Privacybeleid

Versie: 1.17 · Geldig vanaf: 3 november 2026

Dit Privacybeleid legt uit hoe Mailistix UG (haftungsbeschränkt) (“Mailistix”, “wij”, “ons”, “onze”) omgaat met persoonsgegevens wanneer u de Mailistix-desktopapplicatie voor macOS en Windows (de “App”) en de serverzijdige diensten die wij daarvoor exploiteren (de “Clouddiensten”; samen met de App de “Dienst”) gebruikt, wanneer u contact met ons opneemt en wanneer u mailistix.com bezoekt.

Dit beleid is informatie voor u. Het maakt geen deel uit van uw overeenkomst met ons. De regels voor het gebruik van de Dienst staan in onze Servicevoorwaarden (de “Voorwaarden”) en onze Softwarelicentieovereenkomst. Termen met een beginhoofdletter die hier niet zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die in de Voorwaarden is gegeven. Meer details over de AI-functies staan in onze Kennisgeving over AI-functies, en de bedrijven die namens ons gegevens verwerken, staan vermeld op onze pagina met Subverwerkers.

Dit beleid is gepubliceerd op https://mailistix.com/privacy-policy.

In het kort

• Voor bedrijven. Mailistix wordt uitsluitend aangeboden aan bedrijven en zelfstandigen. Voor de e-mailinhoud en meldingsgegevens die onze servers bereiken, handelen wij voor het bedrijf waarvoor u Mailistix gebruikt, als verwerker daarvan (artikel 2.3).
• Uw e-mail blijft op uw computer. De App synchroniseert uw mailbox rechtstreeks tussen uw computer en uw mailboxprovider (bijvoorbeeld Google of Microsoft) en slaat deze op in een versleutelde database op uw computer. Uw e-mails, bijlagen, contacten en agenda worden niet op onze servers opgeslagen.
• E-mailinhoud bereikt onze servers alleen wanneer u een AI-functie gebruikt. De tekst die voor een verzoek nodig is, loopt via onze servers in de EU (standaard Frankfurt, Duitsland) naar Microsoft Azure OpenAI of Google Vertex AI en wordt door ons niet opgeslagen. Voor realtimemeldingen bewaren wij alleen uw mailboxadres en een technisch wijzigingsnummer, nooit inhoud. Om herhaalde gratis proefperiodes op te sporen, bewaren wij ook een gepseudonimiseerde code voor elke mailbox die u koppelt; het adres kan er niet uit worden afgelezen (artikel 4.3).
• AI blijft in de EU, tenzij u ons meldt dat u buiten Europa bent. Als u antwoordt dat u in Europa bent gevestigd (de EU, de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland), of niet antwoordt, vindt alle AI-verwerking plaats in de EU. Als u antwoordt dat u buiten Europa bent gevestigd, kunnen sommige verzoeken aan de Gemini-modellen van Google buiten de EU worden verwerkt.
• Geen verkoop, geen reclame, geen training. Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens, tonen geen advertenties en gebruiken uw gegevens niet voor reclame of om kredietwaardigheid te beoordelen. Noch wij, noch onze AI-providers gebruiken uw e-mails om AI-modellen te trainen.
• Analyses alleen met uw toestemming (opt-in). Gebruiksstatistieken en crashrapporten staan uit, tenzij u ze inschakelt. Hierbij wordt een willekeurige ID gebruikt, niet uw naam of e-mailadres.
• Polar handelt betalingen af. Polar Software, Inc. verkoopt betaalde Abonnementen als merchant of record (verkoper van record) en verwerkt uw betaalgegevens overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. Wij zien nooit uw volledige kaartgegevens.
• U houdt de regie. In de App kunt u de gegevens exporteren die wij op onze servers bewaren, uw Account verwijderen, een mailbox verwijderen (waarmee ook de toegang van Mailistix tot uw Google-account wordt ingetrokken), AI-functies uitschakelen, uw regio wijzigen en optionele gebruiksgegevens verwijderen.
• Gebruikersgegevens van Google worden uitsluitend gebruikt zoals toegestaan door het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use) (artikel 5).
• Mailistix is voor volwassenen (18+).

1. Wie wij zijn en hoe u ons bereikt

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke voor de in artikel 2.2 beschreven verwerking is het volgende bedrijf, dat ook optreedt als verwerker voor de in artikel 2.3 beschreven verwerking:

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Duitsland
Vertegenwoordigd door de bestuurder: Marvin Muvunyi
Register: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Privacycontact. Voor elke vraag over uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar legal@mailistix.com of naar het bovenstaande postadres.

1.3 Vertegenwoordigers. Wij zijn gevestigd in de Europese Unie en hebben dus geen EU-vertegenwoordiger nodig. Voor het Verenigd Koninkrijk: zie artikel 16.3. Wij hebben geen vertegenwoordiger in Zwitserland aangewezen.

2. Wat dit beleid omvat en onze rol

2.1 Reikwijdte. Dit beleid heeft betrekking op de App, de Clouddiensten, onze supportkanalen en onze website. Het heeft geen betrekking op de diensten van Google, Microsoft, Polar of andere derden die u samen met Mailistix gebruikt; hun eigen privacybeleid is van toepassing.

2.2 Wanneer wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij bepalen hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt, en zijn daarom de verwerkingsverantwoordelijke, voor:

• uw Mailistix-Account en het inloggen, en de registratie van uw aanvaarding van de Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst;
• uw Abonnement, Credits en factureringsregistraties;
• gebruiksregistraties van AI-verzoeken (zonder inhoud), App-activiteit, beveiliging en het voorkomen van misbruik, inclusief de mailboxvingerafdrukken (artikel 4.3);
• toestemmingsregistraties en uw regio-instelling;
• optionele analyses en crashrapporten, monitoring van serverfouten en App-updates;
• onze communicatie met u, inclusief support (met uitzondering van de Persoonsgegevens van de Klant die in artikel 2.3 zijn beschreven); en
• onze website, inclusief het contactformulier en de wachtlijst.

2.3 Wanneer wij voor uw bedrijf handelen (verwerker). Mailistix wordt uitsluitend aangeboden aan bedrijven en zelfstandigen (Voorwaarden, artikel 3.5). Iedereen die Mailistix gebruikt, doet dat voor een Zakelijke klant: de eigen werkgever of een andere organisatie, een opdrachtgever, of het eigen bedrijf als men zelfstandig is. Voor de volgende verwerking handelen wij namens die Zakelijke klant, als verwerker daarvan, op grond van onze Verwerkersovereenkomst (de “DPA”):

• de inhoud van AI-verzoeken en de AI-Output (artikel 4.6);
• het doorgeven van de inlogcodes en tokens voor een mailbox via onze server wanneer een mailbox wordt gekoppeld (artikel 4.3);
• de registraties voor realtimemeldingen van nieuwe e-mail (artikel 4.5);
• verzoeken tot afmelden met één klik (artikel 4.8); en
• e-mailinhoud en persoonsgegevens van andere personen die u opneemt in een diagnostisch pakket of een supportbericht (artikel 4.14).

Dit omvat zowel uw eigen gegevens in deze verwerking als de gegevens van andere personen, zoals de personen met wie u correspondeert (“Persoonsgegevens van de Klant”). Voor deze gegevens is de Zakelijke klant de verwerkingsverantwoordelijke: deze beslist over de rechtsgrond, en zijn eigen privacyverklaring is van toepassing. Wij beschrijven deze verwerking in dit beleid zodat u weet wat er met uw gegevens gebeurt. Als u zelfstandig bent en Mailistix voor uw eigen bedrijf gebruikt, bent u de Zakelijke klant. Verzoeken over deze gegevens kunt u het best aan de Zakelijke klant richten; als u ze naar ons stuurt, geven wij ze door (artikel 12.7).

2.4 Gegevens die op uw apparaat blijven. Het meeste van wat de App met uw e-mail doet, gebeurt uitsluitend op uw computer, onder de zeggenschap van u en uw Zakelijke klant. Wij hebben geen toegang tot die gegevens en zijn daarvoor noch verwerkingsverantwoordelijke, noch verwerker. Wij beschrijven het in dit beleid zodat u weet wat de App doet.

2.5 Personen met wie u correspondeert. Als u geen Mailistix-gebruiker bent, maar iemand die e-mails stuurt aan of ontvangt van een Mailistix-gebruiker, legt artikel 7 uit wat er met uw gegevens gebeurt.

