nostro server, se è stata data al momento della registrazione o in una richiesta successiva, e la versione del Software (clausola 1.8 dei Termini); Impostazioni › Informazioni legali indica da quando si applica la versione corrente del presente DPA. Lei può consultare e salvare il presente DPA in qualsiasi momento all’indirizzo sopra indicato e in Impostazioni › Informazioni legali, e manteniamo disponibili le versioni precedenti. Se ha bisogno di una copia da noi firmata per i Suoi archivi, scriva a legal@mailistix.com e Le invieremo il presente DPA da noi firmato. Una copia firmata non ne modifica il contenuto.

1.2 Utenti Autorizzati. Lei utilizza il Servizio tramite le persone fisiche che sono titolari di Account e li utilizzano per le Sue finalità aziendali, quali i Suoi dipendenti e collaboratori (“Utenti Autorizzati”). Ogni Account è destinato a una persona fisica (si veda l’EULA). La persona che accetta i Termini per Suo conto conferma di essere autorizzata a vincolarLa. Lei è responsabile del rispetto del presente DPA da parte dei Suoi Utenti Autorizzati. Il Servizio non prevede account di organizzazione: La preghiamo di comunicarci via email a legal@mailistix.com quali Account Le appartengono e chi dobbiamo informare ai sensi del presente DPA (clausola 17.6).

1.3 Ambito. Il presente DPA si applica al trattamento dei Dati Personali del Cliente da parte nostra per Suo conto nei Servizi Cloud. Non si applica:

(a) al trattamento effettuato dal Software sui Suoi dispositivi (clausola 3); né

(b) al trattamento per il quale siamo titolari autonomi del trattamento (clausola 2.4).

1.4 Prevalenza. In caso di conflitto tra il presente DPA e la Parte I dei Termini, l’EULA o le Norme di utilizzo accettabile, prevale il presente DPA per quanto riguarda il trattamento dei Dati Personali del Cliente. I Termini Regionali mantengono la priorità loro attribuita dai Termini. Ove si applichino le CCT (clausola 12), esse prevalgono sul presente DPA e sui Termini. Nessuna disposizione del presente DPA o dei Termini limita i diritti che gli interessati o le autorità di controllo hanno ai sensi delle CCT o delle Leggi sulla Protezione dei Dati.

1.5 Termini utilizzati. I termini con l’iniziale maiuscola non definiti nel presente DPA hanno il significato loro attribuito nei Termini.

2. Definizioni e ruoli

2.1 Definizioni. Nel presente DPA:

• “Leggi sulla Protezione dei Dati” indica tutte le leggi sulla protezione dei dati personali che si applicano al trattamento ai sensi del presente DPA, in particolare il GDPR, la legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG), l’UK GDPR, la FADP e, ove applicabili, le leggi degli Stati federati degli Stati Uniti di cui alla clausola 16.
• “GDPR” indica il regolamento (UE) 2016/679.
• “UK GDPR” indica il GDPR in quanto parte del diritto del Regno Unito, letto insieme al Data Protection Act 2018, come modificato, anche dal Data (Use and Access) Act 2025.
• “FADP” indica la legge federale svizzera sulla protezione dei dati del 25 settembre 2020 e le relative ordinanze.
• “Data Act” indica il regolamento (UE) 2023/2854 (il Data Act dell’UE).
• “Dati Personali del Cliente” indica i dati personali contenuti nei Contenuti del Cliente che trattiamo per Suo conto nei Servizi Cloud per fornire il Servizio, come descritto nell’Allegato 1.
• “Sub-responsabile del trattamento” indica un responsabile del trattamento da noi incaricato che tratta Dati Personali del Cliente.
• “Violazione dei Dati Personali” indica una violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai Dati Personali del Cliente trasmessi, conservati o comunque trattati da noi o dai nostri Sub-responsabili del trattamento.
• “CCT” indica le clausole contrattuali tipo allegate alla decisione di esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione del 4 giugno 2021.
• “Addendum del Regno Unito” indica l’International Data Transfer Addendum alle clausole contrattuali tipo della Commissione UE emesso dall’Information Commissioner del Regno Unito, versione B1.0, in vigore dal 21 marzo 2022, come rivisto dall’Information Commissioner ai sensi della clausola 18 delle sue Mandatory Clauses.
• “Trasferimento Soggetto a Restrizioni” indica un trasferimento di Dati Personali del Cliente verso un paese al di fuori del SEE, del Regno Unito o della Svizzera (a seconda dei casi) che richiede garanzie adeguate ai sensi delle Leggi sulla Protezione dei Dati perché nessuna decisione o norma di adeguatezza lo copre.
• “titolare del trattamento”, “responsabile del trattamento”, “interessato”, “dati personali”, “trattamento” e “autorità di controllo” hanno il significato loro attribuito nel GDPR. Ai sensi di altre Leggi sulla Protezione dei Dati, includono i termini equivalenti (ad esempio “business” e “service provider”).

2.2 Lei in qualità di titolare del trattamento. Per i Dati Personali del Cliente, Lei è il titolare del trattamento e noi siamo il Suo responsabile del trattamento.

2.3 Lei in qualità di responsabile del trattamento. Se Lei tratta Dati Personali del Cliente per conto di un altro titolare del trattamento (ad esempio un Suo cliente), Lei è un responsabile del trattamento e noi siamo il Suo sub-responsabile del trattamento. In tal caso:

(a) Lei conferma che l’altro titolare del trattamento ha autorizzato il trattamento ai sensi del presente DPA, compreso l’incarico conferito a noi e ai nostri Sub-responsabili del trattamento;

(b) Lei è l’unico punto di contatto dell’altro titolare del trattamento con noi; Lei trasmette le sue istruzioni e richieste e noi accettiamo istruzioni soltanto da Lei;

(c) Lei trasmette all’altro titolare del trattamento, ove necessario, le nostre comunicazioni e informazioni ai sensi del presente DPA; e

(d) l’altro titolare del trattamento esercita i propri diritti di informazione e di audit tramite Lei, ai sensi della clausola 11; e

(e) Lei si assicura che il presente DPA ci imponga gli obblighi in materia di protezione dei dati che il Suo contratto con l’altro titolare del trattamento richiede per un sub-responsabile del trattamento (art. 28, par. 4, GDPR).

2.4 Il nostro trattamento in qualità di titolare autonomo del trattamento. Trattiamo alcuni dati personali dei Suoi Utenti Autorizzati in qualità di titolare autonomo del trattamento, ai sensi della nostra Informativa sulla privacy e non ai sensi del presente DPA, ossia per:

(a) l’Account, l’accesso e l’autenticazione;

(b) i Piani, i Crediti e la fatturazione; i pagamenti sono gestiti da Polar Software, Inc. in qualità di merchant of record (venditore ufficiale), che agisce come titolare autonomo del trattamento e riceve l’indirizzo email dell’Utente Autorizzato e l’ID utente Mailistix (e, al momento del pagamento, l’indirizzo IP);

(c) i metadati di utilizzo delle richieste di IA (funzione, modello, numero di token, Crediti, orario, esito positivo o errore, senza alcun contenuto) per fatturazione, controllo dei costi e sicurezza;

(d) la sicurezza, la limitazione della frequenza e la prevenzione e l’indagine di abusi;

(e) le analisi di utilizzo facoltative e le segnalazioni di arresti anomali, soltanto con il consenso espresso (opt-in) dell’Utente Autorizzato;

(f) le registrazioni dei consensi, la registrazione dell’accettazione dei Termini e del presente DPA (clausola 1.1), l’Impostazione Regionale, gli aggiornamenti dell’app e la nostra comunicazione con gli Utenti Autorizzati, compresa l’assistenza (ad eccezione dei Dati Personali del Cliente contenuti nei caricamenti per l’assistenza e nei messaggi di assistenza, che trattiamo ai sensi del presente DPA); e

(g) l’adempimento dei nostri obblighi di legge.

Ove le Leggi sulla Protezione dei Dati Le impongano di informare i Suoi Utenti Autorizzati su tale trattamento, Lei può rinviarli all’Informativa sulla privacy.

3. Dati sui Suoi dispositivi

3.1 Trattamento locale sotto il Suo controllo. Il Software conserva i Dati della Casella di Posta e gli altri Contenuti del Cliente sui dispositivi sui quali i Suoi Utenti Autorizzati lo installano, in un database cifrato la cui chiave è protetta dall’archivio delle credenziali del sistema operativo. Il Software sincronizza la posta direttamente tra il dispositivo e la Casella di Posta Collegata. Tale trattamento avviene sui Suoi dispositivi sotto il controllo esclusivo di Lei e dei Suoi Utenti Autorizzati. Non abbiamo accesso al database locale, alla sua chiave, ai token delle caselle di posta memorizzati sul dispositivo né alla posta in esso contenuta. Non ne riceviamo copie e non li trattiamo per Suo conto. La fornitura del Software non ci rende Suo responsabile del trattamento per tali dati.

3.2 Fornitori di caselle di posta. I Suoi fornitori di caselle di posta (Google, Microsoft o il fornitore di una casella di posta collegata tramite IMAP) forniscono le Sue Caselle di Posta Collegate in base ai Suoi contratti con loro. Non sono nostri Sub-responsabili del trattamento. Ciò vale anche quando Google o Microsoft autorizzano l’accesso alla casella di posta tramite OAuth e quando Microsoft invia notifiche di modifica relative alla Sua casella di posta alla nostra funzione server.

