Politique de confidentialité

Version : 1.17 · En vigueur à partir du : 3 novembre 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment Mailistix UG (haftungsbeschränkt) (« Mailistix », « nous », « notre », « nos ») traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez l’application de bureau Mailistix pour macOS et Windows (l’« Application ») et les services côté serveur que nous exploitons pour elle (les « Services cloud » ; avec l’Application, le « Service »), lorsque vous nous contactez et lorsque vous visitez mailistix.com.

La présente politique a une valeur purement informative. Elle ne fait pas partie de votre contrat avec nous. Les règles d’utilisation du Service figurent dans nos Conditions d’utilisation (les « Conditions ») et notre Contrat de licence du logiciel. Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas définis ici ont le sens qui leur est donné dans les Conditions. Vous trouverez plus de détails sur les Fonctionnalités d’IA dans notre Avis sur les fonctionnalités d’IA, et les sociétés qui traitent des données pour notre compte sont énumérées sur notre page des Sous-traitants ultérieurs.

La présente politique est publiée à l’adresse https://mailistix.com/privacy-policy.

Aperçu

• Pour les entreprises. Mailistix n’est proposé qu’aux entreprises et aux travailleurs indépendants. Pour le contenu des e-mails et les données de notification qui parviennent à nos serveurs, nous agissons pour le compte de l’entreprise pour laquelle vous utilisez Mailistix, en tant que son sous-traitant (section 2.3).
• Vos e-mails restent sur votre ordinateur. L’Application synchronise votre messagerie directement entre votre ordinateur et votre fournisseur de messagerie (par exemple Google ou Microsoft) et la stocke dans une base de données chiffrée sur votre ordinateur. Vos e-mails, pièces jointes, contacts et calendrier ne sont pas stockés sur nos serveurs.
• Le contenu des e-mails n’atteint nos serveurs que lorsque vous utilisez une Fonctionnalité d’IA. Le texte dont une requête a besoin transite par nos serveurs dans l’UE (Francfort, Allemagne, par défaut) vers Microsoft Azure OpenAI ou Google Vertex AI et n’est pas stocké par nous. Pour les notifications en temps réel, nous ne conservons que l’adresse de votre boîte aux lettres et un numéro de modification technique, jamais de contenu. Pour détecter les essais gratuits répétés, nous conservons en outre un code pseudonymisé pour chaque boîte aux lettres que vous connectez ; on ne peut pas y lire l’adresse (section 4.3).
• L’IA reste dans l’UE, sauf si vous nous indiquez que vous résidez hors d’Europe. Si vous répondez que vous résidez en Europe (l’UE, l’EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse), ou ne répondez pas, tout le traitement par l’IA a lieu dans l’UE. Si vous répondez que vous résidez hors d’Europe, certaines requêtes vers les modèles Gemini de Google peuvent être traitées en dehors de l’UE.
• Pas de vente, pas de publicité, pas d’entraînement. Nous ne vendons ni ne louons de données à caractère personnel, n’affichons pas de publicités, et n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires ni pour évaluer la solvabilité. Ni nous ni nos fournisseurs d’IA n’utilisons vos e-mails pour entraîner des modèles d’IA.
• Statistiques uniquement si vous y consentez (opt-in). Les statistiques d’utilisation et les rapports de plantage sont désactivés tant que vous ne les activez pas. Ils utilisent un identifiant aléatoire, et non votre nom ni votre adresse e-mail.
• Polar gère les paiements. Polar Software, Inc. vend les Formules payantes en tant que marchand officiel (merchant of record) et traite vos données de paiement conformément à sa propre politique de confidentialité. Nous ne voyons jamais les données complètes de votre carte.
• Vous gardez le contrôle. Dans l’Application, vous pouvez exporter les données que nous conservons sur nos serveurs, supprimer votre Compte, retirer une boîte aux lettres (ce qui révoque également l’accès de Mailistix à votre compte Google), désactiver les Fonctionnalités d’IA, modifier votre région et supprimer les données d’utilisation facultatives.
• Les données utilisateur Google ne sont utilisées que dans la mesure permise par la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use) (section 5).
• Mailistix est réservé aux adultes (18 ans et plus).

1. Qui nous sommes et comment nous joindre

1.1 Responsable du traitement. Le responsable du traitement des opérations décrites à la section 2.2 est la société suivante, qui agit également en qualité de sous-traitant pour les opérations de traitement décrites à la section 2.3 :

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Allemagne
Représentée par le gérant : Marvin Muvunyi
Registre : Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Contact pour la protection des données. Pour toute question concernant vos données à caractère personnel ou pour exercer vos droits, écrivez à legal@mailistix.com ou à l’adresse postale ci-dessus.

1.3 Représentants. Nous sommes établis dans l’Union européenne, nous n’avons donc pas à désigner de représentant dans l’UE. Pour le Royaume-Uni, voir la section 16.3. Nous n’avons pas désigné de représentant en Suisse.

2. Ce que couvre la présente politique et notre rôle

2.1 Champ d’application. La présente politique couvre l’Application, les Services cloud, nos canaux d’assistance et notre site web. Elle ne couvre pas les services de Google, de Microsoft, de Polar ou d’autres tiers que vous utilisez avec Mailistix ; leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent.

2.2 Lorsque nous sommes le responsable du traitement. Nous déterminons pourquoi et comment des données à caractère personnel sont traitées, et sommes donc le responsable du traitement, pour :

• votre Compte Mailistix et votre connexion, ainsi que l’enregistrement de votre acceptation des Conditions et de l’Accord de traitement des données ;
• vos enregistrements de Formule, de Crédits et de facturation ;
• les enregistrements d’utilisation des requêtes d’IA (sans contenu), l’activité de l’Application, la sécurité et la prévention des abus, y compris les empreintes de boîtes aux lettres (section 4.3) ;
• les enregistrements de consentement et votre paramètre de région ;
• les statistiques et rapports de plantage facultatifs, la surveillance des erreurs des serveurs et les mises à jour de l’Application ;
• notre communication avec vous, y compris l’assistance (à l’exception des Données à caractère personnel du Client décrites à la section 2.3) ; et
• notre site web, y compris le formulaire de contact et la liste d’attente.

2.3 Lorsque nous agissons pour votre entreprise (sous-traitant). Mailistix n’est proposé qu’aux entreprises et aux travailleurs indépendants (Conditions, article 3.5). Toute personne qui utilise Mailistix le fait pour un Client professionnel : son employeur ou une autre organisation, un client, ou sa propre entreprise si elle est travailleur indépendant. Pour le traitement suivant, nous agissons pour le compte de ce Client professionnel, en tant que son sous-traitant, au titre de notre Accord de traitement des données (le « DPA ») :

• le contenu des requêtes d’IA et les Résultats de l’IA (section 4.6) ;
• la transmission par notre serveur des codes de connexion et des jetons d’une boîte aux lettres lorsqu’une boîte aux lettres est connectée (section 4.3) ;
• les enregistrements relatifs aux notifications en temps réel de nouveaux e-mails (section 4.5) ;
• les demandes de désabonnement en un clic (section 4.8) ; et
• le contenu des e-mails et les données à caractère personnel d’autres personnes que vous incluez dans un paquet de diagnostic ou un message d’assistance (section 4.14).

Cela couvre, dans ce traitement, vos propres données ainsi que celles d’autres personnes, telles que les personnes avec lesquelles vous correspondez (les « Données à caractère personnel du Client »). Pour ces données, le Client professionnel est le responsable du traitement : il décide de la base juridique, et ce sont ses propres mentions d’information qui s’appliquent. Nous décrivons ce traitement dans la présente politique afin que vous sachiez ce qu’il advient de vos données. Si vous êtes travailleur indépendant et utilisez Mailistix pour votre propre activité, vous êtes le Client professionnel. Il est préférable d’adresser les demandes relatives à ces données au Client professionnel ; si vous nous les adressez, nous les transmettons (section 12.7).

2.4 Données qui restent sur votre appareil. L’essentiel de ce que l’Application fait de vos e-mails a lieu uniquement sur votre ordinateur, sous votre contrôle et celui de votre Client professionnel. Nous n’avons aucun accès à ces données et ne sommes ni responsable du traitement ni sous-traitant pour celles-ci. Nous les décrivons dans la présente politique afin que vous sachiez ce que fait l’Application.

2.5 Personnes avec lesquelles vous correspondez. Si vous n’êtes pas un utilisateur de Mailistix mais une personne qui écrit à un utilisateur de Mailistix ou reçoit des e-mails de sa part, la section 7 explique ce qu’il advient de vos données.

3. Où vos données sont conservées : vue d’ensemble

4. Ce que nous traitons, à quelles fins et sur quelle base juridique

Pour chaque activité, la présente section décrit les données, la finalité et la base juridique au regard du règlement général sur la protection des données de l’UE (le « RGPD »). Les bases juridiques sont : le consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD), l’exécution d’un contrat avec vous ou de mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b)), le respect d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c)) et nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers (article 6, paragraphe 1, point f)). Lorsque nous nous fondons sur des intérêts légitimes, nous les indiquons. Les durées de conservation sont récapitulées à la section 10.

Si vous utilisez Mailistix pour une organisation. Lorsque la présente section indique le « contrat » comme base juridique, cela s’applique directement si vous êtes vous-même notre cocontractant, par exemple en tant que travailleur indépendant. Si vous utilisez Mailistix pour une entreprise ou une autre organisation qui est notre cocontractant, nous nous fondons à la place sur les intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) : notre intérêt et celui du Client professionnel à fournir le Service commandé aux personnes que le Client professionnel autorise à l’utiliser.

Traitement pour votre Client professionnel. Pour le traitement marqué « Rôle : sous-traitant » ci-dessous, nous agissons pour votre Client professionnel (section 2.3) ; la base juridique est celle du Client professionnel.

4.1 Votre Compte Mailistix

Données : votre adresse e-mail ; les codes de connexion à usage unique que nous vous envoyons par e-mail (six chiffres, valables 15 minutes) ; la confirmation de votre adresse e-mail ; la langue de votre interface ; les dates et heures de votre inscription et de vos connexions ; et les jetons de session (un jeton de connexion valable une heure et un jeton d’actualisation qui change à chaque utilisation ; une session prend fin après 90 jours sans utilisation). Le service d’authentification de notre hébergeur consigne également des données techniques de requête, y compris votre adresse IP. Sur votre ordinateur, l’Application stocke votre session chiffrée avec le stockage sécurisé de votre système d’exploitation.

Finalités : créer votre Compte, vous connecter, vous maintenir connecté, confirmer les changements de votre adresse e-mail, afficher l’Application dans votre langue et protéger votre Compte contre les accès non autorisés.

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)). Journaux de sécurité : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) tenant à la protection des comptes et du Service contre les utilisations abusives.

Vous vous connectez à Mailistix avec votre adresse e-mail et un code que nous vous envoyons par e-mail ; les Comptes Mailistix n’ont pas de mot de passe. Mailistix ne propose pas de connexion avec un compte Google ou Microsoft ; la connexion d’une boîte aux lettres (section 4.3) est une étape distincte.

4.2 Choix de configuration et enregistrements de consentement

Région. Pendant la configuration, l’Application demande « Où résidez-vous ? » avec deux réponses : « En Europe » (l’UE, l’EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse) ou « Hors d’Europe ». Vous pouvez modifier votre réponse à tout moment sous Paramètres › Confidentialité et IA. Nous stockons votre réponse, la date et l’heure ainsi que la version de l’Application. Nous ne l’utilisons qu’à deux fins : décider où vos requêtes d’IA sont traitées (section 4.6.4), et calculer le nombre de Crédits qu’une requête d’IA consomme, car les modèles d’IA utilisés pour les deux régions ont des prix différents. Modifier votre région n’ajoute jamais de Crédits. Tant que vous n’avez pas répondu, ou si votre réponse ne peut pas être lue, vos requêtes d’IA sont traitées dans l’UE. Nous ne déterminons pas votre localisation à partir de votre adresse IP.

Enregistrements de consentement. Nous stockons le moment où vous avez activé les Fonctionnalités d’IA (avec la version du texte de consentement et la version de l’Application) jusqu’à ce que vous les désactiviez ou supprimiez votre Compte ; chaque activation ou désactivation est également consignée comme événement de sécurité (section 4.15). Nous stockons aussi vos choix concernant les statistiques et rapports de plantage facultatifs, l’historique de ces choix et l’identifiant statistique aléatoire décrit à la section 4.12.

Acceptation des Conditions. Lorsque vous créez votre Compte ou acceptez de nouvelles Conditions dans l’Application, vous confirmez avoir au moins 18 ans et utiliser Mailistix pour votre entreprise, votre activité indépendante ou, avec son autorisation, l’organisation pour laquelle vous travaillez, et vous acceptez les Conditions, y compris le DPA, ainsi que le Contrat de licence du logiciel. Nous consignons la version des Conditions et du DPA que vous avez acceptée, l’heure (selon notre serveur), si vous avez accepté lors de l’inscription ou plus tard dans l’Application, la version de l’Application, la langue de l’Application, le libellé de la confirmation qui vous a été présenté, avec la somme de contrôle SHA-256 de ce libellé exact, et la somme de contrôle SHA-256 de chaque document de la version. Si vous vous opposez à une modification annoncée des Conditions (Conditions, article 19.3), nous consignons l’opposition avec les mêmes informations. Lors de l’inscription, les versions acceptées sont également stockées avec votre Compte. Lorsque vous confirmez votre adresse e-mail, notre serveur consigne votre acceptation à partir de ces informations, avec le moment où vous avez demandé l’inscription et celui où vous l’avez confirmée. Les refus (opt-out) de la convention d’arbitrage que vous nous envoyez par e-mail sont consignés avec l’heure à laquelle nous les avons reçus et l’identifiant du message. Afin de protéger ces enregistrements contre la perte et toute altération ultérieure, nous conservons chaque jour, chez Microsoft Azure Blob Storage en Allemagne, une liste de sommes de contrôle de ces enregistrements (aucune donnée lisible), qui ne peut être ni modifiée ni supprimée pendant 4 ans et 1 mois, ainsi qu’une copie de sauvegarde des enregistrements (avec votre identifiant d’utilisateur et une empreinte de votre adresse e-mail au lieu de l’adresse), qui est supprimée automatiquement au bout de 30 jours (section 8). Lorsque votre Compte est supprimé, nous conservons une copie de ces enregistrements avec votre identifiant d’utilisateur et une empreinte à sens unique (SHA-256) de votre adresse e-mail au lieu de l’adresse, jusqu’au 1er janvier de la quatrième année suivant la suppression (section 10).