3. Waar uw gegevens worden bewaard: een overzicht

4. Wat wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond

Voor elke activiteit beschrijft dit artikel de gegevens, het doel en de rechtsgrond volgens de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (“AVG”). De rechtsgronden zijn: toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG), uitvoering van een overeenkomst met u of het nemen van maatregelen voorafgaand aan het aangaan daarvan (artikel 6, lid 1, onder b), AVG), naleving van een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c), AVG) en onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde (artikel 6, lid 1, onder f), AVG). Waar wij ons baseren op gerechtvaardigde belangen, noemen wij die. Bewaartermijnen zijn samengevat in artikel 10.

Als u Mailistix voor een organisatie gebruikt. Waar dit artikel “overeenkomst” als rechtsgrond noemt, is deze rechtsgrond rechtstreeks van toepassing als u zelf onze contractpartij bent, bijvoorbeeld als zelfstandige. Als u Mailistix gebruikt voor een bedrijf of een andere organisatie die onze contractpartij is, baseren wij ons in plaats daarvan op gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG): ons belang en het belang van de Zakelijke klant bij het leveren van de door de Zakelijke klant bestelde Dienst aan de personen die de Zakelijke klant machtigt om de Dienst te gebruiken.

Verwerking voor uw Zakelijke klant. Voor de hieronder met “Rol: verwerker” gemarkeerde verwerking handelen wij voor uw Zakelijke klant (artikel 2.3); de rechtsgrond is die van de Zakelijke klant.

4.1 Uw Mailistix-Account

Gegevens: uw e-mailadres; eenmalige inlogcodes die wij u per e-mail sturen (zes cijfers, 15 minuten geldig); de bevestiging van uw e-mailadres; uw interfacetaal; de tijdstippen waarop u zich hebt geregistreerd en bent ingelogd; en sessietokens (een inlogtoken dat één uur geldig is en een vernieuwingstoken dat bij elk gebruik verandert; een sessie eindigt na 90 dagen zonder gebruik). De authenticatiedienst van onze hostingprovider registreert ook technische verzoekgegevens, waaronder uw IP-adres. Op uw computer slaat de App uw sessie versleuteld op met behulp van de beveiligde opslag van uw besturingssysteem.

Doeleinden: om uw Account aan te maken, u in te loggen, u ingelogd te houden, wijzigingen van uw e-mailadres te bevestigen, de App in uw taal te tonen en uw Account tegen onbevoegde toegang te beschermen.

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG). Beveiligingslogboeken: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het beschermen van accounts en de Dienst tegen misbruik.

U logt in bij Mailistix met uw e-mailadres en een code die wij u per e-mail sturen; Mailistix-Accounts hebben geen wachtwoord. Mailistix biedt geen inlogmogelijkheid met een Google- of Microsoft-account; het koppelen van een mailbox (artikel 4.3) is een afzonderlijke stap.

4.2 Instelkeuzes en toestemmingsregistraties

Regio. Tijdens het instellen vraagt de App “Waar ben je gevestigd?” met twee antwoorden: “In Europa” (de EU, de EER, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland) of “Buiten Europa”. U kunt uw antwoord op elk moment wijzigen in Instellingen › Privacy & AI. Wij slaan uw antwoord, het tijdstip en de App-versie op. Wij gebruiken dit uitsluitend voor twee doeleinden: om te bepalen waar uw AI-verzoeken worden verwerkt (artikel 4.6.4), en om te berekenen hoeveel Credits een AI-verzoek verbruikt, omdat de AI-modellen die voor de twee regio’s worden gebruikt, een verschillende prijs hebben. Het wijzigen van uw regio voegt nooit Credits toe. Zolang u niet antwoordt, of als uw antwoord niet kan worden gelezen, worden uw AI-verzoeken in de EU verwerkt. Wij bepalen uw locatie niet aan de hand van uw IP-adres.

Toestemmingsregistraties. Wij slaan op wanneer u de AI-functies hebt ingeschakeld (met de versie van de toestemmingstekst en de App-versie) totdat u ze uitschakelt of uw Account verwijdert; ook wordt elke keer dat u ze in- of uitschakelt als beveiligingsgebeurtenis vastgelegd (artikel 4.15). Daarnaast slaan wij uw keuzes over optionele analyses en crashrapporten op, de geschiedenis van die keuzes en de willekeurige analyse-ID die in artikel 4.12 wordt beschreven.

Aanvaarding van de Voorwaarden. Wanneer u uw Account aanmaakt of nieuwe Voorwaarden in de App aanvaardt, bevestigt u dat u 18 jaar of ouder bent en Mailistix gebruikt voor uw bedrijf, uw beroep als zelfstandige of, met haar toestemming, de organisatie waarvoor u werkt, en aanvaardt u de Voorwaarden, inclusief de DPA, en de Softwarelicentieovereenkomst. Wij leggen vast welke versie van de Voorwaarden en van de DPA u hebt aanvaard, het tijdstip (van onze server), of u bij het registreren of later in de App hebt aanvaard, de App-versie, de taal van de App, welke formulering van de bevestiging u hebt gezien, met een SHA-256-controlesom van precies die formulering, en de SHA-256-controlesom van elk document van de versie. Als u bezwaar maakt tegen een aangekondigde wijziging van de Voorwaarden (Voorwaarden, artikel 19.3), leggen wij het bezwaar met dezelfde gegevens vast. Wanneer u zich registreert, worden de aanvaarde versies ook bij uw Account opgeslagen. Wanneer u uw e-mailadres bevestigt, legt onze server uw aanvaarding vast op basis van deze gegevens, met het tijdstip waarop u de registratie hebt aangevraagd en het tijdstip waarop u hebt bevestigd. Uittredingen uit de arbitrageovereenkomst die u ons per e-mail stuurt, worden vastgelegd met het tijdstip waarop wij ze hebben ontvangen en de bericht-ID. Om deze registraties te beschermen tegen verlies en latere wijziging, bewaren wij elke dag bij Microsoft Azure Blob Storage in Duitsland een lijst met controlesommen van deze registraties (geen leesbare gegevens), die gedurende 4 jaar en 1 maand niet kan worden gewijzigd of verwijderd, en een back-upkopie van de registraties (met uw gebruikers-ID en een hash van uw e-mailadres in plaats van het adres), die na 30 dagen automatisch wordt verwijderd (artikel 8). Wanneer uw Account wordt verwijderd, bewaren wij een kopie van deze registraties met uw gebruikers-ID en een eenrichtingshash (SHA-256) van uw e-mailadres in plaats van het adres, tot 1 januari van het vierde jaar na de verwijdering (artikel 10).

Rechtsgrond: regio- en aanvaardingsregistraties: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG) en gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het kunnen aantonen welke voorwaarden van toepassing zijn en dat de Dienst voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt; voor de na verwijdering bewaarde kopie: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het aantonen van de overeenkomst en de zakelijke bevestiging tegenover rechtsvorderingen (artikel 17, lid 3, onder e), AVG). Registraties van uw keuzes over analyses en crashrapporten: wettelijke verplichting om toestemming te kunnen aantonen (artikel 6, lid 1, onder c), juncto artikel 7, lid 1, AVG). Registraties van de AI-instelling, en alle keuzes voor zover zij dit doel dienen: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het documenteren van uw keuzes, het aantonen dat wij voldoen aan de eisen van Google en onze aanbieders, en het toepassen van uw keuzes op elk apparaat dat u gebruikt.

4.3 Een mailbox koppelen

Hoe het werkt: u koppelt een Gmail- of Google Workspace-mailbox, of een Microsoft-mailbox (Outlook.com of Microsoft 365), via de inlogpagina van Google of Microsoft in uw systeembrowser. Mailistix ziet nooit uw Google- of Microsoft-wachtwoord. De App ontvangt de machtiging via een beveiligde, eenmalige handshake op uw eigen computer (OAuth 2.0 met PKCE). U kunt maximaal 10 mailboxen koppelen in de Pro-proefperiode en met het Pro-abonnement, en één mailbox met het Basic-abonnement.