3.3 Quando i dati lasciano il dispositivo. I Dati Personali del Cliente raggiungono i Servizi Cloud soltanto nelle situazioni elencate nell’Allegato 1, ciascuna avviata da un Utente Autorizzato o da una casella di posta collegata da un Utente Autorizzato: utilizzo di una Funzione IA (compreso l’apprendimento dalle modifiche dopo che un Utente Autorizzato invia una bozza IA modificata), collegamento di una casella di posta, notifiche push sulle nuove email, annullamento dell’iscrizione a una newsletter con un clic e caricamenti per l’assistenza.

3.4 Le Sue responsabilità sul lato del dispositivo. Lei è responsabile della sicurezza dei dispositivi e degli account del sistema operativo sui quali funziona il Software, dei backup e dell’eliminazione dei dati locali quando un Utente Autorizzato lascia l’organizzazione o un dispositivo viene dismesso. L’Allegato 2, Parte B, e l’EULA descrivono le funzioni del Software a tale scopo.

4. Istruzioni

4.1 Trattamento soltanto su istruzione. Trattiamo i Dati Personali del Cliente soltanto su Sua istruzione documentata, anche per quanto riguarda i trasferimenti verso paesi terzi, salvo che il diritto dell’UE o dello Stato membro (o, per i dati del Regno Unito o svizzeri, la legge del Regno Unito o svizzera) cui siamo soggetti richieda diversamente. In tal caso, La informiamo di tale obbligo giuridico prima del trattamento, salvo che tale legge vieti tale informazione per rilevanti motivi di interesse pubblico.

4.2 Le Sue istruzioni. Al momento della conclusione del presente DPA, le Sue istruzioni documentate complete sono:

(a) i Termini e il presente DPA, compresi i suoi Allegati;

(b) l’utilizzo e la configurazione del Servizio da parte Sua e dei Suoi Utenti Autorizzati, in particolare l’attivazione delle Funzioni IA nella finestra di consenso all’IA, l’avvio di una Funzione IA, l’invio di una bozza IA modificata mentre le Funzioni IA sono attive (apprendimento dalle modifiche), l’Impostazione Regionale, il collegamento o la rimozione di una casella di posta, l’avvio di un annullamento dell’iscrizione con un clic e l’invio di un caricamento per l’assistenza; e

(c) qualsiasi ulteriore istruzione scritta concordata tra le parti.

4.3 Impostazione Regionale. Ogni Utente Autorizzato comunica al Software dove si trova (l’Impostazione Regionale ai sensi dei Termini). Tale impostazione è la Sua istruzione su dove vengono trattate le richieste di IA:

(a) “In Europa” (l’UE, lo SEE, il Regno Unito o la Svizzera), oppure nessuna risposta: tutto il trattamento IA avviene nell’UE (Allegato 3);

(b) “Fuori dall’Europa”: alcuni modelli Gemini funzionano sull’endpoint globale di Google, che può trattare i dati in qualsiasi paese in cui Google opera; tutto il resto del trattamento IA resta nell’UE.

Lei è responsabile di assicurarsi che i Suoi Utenti Autorizzati rispondano in linea con i Suoi requisiti. Un Utente Autorizzato può modificare l’Impostazione Regionale in Impostazioni › Privacy e IA. Una modifica si applica soltanto alle richieste successive.

4.4 Ulteriori istruzioni. Le ulteriori istruzioni devono essere date per iscritto (è sufficiente l’email) e devono essere coerenti con i Termini e con il Servizio così come offerto. Se un’istruzione richiedesse di modificare il Servizio, o di trattare Dati Personali del Cliente in un modo che il Servizio non supporta, possiamo rifiutarla. Lei potrà allora recedere dai Termini per gli Account interessati.

4.5 Istruzioni illecite. La informiamo senza ingiustificato ritardo se, a nostro avviso, un’istruzione viola le Leggi sulla Protezione dei Dati. Possiamo sospendere l’esecuzione di tale istruzione finché Lei non la conferma o la modifica.

4.6 Nessun utilizzo per finalità proprie. Non trattiamo i Dati Personali del Cliente per finalità proprie. In particolare, non li vendiamo, non li utilizziamo per la pubblicità o la profilazione e non li utilizziamo per addestrare, sviluppare o migliorare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico, siano essi nostri o di altri. Ai nostri Sub-responsabili del trattamento di IA è contrattualmente vietato utilizzarli per addestrare i propri modelli. La personalizzazione delle bozze descritta nell’Allegato 1 funziona aggiungendo esempi alla richiesta; nessun modello viene addestrato o modificato.

5. Riservatezza

5.1 Concediamo l’accesso ai Dati Personali del Cliente soltanto alle persone che ne hanno bisogno per fornire il Servizio. Ciascuna di esse si è impegnata alla riservatezza o è soggetta a un adeguato obbligo legale di riservatezza, che continua dopo la fine del loro incarico.

5.2 Non conserviamo il contenuto delle richieste di IA né dell’Output IA (Allegato 1). Il nostro personale non legge i Dati Personali del Cliente, salvo:

(a) quando Lei o un Utente Autorizzato ci chiede di esaminare contenuti specifici, ad esempio in un caso di assistenza;

(b) quando ciò è necessario per indagare su un incidente di sicurezza o su un abuso; oppure

(c) quando la legge lo richiede.

Ciascuno di tali accessi è limitato a quanto richiesto dalla sua finalità.

5.3 Segreto professionale. Se Lei è vincolato dal segreto professionale, in particolare ai sensi del § 203, commi da 1 a 3, del Codice penale tedesco (StGB), del § 43e della legge federale tedesca sugli avvocati (BRAO), del § 62a della legge tedesca sui consulenti fiscali (StBerG) o di norme analoghe, agiamo come persona che collabora alla Sua attività professionale (mitwirkende Person, § 203, comma 3, seconda frase, StGB) nella misura in cui trattiamo segreti a Lei affidati ai sensi del presente DPA. In tal caso:

(a) ci impegniamo a mantenere riservati tali segreti e siamo consapevoli che una divulgazione non autorizzata è punibile ai sensi del § 203, comma 4, prima frase, StGB;

(b) veniamo a conoscenza di tali segreti soltanto nella misura in cui la fornitura del Servizio lo richieda (clausola 5.2);

(c) vincoliamo al segreto in forma testuale le persone che lavorano per noi e le informiamo delle conseguenze penali di una violazione; e

(d) incarichiamo Sub-responsabili del trattamento soltanto ai sensi della clausola 7. Essi sono vincolati alla riservatezza dalle rispettive condizioni di trattamento dei dati (clausola 7.2), ma non hanno assunto nei nostri confronti un impegno specifico relativo al § 203 StGB, e alcuni di essi sono stabiliti, o hanno la società capogruppo, al di fuori dell’UE (Allegato 3).

La presente clausola 5.3 è l’impegno di riservatezza di cui alla clausola 9.6 dei Termini; su richiesta Le inviamo una copia da noi firmata. Spetta a Lei decidere se le Sue norme professionali Le consentano di utilizzare le Funzioni IA o i Servizi Cloud con segreti a Lei affidati, in particolare alla luce della lettera (d) (ad esempio § 43e, commi 3 e 4, BRAO) (clausola 14.3(d) e clausola 9.6 dei Termini).

6. Sicurezza

6.1 Attuiamo e manteniamo le misure tecniche e organizzative descritte nell’Allegato 2. Esse garantiscono un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche (art. 32 GDPR).

6.2 Le misure sono soggette al progresso tecnico. Possiamo modificarle, a condizione che il livello complessivo di protezione non sia ridotto. Documentiamo le modifiche rilevanti e aggiorniamo di conseguenza l’Allegato 2.

6.3 Lei è responsabile di valutare se le misure soddisfano i Suoi requisiti e delle misure sotto il Suo controllo (clausola 3.4 e Allegato 2, Parte B).

7. Sub-responsabili del trattamento

7.1 Autorizzazione generale. Lei ci concede un’autorizzazione scritta generale a incaricare Sub-responsabili del trattamento. Sono autorizzati i Sub-responsabili del trattamento elencati nell’Allegato 3 e all’indirizzo https://mailistix.com/legal/subprocessors al momento della conclusione del presente DPA.

7.2 Requisiti. Prima che un Sub-responsabile del trattamento tratti Dati Personali del Cliente, noi:

(a) verifichiamo che esso presenti garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate;

(b) concludiamo con esso un contratto scritto che impone obblighi in materia di protezione dei dati che offrono almeno lo stesso livello di protezione del presente DPA, come richiesto dall’art. 28, par. 4, GDPR; e

(c) garantiamo un meccanismo di trasferimento lecito ovunque abbia luogo un Trasferimento Soggetto a Restrizioni (clausola 12).

Restiamo pienamente responsabili nei Suoi confronti dell’adempimento degli obblighi di ciascun Sub-responsabile del trattamento.