Base juridique : enregistrements de région et d’acceptation : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) et intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à pouvoir prouver quelles conditions s’appliquent et que le Service est utilisé à des fins professionnelles ; pour la copie conservée après la suppression : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à prouver le contrat et la confirmation d’usage professionnel dans le cadre de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice (article 17, paragraphe 3, point e)). Enregistrements de vos choix en matière de statistiques et de rapports de plantage : obligation légale de pouvoir démontrer le consentement (article 6, paragraphe 1, point c), avec l’article 7, paragraphe 1, du RGPD). Enregistrements du paramètre d’IA, et de tous les choix dans la mesure où ils servent cette finalité : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à documenter vos choix, à démontrer que nous respectons les exigences de Google et de nos fournisseurs, et à appliquer vos choix sur chaque appareil que vous utilisez.

4.3 Connexion d’une boîte aux lettres

Fonctionnement : vous connectez une boîte aux lettres Gmail ou Google Workspace, ou une boîte aux lettres Microsoft (Outlook.com ou Microsoft 365), via la page de connexion de Google ou de Microsoft dans le navigateur de votre système. Mailistix ne voit jamais votre mot de passe Google ou Microsoft. L’Application reçoit l’autorisation par un échange sécurisé à usage unique sur votre propre ordinateur (OAuth 2.0 avec PKCE). Vous pouvez connecter jusqu’à 10 boîtes aux lettres avec l’Essai Pro et la Formule Pro, et une seule avec la Formule Basic.

Boîtes aux lettres chez d’autres fournisseurs (IMAP) : vous pouvez également connecter une boîte aux lettres chez un autre fournisseur avec son adresse e-mail et son mot de passe. Pour trouver les serveurs, l’Application consulte d’abord une liste de fournisseurs intégrée à l’Application (fondée sur la base de données de Mozilla Thunderbird, complétée par nos soins), puis interroge le système de noms de domaine (DNS) sur les enregistrements de messagerie du domaine, demande un fichier de paramètres au serveur du domaine lui-même (autoconfig, via HTTPS) et, si rien n’est trouvé, essaie des noms de serveur probables avec une connexion sécurisée. Ces requêtes vont de votre ordinateur aux serveurs du domaine et à votre fournisseur DNS ; elles contiennent le domaine, et la demande du fichier de paramètres contient en outre votre adresse e-mail, comme le prévoit la norme applicable à ces paramètres. Les noms de serveur que l’Application a trouvés en dehors de votre domaine vous sont présentés avant la première connexion. Votre mot de passe n’est envoyé qu’aux serveurs de réception et d’envoi que vous acceptez, par une connexion chiffrée, et il est stocké sur votre ordinateur, chiffré avec le stockage sécurisé de votre système d’exploitation. Il ne nous est jamais envoyé.

Jetons : Google et Microsoft émettent des jetons d’accès et d’actualisation qui permettent à l’Application de fonctionner avec votre boîte aux lettres. L’Application les stocke sur votre ordinateur, chiffrés avec le stockage sécurisé de votre système d’exploitation. Pour obtenir et renouveler ces jetons, l’Application utilise l’une de nos fonctions serveur, car la clé confidentielle qui identifie Mailistix auprès de Google doit rester sur un serveur. Le code d’autorisation et les jetons transitent par cette fonction vers Google ou Microsoft et en reviennent ; ils ne sont pas stockés sur nos serveurs, et nos journaux ne les contiennent pas.

Autorisations : les autorisations que Mailistix demande, et pourquoi, sont énumérées à la section 5.2 (Google) et à la section 6.1 (Microsoft).

Empreinte de boîte aux lettres : lorsque vous connectez une boîte aux lettres, notre fonction serveur prend également l’adresse e-mail de la boîte aux lettres (pour Google, l’adresse e-mail principale de votre compte Google ; pour Microsoft, l’adresse figurant dans la réponse de connexion ; pour une boîte aux lettres connectée avec son mot de passe, l’adresse que vous avez saisie, que l’Application envoie une seule fois à notre fonction serveur après que vous avez connecté une nouvelle boîte aux lettres) et la transforme en un code pseudonymisé, l’« empreinte de boîte aux lettres ». Elle écrit d’abord l’adresse sous une forme normalisée (en minuscules, sans suffixe « + » et, pour Gmail, sans points et avec googlemail.com écrit gmail.com), afin que les variantes d’une même adresse donnent le même code, puis en calcule une empreinte à sens unique avec une clé secrète (HMAC-SHA-256 ; cette clé n’existe que sur notre serveur). Nous ne stockons que ce code, le fournisseur (Google, Microsoft ou IMAP), votre identifiant d’utilisateur et le moment où vous avez connecté la boîte aux lettres pour la première et pour la dernière fois, jamais l’adresse elle-même. Sans la clé, le code ne peut pas être reconverti en adresse. Si d’autres Comptes Mailistix, y compris des Comptes supprimés, ont déjà connecté la même boîte aux lettres, nous consignons un événement de sécurité qui ne contient que le nombre de ces Comptes (section 4.15). Nous n’utilisons les empreintes que pour détecter les utilisations abusives, en particulier les essais gratuits répétés avec la même boîte aux lettres sous de nouveaux Comptes ; personne n’est bloqué automatiquement. Une empreinte subsiste lorsque vous retirez la boîte aux lettres ; elle est supprimée 12 mois après la suppression de votre Compte (section 10). Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à prévenir la fraude et l’utilisation abusive des essais gratuits.

Rôle : la connexion a lieu sur votre ordinateur sous votre contrôle. Notre fonction serveur qui fait transiter le code d’autorisation et les jetons agit en tant que sous-traitant pour votre Client professionnel (section 2.3). Nous conservons l’empreinte de boîte aux lettres pour notre propre finalité de prévention des utilisations abusives, en tant que responsable du traitement (section 2.2). Le fait qu’une boîte aux lettres Google ou Microsoft a été connectée, ou que sa connexion a échoué, est consigné comme événement de sécurité (section 4.15). Pour une boîte aux lettres chez un autre fournisseur, la recherche des serveurs et la connexion ont lieu sur votre ordinateur ; seule son adresse parvient à notre fonction serveur, pour l’empreinte de boîte aux lettres.

4.4 Vos e-mails sur votre ordinateur

Synchronisation, lecture et envoi. L’Application échange vos e-mails directement entre votre ordinateur et les serveurs de votre fournisseur de messagerie (Google, Microsoft ou les serveurs IMAP et SMTP d’un autre fournisseur). Votre messagerie n’est pas acheminée par nos serveurs. Lorsque vous envoyez un e-mail, l’Application l’envoie depuis votre propre boîte aux lettres. L’Application n’envoie jamais d’e-mail et ne répond jamais à une invitation de sa propre initiative ; elle ne le fait que lorsque vous cliquez sur envoyer ou sur répondre.

Stockage local. L’Application stocke votre messagerie dans une base de données sur votre ordinateur, chiffrée avec ChaCha20-Poly1305 et une clé aléatoire de 256 bits que votre système d’exploitation protège. Les versions de production de l’Application refusent de stocker des données non chiffrées. Les pièces jointes que vous ouvrez sont mises en cache sous forme chiffrée (AES-256-GCM) pendant 7 jours au plus et dans la limite de 512 Mio ; les copies temporaires non chiffrées réalisées pour qu’un autre programme puisse ouvrir un fichier sont supprimées au bout de 10 minutes. Les images des e-mails sont mises en cache pendant 180 jours au plus et dans la limite de 1 Go. Les fichiers que vous enregistrez dans un projet sont stockés dans le dossier de documents de l’Application ; supprimer le document supprime aussi le fichier.

Carnet d’adresses. L’Application construit votre liste de contacts à partir des adresses figurant dans votre messagerie, sur votre ordinateur. Mailistix n’utilise pas les services de contacts de Google ou de Microsoft.

Recherche. Les recherches s’exécutent dans l’index local de l’Application et, au besoin, chez votre fournisseur de messagerie.

Journaux locaux. L’Application conserve des journaux techniques sur votre ordinateur : un journal de performance (30 jours, 5 Mo au plus), de courts fichiers de trace dans votre dossier temporaire qui sont automatiquement écrasés (environ 1 Mo), et un journal d’assistance chiffré (7 jours, 500 entrées et 2 Mo au plus). Tout contenu personnel est retiré des entrées de journal. L’Application ne crée pas de vidages de plantage natifs. Ces journaux restent sur votre ordinateur, sauf si vous choisissez de nous les envoyer (section 4.14).

Durée de conservation. Vos données locales restent sur votre ordinateur après votre déconnexion. Elles sont supprimées lorsque vous retirez une boîte aux lettres (les e-mails de cette boîte aux lettres), lorsque vous utilisez Paramètres › Général › Zone sensible › Effacer tous les e-mails, ou lorsque vous supprimez votre Compte sur cet ordinateur. La désinstallation de l’Application ne les supprime pas ; pour les supprimer, effacez le dossier de données de l’Application après la désinstallation (sous macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, sous Windows %APPDATA%\Mailistix). Une fois par jour, l’Application crée en outre une sauvegarde chiffrée des données qui n’existent que sur votre ordinateur (projets, tâches, signatures, préférences d’écriture, conversations Ask AI et connexions à vos boîtes aux lettres, mais pas vos e-mails), afin de pouvoir réparer une base de données endommagée. Elle conserve sept sauvegardes quotidiennes et quatre hebdomadaires, soit environ cinq semaines au plus ; retirer une boîte aux lettres ou effacer vos e-mails les remplace, et supprimer votre Compte les supprime.

Notre rôle : ce traitement a lieu sur votre ordinateur sous votre contrôle. Nous n’y avons pas accès.

4.5 Notifications en temps réel de nouveaux e-mails

Pour afficher rapidement les nouveaux e-mails sans interroger constamment votre fournisseur de messagerie, les Services cloud relaient des notifications de modification. Ces notifications ne contiennent jamais le contenu d’un e-mail.

Gmail : notre fonction serveur enregistre auprès de Google une notification (« watch ») pour votre boîte aux lettres, en utilisant pour cette seule requête le jeton d’accès actuel de l’Application. Lorsque quelque chose change, Google publie un message via Google Cloud Pub/Sub qui ne contient que votre adresse Gmail et un numéro de modification. Pub/Sub conserve ce message pendant une heure au plus. Notre fonction serveur vérifie la signature de Google et stocke votre adresse Gmail, le numéro de modification et votre identifiant d’utilisateur pendant 7 jours. L’enregistrement qui relie votre adresse Gmail à votre Compte est conservé jusqu’à 30 jours après son dernier renouvellement. L’Application récupère ensuite les modifications effectives directement auprès de Google.

Microsoft : notre fonction serveur crée un abonnement de notifications Microsoft Graph pour les messages nouveaux et modifiés dans votre boîte aux lettres. Les notifications de Microsoft ne contiennent aucun contenu. Nous stockons l’identifiant d’abonnement, l’identifiant du message, la boîte aux lettres et votre identifiant d’utilisateur pendant 7 jours, et les détails de l’abonnement avec une empreinte du secret de vérification jusqu’à ce que vous retiriez la boîte aux lettres ou supprimiez votre Compte, et au plus 30 jours après l’expiration de l’abonnement. Une ancienne table de notifications qui n’est plus alimentée est supprimée au bout de 30 jours.

Boîtes aux lettres connectées via IMAP : l’Application maintient une connexion supplémentaire entre votre ordinateur et le serveur du fournisseur, qui signale les nouveaux e-mails arrivés dans la boîte de réception (IMAP IDLE), et vérifie en outre la boîte aux lettres à intervalles de quelques minutes.Nos serveurs n’interviennent pas et ne conservent aucun enregistrement de notification pour ces boîtes aux lettres.

Lorsque vous retirez une boîte aux lettres, l’Application met fin à la surveillance (watch) ou à l’abonnement et supprime ces enregistrements. Si nos serveurs sont injoignables à ce moment-là, une tâche quotidienne supprime les enregistrements de notification une fois qu’ils ont 7 jours.

Rôle : sous-traitant pour votre Client professionnel (section 2.3).

4.6 Fonctionnalités d’IA

4.6.1 Quand les données sont envoyées

Les Fonctionnalités d’IA sont désactivées tant que vous ne les activez pas dans la boîte de dialogue « Laissez l’IA vous aider à gérer vos e-mails », qui apparaît lorsque vous en utilisez une pour la première fois, ou sous Paramètres › Confidentialité et IA. Ensuite, le contenu des e-mails n’est envoyé pour traitement par l’IA que lorsque vous utilisez une Fonctionnalité d’IA, par exemple lorsque vous demandez un brouillon, ouvrez un résumé, posez une question à Ask AI ou ouvrez un briefing de réunion, et lors de l’étape d’apprentissage décrite à la section 4.6.6 après l’envoi d’une réponse que l’IA a rédigée. Vous pouvez désactiver les Fonctionnalités d’IA à tout moment sous Paramètres › Confidentialité et IA › « Fonctions IA ». À partir de là, rien n’est envoyé pour traitement par l’IA tant que vous ne les réactivez pas.

4.6.2 Ce qui est envoyé

Les requêtes de brouillon et de réécriture contiennent également votre nom, votre adresse e-mail et votre fuseau horaire, afin que le brouillon puisse s’adresser correctement aux personnes et comprendre des mots tels que « demain ». Les requêtes Ask AI et de briefing de réunion contiennent la date du jour et votre fuseau horaire pour la même raison. En outre :

Les pièces jointes elles-mêmes ne sont pas envoyées, seulement leurs noms et, pour Ask AI, des passages de texte extraits sur votre ordinateur.