Mailboxen bij andere providers (IMAP): u kunt ook een mailbox bij een andere provider koppelen met het e-mailadres en het wachtwoord van die mailbox. Om de servers te vinden, zoekt de App eerst in een lijst van providers die in de App is ingebouwd (gebaseerd op de database van Mozilla Thunderbird, met eigen aanvullingen van ons). Daarna vraagt de App het Domain Name System om de mailrecords van het domein, vraagt de App de eigen server van het domein om een instellingenbestand (autoconfig, via HTTPS) en probeert de App, als niets wordt gevonden, waarschijnlijke servernamen met een beveiligde verbinding. Deze verzoeken gaan van uw computer naar de servers van het domein en naar uw DNS-provider; ze bevatten het domein, en het verzoek om het instellingenbestand bevat ook uw e-mailadres, zoals de standaard voor dit instellingenbestand voorschrijft. Servernamen die de App buiten uw domein heeft gevonden, worden u getoond voordat de App voor het eerst inlogt. Uw wachtwoord wordt alleen via een versleutelde verbinding verzonden naar de inkomende en uitgaande servers die u accepteert, en wordt op uw computer opgeslagen, versleuteld met behulp van de beveiligde opslag van uw besturingssysteem. Het wordt nooit naar ons verzonden.

Tokens: Google en Microsoft geven toegangs- en vernieuwingstokens uit waarmee de App met uw mailbox kan werken. De App slaat ze op uw computer op, versleuteld met behulp van de beveiligde opslag van uw besturingssysteem. Om deze tokens te verkrijgen en te vernieuwen, gebruikt de App een serverfunctie van ons, omdat de vertrouwelijke sleutel die Mailistix bij Google identificeert op een server moet blijven. De autorisatiecode en de tokens lopen via die functie naar Google of Microsoft en terug; deze worden niet op onze servers opgeslagen en onze logboeken bevatten ze niet.

Machtigingen: de machtigingen die Mailistix aanvraagt, en waarom, staan in artikel 5.2 (Google) en artikel 6.1 (Microsoft).

Mailboxvingerafdruk: wanneer u een mailbox koppelt, gebruikt onze serverfunctie ook het e-mailadres van de mailbox (bij Google het primaire e-mailadres van uw Google-account; bij Microsoft het adres in het inlogantwoord; bij een mailbox die met het wachtwoord ervan is gekoppeld, het adres dat u hebt ingevoerd, dat de App na het koppelen van een nieuwe mailbox eenmalig naar onze serverfunctie stuurt) en zet dit om in een gepseudonimiseerde code, de “mailboxvingerafdruk”. De serverfunctie brengt het adres eerst in één standaardvorm (kleine letters, zonder “+”-achtervoegsel en, bij Gmail, zonder punten en met googlemail.com geschreven als gmail.com), zodat varianten van één adres dezelfde code opleveren, en berekent daarvan vervolgens een gesleutelde eenrichtingshash (HMAC-SHA-256 met een geheime sleutel die alleen op onze server bestaat). Wij slaan alleen deze code op, de provider (Google, Microsoft of IMAP), uw gebruikers-ID en de tijdstippen waarop u de mailbox voor het eerst en voor het laatst hebt gekoppeld, nooit het adres zelf. Zonder de sleutel kan de code niet weer worden omgezet in het adres. Als andere Mailistix-Accounts, ook verwijderde, dezelfde mailbox eerder hebben gekoppeld, leggen wij een beveiligingsgebeurtenis vast die alleen bevat hoeveel van die Accounts er zijn (artikel 4.15). Wij gebruiken de vingerafdrukken uitsluitend om misbruik op te sporen, met name herhaalde gratis proefperiodes met dezelfde mailbox onder nieuwe Accounts; niemand wordt automatisch geblokkeerd. Een vingerafdruk blijft bestaan wanneer u de mailbox verwijdert; 12 maanden nadat uw Account is verwijderd, wordt deze gewist (artikel 10). Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het voorkomen van fraude en misbruik van gratis proefperiodes.

Rol: de koppeling vindt plaats op uw computer onder uw zeggenschap. Onze serverfunctie die de autorisatiecode en de tokens doorgeeft, treedt op als verwerker voor uw Zakelijke klant (artikel 2.3). Wij bewaren de mailboxvingerafdruk als verwerkingsverantwoordelijke (artikel 2.2) voor ons eigen doel van het voorkomen van misbruik. Dat een Google- of Microsoft-mailbox is gekoppeld, of dat de koppeling ervan is mislukt, wordt vastgelegd als beveiligingsgebeurtenis (artikel 4.15). Bij een mailbox bij een andere provider vinden het zoeken naar de servers en het koppelen plaats op uw computer; alleen het adres van de mailbox bereikt onze serverfunctie, voor de mailboxvingerafdruk.

4.4 Uw e-mail op uw computer

Synchroniseren, lezen en verzenden. De App wisselt uw e-mail rechtstreeks uit tussen uw computer en de servers van uw mailboxprovider (Google, Microsoft of de IMAP- en SMTP-servers van een andere provider). Uw e-mail wordt niet via onze servers geleid. Wanneer u een e-mail verzendt, verzendt de App deze via uw eigen mailbox. De App verzendt nooit zelfstandig een e-mail en beantwoordt nooit zelfstandig een uitnodiging; dit gebeurt alleen wanneer u op verzenden of beantwoorden klikt.

Lokale opslag. De App slaat uw e-mail op in een database op uw computer, versleuteld met ChaCha20-Poly1305 en een willekeurige sleutel van 256 bits die uw besturingssysteem beschermt. Releaseversies van de App weigeren gegevens onversleuteld op te slaan. Bijlagen die u opent, worden versleuteld (AES-256-GCM) in de cache bewaard gedurende ten hoogste 7 dagen en tot 512 MiB; tijdelijke onversleutelde kopieën die worden gemaakt zodat een ander programma een bestand kan openen, worden na 10 minuten verwijderd. Afbeeldingen in e-mails worden maximaal 180 dagen en tot 1 GB in de cache bewaard. Bestanden die u in een project opslaat, worden opgeslagen in de documentenmap van de App; als u het document verwijdert, wordt ook het bestand verwijderd.

Adresboek. De App bouwt uw lijst van contacten op uit de adressen in uw e-mail, op uw computer. Mailistix gebruikt de contactendiensten van Google of Microsoft niet.

Zoeken. Zoekopdrachten worden uitgevoerd in de lokale index van de App en, waar nodig, bij uw mailboxprovider.

Lokale logboeken. De App bewaart technische logboeken op uw computer: een prestatielogboek (30 dagen, ten hoogste 5 MB), korte tracebestanden in uw tijdelijke map die zichzelf overschrijven (ongeveer 1 MB), en een versleuteld supportlogboek (7 dagen, ten hoogste 500 vermeldingen en 2 MB). Logvermeldingen worden ontdaan van persoonlijke inhoud. De App maakt geen native crashdumps. Deze logboeken blijven op uw computer, tenzij u ervoor kiest ze naar ons te sturen (artikel 4.14).

Hoe lang de gegevens blijven bestaan. Uw lokale gegevens blijven op uw computer staan nadat u zich hebt uitgelogd. Zij worden verwijderd wanneer u een mailbox verwijdert (de e-mail van die mailbox), wanneer u Instellingen › Algemeen › Gevarenzone › Alle e-mails wissen gebruikt, of wanneer u uw Account op die computer verwijdert. Het deïnstalleren van de App verwijdert deze gegevens niet; om ze te verwijderen, verwijdert u na het deïnstalleren de gegevensmap van de App (op macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, op Windows %APPDATA%\Mailistix). Eenmaal per dag maakt de App bovendien een versleutelde back-up van de gegevens die alleen op uw computer bestaan (projecten, taken, handtekeningen, schrijfvoorkeuren, Ask AI-chats en de koppelingen met uw mailboxen, maar niet uw e-mail), zodat zij een beschadigde database kan herstellen. Zij bewaart zeven dagelijkse en vier wekelijkse back-ups, ten hoogste ongeveer vijf weken; wanneer u een mailbox verwijdert of uw e-mails wist, worden zij vervangen, en wanneer u uw Account verwijdert, worden zij verwijderd.

Onze rol: deze verwerking vindt plaats op uw computer onder uw zeggenschap. Wij hebben er geen toegang toe.

4.5 Realtimemeldingen van nieuwe e-mail

Om nieuwe e-mail snel te tonen zonder voortdurend uw mailboxprovider te bevragen, geven de Clouddiensten wijzigingsmeldingen door. Deze meldingen bevatten nooit de inhoud van een e-mail.

Gmail: onze serverfunctie registreert een melding (“watch”) voor uw mailbox bij Google, met het huidige toegangstoken van de App voor dat ene verzoek. Wanneer er iets verandert, publiceert Google via Google Cloud Pub/Sub een bericht dat alleen uw Gmail-adres en een wijzigingsnummer bevat. Pub/Sub bewaart dat bericht ten hoogste één uur. Onze serverfunctie controleert de handtekening van Google en slaat uw Gmail-adres, het wijzigingsnummer en uw gebruikers-ID 7 dagen op. De registratie die uw Gmail-adres aan uw Account koppelt, wordt bewaard tot 30 dagen nadat deze voor het laatst is vernieuwd. De App haalt de daadwerkelijke wijzigingen vervolgens rechtstreeks bij Google op.