7.3 Comunicazione delle modifiche. La informiamo di ogni prevista aggiunta o sostituzione di un Sub-responsabile del trattamento almeno 14 giorni prima che inizi a trattare Dati Personali del Cliente. Lo facciamo aggiornando la pagina dei Sub-responsabili del trattamento e mediante una comunicazione agli indirizzi email dell’Account dei Suoi Utenti Autorizzati o nel Software, e via email al Suo referente per la protezione dei dati, se ce ne ha comunicato uno (clausola 17.6). La comunicazione indica il Sub-responsabile del trattamento, il suo servizio, il luogo del trattamento e il meccanismo di trasferimento.

7.4 Opposizione. Lei può opporsi a un nuovo Sub-responsabile del trattamento scrivendo a legal@mailistix.com entro 14 giorni dalla comunicazione, per motivi ragionevoli relativi alla protezione dei dati. Discuteremo l’opposizione con Lei in buona fede e potremo proporre una soluzione, ad esempio non utilizzare il nuovo Sub-responsabile del trattamento per i Suoi Account o disattivare per essi la funzione interessata. Se non riusciamo a risolvere l’opposizione, Lei può recedere dai Termini per gli Account interessati mediante comunicazione scritta, con effetto al più tardi dalla data in cui il nuovo Sub-responsabile del trattamento inizierebbe a trattare Dati Personali del Cliente per Suo conto. Rimborseremo allora pro rata, tramite Polar in qualità di nostro merchant of record, i corrispettivi da Lei prepagati per il periodo successivo alla cessazione. Restano impregiudicati i Suoi altri diritti ai sensi delle Leggi sulla Protezione dei Dati.

7.5 Sostituzione urgente. Se dobbiamo sostituire un Sub-responsabile del trattamento con breve preavviso per motivi al di fuori del nostro ragionevole controllo (ad esempio un incidente di sicurezza presso il Sub-responsabile del trattamento, o la cessazione del suo servizio), e la sostituzione è necessaria per mantenere sicuro o disponibile il Servizio, possiamo incaricare il sostituto prima che il periodo di 14 giorni sia terminato. La informiamo allora senza ingiustificato ritardo, e dalla comunicazione si applica la clausola 7.4. Ove si applichino le CCT, prevale la loro clausola 9.

7.6 Copie. Su richiesta Le forniamo una copia delle condizioni di protezione dei dati da noi concordate con un Sub-responsabile del trattamento, o un collegamento alle sue condizioni standard. Possiamo omettere informazioni commerciali e clausole non attinenti alla protezione dei dati.

7.7 Non sono Sub-responsabili del trattamento. I seguenti non sono nostri Sub-responsabili del trattamento: i Suoi fornitori di caselle di posta (clausola 3.2); Polar in qualità di merchant of record (clausola 2.4); i mittenti di newsletter ai quali viene inviata una richiesta di annullamento dell’iscrizione su richiesta di un Utente Autorizzato; e i fornitori dei Suoi sistemi operativi.

8. Assistenza

8.1 Richieste degli interessati. La maggior parte dei dati personali relativi ai Suoi Utenti Autorizzati e ai loro corrispondenti è detenuta dal Suo fornitore di casella di posta e sui Suoi dispositivi, non da noi (clausola 3). Tenuto conto di ciò, La assistiamo, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel rispondere alle richieste degli interessati che esercitano i propri diritti ai sensi del capo III del GDPR e i diritti equivalenti ai sensi di altre Leggi sulla Protezione dei Dati:

(a) Il Software consente a ciascun Utente Autorizzato di esportare i dati che conserviamo per il suo Account, comprese le registrazioni delle notifiche push e le registrazioni dei caricamenti per l’assistenza (Impostazioni › Generale › Account › “Esporta dati”); di rimuovere una Casella di Posta Collegata; di revocare il consenso all’IA e di modificare l’Impostazione Regionale (Impostazioni › Privacy e IA); e di eliminare l’Account.

(b) Se un interessato ci contatta direttamente in merito a Dati Personali del Cliente e possiamo identificare Lei come titolare del trattamento, Le inoltriamo la richiesta senza ingiustificato ritardo. Non rispondiamo noi stessi, salvo per rinviare l’interessato a Lei o ove la legge richieda diversamente.

(c) Su richiesta forniamo ulteriore assistenza ragionevole.

8.2 Sicurezza, violazioni, valutazioni d’impatto e consultazione. Tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, La assistiamo nel rispetto degli artt. 32-36 GDPR. In particolare, forniamo il presente DPA e i suoi Allegati, l’Informativa sulle funzioni IA e, su richiesta, ulteriori informazioni sul trattamento nelle Funzioni IA di cui Lei ha bisogno per una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati o per una consultazione preventiva di un’autorità di controllo.

8.3 Costi. Le funzioni self-service e l’assistenza descritte nel presente DPA sono incluse nel Servizio. Per l’assistenza che va oltre e non è causata da una nostra violazione del presente DPA, possiamo addebitare costi ragionevoli, purché Gliene diamo preventiva comunicazione.

8.4 Autorità e registri. Cooperiamo con le autorità di controllo nell’esecuzione dei loro compiti, su richiesta. Teniamo un registro delle attività di trattamento come richiesto dall’art. 30, par. 2, GDPR.

8.5 Referente per la protezione dei dati. Il nostro referente per la protezione dei dati è legal@mailistix.com.

9. Violazioni dei Dati Personali

9.1 Comunicazione. La informiamo senza ingiustificato ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una Violazione dei Dati Personali. Ci proponiamo di informarLa entro 48 ore.

9.2 Contenuto. La comunicazione include, per quanto le informazioni siano disponibili:

(a) una descrizione della natura della violazione, comprese, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni di dati personali in questione;

(b) il nome e i dati di contatto del nostro punto di contatto per ulteriori informazioni;

(c) le probabili conseguenze della violazione; e

(d) le misure che abbiamo adottato o proponiamo di adottare per porre rimedio alla violazione e attenuarne i possibili effetti negativi.

Se non possiamo fornire tutte le informazioni contemporaneamente, le forniamo per fasi senza ulteriore ingiustificato ritardo.

9.3 Le nostre misure. Adottiamo misure ragionevoli senza ingiustificato ritardo per contenere e indagare sulla violazione, attenuarne gli effetti e prevenirne il ripetersi. Documentiamo la violazione e La teniamo informata.

9.4 Come inviamo la comunicazione. Inviamo la comunicazione via email agli indirizzi email dell’Account degli Utenti Autorizzati interessati e al referente per la protezione dei dati da Lei indicatoci ai sensi della clausola 17.6.

9.5 I Suoi doveri. Lei decide se la violazione debba essere notificata a un’autorità di controllo o agli interessati ed effettua tali notifiche. Non le effettuiamo per Suo conto, salvo che Lei ce lo ordini o la legge lo richieda.

9.6 Nessuna ammissione. La nostra comunicazione non costituisce riconoscimento di colpa o di responsabilità.

9.7 Segnalazioni a noi. La preghiamo di segnalare a legal@mailistix.com i sospetti incidenti di sicurezza che riguardano il Servizio, con un oggetto che inizia con “Security:”, come descritto nella nostra Politica di divulgazione delle vulnerabilità.

10. Cancellazione e restituzione

10.1 Durante il rapporto contrattuale. Conserviamo i Dati Personali del Cliente nei Servizi Cloud soltanto per il tempo indicato nell’Allegato 1, Parte H. Processi automatizzati giornalieri cancellano le registrazioni il cui periodo di conservazione è terminato.

10.2 Cancellazione dell’Account. Un Utente Autorizzato può eliminare il proprio Account nel Software in qualsiasi momento (Impostazioni › Generale › Account › “Elimina account”); la clausola 15.3 dei Termini descrive quando l’eliminazione viene rifiutata (ad esempio finché un abbonamento può ancora essere addebitato). L’eliminazione rimuove dai Servizi Cloud i Dati Personali del Cliente di tale Account. Sul dispositivo utilizzato per l’eliminazione, il Software interrompe inoltre le notifiche push, revoca il proprio accesso alle caselle di posta Google collegate e cancella i dati locali di tale Account. Lei può anche chiederci per iscritto di eliminare gli Account dei Suoi Utenti Autorizzati; lo facciamo dopo aver verificato la Sua facoltà di richiederlo.

10.3 Cessazione dei Termini per un Account. Al termine della fornitura del Servizio per un Account, restituiamo o cancelliamo i relativi Dati Personali del Cliente, a Sua scelta (art. 28, par. 3, lett. g), GDPR), come segue (clausola 15.10 dei Termini):

(a) Restituzione. Lei ottiene una copia tramite l’esportazione nel Software (clausola 8.1(a)), che un Utente Autorizzato può eseguire in qualsiasi momento finché l’Account esiste. L’esportazione e la cancellazione sono gratuite.

(b) Periodo di recupero dei dati. Dopo la cessazione dei Termini per un Account, per qualsiasi motivo, i relativi Dati Personali del Cliente restano disponibili per il recupero per 30 giorni (il periodo di recupero dei dati ai sensi della clausola 15.10(d) dei Termini e dell’art. 25, par. 2, lett. g), del Data Act). Durante tale periodo l’Account rimane attivo e l’Utente Autorizzato può accedere per esportare; se ciò non è possibile, Le inviamo l’esportazione su richiesta a legal@mailistix.com. Al termine del periodo cancelliamo dai Servizi Cloud i Dati Personali del Cliente di tale Account, salvo che il diritto dell’UE o dello Stato membro ci imponga di conservarli. I periodi di conservazione di cui all’Allegato 1, Parte H, continuano ad applicarsi durante il periodo.