4.6.3 Parcours d’une requête

L’Application envoie la requête, par une connexion chiffrée, à nos fonctions serveur, hébergées par Supabase dans l’UE (les fonctions serveur pour les requêtes d’IA ne s’exécutent que dans l’UE, par défaut à Francfort, en Allemagne). Là, notre fonction construit les instructions destinées au modèle (les instructions sont conservées sur le serveur, et les e-mails sont marqués comme données non fiables afin que le texte d’un e-mail ne puisse pas donner d’instructions au modèle) et envoie la requête à l’un de nos fournisseurs d’IA. La réponse est renvoyée à l’Application en flux continu.

4.6.4 Fournisseurs et régions

Nous utilisons Microsoft Azure OpenAI (modèles GPT, exploités par Microsoft dans son EU Data Zone ; notre ressource est située à Sweden Central) et Google Cloud Vertex AI (modèles Gemini). Le fournisseur qui traite une requête dépend de la fonctionnalité et de la disponibilité : si un modèle est lent ou indisponible, la requête est automatiquement redirigée vers un autre. L’endroit où ces modèles s’exécutent dépend de votre réponse à « Où résidez-vous ? » :

• « En Europe », ou pas de réponse : tout le traitement par l’IA a lieu dans l’UE, chez Microsoft Azure OpenAI dans son EU Data Zone et chez Google Vertex AI dans sa multi-région UE (résidence des données dans l’UE).
• « Hors d’Europe » : la plupart des requêtes vers les modèles Gemini s’exécutent sur le point de terminaison global de Google, qui peut traiter les données dans tout pays où Google propose le modèle. Certaines étapes (sélection des e-mails pertinents pour Ask AI) s’exécutent encore dans la multi-région UE de Google, et toutes les requêtes vers Microsoft s’exécutent dans l’EU Data Zone de Microsoft.

Comparaisons de modèles. Afin de maintenir un niveau élevé de qualité et de fiabilité, nous pouvons, pendant une durée limitée, acheminer les requêtes de certains utilisateurs vers un autre modèle ou un autre paramétrage de modèle proposé par les mêmes fournisseurs, par exemple pour comparer une nouvelle version de modèle. Votre choix de région s’applique toujours. Nous ne comparons que des mesures techniques telles que les temps de réponse, les erreurs, le nombre de jetons et les Crédits, jamais le contenu. Nous vous informons avant que votre Compte ne participe, et vous pouvez refuser d’y participer en écrivant à legal@mailistix.com.

4.6.5 Ce qui est stocké, et où

• Sur nos serveurs : aucun contenu. Nous ne stockons pas le contenu de vos requêtes d’IA ni des Résultats de l’IA. Les journaux techniques de nos fonctions serveur ne contiennent aucun contenu ; notre hébergeur les conserve jusqu’à 90 jours.
• Métadonnées d’utilisation : pour chaque requête, nous consignons la fonction et le type de Fonctionnalité d’IA utilisés (par exemple « résumé », « résumé de conversation », « brouillon de réponse », « réécriture »), le modèle, le succès ou l’erreur, le temps de réponse, le nombre de jetons, les Crédits décomptés et la valeur interne d’un Crédit, avec votre identifiant d’utilisateur. Nous ne consignons ni contenu, ni objets, ni destinataires. Nous conservons ces enregistrements 180 jours (section 4.11).
• Réponses retenues : si notre contrôle de sécurité retient une réponse parce qu’elle pourrait révéler nos instructions internes, nous consignons un événement de sécurité (votre identifiant d’utilisateur, la fonctionnalité, si la réponse a été retenue ou interrompue) sans le texte de la réponse (section 4.15).
• Réacheminement en cas de panne : si un modèle échoue pour votre requête, nous enregistrons votre identifiant d’utilisateur et le modèle défaillant pendant quelques minutes, afin que vos requêtes suivantes l’évitent.
• Chez nos fournisseurs d’IA : les fournisseurs ne traitent les données que pour répondre à la requête, en vertu de conditions de traitement des données qui leur interdisent de les utiliser pour entraîner leurs modèles. Les appels à Microsoft sont effectués avec le stockage de la requête désactivé. Les fournisseurs peuvent conserver des données pendant une durée limitée à des fins d’exploitation et de surveillance des abus : Google Vertex AI peut conserver en mémoire des données d’entrée et des résultats jusqu’à 24 heures (mise en cache) et peut consigner jusqu’à 90 jours, dans la région où la requête a été traitée, les prompts que ses systèmes automatisés signalent comme un abus possible, des employés autorisés de Google pouvant alors les évaluer ; Microsoft Azure OpenAI peut stocker des prompts et des résultats jusqu’à 30 jours pour surveiller les abus, du personnel autorisé de Microsoft situé dans l’Espace économique européen pouvant alors les examiner.
• Sur votre ordinateur : les brouillons, résumés, briefings, conversations Ask AI et préférences d’IA sont conservés dans la base de données chiffrée de l’Application. Les conversations Ask AI sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez (chaque conversation dispose d’un bouton de suppression). Les paires de modifications destinées à l’apprentissage sont conservées pour les dix derniers e-mails par contact et pendant 180 jours au plus. Les statistiques sur les brouillons d’IA envoyés (nombre de mots et ampleur de vos modifications, sans texte) sont conservées un an.

4.6.6 Personnalisation, et non entraînement

Nous n’entraînons, n’affinons ni ne modifions autrement aucun modèle d’IA avec vos données, et nos fournisseurs n’y sont pas autorisés non plus. Mailistix personnalise les brouillons de deux manières, uniquement pour vous :

• Exemples d’écriture. Pour chaque brouillon, l’Application choisit jusqu’à cinq e-mails que vous avez envoyés auparavant, de préférence au même contact et dans une situation similaire, et les inclut dans la requête afin que le brouillon vous ressemble. Ils sont choisis sur votre ordinateur parmi des e-mails que vous avez rédigés vous-même.
• Apprentissage à partir de vos modifications. Lorsque vous envoyez une réponse que l’IA a rédigée et que vous avez modifiée, l’Application stocke sur votre ordinateur la version de l’IA, votre version envoyée et l’e-mail auquel vous avez répondu. Elle les envoie ensuite une seule fois à un modèle d’IA, qui décrit en une phrase ce que votre modification révèle de votre manière d’écrire (par exemple la longueur ou le ton ; jamais votre formule d’appel, votre formule de politesse, votre nom ou votre forme d’adresse). La phrase est stockée sur votre ordinateur et incluse dans vos demandes de brouillon ultérieures. Tant qu’elle n’a pas été établie, la paire est également incluse dans vos prochains brouillons destinés à ce contact.

Cette personnalisation n’est utilisée que pour vos propres requêtes. Elle n’est jamais partagée avec d’autres utilisateurs et jamais utilisée pour construire ou améliorer un modèle au profit de quelqu’un d’autre.

4.6.7 Rôle et base juridique

• Rôle : sous-traitant. Nous exécutons les Fonctionnalités d’IA pour votre Client professionnel, en tant que son sous-traitant au titre du DPA (section 2.3). Cela couvre tout ce qui figure dans une requête d’IA et dans les Résultats de l’IA : votre propre nom, adresse e-mail, e-mails et instructions, ainsi que les données des personnes figurant dans vos e-mails (par exemple l’expéditeur d’un e-mail que vous souhaitez faire résumer). Le Client professionnel est le responsable du traitement et décide de la base juridique. Pour les données des personnes avec lesquelles vous correspondez, il s’agit généralement de son intérêt légitime à traiter sa correspondance efficacement avec les outils qu’il choisit (article 6, paragraphe 1, point f)). Nos garanties vont dans ce sens : traitement uniquement lorsque vous lancez une fonctionnalité, aucun stockage du contenu, traitement dans l’UE par défaut, aucun entraînement, et aucune revue humaine de notre part (la surveillance des abus par nos fournisseurs d’IA est décrite à la section 4.6.5).
• Les enregistrements d’utilisation des requêtes d’IA (section 4.6.5) ne contiennent aucun contenu. Nous les conservons en tant que responsable du traitement ; leur base juridique figure à la section 4.11.
• Des catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple des informations de santé que quelqu’un mentionne dans un e-mail) peuvent figurer dans vos e-mails. Nous n’avons pas l’intention de traiter de telles données, ne recherchons pas de telles données dans les e-mails et ne les stockons pas. Il appartient au Client professionnel de décider si ses utilisateurs peuvent utiliser les Fonctionnalités d’IA avec un tel contenu, et de la base juridique à cet effet (article 9, paragraphe 2, du RGPD) (DPA, article 14.2 ; Politique d’utilisation acceptable).
• La boîte de dialogue d’IA : avant votre première utilisation des Fonctionnalités d’IA, l’Application vous demande de les activer. Cela vous permet de décider si le contenu des e-mails peut quitter votre ordinateur pour un traitement par l’IA, et c’est l’autorisation explicite que Google exige avant que des données utilisateur Google ne soient partagées avec un fournisseur d’IA. Nous la consignons comme décrit à la section 4.2.

Vous trouverez plus d’informations sur les Fonctionnalités d’IA, leurs limites et la manière dont les Résultats de l’IA sont signalés dans notre Avis sur les fonctionnalités d’IA.

4.7 Calendrier et réunions

Données : avec votre autorisation (sections 5.2 et 6.1), l’Application lit les événements de vos calendriers pour les 30 prochains jours afin d’afficher votre tableau de bord des réunions et vos rappels. Sur votre instruction, elle répond aux invitations, ajoute un événement que vous créez et supprime les événements que vous choisissez. Elle reconnaît sur votre ordinateur, sans IA, les appels en visioconférence figurant dans vos e-mails (par exemple les messages comportant un lien de visioconférence). Les réunions, rappels et briefings sont stockés sur votre ordinateur. Vous pouvez choisir sous Paramètres › Réunions quels calendriers l’Application lit.

Utilisation dans les Fonctionnalités d’IA : les plages libres et occupées ne sont ajoutées aux requêtes de brouillon que lorsqu’un e-mail demande un créneau de réunion (sans titres ni participants). Les détails d’une réunion sont envoyés lorsque vous ouvrez un briefing de réunion (section 4.6.2).

Rôle : sur votre ordinateur, ce traitement a lieu sous votre contrôle (section 2.4) ; dans les requêtes d’IA, nous agissons en tant que sous-traitant pour votre Client professionnel (section 4.6.7).

4.8 Désabonnement des newsletters

Lorsque vous vous désabonnez d’une newsletter dans l’Application :

• Désabonnement en un clic : l’Application envoie l’adresse de désabonnement figurant dans l’en-tête de l’e-mail à notre fonction serveur, qui envoie la demande de désabonnement à l’expéditeur. L’expéditeur voit l’adresse IP de notre serveur, et non la vôtre. Nous ne consignons pas l’adresse.
• Désabonnement par e-mail : l’Application envoie l’e-mail de désabonnement depuis votre propre boîte aux lettres.
• Page de désabonnement : l’Application ouvre la page de l’expéditeur dans votre navigateur ; l’expéditeur voit votre adresse IP.

Pour une boîte aux lettres connectée via IMAP, l’Application vérifie elle-même la signature numérique de l’expéditeur (DKIM) avant de procéder au désabonnement, car elle ne peut pas se fier à la vérification du fournisseur. Pour ce faire, lorsque vous cliquez sur « Se désabonner », l’Application lit l’intégralité de l’e-mail dans votre boîte aux lettres et interroge le système de noms de domaine (DNS) pour obtenir la clé publique de l’expéditeur. Cette requête peut atteindre le serveur DNS de l’expéditeur, qui voit alors l’adresse de votre fournisseur DNS. L’Application ne le fait que lorsque vous cliquez, et non lorsque vous ouvrez l’e-mail.

La liste des newsletters dont vous vous êtes désabonné est conservée sur votre ordinateur.

Rôle : pour le désabonnement en un clic par notre serveur, sous-traitant pour votre Client professionnel (section 2.3) ; tout le reste a lieu sur votre ordinateur sous votre contrôle.

4.9 Images et liens dans les e-mails

Les images qu’un e-mail charge depuis internet sont bloquées par défaut, car elles peuvent indiquer à l’expéditeur le moment où vous ouvrez l’e-mail et approximativement où vous vous trouvez. Si vous les autorisez pour un e-mail ou de façon permanente (Paramètres › Confidentialité et IA › Images dans les e-mails), l’Application les charge directement depuis le serveur de l’expéditeur par HTTPS, et l’expéditeur reçoit votre adresse IP. Les liens s’ouvrent dans le navigateur de votre système ; l’Application vous avertit des adresses qui imitent des domaines connus. Les aperçus de pièces jointes s’exécutent dans un bac à sable sans accès au réseau. L’Application n’utilise pas de service d’aperçu de liens et ne charge ni polices ni scripts depuis des réseaux externes.

4.10 Formules, Crédits et paiements

Formules et Crédits. Lorsque vous créez un Compte, un Essai Pro de 14 jours démarre automatiquement, sans moyen de paiement. Nous conservons un enregistrement de votre Formule, des dates d’essai et de toute prolongation de l’essai, de l’état de l’abonnement, du délai de grâce, de la fin de la période de facturation, de vos identifiants client et abonnement Polar, ainsi que de votre solde de Crédits, des attributions de Crédits (montant, motif, administrateur qui l’a accordée et expiration ; les attributions de bonus expirent par défaut après 45 jours), des réservations de Crédits pour les requêtes en cours, des allocations journalières de dépenses et des avis relatifs aux Crédits dans l’Application.

Polar en tant que marchand officiel (merchant of record). Les Formules payantes sont vendues par Polar Software, Inc. (« Polar ») en tant que marchand officiel et revendeur. Polar collecte et traite vos données de paiement, votre adresse de facturation et vos informations fiscales, émet les factures et gère les remboursements et les contestations de paiement (chargebacks), en tant que responsable du traitement indépendant conformément à la politique de confidentialité de Polar. Nous ne voyons jamais les données complètes de votre carte.