Microsoft: onze serverfunctie maakt een Microsoft Graph-meldingsabonnement aan voor nieuwe en gewijzigde berichten in uw mailbox. De meldingen van Microsoft bevatten geen inhoud. Wij slaan de ID van het meldingsabonnement, de bericht-ID, de mailbox en uw gebruikers-ID 7 dagen op, en de gegevens van het meldingsabonnement met een gehasht verificatiegeheim totdat u de mailbox of uw Account verwijdert, en ten hoogste 30 dagen nadat het meldingsabonnement is verlopen. Een oudere meldingstabel die niet meer wordt gevuld, wordt na 30 dagen verwijderd.

Via IMAP gekoppelde mailboxen: de App houdt een extra verbinding open van uw computer naar de server van de provider, die nieuwe e-mail in de inbox meldt (IMAP IDLE), en controleert de mailbox daarnaast om de paar minuten. Onze servers zijn hierbij niet betrokken en bewaren voor deze mailboxen geen meldingsregistraties.

Wanneer u een mailbox verwijdert, stopt de App de watch of het meldingsabonnement en verwijdert de App deze registraties. Als onze servers op dat moment niet bereikbaar zijn, verwijdert een dagelijkse taak de meldingsregistraties zodra zij 7 dagen oud zijn.

Rol: verwerker voor uw Zakelijke klant (artikel 2.3).

4.6 AI-functies

4.6.1 Wanneer gegevens worden verzonden

De AI-functies staan uit totdat u ze inschakelt in het dialoogvenster “Laat AI je helpen met e-mail”, dat verschijnt wanneer u er voor het eerst een gebruikt, of in Instellingen › Privacy & AI. Daarna wordt e-mailinhoud voor AI-verwerking verzonden alleen wanneer u een AI-functie gebruikt, bijvoorbeeld wanneer u om een concept vraagt, een samenvatting opent, Ask AI een vraag stelt of een vergaderbriefing opent, en bij de leerstap die in artikel 4.6.6 wordt beschreven nadat u een door de AI opgesteld antwoord hebt verzonden. U kunt de AI-functies op elk moment uitschakelen in Instellingen › Privacy & AI › “AI-functies”. Vanaf dat moment wordt niets voor AI-verwerking verzonden totdat u ze weer inschakelt.

4.6.2 Wat wordt verzonden

Verzoeken om een concept op te stellen of te herschrijven bevatten ook uw naam, uw e-mailadres en uw tijdzone, zodat het concept personen correct kan aanspreken en woorden als “morgen” kan begrijpen. Verzoeken voor Ask AI en vergaderbriefings bevatten om dezelfde reden de datum van vandaag en uw tijdzone. Daarnaast:

Bijlagen zelf worden niet verzonden, alleen hun namen en, voor Ask AI, tekstpassages die op uw computer zijn geëxtraheerd.

4.6.3 Hoe een verzoek verloopt

De App verzendt het verzoek via een versleutelde verbinding naar onze serverfuncties, die door Supabase in de EU worden gehost (de serverfuncties voor AI-verzoeken draaien uitsluitend op EU-locaties, standaard Frankfurt, Duitsland). Daar stelt onze functie de instructies voor het model samen (de instructies worden op de server bewaard, en e-mails worden gemarkeerd als niet-vertrouwde gegevens zodat tekst in een e-mail het model geen instructies kan geven) en stuurt deze het verzoek door naar een van onze AI-providers. Het antwoord wordt teruggestreamd naar de App.

4.6.4 Aanbieders en regio’s

Wij gebruiken Microsoft Azure OpenAI (GPT-modellen, beheerd door Microsoft in zijn EU Data Zone; onze resource bevindt zich in Sweden Central) en Google Cloud Vertex AI (Gemini-modellen). Welke daarvan een verzoek beantwoordt, hangt af van de functie en de beschikbaarheid: als een model traag of niet beschikbaar is, gaat het verzoek automatisch naar een ander model. Waar deze modellen draaien, hangt af van uw antwoord op “Waar ben je gevestigd?”:

• “In Europa”, of geen antwoord: alle AI-verwerking vindt plaats in de EU, bij Microsoft Azure OpenAI in zijn EU Data Zone en bij Google Vertex AI in zijn EU-multiregio (dataresidentie in de EU).
• “Buiten Europa”: de meeste verzoeken aan Gemini-modellen draaien op het wereldwijde eindpunt van Google, dat de gegevens kan verwerken in elk land waar Google het model aanbiedt. Sommige stappen (het selecteren van relevante e-mails voor Ask AI) draaien nog steeds in de EU-multiregio van Google, en alle verzoeken aan Microsoft draaien in de EU Data Zone van Microsoft.

Modelvergelijkingen. Om de kwaliteit en betrouwbaarheid hoog te houden, kunnen wij de verzoeken van sommige gebruikers gedurende beperkte tijd naar een ander model of een andere modelinstelling van dezelfde aanbieders leiden, bijvoorbeeld om een nieuwe modelversie te vergelijken. Uw regiokeuze blijft altijd van toepassing. Wij vergelijken uitsluitend technische maatstaven zoals reactietijden, fouten, tokenaantallen en Credits, nooit inhoud. Wij informeren u voordat uw Account deelneemt, en u kunt deelname weigeren (opt-out) door te schrijven naar legal@mailistix.com.

4.6.5 Wat wordt opgeslagen, en waar

• Op onze servers: geen inhoud. Wij slaan de inhoud van uw AI-verzoeken of van de AI-Output niet op. De technische logboeken van onze serverfuncties bevatten geen inhoud; onze hostingprovider bewaart ze tot 90 dagen.
• Gebruiksmetagegevens: voor elk verzoek leggen wij vast welke functie en welk type AI-functie is gebruikt (bijvoorbeeld “samenvatting”, “samenvatting van gesprek”, “antwoordconcept”, “herschrijven”), het model, succes of fout, reactietijd, tokenaantallen, de in rekening gebrachte Credits en de interne waarde van een Credit, samen met uw gebruikers-ID. Wij leggen geen inhoud, onderwerpen of ontvangers vast. Wij bewaren deze registraties gedurende 180 dagen (artikel 4.11).
• Achtergehouden antwoorden: als onze veiligheidscontrole een antwoord achterhoudt omdat het onze interne instructies zou kunnen onthullen, leggen wij een beveiligingsgebeurtenis vast (uw gebruikers-ID, de functie en of het antwoord is achtergehouden of afgebroken) zonder de tekst van het antwoord (artikel 4.15).
• Omleiding bij storingen: als een model voor uw verzoek uitvalt, noteren wij uw gebruikers-ID en het uitgevallen model gedurende enkele minuten, zodat uw volgende verzoeken het overslaan.
• Bij onze AI-providers: de aanbieders verwerken de gegevens uitsluitend om het verzoek te beantwoorden, onder verwerkingsvoorwaarden die hun verbieden de gegevens te gebruiken om hun modellen te trainen. Microsoft wordt aangeroepen met uitgeschakelde opslag van het verzoek. De aanbieders mogen gegevens gedurende beperkte tijd bewaren voor de werking van de dienstverlening en voor het monitoren van misbruik: Google Vertex AI mag input en output maximaal 24 uur in het geheugen bewaren (caching) en mag prompts die de eigen geautomatiseerde systemen als mogelijk misbruik markeren, maximaal 90 dagen registreren, in de regio waar het verzoek is verwerkt, waarbij bevoegde medewerkers van Google deze kunnen beoordelen; Microsoft Azure OpenAI mag prompts en output maximaal 30 dagen opslaan om misbruik te monitoren, waarbij bevoegd personeel van Microsoft in de Europese Economische Ruimte deze kan beoordelen.
• Op uw computer: concepten, samenvattingen, briefings, Ask AI-chats en AI-voorkeuren worden in de versleutelde database van de App bewaard. Ask AI-chats worden bewaard totdat u ze verwijdert (elke chat heeft een verwijderknop). Bewerkingsparen voor het leren worden bewaard voor de laatste tien e-mails per contactpersoon en gedurende ten hoogste 180 dagen. Statistieken over verzonden AI-concepten (aantallen woorden en hoeveel u hebt gewijzigd, geen tekst) worden gedurende één jaar bewaard.