(c) Cancellazione immediata. Se un Utente Autorizzato elimina l’Account nel Software (clausola 10.2), o Lei ci chiede di eliminarlo, Lei sceglie la cancellazione immediata in luogo di un periodo di recupero dei dati: cancelliamo subito i Dati Personali del Cliente di tale Account.

(d) Dati esportabili. Per i Dati Personali del Cliente, il file di esportazione contiene le registrazioni delle notifiche di Gmail e di Outlook, le registrazioni di monitoraggio di Gmail e di sottoscrizione di Outlook e le registrazioni dei caricamenti per l’assistenza (ad esempio orario, versione dell’app e dimensione); forniamo su richiesta il contenuto dei caricamenti per l’assistenza (clausola 15.10(b) dei Termini). I Suoi Dati della Casella di Posta restano a Sua disposizione presso il Suo fornitore di casella di posta e nel database locale del Software sui Suoi dispositivi; non ne conserviamo alcuna copia che potremmo restituire. Poiché non conserviamo il contenuto delle richieste di IA né dell’Output IA, non ve ne è alcuno da restituire o cancellare.

10.4 Backup. Il database dei Servizi Cloud viene sottoposto automaticamente a backup una volta al giorno. Ogni backup è conservato per 7 giorni e i Dati Personali del Cliente contenuti in un backup sono cancellati alla scadenza del backup. I backup restano protetti ai sensi del presente DPA e sono ripristinati nel sistema in esercizio soltanto per far fronte a un incidente; dopo un tale ripristino, applichiamo nuovamente le cancellazioni effettuate dopo il backup.

10.5 Sub-responsabili del trattamento. I nostri Sub-responsabili del trattamento di IA possono conservare i dati delle richieste per un periodo limitato per finalità operative o di monitoraggio degli abusi ai sensi dei propri termini, come descritto nell’Allegato 1, Parte H.

10.6 Conferma. Su richiesta confermiamo per iscritto la cancellazione.

11. Informazioni e audit

11.1 Informazioni. Mettiamo a Sua disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell’art. 28 GDPR e del presente DPA, in particolare:

(a) il presente DPA, i suoi Allegati e la pagina dei Sub-responsabili del trattamento;

(b) le risposte a un ragionevole questionario di sicurezza una volta per anno solare; e

(c) le certificazioni e le relazioni di audit dei nostri Sub-responsabili del trattamento, nella misura in cui li mettano a nostra disposizione a tale scopo.

11.2 Audit e ispezioni. Se le informazioni di cui alla clausola 11.1 non sono sufficienti a dimostrare il nostro rispetto, se un’autorità di controllo lo richiede, o dopo una Violazione dei Dati Personali, Lei può sottoporre ad audit il nostro rispetto del presente DPA, anche mediante ispezioni. Lei può condurre l’audit direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza e non nostro concorrente. Salvo che un’autorità di controllo richieda diversamente o che l’audit segua una Violazione dei Dati Personali:

(a) gli audit hanno luogo non più di una volta in ogni periodo di 12 mesi;

(b) Lei ci dà un preavviso scritto di almeno 30 giorni e concorda con noi in anticipo l’ambito e il piano dell’audit; e

(c) gli audit hanno luogo durante il normale orario di lavoro senza interrompere in modo irragionevole le nostre attività.

Gli audit non si estendono ai dati di altri clienti né ai nostri segreti commerciali oltre quanto l’audit richiede. Non gestiamo data center o server propri. Per le strutture dei nostri Sub-responsabili del trattamento, l’audit si basa sulle loro certificazioni e relazioni di audit di cui alla clausola 11.1(c).

11.3 Costi. Lei sostiene i propri costi di un audit. Lei rimborsa i nostri costi ragionevoli e documentati di supporto a un audit in loco, salvo che l’audit evidenzi una nostra violazione rilevante del presente DPA.

11.4 Risultati. I risultati dell’audit sono riservati. Lei ci fornisce una copia della relazione di audit. Poniamo rimedio senza ingiustificato ritardo a qualsiasi non conformità riscontrata.

11.5 CCT. Ove si applichino le CCT, gli audit ai sensi della loro clausola 8.9 sono effettuati in conformità alla presente clausola 11, nella misura in cui ciò sia compatibile con le CCT.

12. Trasferimenti internazionali

12.1 Dove trattiamo i dati. Siamo stabiliti in Germania, Stato membro dell’Unione europea. Noi e i nostri Sub-responsabili del trattamento trattiamo i Dati Personali del Cliente nell’UE, salvo quanto segue (dettagli nell’Allegato 3):

(a) per gli Utenti Autorizzati che hanno risposto “Fuori dall’Europa”, alcuni modelli Gemini funzionano sull’endpoint globale di Google (clausola 4.3);

(b) i Sub-responsabili del trattamento stabiliti, o con la società capogruppo, al di fuori dell’UE possono accedere ai Dati Personali del Cliente dall’esterno dell’UE per assistenza e operatività ai sensi delle proprie condizioni di trattamento dei dati; ciò vale per il nostro partner contrattuale per l’hosting, Supabase Pte. Ltd. a Singapore, e il suo gruppo, e per le società capogruppo statunitensi dei nostri altri Sub-responsabili del trattamento;

(c) soltanto le funzioni server per le richieste di IA sono vincolate a regioni UE. Le altre funzioni server (ad esempio collegamento delle caselle di posta, configurazione e inoltro delle notifiche push, annullamento dell’iscrizione con un clic, caricamento per l’assistenza ed esportazione dei dati) funzionano nella regione edge di Supabase più vicina al chiamante. Per gli Utenti Autorizzati al di fuori dell’Europa, e per le notifiche inviate da Google o Microsoft, possono pertanto funzionare al di fuori dell’UE. Il database e l’archiviazione dei file restano a Francoforte; e

(d) le notifiche di modifica di Gmail transitano attraverso Google Cloud Pub/Sub, che non ha una regione di trattamento fissa.

12.2 Trasferimenti successivi da parte nostra. Effettuiamo un Trasferimento Soggetto a Restrizioni soltanto su Sua istruzione documentata (il presente DPA, l’Allegato 3 e l’Impostazione Regionale) e soltanto se sono soddisfatte le condizioni del capo V del GDPR e delle norme equivalenti dell’UK GDPR e della FADP. Per i nostri Sub-responsabili del trattamento, ci basiamo su:

(a) una decisione di adeguatezza, compresi l’EU–U.S. Data Privacy Framework, la sua UK Extension e lo Swiss–U.S. Data Privacy Framework per i destinatari certificati; oppure

(b) le CCT (Modulo 3) o clausole equivalenti nelle condizioni di trattamento dei dati del Sub-responsabile del trattamento, insieme a eventuali misure supplementari che la nostra valutazione d’impatto del trasferimento indichi come necessarie. Per Supabase, si tratta delle CCT contenute nell’addendum sul trattamento dei dati di Supabase, con Supabase Pte. Ltd. (Singapore) come importatore dei dati; i trasferimenti successivi ai sub-responsabili del trattamento di Supabase sono disciplinati da tale addendum.

12.3 Trasferimenti tra Lei e noi. L’applicabilità delle CCT tra Lei e noi dipende da dove Lei si trova:

(a) Lei è stabilito nel SEE: l’invio di dati a noi nell’UE, e la loro restituzione a Lei da parte nostra, non è un Trasferimento Soggetto a Restrizioni. Le CCT non si applicano tra noi.

(b) Lei è stabilito nel Regno Unito, in Svizzera o in un altro paese oggetto di una decisione di adeguatezza della Commissione europea: la legge del Regno Unito e quella svizzera riconoscono che il SEE offre una protezione adeguata, e l’UE riconosce il Regno Unito, la Svizzera e gli altri paesi interessati. Le CCT non si applicano tra noi, salvo che si applichi la clausola 12.3(d).

(c) Lei è stabilito in qualsiasi altro paese: l’invio di dati a noi da parte Sua non è un Trasferimento Soggetto a Restrizioni ai sensi del GDPR, mentre lo è il nostro invio di Dati Personali del Cliente a Lei (ad esempio Output IA o un’esportazione). In questo caso si applica il Modulo 4 (da responsabile del trattamento a titolare del trattamento) delle CCT, con noi come esportatore dei dati e Lei come importatore dei dati, anche quando Lei agisce come responsabile del trattamento per un altro titolare del trattamento (clausola 2.3). Qualora il Suo trattamento dei dati sia esso stesso soggetto al GDPR (art. 3, par. 2, GDPR), le CCT si applicano nella misura in cui possano essere utilizzate per tale trasferimento, e Lei resta direttamente vincolato dal GDPR.

(d) Noi trattiamo i dati al di fuori del SEE: se siamo, o diventiamo, stabiliti in un paese terzo privo di una decisione di adeguatezza, o se trattiamo ivi noi stessi Dati Personali del Cliente, si applica il Modulo 2 (ove Lei è titolare del trattamento) o il Modulo 3 (ove Lei è responsabile del trattamento) delle CCT, con Lei come esportatore dei dati e noi come importatore dei dati.