Ce que nous partageons avec Polar :

• Page de paiement : lorsque vous ouvrez la page de paiement pour la première fois, notre serveur crée une fiche client chez Polar sous votre identifiant d’utilisateur Mailistix avec l’adresse e-mail de votre Compte. Chaque fois que vous ouvrez la page de paiement, nous envoyons à Polar votre identifiant d’utilisateur, le produit, la langue de votre interface, la devise, votre adresse IP, que Polar utilise pour déterminer votre pays pour déterminer la devise et les taxes et pour lutter contre la fraude, ainsi que l’information selon laquelle l’achat est un achat professionnel, pour lequel Polar demande le nom de facturation et l’adresse de facturation complète, et les dernières versions des Conditions et du DPA que vous avez acceptées.
• Synchronisation de la Formule : une fois que vous avez ouvert une page de paiement, notre serveur synchronise votre Formule avec Polar lorsque vous démarrez l’Application et à d’autres moments, et veille à ce que l’adresse e-mail de votre fiche client Polar reste identique à celle de votre Compte. Si vous n’ouvrez jamais de page de paiement, nous n’envoyons rien à votre sujet à Polar.

Ce que Polar nous envoie : des notifications d’événements concernant votre abonnement, y compris votre identifiant client, votre adresse e-mail et votre nom, votre nom et adresse de facturation et votre numéro d’identification fiscale si vous les avez saisis, le produit, les montants, la devise et les taxes, l’état et la période de l’abonnement, ainsi que le motif que vous avez indiqué si vous avez résilié. Nous conservons les notifications brutes pendant 30 jours après leur traitement, y compris si vous supprimez votre Compte entre-temps, ainsi qu’un enregistrement des événements d’abonnement (type d’événement et données de Polar) pendant 365 jours ; lorsque vous supprimez votre Compte, ces enregistrements d’événements d’abonnement sont supprimés.

Contrôle de l’achat professionnel. Lorsqu’une commande est payée, notre serveur lit auprès de Polar si la page de paiement a été marquée comme un achat professionnel et si un nom de facturation et une adresse de facturation ont été saisis. Si l’un d’eux est absent, nous conservons l’identifiant de la commande et l’élément manquant jusqu’à la suppression de votre Compte et en informons notre équipe en indiquant l’identifiant de la commande, afin de pouvoir vous contacter.

La gestion de votre abonnement se fait dans le portail client de Polar, que vous pouvez ouvrir depuis l’Application. Si un paiement échoue, vous conservez la Formule Pro pendant un délai de grâce de 3 jours ; ensuite, votre Compte passe à la Formule Basic. Tant qu’un abonnement pourrait encore donner lieu à un prélèvement, l’Application vous demande de le résilier avant de supprimer votre Compte. Lorsque vous supprimez votre Compte et n’avez jamais rien acheté, nous demandons à Polar de supprimer votre fiche client et d’anonymiser ses données à caractère personnel. Si vous avez acheté quelque chose, Polar conserve ses propres enregistrements de clients et de transactions comme l’exigent sa politique et le droit fiscal.

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) ; obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c)) pour les enregistrements que nous devons conserver en vertu du droit fiscal et commercial, tels que les relevés de ventes et de versements que Polar établit pour nous ; intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à affecter les paiements au bon Compte, à prévenir l’utilisation abusive des essais et à ne vendre qu’à des clients professionnels (Conditions, article 3.5).

4.11 Enregistrements d’utilisation, maîtrise des coûts et utilisation équitable

Enregistrements d’utilisation de l’IA : décrits à la section 4.6.5 (aucun contenu ; 180 jours). Ils montrent ce qu’une requête d’IA a coûté, nous permettent de décompter correctement les Crédits, de faire respecter les limites et de détecter les défaillances et les abus. Ils sont inclus dans votre export de données.

Limites : afin de protéger le Service et de maîtriser nos coûts, nous appliquons des limites techniques, telles qu’une limite journalière du coût de vos requêtes d’IA et une limite du nombre de requêtes d’IA par heure. L’atteinte d’une limite met les requêtes d’IA en pause jusqu’à la réinitialisation de la limite.

Activité de l’Application : nous consignons une entrée pour chaque jour où vous utilisez l’Application (conservée 90 jours) et la dernière date d’activité de l’Application (conservée jusqu’à la suppression de votre Compte). Nous utilisons ces informations pour afficher correctement votre Formule et votre essai, pour repérer les Comptes inactifs et pour planifier la capacité. Une personne chez Mailistix peut également consulter votre activité de connexion et votre utilisation de l’IA lorsqu’elle décide d’un geste commercial tel qu’une prolongation exceptionnelle de l’essai.

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) pour la facturation des Crédits ; intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à maîtriser les coûts, à maintenir la stabilité du Service, à prévenir les utilisations abusives et à gérer les Comptes. Ces enregistrements ne contiennent aucun contenu d’e-mail et sont conservés pendant de courtes durées.

4.12 Statistiques et rapports de plantage facultatifs (uniquement avec votre consentement)

Pendant la configuration, l’Application demande « Nous aider à améliorer Mailistix ? » avec les réponses « Non merci », « Oui, je participe » et « Choisir séparément ». Rien n’est présélectionné. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment sous Paramètres › Confidentialité et IA › Amélioration du produit.

Statistiques d’utilisation et de fiabilité (PostHog). Si vous les activez, l’Application envoie une liste fixe d’événements au cloud UE de PostHog (Francfort, Allemagne), par exemple : étapes de configuration terminées, boîte aux lettres connectée (Gmail, Outlook ou IMAP), e-mail ouvert, réponse envoyée, recherche effectuée, action d’IA demandée, terminée ou échouée (avec le fournisseur et une fourchette de nombre de jetons), mise à jour installée, votre catégorie de Formule, version de l’Application, système d’exploitation, type de processeur et langue. Certains événements comportent des plages de durée approximatives, par exemple la durée d’une synchronisation ou d’une recherche. Ils ne comportent aucun décompte tiré de votre messagerie, par exemple le nombre de messages chargés par une synchronisation ou le nombre de résultats trouvés par une recherche. Les statistiques ne contiennent jamais de contenu d’e-mail, d’objets, d’adresses, de texte de recherche, de noms de fichiers, de questions, de réponses ou de citations. La géolocalisation à partir de votre adresse IP, le suivi automatique des clics et l’enregistrement des sessions sont désactivés. Les événements sont liés à un identifiant aléatoire qui n’est créé que si vous y consentez et qui est stocké avec votre Compte, afin que nous puissions supprimer les données sur demande ; nous n’envoyons jamais votre identifiant d’utilisateur ni votre adresse e-mail. Les données sont donc pseudonymisées, et non anonymes. Les statistiques relatives à Ask AI sont actuellement entièrement désactivées.

Rapports « Ça a planté » (Sentry). Si vous les activez, l’Application envoie des rapports d’erreur épurés à la région UE de Sentry (Allemagne) : l’erreur, la version de l’Application et le système d’exploitation, sans utilisateur ni détails de requête, sans contenu d’e-mail, sans prompts ni mots de passe. L’Application ne présente cette option que dans les versions capables d’envoyer ces rapports ; la version actuelle n’en est pas capable et ne propose donc pas cette option.

Retrait du consentement. Si vous désactivez une option, l’Application cesse immédiatement d’envoyer et supprime tous les rapports en attente sur votre ordinateur. Paramètres › Confidentialité et IA › Supprimer les données d’utilisation facultatives désactive également la collecte et demande à PostHog de supprimer tous les événements et autres données liés à votre identifiant aléatoire ; PostHog effectue la suppression peu après. Le retrait ne porte pas atteinte au traitement effectué avant celui-ci.

Base juridique : consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD) et, pour la lecture et le stockage d’informations sur votre ordinateur à ces fins, consentement au titre du § 25, alinéa 1, de la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques (TDDDG) ou de la loi nationale correspondante transposant la directive ePrivacy.

4.13 Surveillance des erreurs des serveurs

Nos fonctions serveur signalent les erreurs à la région UE de Sentry (Allemagne) afin que nous remarquions rapidement les défaillances. Ces rapports contiennent des codes d’erreur fixes, le nom de la fonction et des étiquettes techniques de résultat, mais ni contenu de requête, ni messages d’erreur bruts, ni identifiants d’utilisateur, ni adresses IP. Une exception : lorsqu’une réponse d’IA est retenue par notre contrôle de sécurité (section 4.15), le rapport contient une empreinte à sens unique raccourcie de votre identifiant d’utilisateur et la date, afin que nous soyons alertés au plus trois fois par utilisateur et par jour.

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à la disponibilité et à la sécurité du Service.

4.14 Assistance et journaux de diagnostic

Assistance par e-mail. Lorsque vous nous écrivez, nous traitons votre adresse e-mail, votre message et tout ce que vous y joignez, afin de vous répondre. Veuillez ne pas nous envoyer de mots de passe. Nous n’accéderons pas à votre boîte aux lettres. Si vous nous envoyez le contenu d’un e-mail précis pour nous aider à résoudre un problème, nous l’utilisons uniquement pour cette demande. Les e-mails d’assistance sont conservés dans notre système de messagerie chez Microsoft 365 (section 8) pendant la durée indiquée à la section 10.

Journaux de diagnostic. Sous Paramètres › Assistance › Journaux de diagnostic, vous pouvez nous envoyer un paquet de diagnostic. L’Application vous en montre le contenu avant l’envoi : version et build de l’Application, type et version du système d’exploitation, langue de l’Application, chronologie technique épurée avec des codes fixes (par exemple la raison de l’échec d’une synchronisation, d’une connexion, d’un brouillon IA, d’une mise à jour ou d’un envoi), pour chaque type de boîte aux lettres le nombre de comptes connectés, le nombre de comptes qui doivent se reconnecter et les codes des dernières erreurs de synchronisation, l’état de l’index de recherche et de la reconnaissance de texte dans les pièces jointes sous forme de chiffres, utilisation de la mémoire et note facultative de votre part. Il ne contient aucun contenu d’e-mail, aucune adresse e-mail, aucun nom ni aucun nom de serveur ou de dossier. Il est lié à votre Compte afin que nous puissions le rattacher à votre demande, conservé dans un espace de stockage privé et supprimé au bout de 30 jours. Vous pouvez envoyer jusqu’à cinq paquets par jour. Lorsqu’un paquet arrive, notre système de messagerie (Microsoft 365, section 8) nous en avertit avec sa référence et des informations techniques (version de l’Application, nombre d’entrées, taille), mais sans son contenu, votre note ni votre adresse e-mail. Après l’envoi, l’Application vous affiche la référence et la liste au même endroit jusqu’à la suppression du paquet, afin que vous puissiez l’indiquer lorsque vous nous écrivez. Cette fonction est indépendante de votre choix en matière de statistiques. Vous pouvez aussi supprimer le journal local (« Supprimer en local »).

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) pour traiter votre demande ; intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à corriger les défaillances du Service. Rôle : les données à caractère personnel d’autres personnes, ou le contenu d’e-mails, que vous incluez dans un message d’assistance ou dans la note d’un paquet de diagnostic sont des Données à caractère personnel du Client, que nous traitons en tant que sous-traitant pour votre Client professionnel (section 2.3).

4.15 Sécurité et prévention des abus

Données : événements de sécurité (le type d’événement, son résultat, un code, la source, quelques éléments de contexte technique et votre identifiant d’utilisateur ; par exemple une réponse d’IA retenue, une prolongation d’essai accordée ou une boîte aux lettres connectée que d’autres Comptes ont connectée auparavant, avec seulement le nombre de ces Comptes), les empreintes des boîtes aux lettres que vous connectez (section 4.3), compteurs de limitation de débit (par exemple pour les tentatives de connexion par adresse IP), le journal de notre service d’authentification (connexions, déconnexions et modifications de votre Compte, avec votre adresse e-mail et votre adresse IP ; chaque entrée est conservée 180 jours, y compris si vous supprimez votre Compte entre-temps), et les journaux de requêtes de notre hébergeur, y compris les adresses IP, que notre hébergeur conserve 7 jours au plus.

Protection des Fonctionnalités d’IA : les e-mails sont transmis au modèle sous forme de données marquées et non fiables ; les instructions restent sur notre serveur ; un contrôle de sécurité retient les réponses qui pourraient révéler ces instructions ; et l’Application n’effectue aucune action dans votre boîte aux lettres sur la base d’un Résultat de l’IA.

Utilisation abusive des essais gratuits : lorsque vous connectez une boîte aux lettres, nous comparons son empreinte (section 4.3) aux empreintes d’autres Comptes, y compris des Comptes supprimés au cours des 12 derniers mois, afin de détecter une boîte aux lettres qui est utilisée à répétition pour de nouveaux essais gratuits sous de nouveaux Comptes. Une correspondance est consignée comme événement de sécurité, avec seulement le nombre d’autres Comptes. Elle ne bloque ni ne restreint aucun Compte automatiquement.

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à vous protéger, ainsi que les autres utilisateurs et le Service, contre les attaques, la fraude et les utilisations abusives, y compris l’utilisation abusive des essais gratuits ; obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c)) lorsque la loi exige des mesures de sécurité (article 32 du RGPD).