4.6.6 Personalisatie, geen training

Wij trainen, verfijnen (fine-tunen) of wijzigen op geen enkele andere wijze een AI-model met uw gegevens, en onze aanbieders mogen dat evenmin. Mailistix personaliseert concepten op twee manieren, uitsluitend voor u:

• Schrijfvoorbeelden. Voor elk concept kiest de App maximaal vijf e-mails die u eerder hebt verzonden, bij voorkeur aan dezelfde contactpersoon en in een vergelijkbare situatie, en neemt de App deze op in het verzoek, zodat het concept klinkt zoals u. Deze worden op uw computer gekozen uit e-mails die u zelf hebt geschreven.
• Leren van uw bewerkingen. Wanneer u een antwoord verzendt dat de AI had opgesteld en dat u hebt gewijzigd, slaat de App de AI-versie, uw verzonden versie en de beantwoorde e-mail op uw computer op. Vervolgens stuurt de App deze eenmaal naar een AI-model, dat in één zin beschrijft wat uw wijziging laat zien over hoe u schrijft (bijvoorbeeld lengte of toon; nooit uw aanhef, slotformule, naam of aanspreekvorm). De zin wordt op uw computer opgeslagen en opgenomen in uw latere conceptverzoeken. Totdat deze zin is bepaald, wordt het paar ook opgenomen in uw volgende concepten voor die contactpersoon.

Deze personalisatie wordt uitsluitend voor uw eigen verzoeken gebruikt. Deze wordt nooit met andere gebruikers gedeeld en nooit gebruikt om een model voor iemand anders te bouwen of te verbeteren.

4.6.7 Rol en rechtsgrond

• Rol: verwerker. Wij voeren de AI-functies uit voor uw Zakelijke klant, als verwerker daarvan op grond van de DPA (artikel 2.3). Dit omvat alles in een AI-verzoek en de AI-Output: uw eigen naam, e-mailadres, e-mails en instructies, en de gegevens van de personen in uw e-mails (bijvoorbeeld de afzender van een e-mail die u wilt laten samenvatten). De Zakelijke klant is de verwerkingsverantwoordelijke en beslist over de rechtsgrond. Voor de gegevens van de personen met wie u correspondeert, is dat gewoonlijk het gerechtvaardigde belang van de Zakelijke klant bij het efficiënt afhandelen van zijn correspondentie met de hulpmiddelen die hij kiest (artikel 6, lid 1, onder f), AVG). Onze waarborgen ondersteunen dit: verwerking alleen wanneer u een functie start, geen opslag van inhoud, verwerking in de EU als standaard, geen training en geen menselijke beoordeling door ons (de misbruikmonitoring van onze AI-providers is beschreven in artikel 4.6.5).
• Gebruiksregistraties van AI-verzoeken (artikel 4.6.5) bevatten geen inhoud. Wij bewaren ze als verwerkingsverantwoordelijke; hun rechtsgrond staat in artikel 4.11.
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsinformatie die iemand in een e-mail noemt) kunnen in uw e-mails voorkomen. Wij zijn niet van plan dergelijke gegevens te verwerken, analyseren e-mails niet op dergelijke gegevens en slaan deze niet op. Of de gebruikers van de Zakelijke klant de AI-functies met dergelijke inhoud mogen gebruiken, en de rechtsgrond daarvoor (artikel 9, lid 2, AVG), is aan de Zakelijke klant om te beslissen (DPA, artikel 14.2; Beleid voor aanvaardbaar gebruik).
• Het AI-dialoogvenster: voordat u de AI-functies voor het eerst gebruikt, vraagt de App u ze in te schakelen. Hiermee beslist u of e-mailinhoud uw computer mag verlaten voor AI-verwerking, en dit is de uitdrukkelijke toestemming die Google vereist voordat gebruikersgegevens van Google met een AI-provider worden gedeeld. Wij leggen dit vast zoals beschreven in artikel 4.2.

Meer over de AI-functies, hun grenzen en hoe AI-Output wordt gemarkeerd, staat in onze Kennisgeving over AI-functies.

4.7 Agenda en vergaderingen

Gegevens: met uw toestemming (artikelen 5.2 en 6.1) leest de App de afspraken van uw agenda’s voor de komende 30 dagen om uw vergaderdashboard en herinneringen te tonen. Op uw instructie beantwoordt de App uitnodigingen, voegt de App een afspraak toe die u maakt en verwijdert de App afspraken die u kiest. De App herkent op uw computer, zonder AI, bel- en videoafspraken in uw e-mails (bijvoorbeeld berichten met een link naar een videogesprek). Vergaderingen, herinneringen en briefings worden op uw computer opgeslagen. In Instellingen › Vergaderingen kunt u kiezen welke agenda’s de App leest.

Gebruik in AI-functies: vrije en bezette tijden worden alleen aan conceptverzoeken toegevoegd wanneer een e-mail om een vergadertijdstip vraagt (zonder titels of deelnemers). Vergadergegevens worden verzonden wanneer u een vergaderbriefing opent (artikel 4.6.2).

Rol: op uw computer vindt deze verwerking plaats onder uw zeggenschap (artikel 2.4); in AI-verzoeken handelen wij als verwerker voor uw Zakelijke klant (artikel 4.6.7).

4.8 Afmelden voor nieuwsbrieven

Wanneer u zich in de App voor een nieuwsbrief afmeldt:

• Afmelden met één klik: de App stuurt het afmeldadres uit de header van de e-mail naar onze serverfunctie, die het afmeldverzoek aan de afzender stuurt. De afzender ziet het IP-adres van onze server, niet het uwe. Wij registreren het adres niet.
• Afmelden per e-mail: de App verzendt de afmeld-e-mail vanuit uw eigen mailbox.
• Afmeldpagina: de App opent de pagina van de afzender in uw browser; de afzender ziet uw IP-adres.

Bij een via IMAP gekoppelde mailbox controleert de App zelf de digitale handtekening (DKIM) van de afzender voordat de App u afmeldt, omdat de App niet kan vertrouwen op de controle van de provider. Hiervoor leest de App, wanneer u op Afmelden klikt, de volledige e-mail uit uw mailbox en vraagt de App het Domain Name System om de openbare sleutel van de afzender. Dit verzoek kan de DNS-server van de afzender bereiken, die dan het adres van uw DNS-provider ziet. De App doet dit alleen wanneer u klikt, niet wanneer u de e-mail opent.

De lijst van nieuwsbrieven waarvoor u zich hebt afgemeld, wordt op uw computer bewaard.

Rol: voor afmelden met één klik via onze server, verwerker voor uw Zakelijke klant (artikel 2.3); al het overige gebeurt op uw computer onder uw zeggenschap.

4.9 Afbeeldingen en links in e-mails

Afbeeldingen die een e-mail van internet laadt, worden standaard geblokkeerd, omdat zij de afzender kunnen laten weten wanneer u de e-mail opent en ongeveer waar u zich bevindt. Als u ze voor één e-mail of altijd toestaat (Instellingen › Privacy & AI › Afbeeldingen in e-mails), laadt de App ze rechtstreeks van de server van de afzender via HTTPS, en ontvangt de afzender uw IP-adres. Links openen in uw systeembrowser; de App waarschuwt u voor adressen die bekende domeinen imiteren. Voorvertoningen van bijlagen draaien in een sandbox zonder netwerktoegang. De App gebruikt geen dienst voor linkvoorvertoningen en laadt geen lettertypen of scripts van externe netwerken.

4.10 Abonnementen, Credits en betalingen

Abonnementen en Credits. Wanneer u een Account aanmaakt, start automatisch een Pro-proefperiode van 14 dagen, zonder betaalmethode. Wij bewaren een registratie van uw Abonnement, proefperiodedatums en eventuele verlenging van de proefperiode, de status van het betaalde Abonnement, respijtperiode, einde van de factureringsperiode, uw klant-ID en abonnements-ID bij Polar, en uw Creditsaldo, Credittoekenningen (bedrag, reden, de beheerder die ze heeft toegekend en vervaldatum; bonustoekenningen vervallen standaard na 45 dagen), Creditreserveringen voor lopende verzoeken, dagelijkse bestedingsruimte en meldingen in de App over Credits.

Polar als merchant of record. Betaalde Abonnementen worden verkocht door Polar Software, Inc. (“Polar”) als merchant of record en wederverkoper. Polar verzamelt en verwerkt uw betaalgegevens, factuuradres en belastinggegevens, geeft facturen uit en handelt terugbetalingen en chargebacks af, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig het privacybeleid van Polar. Wij zien nooit uw volledige kaartgegevens.