12.4 CCT: incorporazione e opzioni. Ove le CCT si applichino ai sensi della clausola 12.3, esse sono incorporate per rinvio nel presente DPA, nel modulo adatto al caso, e Lei e noi le sottoscriviamo concludendo il presente DPA. L’accettazione dei Termini equivale alla sottoscrizione delle CCT e dei relativi Allegati. Si applicano le seguenti opzioni e i seguenti dettagli:

(a) clausola 7 (clausola di adesione successiva): si applica.

(b) clausola 9, lett. a) (Moduli 2 e 3): Opzione 2, autorizzazione scritta generale; il periodo è di 14 giorni e la comunicazione è data ai sensi della clausola 7.3.

(c) clausola 11, lett. a): il testo facoltativo non si applica.

(d) clausola 13, lett. a) (Moduli 2 e 3): l’autorità di controllo competente è determinata come indicato nell’Allegato 1, Parte J.

(e) clausola 17: per i Moduli 2 e 3 si applica l’Opzione 1 e le CCT sono disciplinate dalla legge della Germania. Per il Modulo 4, le CCT sono disciplinate dalla legge della Germania.

(f) clausola 18: le controversie sono risolte dai giudici della Germania, con foro presso la nostra sede legale (Berlin, Germany). Resta impregiudicata la clausola 18, lett. c), dei Moduli 2 e 3.

(g) L’Allegato I.A (elenco delle parti) è l’Allegato 1, Parte A; l’Allegato I.B (descrizione del trasferimento) è l’Allegato 1; l’Allegato I.C (autorità di controllo competente) è l’Allegato 1, Parte J; l’Allegato II (misure tecniche e organizzative) è l’Allegato 2; l’Allegato III (elenco dei sub-responsabili del trattamento) è l’Allegato 3.

(h) La certificazione della cancellazione di cui alla clausola 8.5 delle CCT è rilasciata su richiesta ai sensi della clausola 10.6; gli audit di cui alla clausola 8.9 delle CCT seguono la clausola 11.

12.5 Trasferimenti dal Regno Unito. Ove un trasferimento di Dati Personali del Cliente tra Lei e noi sia un Trasferimento Soggetto a Restrizioni ai sensi dell’UK GDPR, l’Addendum del Regno Unito è incorporato nel presente DPA e si applica alle CCT incorporate ai sensi della clausola 12.4. Le sue Tabelle sono compilate come segue:

(a) Tabella 1 (Parti): le parti, i loro dati e i loro contatti come indicati nell’Allegato 1, Parte A; la data di inizio è la data in cui il presente DPA è diventato vincolante tra noi.

(b) Tabella 2 (Selected SCCs, Modules and Selected Clauses): la versione delle Approved EU SCCs incorporata ai sensi della clausola 12.4, comprese le Appendix Information, con i moduli e le opzioni ivi selezionati.

(c) Tabella 3 (Appendix Information): l’elenco delle parti è l’Allegato 1, Parte A; la descrizione del trasferimento è l’Allegato 1; le misure tecniche e organizzative sono l’Allegato 2; l’elenco dei sub-responsabili del trattamento è l’Allegato 3.

(d) Tabella 4 (Ending this Addendum when the Approved Addendum changes): l’Importer può porre fine all’Addendum del Regno Unito.

Si applica la Parte 2 dell’Addendum del Regno Unito, le Mandatory Clauses dell’Approved Addendum (modello di Addendum B1.0 emesso dall’Information Commissioner e presentato al Parlamento ai sensi della sezione 119A del Data Protection Act 2018, come rivisto ai sensi della clausola 18 di tali Mandatory Clauses).

12.6 Trasferimenti dalla Svizzera. Ove un trasferimento sia soggetto alla FADP:

(a) i riferimenti al GDPR nelle CCT sono letti come riferimenti alla FADP, nella misura in cui il trasferimento sia soggetto alla FADP;

(b) l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (FDPIC) è l’autorità di controllo competente ai sensi della clausola 13 delle CCT per i trasferimenti soggetti alla FADP; ove un trasferimento sia soggetto sia alla FADP sia al GDPR, l’autorità di cui all’Allegato 1, Parte J, rimane competente per la parte disciplinata dal GDPR;

(c) la legge applicabile ai sensi della clausola 17 delle CCT rimane la legge scelta nella clausola 12.4(e); e

(d) il termine “Stato membro” nella clausola 18, lett. c), delle CCT non deve essere interpretato in modo da escludere che gli interessati in Svizzera possano agire in giudizio per far valere i propri diritti nel loro luogo di residenza abituale, la Svizzera.

12.7 Modifiche dei meccanismi di trasferimento. Se un meccanismo di trasferimento su cui ci basiamo ai sensi della presente clausola 12 viene invalidato, modificato o sostituito, collaboriamo con Lei per predisporre un meccanismo lecito alternativo. Possiamo aggiornare la presente clausola 12 a una nuova versione delle CCT o dell’Addendum del Regno Unito mediante comunicazione a Lei; l’aggiornamento ha effetto quando la legge lo richiede.

13. Richieste delle autorità pubbliche

13.1 Comunichiamo Dati Personali del Cliente a un’autorità pubblica soltanto ove un ordine vincolante ci imponga legalmente di farlo. Non li comunichiamo volontariamente e non abbiamo predisposto alcun mezzo che consenta alle autorità di accedervi direttamente.

13.2 Se riceviamo un tale ordine, noi:

(a) cerchiamo di reindirizzare l’autorità affinché richieda i dati direttamente a Lei;

(b) La informiamo tempestivamente, salvo che la legge lo vieti; in tal caso ci adoperiamo con ragionevole impegno per ottenere una deroga al divieto, così da poterLa informare il prima possibile;

(c) verifichiamo la legittimità dell’ordine e lo contestiamo se, dopo un’attenta valutazione, concludiamo che vi sono motivi ragionevoli per ritenerlo illecito ai sensi della legge del paese interessato, degli obblighi applicabili di diritto internazionale o dei principi di cortesia internazionale (comity), anche richiedendo misure provvisorie ove opportuno, e non comunichiamo i dati finché le norme procedurali applicabili non ce lo impongano;

(d) comunichiamo soltanto il minimo di dati richiesto dall’ordine, sulla base di una sua interpretazione ragionevole; e

(e) documentiamo l’ordine, la nostra valutazione e la nostra risposta e mettiamo tale documentazione a Sua disposizione su richiesta ove la legge lo consenta.

13.3 Possiamo comunicare soltanto ciò che deteniamo (Allegato 1, Parte H). Non deteniamo i Suoi Dati della Casella di Posta né la copia locale nel Software, e non conserviamo il contenuto delle richieste di IA né dell’Output IA.

13.4 Al momento della pubblicazione del presente DPA non abbiamo ricevuto alcun ordine o richiesta da parte di un’autorità pubblica relativo a Dati Personali del Cliente e non abbiamo motivo di ritenere che le leggi che si applicano a noi ci impediscano di adempiere i nostri obblighi ai sensi del presente DPA.

13.5 Dati non personali (art. 32 del Data Act). Le clausole da 13.1 a 13.3 si applicano allo stesso modo ai dati non personali contenuti nei Contenuti del Cliente che deteniamo nei Servizi Cloud nell’UE. Consentiamo l’accesso a tali dati a un giudice o a un’autorità di un paese al di fuori dell’UE, o li trasferiamo a essi, soltanto alle condizioni dell’art. 32, parr. 2 e 3, del Data Act, e forniamo allora solo la quantità minima di dati ammissibile, sulla base di un’interpretazione ragionevole della richiesta. La informiamo di tale richiesta prima di darvi seguito, salvo che la richiesta serva a finalità di contrasto e per il tempo necessario a preservare l’efficacia dell’attività di contrasto.

13.6 Informazioni ai sensi dell’art. 28, par. 1, del Data Act. La sezione 4 della nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento (parte dell’Allegato 3) indica la giurisdizione cui è soggetta l’infrastruttura ICT dei Servizi Cloud e le misure che adottiamo contro l’accesso governativo internazionale illecito; la presente clausola 13 e l’Allegato 2 descrivono tali misure in dettaglio.

14. I Suoi obblighi

14.1 Liceità. Lei è responsabile della liceità del trattamento dei Dati Personali del Cliente. Ciò comprende disporre di una base giuridica per utilizzare le Funzioni IA con le email dei Suoi corrispondenti e di altri terzi, e informare gli interessati ove le Leggi sulla Protezione dei Dati lo richiedano.

14.2 Categorie particolari e dati relativi a reati. Il Servizio non è progettato per trattare categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) né dati personali relativi a condanne penali e a reati (art. 10 GDPR), e non trattiamo intenzionalmente tali dati. Essi possono tuttavia comparire nelle email trattate dalle Funzioni IA. Lei decide se i Suoi Utenti Autorizzati possano utilizzare le Funzioni IA con tali contenuti e si assicura che esista una base giuridica per farlo (si vedano le Norme di utilizzo accettabile).

14.3 I Suoi utenti e la Sua configurazione. Lei si assicura che:

(a) i Suoi Utenti Autorizzati utilizzino il Servizio in linea con le Sue istruzioni e con il presente DPA, compresa l’Impostazione Regionale (clausola 4.3) e la decisione di attivare le Funzioni IA;

(b) sia stato ottenuto qualsiasi consenso o coinvolgimento dei rappresentanti dei lavoratori richiesto dal Suo utilizzo del Servizio;

(c) sia stato dato qualsiasi consenso dell’amministratore richiesto dal Suo fornitore di casella di posta; e

(d) Lei rispetti gli obblighi di segreto professionale che si applicano a Lei.