4.16 Mises à jour de l’Application

Environ 15 secondes après son démarrage, puis toutes les quatre heures tant qu’elle est ouverte, l’Application vérifie auprès de notre serveur de mises à jour (un espace de stockage public chez Supabase) l’existence d’une nouvelle version. S’il en existe une, l’Application la télécharge en arrière-plan depuis notre serveur de téléchargement chez Cloudflare (stockage dans l’UE, diffusion via le réseau de Cloudflare) et ne l’installe qu’après votre confirmation (« Redémarrer et installer »). L’Application apprend en outre l’existence d’une nouvelle version dès que nous la publions : tant qu’elle est ouverte, elle maintient une connexion à Supabase Realtime qui ne reçoit que nos annonces de nouvelles versions, et une annonce déclenche une vérification dans un délai d’environ deux minutes. L’Application n’envoie aucune donnée relative à votre Compte par cette connexion ; Supabase reçoit votre adresse IP. Chaque vérification et chaque téléchargement transmettent votre adresse IP, le nom du fichier de mise à jour correspondant à votre système d’exploitation et à votre type de processeur, ainsi qu’un identifiant d’installation aléatoire que le composant de mise à jour crée sur votre ordinateur et qui n’est pas lié à votre Compte ; ces éléments figurent dans les journaux de requêtes de Supabase et de Cloudflare. Lorsque vous téléchargez l’Application depuis downloads.mailistix.com, Cloudflare reçoit de la même manière votre adresse IP et les données de requête.

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) ; intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à maintenir la sécurité des installations.

4.17 E-mails que nous vous envoyons

Nous envoyons les e-mails nécessaires à votre Compte, tels que les e-mails de confirmation, les codes de connexion à usage unique et les confirmations d’un changement d’adresse e-mail, dans la langue de votre interface, via Microsoft 365, notre système de messagerie (section 8). Polar envoie les reçus et les e-mails de facturation. Nous pouvons vous envoyer un e-mail au sujet de modifications substantielles de la présente politique ou des Conditions et au sujet de questions de sécurité. Si vous vous inscrivez sur la liste d’attente de la version bêta (section 4.18), nous vous envoyons une brève confirmation et un e-mail lorsque la version bêta destinée à votre plateforme est prête. Nous n’envoyons actuellement ni newsletters ni autres e-mails promotionnels ; si nous commençons à le faire, nous demanderons votre consentement lorsque la loi l’exige, et chacun de ces e-mails contiendra un lien de désabonnement.

Base juridique : contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) ; obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c)) pour les avis exigés par la loi ; consentement (article 6, paragraphe 1, point a)) pour les e-mails de la liste d’attente.

4.18 Notre site web

Lorsque vous visitez mailistix.com, le serveur web traite les données techniques nécessaires pour diffuser les pages et les protéger, telles que votre adresse IP, le type de navigateur, la page demandée et l’heure. Le site web est hébergé par Cloudflare (Cloudflare Pages), qui exploite également le DNS de notre domaine et traite ces données pour nous, en tant que notre sous-traitant, afin de diffuser le site web et de le protéger contre les attaques ; la requête reçoit une réponse du centre de données Cloudflare le plus proche de vous. Nous ne conservons pas nous-mêmes de journaux de serveur du site web. Le site web ne dépose aucun cookie de suivi ni de publicité et n’intègre aucun contenu de tiers, à l’exception de Cloudflare Web Analytics pour les visiteurs situés hors de l’UE et de Google reCAPTCHA dans le formulaire de contact et la liste d’attente, qui ne se charge qu’après votre autorisation (tous deux ci-dessous) ; les polices du site sont servies depuis notre propre domaine. Tant que le site web ou certaines de ses parties sont protégés par mot de passe, un cookie strictement nécessaire mémorise pendant 30 jours au plus que vous avez saisi le mot de passe ; il ne contient aucun identifiant et est identique pour tous les visiteurs. Cloudflare peut également déposer un cookie de sécurité strictement nécessaire qui l’aide à distinguer les personnes du trafic automatisé.

Statistiques du site web (Cloudflare Web Analytics), hors UE uniquement. Pour les visiteurs situés en dehors de l’Union européenne, Cloudflare ajoute à nos pages un petit script (provenant de static.cloudflareinsights.com) qui mesure les pages vues et les temps de chargement : l’adresse de la page et la page d’où vous venez, le navigateur, le système d’exploitation et le type d’appareil, le pays déduit de votre adresse IP, et des valeurs de durée. Cloudflare traite ces données pour nous en tant que notre sous-traitant et ne nous fournit que des statistiques agrégées, et non des visiteurs individuels ; il ne les utilise pas pour vous suivre d’un site web à l’autre. Les mesures détaillées sont conservées 7 jours, puis seulement un échantillon d’environ 10 %. Les visiteurs situés dans l’UE ne reçoivent pas le script.

Formulaire de contact. Si vous nous écrivez via le formulaire disponible à l’adresse https://mailistix.com/contact, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail et votre message pour vous répondre. Le formulaire transmet votre message à notre boîte aux lettres legal@mailistix.com chez Microsoft 365, notre système de messagerie (section 8), et vous envoie depuis cette boîte aux lettres une confirmation qui ne contient rien de votre message ; nous ne conservons aucune copie de la confirmation. Nous conservons votre message dans notre boîte aux lettres comme un e-mail d’assistance (section 10). Pour limiter les abus, le formulaire accepte au plus cinq tentatives par heure depuis une même adresse IP et envoie au plus deux confirmations par jour à une même adresse e-mail. Les compteurs sont conservés dans le cache de Cloudflare à l’emplacement de Cloudflare qui a traité la requête et ne contiennent qu’une empreinte à sens unique calculée avec une clé secrète (HMAC) de l’adresse IP ou de l’adresse e-mail, et non l’adresse elle-même (section 10). Un champ masqué que les personnes ne voient pas filtre les envois automatisés. Avant l’envoi, vous confirmez avoir lu la présente Politique de confidentialité.

Liste d’attente. Si vous vous inscrivez sur la liste d’attente de la version bêta de Mailistix à l’adresse https://mailistix.com, nous traitons votre adresse e-mail, la plateforme que vous avez choisie (Mac ou Windows) ainsi que la date et l’heure auxquelles vous avez coché la case décrite ci-dessous. Nous ne les utilisons que pour vous envoyer sans délai une brève confirmation et pour vous écrire une seule fois par e-mail lorsque la version bêta destinée à votre plateforme est prête (une fois par plateforme, si vous vous êtes inscrit pour les deux). Nous ne les utilisons ni pour des newsletters ni pour toute autre action promotionnelle et ne les transmettons pas, sauf aux sous-traitants mentionnés à la section 8. La liste d’attente transmet votre inscription à l’une de nos boîtes aux lettres chez Microsoft 365, notre système de messagerie (section 8), et vous envoie la confirmation depuis cette même boîte aux lettres, de sorte que les réponses nous y parviennent ; nous ne conservons aucune copie de la confirmation. Les inscriptions enregistrées dans notre boîte aux lettres constituent la liste d’attente ; nous ne la conservons nulle part ailleurs. Avant de vous inscrire, vous cochez une case pour confirmer que vous avez lu la présente Politique de confidentialité et que vous acceptez que nous utilisions votre adresse e-mail comme décrit ici. Vous figurez sur la liste d’attente dès que vous envoyez le formulaire ; l’e-mail de confirmation ne demande aucune démarche supplémentaire. Pour limiter les abus, la liste d’attente accepte au plus dix tentatives par heure depuis une même adresse IP et envoie au plus deux confirmations par jour à une même adresse e-mail. Les compteurs sont conservés dans le cache de Cloudflare à l’emplacement de Cloudflare qui a traité la requête et ne contiennent qu’une empreinte à sens unique calculée avec une clé secrète (HMAC) de l’adresse IP ou de l’adresse e-mail, et non l’adresse elle-même (section 10). Un champ masqué que les personnes ne voient pas filtre les envois automatisés.

Google reCAPTCHA dans le formulaire de contact et la liste d’attente. Pour protéger le formulaire de contact et la liste d’attente contre le spam et les abus automatisés, nous utilisons reCAPTCHA v3, que Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlande (« Google ») nous fournit en vertu des conditions de Google Cloud et du Cloud Data Processing Addendum. Depuis le 2 avril 2026, Google traite les données de reCAPTCHA pour notre compte en tant que notre sous-traitant, et non en vertu de sa propre politique de confidentialité. reCAPTCHA n’est pas chargé lorsque vous ouvrez la page. Ce n’est que lorsque vous appuyez sur « Send message » puis sur « Allow and send » dans la boîte de dialogue qui s’ouvre (formulaire de contact), ou sur « Join the waitlist » puis sur « Allow and join » dans la boîte de dialogue de la liste d’attente (liste d’attente), que votre navigateur charge reCAPTCHA depuis les serveurs de Google. Google reçoit alors votre adresse IP et des informations sur votre navigateur et votre appareil (par exemple le type de navigateur, la langue et la taille de l’écran), l’adresse de la page, la date et l’heure, et la manière dont vous interagissez avec la page (par exemple les mouvements de la souris et le temps passé). reCAPTCHA lit et dépose un cookie pour son analyse de risque et peut lire d’autres identifiants dans votre navigateur. À partir de là, Google évalue la probabilité que le formulaire soit envoyé par une personne. Notre serveur transmet à Google le jeton obtenu, sans votre adresse IP, ne reçoit que cette évaluation, l’utilise pour accepter ou rejeter le message ou l’inscription et ne la stocke pas. Google peut traiter ces données en dehors de l’UE, en particulier chez Google LLC aux États-Unis, qui est certifié au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis ; les conditions de traitement des données de Google comprennent également les clauses contractuelles types (section 9.3).

Base juridique : intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f)) à fournir un site web sécurisé et à répondre aux messages que les personnes nous envoient, y compris la protection du formulaire de contact et de la liste d’attente contre les abus, et à savoir comment nos pages sont utilisées et à quelle vitesse elles se chargent (statistiques du site web hors UE) ; contrat (article 6, paragraphe 1, point b)) lorsque votre message concerne votre Compte ou un contrat conclu avec nous ; pour le cookie de mot de passe et le cookie de sécurité de Cloudflare, § 25, alinéa 2, n° 2, du TDDDG (strictement nécessaire) ; pour Google reCAPTCHA, votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD et § 25, alinéa 1, du TDDDG), que vous donnez dans la boîte de dialogue. Votre consentement ne vaut que pour la visite en cours de la page ; vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l’avenir en fermant l’onglet du navigateur ou en rechargeant la page, après quoi reCAPTCHA n’est plus chargé tant que vous ne l’autorisez pas de nouveau. Sans ce consentement, vous ne pouvez pas envoyer le formulaire ni vous inscrire sur la liste d’attente, mais vous pouvez nous écrire par e-mail à legal@mailistix.com.

Base juridique de la liste d’attente : votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD), que vous donnez en cochant la case. Vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l’avenir en répondant à l’e-mail de confirmation ou en écrivant à legal@mailistix.com ; nous supprimons alors votre inscription. Si quelqu’un d’autre a saisi votre adresse, vous pouvez, de la même manière, nous demander de supprimer l’inscription. Le traitement effectué avant le retrait reste licite. Sans votre consentement, vous ne pouvez pas vous inscrire sur la liste d’attente, mais vous pouvez nous écrire par e-mail à legal@mailistix.com.

5. Données utilisateur Google

La présente section explique comment Mailistix accède aux données qu’il reçoit des API Google (les « données utilisateur Google »), telles que les données de Gmail et de Google Agenda, comment il les utilise, les stocke, les partage et les supprime.

5.1 Utilisation limitée (Limited Use)

L’utilisation et le transfert par Mailistix, à toute autre application, des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). (Texte original en anglais : « Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. ») Nous respectons également la Google Workspace API User Data and Developer Policy.

5.2 Ce à quoi Mailistix accède et pourquoi

Mailistix ne demande pas l’accès à vos Contacts Google, à Google Drive ni à d’autres services Google.

5.3 Comment Mailistix utilise les données utilisateur Google

Mailistix n’utilise les données utilisateur Google que pour fournir les fonctionnalités que vous voyez et utilisez dans l’Application : lire, organiser, rechercher, rédiger et envoyer des e-mails, votre calendrier et vos réunions, et les Fonctionnalités d’IA que vous choisissez d’utiliser. En outre, à des fins de sécurité, notre serveur déduit de votre adresse Gmail l’empreinte de boîte aux lettres décrite à la section 4.3, qui sert uniquement à détecter les utilisations abusives telles que les essais gratuits répétés. Mailistix n’utilise pas les données utilisateur Google à une autre fin.

5.4 Où les données utilisateur Google sont stockées

• Sur votre ordinateur : vos e-mails, pièces jointes, libellés, événements de calendrier et les jetons d’accès, dans la base de données chiffrée de l’Application et le stockage sécurisé de votre système d’exploitation (section 4.4).
• Sur nos serveurs : uniquement votre adresse Gmail, un numéro de modification et le lien vers votre Compte pour les notifications en temps réel (section 4.5) ; l’empreinte de boîte aux lettres, un code déduit de votre adresse Gmail à des fins de sécurité, qui n’est pas l’adresse et ne peut pas être reconverti en adresse sans la clé de notre serveur (section 4.3) ; et vos enregistrements d’utilisation de l’IA, qui ne contiennent aucune donnée utilisateur Google. Le contenu des e-mails n’est pas stocké sur nos serveurs.
• Chez nos fournisseurs d’IA : le contenu d’une requête d’IA, uniquement pour son traitement et pendant les durées limitées côté fournisseur indiquées à la section 4.6.5.

5.5 Avec qui les données utilisateur Google sont partagées

Nous ne transférons les données utilisateur Google à des tiers que :

1. pour fournir les fonctionnalités que vous utilisez, avec votre autorisation : à Microsoft Azure OpenAI et à Google Vertex AI lorsque vous utilisez une Fonctionnalité d’IA, après que vous avez activé les Fonctionnalités d’IA (section 4.6) ; à Google lui-même lorsque Ask AI effectue une recherche dans votre boîte aux lettres ; et à l’expéditeur d’une newsletter lorsque vous vous désabonnez (section 4.8) ;
2. à des prestataires de services qui exploitent le Service pour nous en vertu de contrats qui les obligent à suivre nos instructions et à respecter la confidentialité, à savoir Supabase (hébergement, Francfort) et Google Cloud Pub/Sub (métadonnées de notification) ;
3. à des fins de sécurité, par exemple pour enquêter sur un abus ;
4. pour respecter le droit applicable, par exemple une décision judiciaire contraignante ; et
5. dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs, uniquement après avoir obtenu votre consentement préalable explicite.