Wat wij met Polar delen:

• Checkout: wanneer u de checkout voor het eerst opent, maakt onze server een klantrecord bij Polar aan onder uw Mailistix-gebruikers-ID met het e-mailadres van uw Account. Telkens wanneer u de checkout opent, sturen wij Polar uw gebruikers-ID, het product, uw interfacetaal, de valuta, uw IP-adres, dat Polar gebruikt om uw land vast te stellen voor de valuta en de belasting en ter bescherming tegen fraude, en de informatie dat de aankoop een zakelijke aankoop is, waarvoor Polar om de factuurnaam en het volledige factuuradres vraagt, en de versies van de Voorwaarden en de DPA die u het laatst hebt aanvaard.
• Synchronisatie van het Abonnement: nadat u een checkout hebt geopend, synchroniseert onze server uw Abonnement met Polar wanneer u de App start en op andere momenten, en houdt het e-mailadres van uw Polar-klantrecord in overeenstemming met het e-mailadres van uw Account. Als u nooit een checkout opent, sturen wij Polar niets over u.

Wat Polar ons stuurt: gebeurtenismeldingen over uw abonnement bij Polar, waaronder uw klant-ID, e-mailadres en naam, uw factuurnaam en -adres en belastingnummer als u die hebt ingevoerd, het product, bedragen, valuta en belasting, de status en periode van het abonnement, en de reden die u hebt opgegeven als u hebt opgezegd. Wij bewaren de ruwe meldingen 30 dagen na verwerking, ook als u uw Account in de tussentijd verwijdert, en een registratie van abonnementsgebeurtenissen (soort gebeurtenis en gegevens van Polar) gedurende 365 dagen; wanneer u uw Account verwijdert, worden deze registraties van abonnementsgebeurtenissen verwijderd.

Controle van zakelijke aankoop. Wanneer een bestelling is betaald, leest onze server bij Polar uit of de checkout als zakelijke aankoop was gemarkeerd en of een factuurnaam en een factuuradres zijn ingevoerd. Ontbreekt een van beide, dan bewaren wij de bestel-ID en wat ontbrak totdat uw Account wordt verwijderd, en stellen wij ons team met de bestel-ID op de hoogte, zodat wij contact met u kunnen opnemen.

Het beheer van uw betaalde Abonnement vindt plaats in het klantenportaal van Polar, dat u vanuit de App kunt openen. Als een betaling mislukt, behoudt u Pro gedurende een respijtperiode van 3 dagen; daarna gaat uw Account over naar het Basic-abonnement. Zolang u nog kunt worden belast voor een betaald Abonnement, vraagt de App u dit op te zeggen voordat u uw Account verwijdert. Wanneer u uw Account verwijdert en nooit iets hebt gekocht, vragen wij Polar uw klantrecord te verwijderen en de persoonsgegevens ervan te anonimiseren. Als u iets hebt gekocht, bewaart Polar zijn eigen klant- en transactieregistraties voor zover zijn beleid en het belastingrecht dit vereisen.

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG); wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c), AVG) voor registraties die wij op grond van het belasting- en handelsrecht moeten bewaren, zoals de door Polar opgestelde overzichten van de verkopen en uitbetalingen die Polar voor ons verricht; gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het toewijzen van betalingen aan het juiste Account, het voorkomen van misbruik van proefperiodes en het uitsluitend verkopen aan zakelijke klanten (Voorwaarden, artikel 3.5).

4.11 Gebruiksregistraties, kostenbeheersing en eerlijk gebruik

AI-gebruiksregistraties: beschreven in artikel 4.6.5 (geen inhoud; 180 dagen). Zij tonen wat een AI-verzoek heeft gekost, stellen ons in staat Credits correct in rekening te brengen, limieten af te dwingen en storingen en misbruik op te sporen. Zij zijn opgenomen in uw gegevensexport.

Limieten: om de Dienst en onze kosten te beschermen, passen wij technische limieten toe, zoals een dagelijkse limiet op de kosten van uw AI-verzoeken en een limiet op AI-verzoeken per uur. Het bereiken van een limiet onderbreekt AI-verzoeken totdat de limiet wordt teruggezet.

App-activiteit: wij leggen één vermelding vast voor elke dag waarop u de App gebruikt (gedurende 90 dagen bewaard) en het laatste moment waarop de App actief was (bewaard totdat u uw Account verwijdert). Wij gebruiken dit om uw Abonnement en proefperiode correct te tonen, inactieve Accounts te herkennen en capaciteit te plannen. Een persoon bij Mailistix kan ook uw inlogactiviteit en AI-gebruik bekijken bij het beslissen over een coulancemaatregel, zoals een eenmalige verlenging van de proefperiode.

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG) voor het in rekening brengen van Credits; gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het beheersen van kosten, het stabiel houden van de Dienst, het voorkomen van misbruik en het beheren van Accounts. Deze registraties bevatten geen e-mailinhoud en worden gedurende korte perioden bewaard.

4.12 Optionele analyses en crashrapporten (alleen met uw toestemming)

Tijdens het instellen vraagt de App “Help je Mailistix te verbeteren?” met de antwoorden “Nee, bedankt”, “Ja, ik doe mee” en “Afzonderlijk kiezen”. Er is niets vooraf geselecteerd. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen in Instellingen › Privacy & AI › Productverbetering.

Gebruiks- en betrouwbaarheidsstatistieken (PostHog). Als u ze inschakelt, verzendt de App een vaste lijst van gebeurtenissen naar de EU-cloud van PostHog (Frankfurt, Duitsland), bijvoorbeeld: voltooide stappen bij het instellen, een gekoppelde mailbox (Gmail, Outlook of IMAP), een geopende e-mail, een verzonden antwoord, een uitgevoerde zoekopdracht, een gevraagde, voltooide of mislukte AI-actie (met de aanbieder en een tokenbereik), een geïnstalleerde update, de categorie van uw Abonnement, App-versie, besturingssysteem, processortype en taal. Sommige gebeurtenissen bevatten globale tijdsbereiken, zoals hoe lang een synchronisatie of een zoekopdracht duurde. Ze bevatten geen aantallen die uit uw mailbox zijn afgeleid, zoals hoeveel berichten een synchronisatie heeft geladen of hoeveel resultaten een zoekopdracht heeft gevonden. De statistieken bevatten nooit e-mailinhoud, onderwerpen, adressen, zoektekst, bestandsnamen, vragen, antwoorden of citaten. Het bepalen van de locatie aan de hand van uw IP-adres, automatische kliktracking en sessieopnames staan uit. Gebeurtenissen worden gekoppeld aan een willekeurige ID die alleen wordt aangemaakt als u toestemming geeft (opt-in) en die bij uw Account wordt opgeslagen, zodat wij de gegevens op verzoek kunnen verwijderen; wij verzenden nooit uw gebruikers-ID of e-mailadres. De gegevens zijn dus gepseudonimiseerd, niet anoniem. Analyses voor Ask AI staan momenteel volledig uit.

“Er ging iets mis”-meldingen (Sentry). Als u ze inschakelt, verzendt de App opgeschoonde foutrapporten naar de EU-regio van Sentry (Duitsland): de fout, App-versie en besturingssysteem, zonder gebruiker, verzoekdetails, e-mailinhoud, prompts of wachtwoorden. De App toont deze optie alleen in versies die deze rapporten kunnen verzenden; de huidige versie kan dat niet, dus biedt de App de optie niet aan.

Toestemming intrekken. Als u een optie uitschakelt, stopt de App onmiddellijk met verzenden en verwijdert de App alle rapporten die op uw computer wachten. Instellingen › Privacy & AI › Optionele gebruiksgegevens verwijderen schakelt het verzamelen ook uit en vraagt PostHog om alle gebeurtenissen en andere gegevens die aan uw willekeurige ID zijn gekoppeld te verwijderen; PostHog voert de verwijdering kort daarna uit. Intrekking laat de verwerking daarvóór onverlet.

Rechtsgrond: toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG) en, voor het lezen en opslaan van informatie op uw computer voor deze doeleinden, toestemming op grond van § 25, lid 1, van de Duitse wet op de gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten (TDDDG) of het overeenkomstige nationale recht tot omzetting van de ePrivacyrichtlijn.