14.4 Irregolarità. Lei ci informa senza ingiustificato ritardo se rileva errori o irregolarità nel trattamento dei Dati Personali del Cliente.

15. Responsabilità

15.1 La nostra responsabilità derivante dal presente DPA o ad esso connessa, comprese le CCT nella misura in cui lo consentano, è soggetta alle esclusioni e limitazioni di responsabilità contenute nei Termini (Parte II, clausola A.1 o, ove si applichino, le clausole 16 e 17 della Parte I), nella misura consentita dall’art. 82 GDPR e da altra legge applicabile. La Sua responsabilità è disciplinata dalla legge.

15.2 La clausola 15.1 non limita:

(a) la responsabilità di ciascuna parte nei confronti degli interessati, anche ai sensi dell’art. 82 GDPR, delle disposizioni equivalenti di altre Leggi sulla Protezione dei Dati e dei diritti dei terzi beneficiari ai sensi delle CCT; né

(b) alcuna responsabilità che non possa essere limitata o esclusa ai sensi della legge applicabile.

15.3 Tra le parti, e nei limiti della clausola 15.1, ciascuna parte sopporta la quota di qualsiasi risarcimento versato a un interessato che corrisponde alla propria quota di responsabilità per il danno (art. 82, par. 5, GDPR).

16. Leggi degli Stati federati degli Stati Uniti sulla privacy

16.1 Ove il California Consumer Privacy Act (come modificato dal California Privacy Rights Act) o una legge statale statunitense comparabile sulla privacy si applichi ai Dati Personali del Cliente, agiamo come Suo “service provider” o “processor”. Noi:

(a) non vendiamo né condividiamo i Dati Personali del Cliente, secondo la definizione di tali termini contenuta in tali leggi;

(b) non conserviamo, utilizziamo o comunichiamo i Dati Personali del Cliente per alcuna finalità, compresa qualsiasi finalità commerciale, diversa dalle finalità aziendali indicate nei Termini e nel presente DPA, né al di fuori del rapporto commerciale diretto tra Lei e noi;

(c) non combiniamo i Dati Personali del Cliente con le informazioni personali che riceviamo da altri o per conto di altri, o che raccogliamo dalle nostre interazioni dirette con i consumatori, salvo quanto tali leggi consentono;

(d) rispettiamo gli obblighi di tali leggi che si applicano a noi e forniamo lo stesso livello di protezione della privacy da esse richiesto; e

(e) La informiamo se stabiliamo di non poter più adempiere i nostri obblighi ai sensi di tali leggi.

16.2 Lei può adottare misure ragionevoli e appropriate ai sensi delle clausole 9 e 11 per assicurarsi che utilizziamo i Dati Personali del Cliente in linea con tali leggi, e per far cessare e rimediare a un utilizzo non autorizzato. Certifichiamo di comprendere le restrizioni di cui alla presente clausola 16 e di rispettarle.

17. Durata e disposizioni generali

17.1 Durata. Il presente DPA si applica finché i Termini sono in vigore per uno qualsiasi dei Suoi Account e, successivamente, finché trattiamo Dati Personali del Cliente per Suo conto. Non può essere sciolto separatamente dai Termini. Le clausole 5, 10, 13 e 15 restano in vigore dopo la sua cessazione.

17.2 Modifiche. Possiamo modificare il presente DPA secondo le regole sulle modifiche contenute nei Termini (clausole 19.3 e 19.6 dei Termini), in particolare per tenere conto di modifiche delle Leggi sulla Protezione dei Dati, di decisioni di autorità o di giudici, di nuove versioni delle CCT o dell’Addendum del Regno Unito, o di modifiche del Servizio. Una nuova versione del presente DPA riceve un nuovo numero di versione e il Software chiede ai Suoi Utenti Autorizzati di accettarla (clausola 1.1 e clausola 1.8(b) dei Termini). Una modifica che riduce la protezione dei Dati Personali del Cliente ha effetto nei Suoi confronti soltanto se Lei vi acconsente. Le modifiche richieste dalla legge hanno effetto quando la legge lo richiede. Le modifiche dei Sub-responsabili del trattamento seguono invece la clausola 7.

17.3 Clausola di salvaguardia. Se una disposizione del presente DPA è o diventa invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni rimangono in vigore; si applica la clausola 23.3 dei Termini.

17.4 Legge applicabile e foro. Il presente DPA è disciplinato dalla legge della Repubblica federale di Germania, anche quando i Termini sono disciplinati da un’altra legge, perché l’art. 28, par. 3, GDPR richiede un contratto ai sensi del diritto dell’Unione o degli Stati membri. Si applicano le disposizioni dei Termini sul foro e sulla risoluzione delle controversie, salvo ove le CCT o le Leggi sulla Protezione dei Dati richiedano diversamente.

17.5 Lingua. La versione inglese del presente DPA è l’originale. Le traduzioni sono fornite per comodità. Ove la legge imperativa del Suo paese richieda che prevalga la versione nella Sua lingua, questa prevale.

17.6 Comunicazioni. Inviamo le comunicazioni ai sensi del presente DPA via email agli indirizzi email dell’Account dei Suoi Utenti Autorizzati e, se Lei ce ne ha comunicato uno, al Suo referente per la protezione dei dati. La preghiamo di inviarci le comunicazioni a legal@mailistix.com. Lei può comunicarci o modificare il Suo referente per la protezione dei dati a tale indirizzo in qualsiasi momento.

Firma (solo per le copie firmate su richiesta ai sensi della clausola 1.1)

Allegato 1 — Descrizione del trattamento

Il presente Allegato descrive il trattamento ai sensi dell’art. 28, par. 3, GDPR e funge da Allegato I alle CCT ove queste si applichino.

Parte A — Parti

Parte B — Categorie di interessati

• Utenti Autorizzati: i Suoi dipendenti, collaboratori e altre persone che utilizzano il Servizio con Account per le Sue finalità aziendali, compresi i titolari di Caselle di Posta Collegate.
• Corrispondenti: mittenti e destinatari (A, Cc) delle email trattate e altri partecipanti alle conversazioni email interessate.
• Persone menzionate o altrimenti identificabili nel testo delle email, negli oggetti, nelle firme, nei nomi degli allegati, nei passaggi di testo degli allegati e nei collegamenti.
• Organizzatori e partecipanti delle riunioni per le quali viene richiesto un briefing e persone indicate nell’invito.
• Contatti i cui nomi e indirizzi email sono inviati con una domanda di Ask AI come corrispondenti più frequenti dell’Utente Autorizzato, o le cui preferenze di lingua e di formalità sono inviate con una richiesta di bozza.

Parte C — Categorie di dati personali

Le richieste di bozza e di riscrittura contengono inoltre il nome, l’indirizzo email e il fuso orario dell’Utente Autorizzato che le avvia; le richieste di Ask AI e di briefing sulle riunioni contengono la data corrente e il fuso orario dell’Utente Autorizzato.

I modelli utilizzati presso i fornitori elencati nell’Allegato 3 possono cambiare, anche per confronti di qualità. Tali modifiche restano sempre entro i Sub-responsabili del trattamento e le regioni di trattamento indicati nell’Allegato 3 e l’Impostazione Regionale dell’Utente Autorizzato.

Parte D — Categorie particolari di dati personali e dati relativi a reati

Il Servizio non tratta intenzionalmente categorie particolari di dati personali né dati relativi a condanne penali e a reati. Tali dati possono comparire incidentalmente nel contenuto di email, allegati o riunioni che un Utente Autorizzato invia a una Funzione IA (clausola 14.2). Le seguenti garanzie si applicano a tutti i Dati Personali del Cliente, compresi tali dati: trattamento soltanto quando un Utente Autorizzato avvia una funzione; nessuna conservazione del contenuto delle richieste di IA né dell’Output IA; nessun utilizzo per l’addestramento; nessuna revisione umana salvo ai sensi della clausola 5.2; cifratura in transito; trattamento nell’UE per gli Utenti Autorizzati con l’Impostazione Regionale “In Europa” o senza risposta; e le misure di cui all’Allegato 2.

Parte E — Natura del trattamento

Ricezione della richiesta dal Software; composizione del prompt sul server a partire dai dati necessari alla funzione; trasmissione a un modello di IA di un Sub-responsabile del trattamento e restituzione dell’Output al Software (in streaming ove la funzione lo supporti); inoltro degli scambi OAuth e delle richieste di annullamento dell’iscrizione con un clic; ricezione, conservazione per breve tempo e inoltro delle notifiche push; conservazione dei caricamenti per l’assistenza; cancellazione di tutto ciò secondo scadenze prestabilite.

Parte F — Finalità

Fornire il Servizio a Lei, ossia: generare l’Output IA richiesto da un Utente Autorizzato; collegare le Caselle di Posta Collegate; informare il Software in tempo reale delle email nuove o modificate; annullare l’iscrizione alle newsletter senza rivelare al mittente l’indirizzo IP dell’Utente Autorizzato; e gestire le richieste di assistenza.