5.6 Ce que nous ne faisons jamais avec les données utilisateur Google

• Nous ne vendons pas les données utilisateur Google, et nous ne les transférons pas à des plateformes publicitaires, des courtiers en données ou des revendeurs d’informations.
• Nous ne les utilisons pas pour diffuser de la publicité, y compris le reciblage, la publicité personnalisée ou fondée sur les centres d’intérêt.
• Nous ne les utilisons pas pour déterminer la solvabilité ni à des fins de prêt.
• Nous n’utilisons pas les données Google Workspace, y compris les données de Gmail et de Google Agenda, pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralistes ou non personnalisés. La seule personnalisation est la personnalisation par utilisateur décrite à la section 4.6.6, qui n’est utilisée que pour vous fournir des fonctionnalités, est stockée sur votre ordinateur et ne modifie aucun modèle.
• Nous n’autorisons aucune personne à lire les données utilisateur Google, sauf (a) lorsque vous avez donné votre accord exprès pour des messages ou données précis, par exemple dans le cadre d’une demande d’assistance ; (b) lorsque cela est nécessaire à des fins de sécurité, comme l’examen d’un abus ou d’un incident de sécurité ; (c) pour respecter le droit applicable ; ou (d) lorsque les données, y compris leurs dérivés, ont été agrégées et anonymisées et sont utilisées pour des opérations internes conformément au droit applicable. La surveillance automatisée des abus par nos fournisseurs d’IA peut signaler une requête en vue d’un examen par des employés autorisés de Google ou de Microsoft, dans les limites décrites à la section 4.6.5.

5.7 Suppression des données utilisateur Google et révocation de l’accès

• Retirer une boîte aux lettres : Paramètres › Comptes e-mail › « Retirer le compte ». L’Application met fin aux notifications en temps réel pour cette boîte aux lettres, supprime nos enregistrements de notification, supprime de votre ordinateur les données et jetons de la boîte aux lettres et révoque l’accès de Mailistix à votre compte Google auprès de Google.
• Supprimer votre Compte : Paramètres › Général › Compte › Supprimer le compte (section 12.4). Cela supprime vos données de nos serveurs, à l’exception des enregistrements que la section 12.4 énumère parmi ceux qui subsistent pendant une durée limitée, et, sur cet ordinateur, de l’Application, et révoque l’autorisation Google.
• Révoquer l’accès chez Google : vous pouvez aussi retirer Mailistix à tout moment sur la page « Applications et services tiers » de votre compte Google (https://myaccount.google.com/connections). L’Application ne peut alors plus accéder à votre boîte aux lettres ; les données déjà présentes sur votre ordinateur y restent jusqu’à ce que vous les supprimiez comme décrit ci-dessus.
• Demander la suppression par e-mail : écrivez à legal@mailistix.com. Notez que nous ne pouvons pas accéder aux données présentes sur votre ordinateur.

Retirer l’accès de Mailistix ne supprime rien dans votre boîte aux lettres Gmail ni dans Google Agenda. L’empreinte de boîte aux lettres (section 4.3) est conservée à des fins de sécurité : elle subsiste lorsque vous retirez une boîte aux lettres ou révoquez l’accès et est supprimée 12 mois après la suppression de votre Compte.

6. Données utilisateur Microsoft

6.1 Autorisations. Pour les boîtes aux lettres Microsoft (Outlook.com et Microsoft 365), Mailistix demande : la connexion et le profil de base (openid, profile, email, User.Read) pour identifier la boîte aux lettres, afficher votre nom et déduire l’empreinte de boîte aux lettres (section 4.3) ; offline_access pour la maintenir synchronisée ; Mail.ReadWrite pour synchroniser, organiser, déplacer et supprimer des messages et enregistrer des brouillons ; Mail.Send pour envoyer les e-mails que vous rédigez ; et Calendars.ReadWrite pour vos réunions, invitations et événements. Votre organisation peut devoir approuver ces autorisations.

6.2 Utilisation, stockage et partage. Les données utilisateur Microsoft sont traitées exactement comme décrit pour les données utilisateur Google aux sections 5.3 à 5.6 : stockées sur votre ordinateur, utilisées uniquement pour les fonctionnalités que vous utilisez, envoyées pour traitement par l’IA uniquement lorsque vous utilisez une Fonctionnalité d’IA, jamais vendues, jamais utilisées à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d’IA, et non lues par des personnes sauf dans les cas énumérés à la section 5.6. Nos serveurs ne stockent que les métadonnées de notification décrites à la section 4.5 et l’empreinte de boîte aux lettres décrite à la section 4.3, que nous déduisons à des fins de sécurité de l’adresse figurant dans la réponse de connexion de Microsoft.

6.3 Révocation de l’accès. Le retrait d’une boîte aux lettres Microsoft dans l’Application met fin à l’abonnement aux notifications, supprime nos enregistrements de notification pour cette boîte aux lettres et supprime de votre ordinateur les données et jetons de la boîte aux lettres ; l’empreinte de boîte aux lettres subsiste comme décrit à la section 4.3. Pour retirer également l’autorisation chez Microsoft, utilisez la page des autorisations d’applications de votre compte Microsoft (pour les comptes personnels : https://account.live.com/consent/Manage ; pour les comptes professionnels ou scolaires : https://myapps.microsoft.com, ou demandez à votre administrateur).

7. Si une personne avec laquelle vous correspondez utilise Mailistix

La présente section s’adresse aux personnes qui ne sont pas des utilisateurs de Mailistix mais dont les données parviennent à Mailistix parce qu’elles échangent des e-mails ou des réunions avec un utilisateur de Mailistix.

• Qui est responsable : les utilisateurs de Mailistix utilisent Mailistix pour une activité professionnelle : leur employeur ou une autre organisation, un client, ou leur propre entreprise (le « Client professionnel », section 2.3). Le Client professionnel est le responsable du traitement de vos données dans la boîte aux lettres de l’utilisateur, dans l’Application et dans les Fonctionnalités d’IA. Il détermine la base juridique et a la charge de vous informer (articles 13 et 14 du RGPD). Lorsque vos données parviennent à nos serveurs, nous ne les traitons que pour le compte du Client professionnel, en tant que son sous-traitant au titre de notre DPA. Nous fournissons les informations suivantes afin que vous sachiez ce qu’il advient de vos données avec Mailistix.
• Quelles données : votre nom, votre adresse e-mail et le contenu des e-mails que vous échangez avec l’utilisateur (y compris les noms et le texte des pièces jointes), ainsi que les détails de réunions tels que les invitations que vous envoyez.
• Source : la boîte aux lettres de l’utilisateur de Mailistix chez son fournisseur de messagerie (par exemple Google ou Microsoft).
• Sur l’ordinateur de l’utilisateur : l’Application stocke ces données dans la base de données locale chiffrée de l’utilisateur. Cela relève du contrôle de l’utilisateur et du Client professionnel ; nous n’y avons pas accès.
• Sur nos serveurs et chez nos fournisseurs d’IA : uniquement lorsque l’utilisateur utilise une Fonctionnalité d’IA, par exemple pour résumer votre e-mail ou rédiger une réponse à votre intention, le contenu concerné est traité comme décrit à la section 4.6. Il n’est pas stocké par nous et n’est pas utilisé pour entraîner des modèles d’IA.
• Finalité et base juridique : permettre à l’utilisateur de lire, d’organiser et de répondre à sa correspondance. La base juridique est celle du Client professionnel ; il s’agit généralement de son intérêt légitime à traiter sa correspondance efficacement avec les outils qu’il choisit (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
• Destinataires et transferts : Supabase et nos fournisseurs d’IA, en tant que sous-traitants ultérieurs du Client professionnel (section 8), avec les transferts décrits à la section 9.
• Vos droits : veuillez contacter l’utilisateur de Mailistix ou le Client professionnel, qui peut également accéder aux données présentes sur l’ordinateur de l’utilisateur. Si vous nous écrivez à l’adresse legal@mailistix.com, nous transmettons votre demande au Client professionnel lorsque nous pouvons l’identifier, et l’aidons à y répondre (section 12.7). Nous ne savons pas qui vous êtes, sauf si l’utilisateur traite votre e-mail avec une Fonctionnalité d’IA, et nous ne stockons pas vos données, de sorte que nous ne pouvons pas vous contacter nous-mêmes.

8. Qui reçoit des données à caractère personnel

Nous ne partageons des données à caractère personnel que comme décrit dans la présente politique. Nos sous-traitants n’agissent que sur nos instructions en vertu d’accords de traitement des données ; pour les Données à caractère personnel du Client (section 2.3), ils sont nos sous-traitants ultérieurs au titre du DPA. La liste actuelle, avec les détails, figure sur notre page des Sous-traitants ultérieurs.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel, et nous ne les partageons pas avec des tiers pour leur publicité.

9. Transferts internationaux de données

9.1 Traitement dans l’UE par défaut. Nos serveurs sont à Francfort, en Allemagne. Le traitement par l’IA a lieu dans l’UE pour les utilisateurs de l’UE et pour les utilisateurs qui n’ont pas répondu à la question sur la région. Nos statistiques facultatives et notre surveillance des erreurs s’exécutent dans l’UE.

9.2 Emplacements des fonctions serveur. Nos fonctions serveur pour les requêtes d’IA s’exécutent dans l’UE. Nos autres fonctions serveur (par exemple l’échange de jetons de connexion avec votre fournisseur de messagerie, la page de paiement, l’export de données et le désabonnement en un clic) s’exécutent à l’emplacement périphérique (edge) de Supabase le plus proche de vous, qui peut se situer en dehors de l’UE si vous êtes hors d’Europe ; elles font transiter les données sans les y stocker, et la base de données reste à Francfort.

9.3 Fournisseurs situés hors de l’UE. Plusieurs de nos fournisseurs sont des sociétés situées hors de l’UE, ou appartiennent à de telles sociétés : Microsoft, Google, Sentry (Functional Software, Inc.), PostHog, Cloudflare et Polar ont leur siège aux États-Unis, et notre cocontractant chez Supabase est Supabase Pte. Ltd. à Singapour, qui fait partie d’un groupe comprenant également Supabase, Inc. aux États-Unis. Même lorsque les données sont stockées dans l’UE, ces sociétés peuvent y accéder depuis l’extérieur de l’UE à des fins d’assistance ou de maintenance, et elles peuvent être soumises aux lois de ces pays. Nous protégeons ces transferts comme suit :

• Google, Microsoft, Cloudflare, Sentry et PostHog sont certifiés au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis, pour lequel la Commission européenne a adopté une décision d’adéquation (décision d’exécution (UE) 2023/1795 de la Commission). Leurs conditions de traitement des données comprennent également les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission).
• Supabase n’est pas certifié au titre du cadre de protection des données, et Singapour ne bénéficie d’aucune décision d’adéquation. Nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types figurant dans l’accord de traitement des données de Supabase : le Module 2 pour les données dont nous sommes le responsable du traitement, le Module 3 pour les Données à caractère personnel du Client, avec les addendums pour le Royaume-Uni et la Suisse.

En outre, nous limitons ce qui quitte votre ordinateur, hébergeons notre base de données et nos fonctions serveur d’IA dans l’UE, chiffrons les données en transit et au repos, et ne stockons pas le contenu des requêtes d’IA.

9.4 Utilisateurs hors d’Europe. Si vous avez répondu que vous résidez hors d’Europe, certaines de vos requêtes d’IA sont traitées sur le point de terminaison global de Google, qui peut traiter les données dans tout pays où Google propose le modèle. Ces transferts sont couverts par le Cloud Data Processing Addendum de Google, y compris les clauses contractuelles types, et par la certification de Google LLC au titre du cadre de protection des données.

9.5 Polar. Les données que nous envoyons à Polar sont transférées aux États-Unis. Polar n’est pas certifié au titre du cadre de protection des données. Notre accord avec Polar comprend l’addendum de traitement des données de Polar avec les clauses contractuelles types. Lorsque celles-ci ne couvrent pas un transfert, celui-ci est fondé sur l’article 49, paragraphe 1, point b), du RGPD, parce qu’il est nécessaire à l’achat que vous demandez.

9.6 Copies. Vous pouvez demander une copie des garanties que nous utilisons en écrivant à legal@mailistix.com. Pour le Royaume-Uni et la Suisse, voir les sections 16.3 et 16.4.

9.7 Serveurs que vous choisissez de contacter. Lorsque vous chargez des images dans un e-mail, ouvrez une page de désabonnement ou vous désabonnez en un clic (sections 4.8 et 4.9), la requête est envoyée au serveur de l’expéditeur, où qu’il se trouve, parce que vous le demandez.

9.8 Règlement de l’UE sur les données (Data Act). L’emplacement de l’infrastructure de chaque partie du Service, le droit auquel elle est soumise et la manière dont nous protégeons les données détenues dans l’UE contre l’accès illicite d’autorités étrangères sont décrits sur notre page des Sous-traitants ultérieurs (section 4) et à l’article 13 du DPA.

10. Durée de conservation des données

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux finalités indiquées à la section 4, puis les supprimons. Lorsque vous supprimez votre Compte, les données côté serveur qui y sont liées sont supprimées immédiatement, sauf indication contraire du présent tableau. Si votre contrat prend fin d’une autre manière, par exemple par résiliation, votre Compte demeure pendant une période de récupération des données de 30 jours, au cours de laquelle vous pouvez exporter vos données (si vous ne pouvez pas vous connecter, nous vous envoyons le fichier d’export sur demande), puis il est supprimé de la même manière (Conditions, article 15.10). Dans ce tableau, « jusqu’à la suppression de votre Compte » couvre les deux cas.

Sur nos serveurs et chez nos fournisseurs

Sur votre ordinateur (sous votre contrôle ; supprimées lorsque vous supprimez votre Compte sur cet ordinateur)

Nous pouvons conserver des données plus longtemps lorsque la loi l’exige ou lorsque nous en avons besoin pour constater, exercer ou défendre des droits en justice, et uniquement à cette fin.