4.13 Monitoring van serverfouten

Onze serverfuncties melden fouten bij de EU-regio van Sentry (Duitsland), zodat wij storingen snel opmerken. Deze rapporten bevatten vaste foutcodes, de naam van de functie en technische resultaatlabels, maar geen verzoekinhoud, ruwe foutmeldingen, gebruikers-ID’s of IP-adressen. Eén uitzondering: wanneer een AI-antwoord door onze veiligheidscontrole wordt achtergehouden (artikel 4.15), bevat het rapport een ingekorte eenrichtingshash van uw gebruikers-ID en de datum, zodat wij per gebruiker en per dag ten hoogste driemaal worden gewaarschuwd.

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij de beschikbaarheid en beveiliging van de Dienst.

4.14 Support en diagnoselogboeken

Support per e-mail. Wanneer u ons schrijft, verwerken wij uw e-mailadres, uw bericht en alles wat u meestuurt, om u te antwoorden. Stuur ons alstublieft geen wachtwoorden. Wij zullen geen toegang tot uw mailbox nemen. Als u ons specifieke e-mailinhoud stuurt om bij een probleem te helpen, gebruiken wij die uitsluitend voor dat verzoek. Support-e-mails worden bewaard in ons e-mailsysteem bij Microsoft 365 (artikel 8) gedurende de periode in artikel 10.

Diagnoselogboeken. In Instellingen › Support › Diagnoselogboeken kunt u ons een diagnostisch pakket sturen. De App toont u de inhoud ervan vóór het verzenden: App-versie en build, soort en versie van het besturingssysteem, de taal van de App, een opgeschoonde technische tijdlijn met vaste codes (bijvoorbeeld waarom een synchronisatie, een aanmelding, een AI-concept, een update of een verzending is mislukt), per type mailbox het aantal gekoppelde accounts, hoeveel daarvan opnieuw moeten aanmelden en de codes van de laatste synchronisatiefouten, de stand van de zoekindex en van de tekstherkenning in bijlagen als aantallen, geheugengebruik en een optionele notitie van u. Het bevat geen e-mailinhoud, e-mailadressen, namen of server- of mapnamen. Het wordt aan uw Account gekoppeld, zodat wij het aan uw verzoek kunnen toewijzen. Het wordt in een besloten opslagruimte opgeslagen en na 30 dagen verwijderd. U kunt per dag maximaal vijf pakketten verzenden. Wanneer een pakket binnenkomt, meldt ons e-mailsysteem (Microsoft 365, artikel 8) ons dit met de referentie en technische gegevens (App-versie, aantal vermeldingen, grootte), maar zonder de inhoud, uw notitie of uw e-mailadres. Na het verzenden toont de App u de referentie en vermeldt deze op dezelfde plek totdat het pakket is verwijderd, zodat u die kunt noemen wanneer u ons schrijft. Dit werkt onafhankelijk van uw keuze over analyses. U kunt ook het lokale logboek verwijderen (“Lokaal verwijderen”).

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG) om uw verzoek af te handelen; gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het oplossen van storingen in de Dienst. Rol: persoonsgegevens van andere personen, of e-mailinhoud, die u opneemt in een supportbericht of in de notitie van een diagnostisch pakket zijn Persoonsgegevens van de Klant, die wij verwerken als verwerker voor uw Zakelijke klant (artikel 2.3).

4.15 Beveiliging en het voorkomen van misbruik

Gegevens: beveiligingsgebeurtenissen (het soort gebeurtenis, het resultaat, een code, de bron, een kleine hoeveelheid technische context en uw gebruikers-ID; bijvoorbeeld een achtergehouden AI-antwoord, een toegekende verlenging van de proefperiode of een gekoppelde mailbox die al eerder door andere Accounts was gekoppeld, met alleen het aantal van die Accounts), de vingerafdrukken van de mailboxen die u koppelt (artikel 4.3), tellers voor frequentiebeperking (bijvoorbeeld voor inlogpogingen per IP-adres), het logboek van onze authenticatiedienst (inloggen, uitloggen en wijzigingen in uw Account, met uw e-mailadres en IP-adres; elke vermelding wordt 180 dagen bewaard, ook als u uw Account in de tussentijd verwijdert), en de request-logboeken van onze hostingprovider, inclusief IP-adressen, die onze hostingprovider ten hoogste 7 dagen bewaart.

Bescherming van de AI-functies: e-mails worden als gemarkeerde, niet-vertrouwde gegevens aan het model doorgegeven; de instructies blijven op onze server; een veiligheidscontrole houdt antwoorden achter die deze instructies zouden kunnen onthullen; en de App voert op basis van AI-Output geen enkele actie in uw mailbox uit.

Misbruik van gratis proefperiodes: wanneer u een mailbox koppelt, vergelijken wij de vingerafdruk ervan (artikel 4.3) met de vingerafdrukken van andere Accounts, inclusief Accounts die in de afgelopen 12 maanden zijn verwijderd, om een mailbox op te sporen die steeds opnieuw wordt gebruikt voor nieuwe gratis proefperiodes onder nieuwe Accounts. Een treffer wordt vastgelegd als beveiligingsgebeurtenis met alleen het aantal andere Accounts. Dit blokkeert of beperkt geen enkel Account automatisch.

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het beschermen van u, andere gebruikers en de Dienst tegen aanvallen, fraude en misbruik, inclusief misbruik van gratis proefperiodes; wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c), AVG) waar de wet beveiligingsmaatregelen vereist (artikel 32 AVG).

4.16 App-updates

Ongeveer 15 seconden na het starten, en daarna elke vier uur zolang de App draait, controleert de App op onze updateserver (een openbare opslagruimte bij Supabase) of er een nieuwe versie beschikbaar is. Is dat zo, dan downloadt de App de update op de achtergrond van onze downloadserver bij Cloudflare (opslag in de EU, levering via het netwerk van Cloudflare) en installeert deze pas nadat u dit hebt bevestigd (“Herstarten & installeren”). Daarnaast hoort de App van een nieuwe versie zodra wij die publiceren: zolang de App draait, houdt zij een verbinding met Supabase Realtime open die alleen onze aankondigingen van nieuwe versies ontvangt, en een aankondiging start binnen ongeveer twee minuten een controle. De App verstuurt via deze verbinding geen gegevens over uw Account; Supabase ontvangt daarbij uw IP-adres. Bij elke controle en elke download worden uw IP-adres, de naam van het updatebestand voor uw besturingssysteem en uw processortype en een willekeurige installatie-identificatiecode meegestuurd die de updatecomponent op uw computer aanmaakt en die niet aan uw Account is gekoppeld; deze verschijnen in de request-logboeken van Supabase en Cloudflare. Wanneer u de App downloadt van downloads.mailistix.com, ontvangt Cloudflare op dezelfde manier uw IP-adres en de verzoekgegevens.

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG); gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het veilig houden van installaties.

4.17 E-mails die wij u sturen

Wij sturen e-mails die voor uw Account nodig zijn, zoals bevestigingsmails, eenmalige inlogcodes en bevestigingen van een wijziging van het e-mailadres, in uw interfacetaal, via Microsoft 365, ons e-mailsysteem (artikel 8). Polar stuurt ontvangstbewijzen en factureringsmails. Wij kunnen u e-mailen over wezenlijke wijzigingen in dit beleid of de Voorwaarden en over beveiligingskwesties. Als u zich aanmeldt voor de wachtlijst voor de bètaversie (artikel 4.18), sturen wij u een korte bevestiging en een e-mail wanneer de bètaversie voor uw platform gereed is. Wij sturen momenteel geen nieuwsbrieven of andere marketingmails; als wij daarmee beginnen, vragen wij om uw toestemming waar de wet dit vereist, en elke dergelijke e-mail bevat een afmeldlink.

Rechtsgrond: overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG); wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c), AVG) voor kennisgevingen die de wet vereist; toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG) voor de e-mails van de wachtlijst.

4.18 Onze website

Wanneer u mailistix.com bezoekt, verwerkt de webserver technische gegevens die nodig zijn om de pagina’s te leveren en te beschermen, zoals uw IP-adres, browsertype, de gevraagde pagina en het tijdstip. De website wordt gehost door Cloudflare (Cloudflare Pages), die ook de DNS van ons domein beheert en deze gegevens voor ons verwerkt, als onze verwerker, om de website te leveren en tegen aanvallen te beschermen; het verzoek wordt beantwoord door het Cloudflare-datacenter dat het dichtst bij u ligt. Wij bewaren zelf geen serverlogboeken van de website. De website plaatst geen cookies voor tracking of reclame en bevat geen ingesloten inhoud van derden, behalve Cloudflare Web Analytics voor bezoekers buiten de EU en Google reCAPTCHA in het contactformulier en de wachtlijst, dat pas wordt geladen nadat u dit toestaat (beide hieronder); de lettertypen worden vanaf ons eigen domein geleverd. Zolang de website of delen ervan met een wachtwoord zijn beveiligd, onthoudt een strikt noodzakelijke cookie gedurende ten hoogste 30 dagen dat u het wachtwoord hebt ingevoerd; deze bevat geen identificatiecode en is voor elke bezoeker hetzelfde. Cloudflare kan ook een strikt noodzakelijke beveiligingscookie plaatsen die helpt personen van geautomatiseerd verkeer te onderscheiden.