Parte G — Durata e frequenza

Il trattamento dura per la durata del presente DPA (clausola 17.1) più i periodi di cancellazione di cui alla Parte H. Ha luogo in modo continuo, ogni volta che un Utente Autorizzato avvia una funzione o una Casella di Posta Collegata cambia.

Parte H — Conservazione

Per Sua informazione: i metadati di utilizzo delle richieste di IA (senza contenuto) sono conservati per 180 giorni, e le registrazioni degli eventi di sicurezza per 180 giorni. Li trattiamo in qualità di titolare autonomo del trattamento (clausola 2.4).

Parte I — Luoghi di trattamento

• Database e archiviazione di file dei Servizi Cloud: Francoforte, Germania (Amazon Web Services, gestito da Supabase). Supabase Pte. Ltd. (Singapore) e il suo gruppo possono accedervi per assistenza e operatività (clausola 12.1(b)).
• Funzioni server per le richieste di IA: solo regioni edge UE di Supabase; Francoforte per impostazione predefinita, e la configurazione ammette soltanto Francoforte, Irlanda e Parigi.
• Modelli di IA: Microsoft Azure OpenAI nella EU Data Zone; Google Vertex AI nella multiregione UE; per gli Utenti Autorizzati che hanno risposto “Fuori dall’Europa”, alcuni modelli Gemini sull’endpoint globale di Google.
• Notifiche di Gmail: Google Cloud Pub/Sub (infrastruttura globale di Google, nessuna regione fissa).
• Email di assistenza e messaggi del modulo di contatto: Microsoft 365, EU Data Boundary; i messaggi del modulo di contatto transitano attraverso la rete di Cloudflare.
• Altre funzioni server: la regione edge di Supabase più vicina al chiamante, che può trovarsi al di fuori dell’UE (clausola 12.1(c)).

Parte J — Autorità di controllo competente

• Per i Moduli 2 e 3 (clausola 13): (i) se Lei è stabilito in uno Stato membro dell’UE, l’autorità di controllo ivi competente per Lei; (ii) se Lei non è stabilito nell’UE ma è soggetto al GDPR ai sensi dell’art. 3, par. 2, e ha nominato un rappresentante ai sensi dell’art. 27, par. 1, l’autorità di controllo dello Stato membro in cui è stabilito il Suo rappresentante; (iii) se Lei non è stabilito nell’UE, è soggetto al GDPR ai sensi dell’art. 3, par. 2, e non è tenuto a nominare un rappresentante (art. 27, par. 2), l’Incaricato del Land di Berlino per la protezione dei dati e la libertà di informazione (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Germany, in quanto autorità di uno Stato membro in cui si trovano gli interessati coinvolti.
• Per i trasferimenti soggetti all’UK GDPR: l’Information Commissioner’s Office. Per i trasferimenti soggetti alla FADP: l’FDPIC (clausola 12.6).
• La nostra autorità di controllo: l’Incaricato del Land di Berlino per la protezione dei dati e la libertà di informazione (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Germany.

Allegato 2 — Misure tecniche e organizzative

Il presente Allegato descrive le misure ai sensi dell’art. 32 GDPR, strutturate secondo i titoli dell’art. 32 GDPR e della norma ISO/IEC 27001. La Parte A riguarda i Servizi Cloud, che rientrano nella nostra responsabilità. La Parte B descrive le funzioni di sicurezza del Software, che opera sotto il Suo controllo (clausola 3). Il presente Allegato descrive soltanto misure effettivamente in atto.

Parte A — Servizi Cloud

A.1 Governance e personale

• Responsabilità per la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati: Marvin Muvunyi (amministratore). Referente per la protezione dei dati: legal@mailistix.com.
• Direttive interne sulla conservazione e la cancellazione e sulla gestione degli incidenti e la notifica delle violazioni, riesaminate almeno una volta all’anno.
• Le persone con accesso ai Dati Personali del Cliente sono vincolate alla riservatezza (clausola 5) e istruite in materia di protezione dei dati e sicurezza. L’accesso termina quando non è più necessario.
• Non esiste alcuna interfaccia di amministrazione dell’applicazione. L’amministrazione avviene soltanto nelle console dei nostri fornitori (Supabase, Google Cloud, Microsoft Azure ed Entra, Polar, GitHub, Cloudflare). L’accesso ad esse è limitato al nostro amministratore.

A.2 Controllo dell’accesso fisico

• Non gestiamo data center o server propri. I Servizi Cloud funzionano nei data center di Supabase (su Amazon Web Services), Google e Microsoft, la cui sicurezza fisica è certificata secondo norme riconosciute quali ISO/IEC 27001 e SOC 2.
• I dispositivi utilizzati per l’amministrazione dispongono di cifratura completa del disco, blocco automatico dello schermo e un sistema operativo supportato.

A.3 Controllo dell’accesso ai sistemi (autenticazione)

Per gli Utenti Autorizzati (Supabase Auth):

• Nessuna password: registrazione e accesso solo con un codice monouso di 6 cifre inviato all’indirizzo email dell’Account, valido per 15 minuti, utilizzabile una sola volta, generato da una fonte casuale crittograficamente sicura; il codice conferma anche l’indirizzo email.
• Limiti di frequenza per indirizzo IP per l’accesso, la registrazione e la verifica del codice, e un limite sulle email dell’account.
• Sessioni: token di accesso validi per 1 ora; i token di aggiornamento ruotano; una sessione termina dopo 90 giorni di inutilizzo. La disconnessione revoca tutti i token di aggiornamento dell’utente.
• L’eliminazione di un Account richiede un codice monouso inviato all’indirizzo email dell’Account e inserito negli ultimi 10 minuti, e una conferma digitata. Una modifica dell’indirizzo email deve essere confermata da entrambi gli indirizzi.
• Nessun account predefinito e nessuna chiave amministrativa statica su alcuna interfaccia esposta.
• L’accesso alla casella di posta utilizza il flusso del codice di autorizzazione OAuth 2.0 con PKCE (S256) nel browser di sistema. Il valore di stato è casuale, monouso e valido per 10 minuti. I segreti del client esistono soltanto sul server.

Per gli amministratori:

• L’amministrazione avviene soltanto nelle console dei fornitori indicate in A.1, tramite account personali del nostro amministratore; non esistono account amministrativi condivisi.
• Le funzioni privilegiate del database, quali l’eliminazione di un Account su richiesta o la proroga di una prova, possono essere eseguite soltanto dal ruolo di proprietario del database nella console del fornitore, non tramite l’API dei Servizi Cloud.

A.4 Controllo dell’accesso ai dati (autorizzazione)

• La row-level security è attivata su tutte le tabelle dello schema pubblico del database; le policy confrontano l’utente di ciascun record con l’utente autenticato. L’unica tabella condivisa è una tabella di sola lettura dei limiti dei Piani.
• Il ruolo anonimo non ha privilegi sulle tabelle. Il ruolo autenticato ha soltanto i privilegi sostenuti da una policy. I privilegi del database sono confrontati con un’istantanea riesaminata dopo ogni migrazione del database.
• Tutte le funzioni privilegiate del database (SECURITY DEFINER) utilizzano un percorso di ricerca vuoto; quelle che gli utenti possono chiamare ricavano l’utente dal token verificato.
• Le funzioni server verificano il token di accesso e risolvono l’utente tramite Supabase Auth. Non prendono mai un ID utente dalla richiesta, limitano ogni query a tale utente e in caso di errore negano l’accesso (fail closed).
• I webhook determinano il proprietario della casella di posta da registri lato server scritti sotto l’utente autenticato, mai dal contenuto della notifica.
• I caricamenti per l’assistenza sono conservati in un bucket di archiviazione privato e non vengono mai restituiti.
• I segreti lato server sono conservati nei segreti delle Edge Function di Supabase e in Vault, non nel codice sorgente. La scansione dei segreti copre il codice sorgente e la sua intera cronologia. Il pacchetto del Software contiene soltanto una configurazione pubblica inclusa in un elenco consentito.

A.5 Controllo della separazione

• I record di ciascun utente sono separati logicamente dalla row-level security e da query limitate all’utente.
• Ogni richiesta di IA è elaborata separatamente; nulla di essa viene conservato sul server tra una richiesta e l’altra.

A.6 Pseudonimizzazione e minimizzazione dei dati

• Il contenuto delle richieste di IA e dell’Output IA non è conservato; l’utilizzo è registrato come metadati senza contenuto.
• I prompt sono composti sul server soltanto con i dati di cui la funzione ha bisogno, entro limiti di dimensione prestabiliti (Allegato 1, Parte C).
• I log delle funzioni server contengono soltanto codici e conteggi, nessun token, indirizzo o contenuto; il nostro fornitore di hosting li conserva fino a 90 giorni.
• Le notifiche push non contengono alcun contenuto delle email. I collegamenti di annullamento dell’iscrizione non sono né registrati né conservati.
• I segreti dei webhook per ciascuna sottoscrizione sono conservati soltanto come hash SHA-256.
• Le registrazioni degli eventi di sicurezza perdono l’ID utente quando l’Account viene eliminato.
• La telemetria facoltativa utilizza un identificativo pseudonimo casuale e non contiene mai contenuto delle email o testi dell’IA.