11. Comment nous protégeons vos données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• des connexions chiffrées (TLS 1.2 ou 1.3) pour tout le trafic ; les versions de production de l’Application refusent de désactiver les vérifications de certificats ;
• une base de données locale chiffrée dont la clé est protégée par votre système d’exploitation, des jetons de boîte aux lettres dans le stockage sécurisé de votre système d’exploitation, et des caches chiffrés pour les pièces jointes ;
• sur nos serveurs : des règles d’accès au niveau des lignes sur chaque table, de sorte que chaque utilisateur ne peut accéder qu’à ses propres enregistrements ; des jetons de connexion de courte durée avec rotation des jetons d’actualisation ; des limites de débit ; une nouvelle confirmation de votre identité avant la suppression de votre Compte ; la vérification des notifications que nous recevons de Google, de Microsoft et de Polar ; des secrets conservés dans un coffre protégé ; et des journaux sans contenu ni jetons ;
• dans l’Application : une politique de sécurité du contenu (Content Security Policy), des e-mails affichés dans un bac à sable sans scripts, un HTML d’e-mail assaini, et des aperçus de pièces jointes sans accès au réseau ;
• la protection des Fonctionnalités d’IA contre la manipulation par le contenu des e-mails (section 4.15) ;
• un accès aux consoles d’administration limité aux personnes qui en ont besoin.

Aucun système n’est totalement sûr. Si une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque pour vous, nous en informerons, comme l’exige la loi, les autorités compétentes et, lorsque cela est requis, vous-même.

12. Vos droits et vos choix

12.1 Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit :

• d’accéder à vos données à caractère personnel et d’en recevoir une copie (article 15) ;
• de faire rectifier les données inexactes (article 16) ;
• de faire effacer vos données (article 17) ;
• d’obtenir la limitation du traitement (article 18) ;
• de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine et de les faire transmettre à un autre fournisseur (portabilité des données, article 20) ;
• de vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes (article 21 ; voir l’encadré ci-dessous) ;
• de retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir (article 7, paragraphe 3) ; et
• d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (article 77 ; section 12.6).

Votre droit d’opposition (article 21 du RGPD)

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d’intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD), vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Nous cesserons alors le traitement, sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Nous n’utilisons pas vos données à des fins de prospection, sauf pour l’e-mail que nous envoyons aux personnes inscrites sur la liste d’attente lorsque la version bêta est prête ; il repose sur votre consentement (section 4.18). Si nous utilisions un jour vos données pour d’autres actions de prospection, vous pourriez vous y opposer à tout moment sans avoir à donner de motif, et nous cesserions.

Pour vous opposer, écrivez à legal@mailistix.com.

12.2 Moyens de contrôle dans l’Application

12.3 Exercer vos droits par e-mail

Vous pouvez exercer tous vos droits en écrivant à legal@mailistix.com depuis l’adresse e-mail de votre Compte (pour la liste d’attente : l’adresse avec laquelle vous vous êtes inscrit). Si nous ne pouvons pas être certains qu’une demande émane de vous, nous pouvons vous demander de la confirmer, par exemple en vous connectant à l’Application. Nous répondons dans un délai d’un mois ; pour les demandes complexes ou nombreuses, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois supplémentaires au plus et nous vous en indiquerons alors la raison. L’exercice de vos droits est gratuit, sauf si les demandes sont manifestement infondées ou excessives.

12.4 Suppression de votre Compte

La suppression prend effet immédiatement ; l’Application propose donc d’abord « Exporter les données » dans la même boîte de dialogue. Pour supprimer votre Compte, vous devez vous être connecté au cours des 10 dernières minutes et saisir DELETE pour confirmer. Si un abonnement payant pouvait encore donner lieu à un prélèvement, l’Application vous demande d’abord de le résilier. Lorsque vous supprimez votre Compte, notre serveur supprime vos envois à l’assistance, vos données statistiques chez PostHog, vos enregistrements de notifications et de quotas, votre fiche client Polar si vous n’avez jamais rien acheté, puis votre Compte avec toutes les données qui y sont liées, y compris vos enregistrements de consentement ; une copie de votre acceptation des Conditions et du DPA subsiste sans votre adresse e-mail (section 10). Si votre contrat prend fin d’une autre manière, la même suppression intervient à l’issue de la période de récupération des données de 30 jours (section 10 ; Conditions, article 15.10). Certains enregistrements subsistent pendant une durée limitée (section 10) : la copie de vos enregistrements d’acceptation jusqu’au 1er janvier de la quatrième année suivant la suppression, les empreintes de boîtes aux lettres pendant 12 mois, les événements de sécurité jusqu’à 180 jours sans votre identifiant d’utilisateur, les entrées du journal de notre service d’authentification jusqu’à 180 jours, et les notifications de Polar jusqu’à 30 jours après leur traitement. Polar conserve ses propres enregistrements d’achats (section 4.10). Si vous ne pouvez pas utiliser l’Application, vous pouvez nous demander par e-mail de supprimer votre Compte ; après avoir confirmé que la demande émane de vous, nous exécutons la même suppression sur nos serveurs, mais nous ne pouvons pas accéder aux données présentes sur votre ordinateur ni révoquer pour vous l’autorisation Google ou Microsoft (sections 5.7 et 6.3). Sur l’ordinateur où vous supprimez votre Compte, l’Application met également fin aux notifications en temps réel, révoque l’accès de Mailistix à vos boîtes aux lettres Google et supprime toutes les données locales de votre Compte. Sur les autres ordinateurs où vous avez utilisé l’Application, vous êtes déconnecté, mais les données locales subsistent jusqu’à ce que vous y supprimiez le dossier de données de l’Application (section 4.4) ; Paramètres › Général › Zone sensible › Effacer tous les e-mails supprime les e-mails stockés.

12.5 Données auxquelles nous n’avons pas accès

Vos e-mails et autres données présents sur votre ordinateur ne se trouvent pas sur nos serveurs ; nous ne pouvons donc pas y accéder, les rectifier, les exporter ni les supprimer pour vous ; vous pouvez le faire vous-même dans l’Application. Votre boîte aux lettres proprement dite reste chez votre fournisseur de messagerie, et vous pouvez l’y exporter.

12.6 Réclamations

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données du pays de l’UE ou de l’EEE dans lequel vous vivez ou travaillez ou dans lequel une violation présumée a eu lieu. L’autorité compétente à notre égard est la commissaire de Berlin à la protection des données et à la liberté d’information (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Allemagne, www.datenschutz-berlin.de. Nous vous serions reconnaissants de nous contacter d’abord, afin que nous puissions tenter de régler la question.

12.7 Données que nous traitons pour un Client professionnel

Pour les Données à caractère personnel du Client (section 2.3), le Client professionnel est le responsable du traitement, et les demandes d’exercice de vos droits doivent lui être adressées. Si vous nous adressez une telle demande, nous la transmettons au Client professionnel dans les meilleurs délais lorsque nous pouvons l’identifier, vous indiquons que nous l’avons fait et aidons le Client professionnel à y répondre. Les moyens de contrôle de la section 12.2 restent à votre disposition en tant qu’utilisateur.

13. La communication de vos données est-elle obligatoire ?

Vous n’êtes légalement tenu de nous communiquer aucune donnée à caractère personnel. Toutefois :

• votre adresse e-mail et les codes de connexion que nous envoyons à cette adresse sont nécessaires pour créer et utiliser un Compte ;
• la connexion d’une boîte aux lettres est nécessaire pour utiliser Mailistix comme client de messagerie ;
• l’Application demande à chacun où il réside lors de la configuration ; tant que vous n’avez pas répondu, le traitement par l’IA reste dans l’UE ;
• une Formule payante nécessite les données de paiement que Polar demande ;
• le formulaire de contact exige votre nom, votre adresse e-mail et votre message, votre confirmation d’avoir lu la présente politique et votre consentement à Google reCAPTCHA ; sans cela, vous pouvez nous écrire par e-mail à la place ;
• la liste d’attente exige votre adresse e-mail, votre plateforme, votre confirmation d’avoir lu la présente politique et votre consentement à l’utilisation de votre adresse et à Google reCAPTCHA ; sans cela, vous pouvez nous écrire par e-mail à la place ; et
• les Fonctionnalités d’IA, l’autorisation relative au calendrier, les statistiques, les rapports de plantage et les journaux de diagnostic sont facultatifs. Sans eux, les fonctionnalités correspondantes ne sont pas disponibles, mais vous pouvez utiliser le reste du Service.

14. Prise de décision automatisée

Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produisent des effets juridiques vous concernant ou vous affectent de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD). Le Service applique des règles techniques qui découlent de votre Formule et des Conditions, telles que les limites de Crédits, une limite journalière de coût de l’IA, des limites de débit et le passage à la Formule Basic après un abonnement impayé ; elles ne sont pas fondées sur une évaluation de vos aspects personnels. Une mention indiquant qu’une boîte aux lettres a été connectée par plusieurs Comptes (section 4.15) n’entraîne aucune mesure automatique. Les Résultats de l’IA consistent en des suggestions que vous décidez ou non d’utiliser.

15. Enfants

Mailistix est destiné uniquement aux personnes âgées de 18 ans et plus et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données à caractère personnel, veuillez contacter legal@mailistix.com, et nous les supprimerons.

16. Compléments régionaux

Les sections suivantes s’appliquent, en plus du reste de la présente politique, aux personnes situées dans les régions indiquées. En cas de contradiction avec le reste de la présente politique, la section régionale prévaut pour cette région. Dans chaque région, nous traitons les Données à caractère personnel du Client (section 2.3) en tant que prestataire de services ou sous-traitant pour le Client professionnel, qui en est responsable au titre du droit local ; les droits décrits ci-dessous s’exercent alors à l’encontre du Client professionnel, et nous l’assistons comme décrit à la section 12.7.

16.1 États-Unis

16.1.1 Avis au moment de la collecte (Californie). Le présent avis s’applique aux résidents de Californie au titre du California Consumer Privacy Act tel que modifié par le California Privacy Rights Act (« CCPA »). Le CCPA protège également les personnes qui agissent pour une entreprise, comme nos utilisateurs. Il se peut que nous ne remplissions pas actuellement les seuils d’applicabilité du CCPA (par exemple, un chiffre d’affaires brut annuel supérieur à 26 625 000 USD pour 2025 et 2026), mais nous respectons les droits ci-dessous pour tous les résidents des États-Unis. Au cours des 12 derniers mois, nous avons collecté les catégories d’informations personnelles suivantes. Les données qui restent uniquement sur votre ordinateur ne sont pas collectées par nous. Lorsque nous traitons des informations personnelles pour le compte d’un Client professionnel (section 2.3), nous agissons en tant que son prestataire de services (service provider) au titre de l’article 16 du DPA.

Nous ne collectons pas d’informations biométriques, de géolocalisation précise, ni d’informations professionnelles, relatives à l’emploi ou à l’éducation en tant que telles ; de telles informations peuvent figurer dans des e-mails que vous traitez avec les Fonctionnalités d’IA et sont alors traitées comme du contenu d’e-mails.

16.1.2 Pas de vente, pas de partage, pas de publicité ciblée. Nous ne vendons ni ne partageons d’informations personnelles (au sens où ces termes sont définis dans le CCPA), ne l’avons pas fait au cours des 12 derniers mois, et ne les utilisons pas pour de la publicité comportementale inter-contextes ou ciblée. Nous n’avons aucune connaissance effective de la vente ou du partage d’informations personnelles de consommateurs de moins de 16 ans. Comme nous ne vendons ni ne partageons, nous ne proposons pas de lien « Do Not Sell or Share » ; nous traitons néanmoins un signal Global Privacy Control comme une demande valable de refus de la vente et du partage.

16.1.3 Informations personnelles sensibles. Nous n’utilisons et ne communiquons les informations personnelles sensibles qu’aux fins permises par Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m), telles que la fourniture du Service que vous demandez et la garantie de la sécurité et de l’intégrité. Nous ne les utilisons pas pour déduire des caractéristiques vous concernant.

16.1.4 Vos droits. Vous avez le droit de : savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons et communiquons et d’y accéder ; de les supprimer ; de faire corriger les informations personnelles inexactes ; de refuser la vente ou le partage (sans objet, car nous ne vendons ni ne partageons) ; de limiter l’utilisation des informations personnelles sensibles (sans objet, voir ci-dessus) ; et de ne pas faire l’objet de discrimination pour avoir exercé vos droits. Utilisez les moyens de contrôle de la section 12.2 ou écrivez à legal@mailistix.com. Nous accusons réception dans un délai de 10 jours ouvrables et répondons dans un délai de 45 jours calendaires, que nous pouvons prolonger une fois de 45 jours moyennant avis. Nous vérifions les demandes en les rapprochant de votre Compte, par exemple en vous demandant de vous connecter à l’Application.

16.1.5 Mandataires autorisés. Vous pouvez recourir à un mandataire autorisé. Nous demanderons au mandataire votre autorisation signée et pourrons vous demander de vérifier votre identité directement auprès de nous, sauf si le mandataire détient une procuration valable.

16.1.6 Non-discrimination. Nous ne vous refuserons pas le Service, ne vous facturerons pas un prix différent et ne vous fournirons pas un service de qualité différente parce que vous avez exercé vos droits en matière de vie privée.

16.1.7 Autres informations. Nous ne communiquons pas d’informations personnelles à des tiers à des fins de prospection directe de leur part (Cal. Civ. Code § 1798.83). Nous ne vous suivons pas sur des sites web tiers, de sorte que les signaux « Do Not Track » du navigateur ne modifient pas notre fonctionnement.