A.7 Cifratura

• In transito: TLS 1.2 o 1.3 su tutte le connessioni tra il Software, i Servizi Cloud, i nostri Sub-responsabili del trattamento e i fornitori di caselle di posta. Nessuna verifica dei certificati è disattivata in alcun punto, e le build di rilascio del Software rifiutano le opzioni che indeboliscono TLS. Gli endpoint API utilizzano HSTS.
• A riposo: il database e l’archiviazione dei file sono cifrati da Supabase (AES-256); i segreti lato server sono cifrati a riposo dalla piattaforma.

A.8 Controllo del trasferimento

• Le richieste di IA vengono eseguite soltanto nelle regioni edge UE di Supabase; le funzioni server rifiutano di elaborare richieste di IA in qualsiasi altra regione.
• I fornitori di IA sono interpellati soltanto a endpoint fissi. Microsoft Azure OpenAI è interpellata con la memorizzazione delle risposte disattivata.
• I webhook sono autenticati: Polar tramite HMAC-SHA256 sul corpo grezzo con confronto a tempo costante e marcature temporali non più vecchie di 5 minuti; Google Pub/Sub tramite un token OIDC firmato da Google verificato per emittente, destinatario, account di servizio fissato e una durata massima di 1 ora; Microsoft Graph tramite un segreto casuale a 256 bit per ciascuna sottoscrizione. Il corpo delle richieste ha un limite di dimensione.
• Le richieste cross-origin sono limitate da un elenco consentito, senza credenziali.
• Le richieste di annullamento dell’iscrizione con un clic vanno soltanto a indirizzi HTTPS che si risolvono in indirizzi IP pubblici, senza cookie, credenziali o referrer, e i reindirizzamenti non vengono seguiti.
• I Dati Personali del Cliente sono trasmessi soltanto ai Sub-responsabili del trattamento elencati nell’Allegato 3.

A.9 Controllo dell’inserimento (registrazione)

• Una traccia degli eventi di sicurezza registra eventi quali una casella di posta collegata o un collegamento non riuscito, una prova prorogata da un amministratore o una risposta IA trattenuta dal leak guard, con orario, esito e codice (180 giorni).
• Le registrazioni di utilizzo dell’IA contengono funzione, modello, stato, token, Crediti e orario, senza contenuto (180 giorni).
• I log del Software e delle funzioni server passano attraverso una rimozione centralizzata di credenziali, token e contenuto delle email.
• Le azioni amministrative in Google Cloud sono registrate da Google (Admin Activity audit logs).

A.10 Disponibilità e resilienza

• I Servizi Cloud funzionano su un’infrastruttura gestita (Supabase su Amazon Web Services, Francoforte).
• Backup: un backup giornaliero del database dei Servizi Cloud, conservato per 7 giorni (clausola 10.4); dopo un ripristino, le cancellazioni effettuate dopo il backup vengono applicate nuovamente. I Dati Personali del Cliente nei Servizi Cloud hanno breve durata (Allegato 1, Parte H), e i Dati della Casella di Posta non dipendono dai Servizi Cloud.
• Le richieste di IA utilizzano catene di fallback tra Microsoft Azure OpenAI e Google Vertex AI, e un circuit breaker per i fornitori in errore, in modo che l’interruzione di un fornitore non blocchi le Funzioni IA.
• I limiti di frequenza e un limite giornaliero di spesa per l’IA per ciascun utente proteggono da sovraccarico e abusi.
• I Dati della Casella di Posta restano disponibili presso il fornitore della casella di posta indipendentemente dai Servizi Cloud.
• Gli errori delle funzioni server sono segnalati a Sentry (regione UE) come codici di errore, senza contenuto; un allarme relativo a una risposta IA trattenuta riporta inoltre un hash dell’ID utente.

A.11 Gestione degli incidenti

• Una procedura documentata per il rilevamento, il contenimento, la valutazione, la notifica, il ripristino e il riesame degli incidenti; notifica ai Clienti business ai sensi della clausola 9.
• Un canale pubblico di segnalazione delle vulnerabilità ai sensi della Politica di divulgazione delle vulnerabilità.

A.12 Verifica, valutazione e analisi periodiche

• Analisi statica del codice del Software e delle funzioni server prima del rilascio.
• Suite di test automatizzati, compresi test dei confini di sicurezza del Software e delle funzioni server; esecuzioni CI pianificate.
• Avvisi automatici sulle dipendenze e aggiornamenti di sicurezza; controlli delle vulnerabilità delle dipendenze di produzione (npm audit, OSV); scansione dei segreti.
• Verifiche della configurazione TLS dei nostri endpoint.
• Riesame del presente Allegato almeno una volta all’anno e dopo modifiche sostanziali.

A.13 Controllo dell’incarico (Sub-responsabili del trattamento)

• I Sub-responsabili del trattamento sono selezionati per le loro garanzie di sicurezza e di protezione dei dati e vincolati da contratti ai sensi dell’art. 28, par. 4, GDPR.
• Configurazione che limita il trattamento: regioni UE per le richieste di IA e per i modelli di IA (per l’Impostazione Regionale “In Europa” o in assenza di risposta), Azure OpenAI nella EU Data Zone, memorizzazione delle risposte disattivata, nessun addestramento ai sensi dei termini dei fornitori.
• Il personale agisce soltanto su istruzione; i Dati Personali del Cliente non sono utilizzati per finalità proprie (clausola 4.6).

A.14 Protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita

• Le Funzioni IA sono disattivate finché un Utente Autorizzato non le attiva in una finestra di consenso e possono essere disattivate in qualsiasi momento.
• L’impostazione predefinita della regione è l’UE: in assenza di risposta, il trattamento IA resta nell’UE.
• Telemetria e segnalazioni di arresti anomali soltanto con opt-in.
• Il Software non invia mai di propria iniziativa un’email o una risposta a una riunione; le bozze sono inviate soltanto dall’Utente Autorizzato.
• Le immagini remote nelle email sono bloccate per impostazione predefinita.
• Processi di cancellazione automatizzati fanno rispettare i periodi di conservazione di cui all’Allegato 1, Parte H.

A.15 Garanzie specifiche per l’IA

• Il contenuto delle email è passato al modello come dati contrassegnati e non attendibili; le istruzioni al modello sono conservate soltanto sul server.
• Un leak guard trattiene le risposte che riproducono istruzioni interne e registra l’evento senza il testo della risposta.
• I modelli non possono compiere azioni: non possono inviare, eliminare o modificare nulla in una casella di posta, e ogni Output è mostrato all’Utente Autorizzato.

Parte B — Funzioni di sicurezza del Software (sotto il Suo controllo)

• Il database locale della posta è cifrato con ChaCha20-Poly1305 (SQLite3MultipleCiphers) con una chiave casuale a 256 bit, protetta dall’archivio delle credenziali del sistema operativo (Keychain di macOS, Windows Data Protection API). Il file della chiave è leggibile soltanto dal proprietario. Le build di rilascio rifiutano di aprire un database non cifrato.
• I token delle caselle di posta e la sessione Mailistix sono cifrati con l’archivio delle credenziali del sistema operativo e non sono conservati nell’archiviazione del browser.
• Gli allegati aperti sono memorizzati nella cache in forma cifrata (AES-256-GCM) per al massimo 7 giorni e 512 MiB; le copie temporanee in chiaro sono eliminate dopo 10 minuti. Il log locale di assistenza è cifrato e conservato per al massimo 7 giorni.
• L’output dei log è ripulito da credenziali, token, indirizzi e contenuto delle email.
• L’HTML delle email è sanificato e visualizzato in un frame isolato (sandbox) senza script, con una Content Security Policy. Le immagini remote sono bloccate per impostazione predefinita. Le anteprime degli allegati vengono eseguite in una sandbox senza accesso alla rete. L’accesso ai file è limitato alle cartelle proprie del Software.
• L’accesso alla casella di posta avviene nel browser di sistema, non in un browser incorporato.
• La build per macOS utilizza l’hardened runtime. Gli aggiornamenti sono scaricati tramite HTTPS e installati soltanto dopo la conferma dell’utente; la firma del programma di installazione per Windows viene verificata.
• La rimozione di una Casella di Posta Collegata interrompe le sue notifiche push, elimina la sua posta locale e revoca l’accesso a una casella di posta Google. L’eliminazione dell’Account cancella i dati locali di tale Account sul dispositivo.
• La Sua responsabilità: sicurezza dei dispositivi e degli account del sistema operativo, cifratura del dispositivo, blocco dello schermo, backup ed eliminazione dei dati locali quando un dispositivo viene dismesso.

Allegato 3 — Sub-responsabili del trattamento

I Sub-responsabili del trattamento autorizzati, con i dati che trattano, i loro luoghi di trattamento e le garanzie per il trasferimento, sono elencati nella nostra pagina dei Sub-responsabili del trattamento. Tale pagina fa parte del presente Allegato; le modifiche seguono la clausola 7. La tabella seguente riassume i Sub-responsabili del trattamento che trattano Dati Personali del Cliente. I fornitori che trattano soltanto dati di cui siamo titolari autonomi del trattamento (ad esempio le analisi di prodotto facoltative, le segnalazioni di errori dell’app e le email dell’account) sono elencati anch’essi in tale pagina ma non sono Sub-responsabili del trattamento ai sensi del presente DPA.

Ciascun Sub-responsabile del trattamento si avvale dei propri sub-responsabili (ad esempio, Supabase si avvale di Amazon Web Services), che elenca nella propria documentazione.