16.1.8 Autres États américains. Les lois générales sur la vie privée d’autres États, notamment la Virginie, le Colorado, le Connecticut, l’Utah, le Texas, l’Oregon, le Montana, l’Iowa, le Delaware, le Nebraska, le New Hampshire, le New Jersey, le Tennessee, le Minnesota, le Maryland, l’Indiana, le Kentucky et le Rhode Island, ne protègent généralement pas les personnes agissant dans un cadre commercial ou professionnel, ce qui correspond à l’usage de Mailistix, et ne s’appliquent qu’au-delà de seuils que nous ne remplissons peut-être pas. Lorsqu’une telle loi s’applique à vous, vous pouvez avoir le droit de confirmer si nous traitons vos données à caractère personnel, d’y accéder, de les corriger et de les supprimer, d’en obtenir une copie portable, et de refuser la publicité ciblée, la vente et le profilage produisant des effets juridiques ou significatifs de façon similaire. Nous ne pratiquons ni la publicité ciblée, ni la vente, ni un tel profilage. Pour exercer vos droits, utilisez les moyens de contrôle de la section 12.2 ou écrivez à legal@mailistix.com. Nous répondons dans un délai de 45 jours, que nous pouvons prolonger une fois de 45 jours lorsque la loi le permet.

Recours. Si nous refusons de donner suite à votre demande, vous pouvez former un recours en écrivant à legal@mailistix.com avec l’objet « Privacy appeal » dans un délai raisonnable après notre décision. Nous répondrons dans le délai que prévoit la loi de votre État (généralement 45 ou 60 jours) et expliquerons notre décision. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez contacter l’Attorney General de votre État.

16.1.9 Nevada. Nous ne vendons pas d’informations couvertes au sens du droit du Nevada (NRS 603A). Vous pouvez néanmoins envoyer une demande de refus à legal@mailistix.com.

16.2 Canada

16.2.1 PIPEDA. Nous traitons les renseignements personnels des personnes se trouvant au Canada conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, PIPEDA) et aux lois provinciales applicables. En utilisant le Service, vous consentez au traitement décrit dans la présente politique ; vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, et nous vous indiquerons ce que cela signifie pour le Service. Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les corriger comme décrit à la section 12. Vos renseignements personnels sont traités en dehors du Canada, principalement dans l’UE et, par l’intermédiaire des fournisseurs désignés à la section 8, éventuellement aux États-Unis et, pour les utilisateurs hors de l’UE, dans d’autres pays où Google exerce ses activités. Ils peuvent alors être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ces pays. Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour un Client professionnel (section 2.3), ce client en demeure responsable, et nous ne les utilisons que pour fournir le Service à ce client. Vous pouvez nous contacter au sujet de la vie privée à l’adresse legal@mailistix.com et déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca).

16.2.2 Québec. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre gérant, Marvin Muvunyi, joignable à legal@mailistix.com. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Act respecting the protection of personal information in the private sector), vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les faire rectifier, de retirer votre consentement, de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), et de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom lorsque les conditions légales sont remplies. Mailistix n’utilise pas de technologie qui vous identifie, vous localise ou vous profile par défaut : les statistiques facultatives sont désactivées tant que vous ne les activez pas, et nous ne collectons pas votre localisation. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils bénéficieront d’une protection adéquate. Vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Nous ne proposons pas encore le Service au Québec (Conditions, Partie II, article D.1) ; avant de le faire, nous fournirons la présente politique en français. D’ici là, la présente section s’applique principalement aux personnes situées au Québec qui correspondent avec des utilisateurs de Mailistix (section 7).

16.3 Royaume-Uni

Si vous êtes au Royaume-Uni, le RGPD britannique et le Data Protection Act 2018, tel que modifié par le Data (Use and Access) Act 2025, s’appliquent, et les références au RGPD dans la présente politique désignent le RGPD britannique. Vous disposez des droits décrits à la section 12. Vous pouvez vous plaindre auprès de nous de notre utilisation de vos données à caractère personnel en écrivant à legal@mailistix.com ; nous accuserons réception de votre plainte dans un délai de 30 jours, l’examinerons dans les meilleurs délais et vous communiquerons le résultat. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Les transferts de vos données vers l’UE reposent sur les règlements d’adéquation du Royaume-Uni pour l’EEE ; les transferts vers les États-Unis reposent sur l’extension britannique du cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le destinataire est certifié, et les transferts vers les États-Unis, Singapour ou d’autres pays reposent sinon sur l’International Data Transfer Addendum aux clauses contractuelles types de l’UE ou sur l’International Data Transfer Agreement. Dans la question sur la région, les personnes situées au Royaume-Uni répondent « En Europe » ; leurs requêtes d’IA sont alors traitées dans l’UE (section 4.6.4). Nous n’avons pas encore désigné de représentant au Royaume-Uni au titre de l’article 27 du RGPD britannique ; nous en désignerons un avant de proposer activement le Service au Royaume-Uni.

16.4 Suisse

Si vous êtes en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données (LPD révisée) s’applique. Vous disposez des droits à l’information, d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de portabilité des données, et vous pouvez déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch). Vos données sont traitées principalement dans l’UE, dont les pays sont reconnus par la Suisse comme offrant une protection adéquate ; les transferts vers les États-Unis reposent sur le cadre de protection des données Suisse-États-Unis lorsque le destinataire est certifié, et les transferts vers les États-Unis, Singapour ou d’autres pays reposent sinon sur les clauses contractuelles types de l’UE avec les modifications requises pour la Suisse. Dans la question sur la région, les personnes situées en Suisse répondent « En Europe » ; leurs requêtes d’IA sont alors traitées dans l’UE (section 4.6.4).

16.5 Brésil

Si vous êtes au Brésil, la loi générale sur la protection des données (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, loi n° 13.709/2018) s’applique. Nous nous fondons sur les bases juridiques de l’exécution d’un contrat, des intérêts légitimes, du respect d’obligations légales et du consentement, comme décrit à la section 4. En vertu de l’article 18 de la LGPD, vous avez le droit à la confirmation du traitement, à l’accès, à la rectification, à l’anonymisation, au blocage ou à la suppression des données inutiles ou excessives, à la portabilité, à la suppression des données traitées avec consentement, à l’information sur les entités avec lesquelles nous partageons des données et sur la possibilité de ne pas donner son consentement et ses conséquences, et à la révocation du consentement. Vous pouvez également saisir l’Autorité nationale de protection des données (ANPD, www.gov.br/anpd). Les transferts internationaux reposent sur les garanties de la section 9 et, lorsque cela est requis, sur les clauses contractuelles types approuvées par l’ANPD. Notre contact en matière de protection des données (encarregado) est notre gérant, Marvin Muvunyi, joignable à legal@mailistix.com.

16.6 Australie

Si vous êtes en Australie, nous traitons vos informations personnelles conformément aux Australian Privacy Principles prévus par le Privacy Act 1988 (Cth). Nous communiquons des informations personnelles à des destinataires situés en dehors de l’Australie : dans l’UE (Allemagne, Suède et autres pays de l’UE), à Singapour et aux États-Unis et, si vous avez répondu que vous résidez hors d’Europe, dans d’autres pays où Google exerce ses activités (sections 8 et 9). Vous pouvez accéder à vos informations personnelles et les corriger comme décrit à la section 12. Si vous avez une réclamation, veuillez d’abord nous contacter ; nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

16.7 Nouvelle-Zélande

Si vous êtes en Nouvelle-Zélande, le Privacy Act 2020 s’applique. Vous avez le droit d’accéder à vos informations personnelles et d’en demander la rectification. Nous communiquons des informations personnelles à des destinataires situés en dehors de la Nouvelle-Zélande comme décrit aux sections 8 et 9, sous des garanties contractuelles qui exigent une protection comparable. Si une personne qui vous écrit utilise Mailistix, la section 7 décrit la manière dont vos informations sont traitées. Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz).

16.8 Japon

Si vous êtes au Japon, l’Act on the Protection of Personal Information (APPI) s’applique. Nous fournissons des données à caractère personnel à des destinataires situés dans des pays étrangers comme décrit aux sections 8 et 9 : dans l’UE, que la Personal Information Protection Commission reconnaît comme disposant d’un système de protection des informations personnelles équivalent à celui du Japon ; aux États-Unis, qui n’ont pas de loi fédérale générale sur la vie privée, et à Singapour, qui dispose du Personal Data Protection Act 2012 ; dans les deux cas, nos destinataires sont liés par des contrats les obligeant à protéger les données conformément aux principes de l’APPI ; et, pour les utilisateurs ayant répondu qu’ils se trouvent hors de l’UE, dans d’autres pays où Google exerce ses activités. Nos mesures de contrôle de sécurité sont décrites à la section 11. Vous pouvez demander la divulgation (y compris des enregistrements de communication à des tiers), la rectification, la suspension de l’utilisation, l’effacement et la cessation de la communication à des tiers en écrivant à legal@mailistix.com. Pour notre nom, notre adresse et notre représentant, voir la section 1.

16.9 Corée du Sud

Si vous êtes en République de Corée, le Personal Information Protection Act (PIPA) s’applique. Les finalités, les catégories de données, les durées de conservation et les sous-traitants sont décrits aux sections 4, 8 et 10. Transferts à l’étranger : vos informations personnelles sont transférées par le réseau, lorsque vous utilisez le Service, aux destinataires et vers les pays énumérés à la section 8 (Allemagne et autres pays de l’UE ; Singapour et États-Unis ; et, pour les utilisateurs ayant répondu qu’ils se trouvent hors de l’UE, d’autres pays où Google exerce ses activités), aux fins et pour les durées de conservation indiquées aux sections 4, 8 et 10. Les noms des destinataires figurent à la section 8 et sur notre page des Sous-traitants ultérieurs ; vous pouvez les joindre par notre intermédiaire à legal@mailistix.com. Vous pouvez refuser un transfert à l’étranger en n’utilisant pas la fonctionnalité concernée (par exemple les Fonctionnalités d’IA ou les statistiques facultatives) ou en supprimant votre Compte ; le client de messagerie de base peut alors ne plus être disponible. Destruction : à l’expiration de la durée de conservation, nous supprimons les fichiers électroniques de manière à ce qu’ils ne puissent pas être restaurés. Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression et de suspension du traitement comme décrit à la section 12. Notre responsable de la protection de la vie privée est notre gérant, Marvin Muvunyi, joignable à legal@mailistix.com. Vous pouvez également contacter le comité de médiation des litiges de la Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) ou le KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, téléphone 118).

16.10 Inde

Si vous êtes en Inde, le Digital Personal Data Protection Act, 2023 et les Digital Personal Data Protection Rules, 2025 s’appliquent à mesure de leur entrée en vigueur. La présente politique est notre avis concernant les données à caractère personnel que nous traitons et leurs finalités (section 4). Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer aussi facilement que vous l’avez donné (section 12.2) ; lorsque vous fournissez volontairement des données dans un but précis, comme la création d’un Compte, nous les traitons à cette fin. Vous avez le droit d’accéder aux informations concernant vos données à caractère personnel, de les corriger, de les compléter, de les mettre à jour et de les effacer, de désigner une autre personne pour exercer vos droits en cas de décès ou d’incapacité, et d’obtenir réparation en cas de grief. Veuillez adresser vos griefs à notre gérant, Marvin Muvunyi, à legal@mailistix.com ; nous répondons dans le délai fixé par les Digital Personal Data Protection Rules, 90 jours au plus. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès du Data Protection Board of India.

16.11 Singapour

Si vous êtes à Singapour, le Personal Data Protection Act 2012 (PDPA) s’applique. Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel et leur rectification, et retirer votre consentement moyennant un préavis raisonnable ; nous vous indiquerons les conséquences probables du retrait. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel en dehors de Singapour, nous veillons par contrat à ce que les destinataires offrent une protection comparable à celle du PDPA. La personne chargée de notre conformité au PDPA est notre gérant, Marvin Muvunyi, joignable à legal@mailistix.com. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg).

16.12 Afrique du Sud

Si vous êtes en Afrique du Sud, le Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA) s’applique. Vous avez le droit d’accéder à vos informations personnelles, de les corriger et de les supprimer, de vous opposer au traitement pour des motifs raisonnables, et de déposer une plainte auprès de l’Information Regulator (inforegulator.org.za). Nous ne transférons des informations personnelles en dehors de l’Afrique du Sud que sous les garanties décrites à la section 9, qui offrent une protection substantiellement similaire à celle du POPIA. Notre responsable de l’information (information officer) est notre gérant, Marvin Muvunyi, joignable à legal@mailistix.com.

16.13 Türkiye

Si vous êtes en Türkiye, la Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK) s’applique. Nous sommes le responsable du traitement (data controller) pour le traitement décrit à la section 2.2 ; pour les Données à caractère personnel du Client (section 2.3), le Client professionnel est le responsable du traitement et nous sommes son sous-traitant (data processor). Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins indiquées à la section 4, sur la base de l’exécution d’un contrat, de nos intérêts légitimes, du respect d’obligations légales et, lorsque cela est requis, de votre consentement explicite (article 5 de la KVKK). Nous transférons des données à caractère personnel à l’étranger (section 9) sur la base des garanties permises par l’article 9 de la KVKK. En vertu de l’article 11 de la KVKK, vous avez le droit de savoir si vos données sont traitées et de demander des informations à ce sujet, de connaître la finalité du traitement, de connaître les destinataires en Türkiye et à l’étranger, de demander la rectification et la suppression ainsi que leur notification aux destinataires, de vous opposer à un résultat défavorable résultant exclusivement d’une analyse automatisée, et de demander réparation du préjudice causé par un traitement illicite. Adressez vos demandes à legal@mailistix.com ; si nous rejetons votre demande ou ne répondons pas dans un délai de 30 jours, vous pouvez déposer une plainte auprès du Personal Data Protection Board.

17. Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque le Service ou la loi change. Le numéro de version et la date à partir de laquelle elle s’applique figurent en haut, et les versions antérieures restent disponibles sur notre site web. Nous vous informerons des modifications substantielles dans l’Application ou par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Lorsqu’une modification exige votre consentement, nous le demanderons.

18. Contact

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Allemagne
Protection des données et questions juridiques : legal@mailistix.com

Documents associés : Conditions d’utilisation · Contrat de licence du logiciel · Avis sur les fonctionnalités d’IA · Sous-traitants ultérieurs · Accord de traitement des données