Websitestatistieken (Cloudflare Web Analytics), alleen buiten de EU. Voor bezoekers buiten de Europese Unie voegt Cloudflare een klein script (van static.cloudflareinsights.com) aan onze pagina’s toe dat paginaweergaven en laadtijden meet: het paginaadres en de pagina waarvan u kwam, browser, besturingssysteem en apparaattype, het land dat uit uw IP-adres wordt afgeleid, en tijdswaarden. Cloudflare verwerkt deze gegevens voor ons als onze verwerker en toont ons alleen geaggregeerde statistieken, geen individuele bezoekers; het gebruikt deze niet om u over meerdere websites heen te volgen. Gedetailleerde metingen worden 7 dagen bewaard, daarna alleen een steekproef van ongeveer 10 %. Bezoekers in de EU krijgen het script niet.

Contactformulier. Als u ons schrijft via het formulier op https://mailistix.com/contact, verwerken wij uw naam, e-mailadres en bericht om u te antwoorden. Het formulier bezorgt uw bericht in onze mailbox legal@mailistix.com bij Microsoft 365, ons e-mailsysteem (artikel 8), en stuurt u vanuit die mailbox een bevestiging die niets van uw bericht bevat; wij bewaren geen kopie van de bevestiging. Wij bewaren uw bericht in onze mailbox op dezelfde wijze als een support-e-mail (artikel 10). Om misbruik te beperken, accepteert het formulier ten hoogste vijf pogingen per uur van één IP-adres en verzendt het ten hoogste twee bevestigingen per dag naar één e-mailadres. De tellers worden bewaard in de cache van Cloudflare op de Cloudflare-locatie die het verzoek heeft afgehandeld en bevatten uitsluitend een gesleutelde eenrichtingshash (HMAC met een geheime sleutel) van het IP-adres of e-mailadres, niet het adres zelf (artikel 10). Een verborgen veld dat personen niet zien, filtert geautomatiseerde inzendingen eruit. Vóór het verzenden bevestigt u dat u dit Privacybeleid hebt gelezen.

Wachtlijst. Als u zich aanmeldt voor de wachtlijst voor de Mailistix-bètaversie op https://mailistix.com, verwerken wij uw e-mailadres, het platform dat u hebt gekozen (Mac of Windows) en het tijdstip waarop u het hieronder beschreven vakje hebt aangevinkt. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om u onmiddellijk een korte bevestiging te sturen en om u één keer te e-mailen wanneer de bètaversie voor uw platform gereed is (één keer per platform, als u zich voor beide hebt aangemeld). Wij gebruiken ze niet voor nieuwsbrieven of verdere marketing en geven ze niet aan anderen door, behalve aan de verwerkers die in artikel 8 worden genoemd. De wachtlijst bezorgt uw aanmelding in een van onze mailboxen bij Microsoft 365, ons e-mailsysteem (artikel 8), en stuurt u de bevestiging vanuit diezelfde mailbox, zodat antwoorden ons daar bereiken; wij bewaren geen kopie van de bevestiging. De aanmeldingen in onze mailbox vormen de wachtlijst; elders bewaren wij die niet. Voordat u zich aanmeldt, vinkt u een vakje aan om te bevestigen dat u dit Privacybeleid hebt gelezen en ermee instemt dat wij uw e-mailadres gebruiken zoals hier beschreven. U staat op de wachtlijst zodra u het formulier verzendt; de bevestigingsmail vraagt u geen verdere stap te zetten. Om misbruik te beperken, accepteert de wachtlijst ten hoogste tien pogingen per uur van één IP-adres en verzendt zij ten hoogste twee bevestigingen per dag naar één e-mailadres. De tellers worden bewaard in de cache van Cloudflare op de Cloudflare-locatie die het verzoek heeft afgehandeld en bevatten uitsluitend een gesleutelde eenrichtingshash (HMAC met een geheime sleutel) van het IP-adres of e-mailadres, niet het adres zelf (artikel 10). Een verborgen veld dat personen niet zien, filtert geautomatiseerde inzendingen eruit.

Google reCAPTCHA in het contactformulier en de wachtlijst. Om het contactformulier en de wachtlijst te beschermen tegen spam en geautomatiseerd misbruik, gebruiken wij reCAPTCHA v3, dat Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ierland (“Google”) ons levert op grond van de Google Cloud-voorwaarden en het Cloud Data Processing Addendum. Sinds 2 april 2026 verwerkt Google reCAPTCHA-gegevens namens ons als onze verwerker, niet op grond van zijn eigen privacybeleid. reCAPTCHA wordt niet geladen wanneer u de pagina opent. Pas wanneer u op “Send message” drukt en vervolgens op “Allow and send” in het dialoogvenster dat opent (contactformulier), of op “Join the waitlist” drukt en vervolgens op “Allow and join” in het dialoogvenster van de wachtlijst (wachtlijst), laadt uw browser reCAPTCHA van de servers van Google. Google ontvangt dan uw IP-adres en informatie over uw browser en apparaat (bijvoorbeeld browsertype, taal en schermgrootte), het adres van de pagina, de datum en het tijdstip, en hoe u met de pagina omgaat (bijvoorbeeld muisbewegingen en de tijd die u erop doorbrengt). reCAPTCHA leest en plaatst een cookie voor zijn risicoanalyse en kan andere identificatiecodes in uw browser lezen. Daaruit beoordeelt Google hoe waarschijnlijk het is dat een persoon het formulier verzendt. Onze server geeft het resulterende token zonder uw IP-adres aan Google door, ontvangt alleen deze beoordeling, gebruikt deze om het bericht of de aanmelding te accepteren of te weigeren en slaat deze niet op. Google kan deze gegevens buiten de EU verwerken, met name bij Google LLC in de Verenigde Staten, dat is gecertificeerd op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming; de verwerkingsvoorwaarden van Google bevatten ook de modelcontractbepalingen (artikel 9.3).

Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG) bij het aanbieden van een veilige website en het beantwoorden van de berichten die personen ons sturen, inclusief het beschermen van het contactformulier en de wachtlijst tegen misbruik, en bij inzicht in hoe onze pagina’s worden gebruikt en hoe snel ze laden (websitestatistieken buiten de EU); overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), AVG) waar uw bericht uw Account of een overeenkomst met ons betreft; voor de wachtwoordcookie en de beveiligingscookie van Cloudflare, § 25, lid 2, nr. 2, TDDDG (strikt noodzakelijk); voor Google reCAPTCHA, uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG en § 25, lid 1, TDDDG), die u in het dialoogvenster geeft. Uw toestemming geldt alleen voor het huidige bezoek aan de pagina; u kunt deze op elk moment met werking voor de toekomst intrekken door het browsertabblad te sluiten of de pagina opnieuw te laden, waarna reCAPTCHA niet opnieuw wordt geladen totdat u het weer toestaat. Zonder toestemming kunt u het formulier niet verzenden en zich niet aanmelden voor de wachtlijst, maar u kunt ons e-mailen op legal@mailistix.com.

Rechtsgrond van de wachtlijst: uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a), AVG), die u geeft door het vakje aan te vinken. U kunt deze op elk moment met werking voor de toekomst intrekken door te antwoorden op de bevestigingsmail of door te schrijven naar legal@mailistix.com; wij verwijderen uw aanmelding dan. Als iemand anders uw e-mailadres heeft ingevoerd, kunt u ons op dezelfde wijze vragen de aanmelding te verwijderen. De verwerking vóór de intrekking blijft rechtmatig. Zonder uw toestemming kunt u zich niet aanmelden voor de wachtlijst, maar u kunt ons e-mailen op legal@mailistix.com.

5. Gebruikersgegevens van Google

Dit artikel legt uit hoe Mailistix toegang heeft tot gegevens die Mailistix van Google API’s ontvangt (“gebruikersgegevens van Google”), zoals gegevens van Gmail en Google Agenda, en hoe Mailistix deze gegevens gebruikt, opslaat, deelt en verwijdert.

5.1 Beperkt gebruik (Limited Use)

Het gebruik door Mailistix van informatie die van Google API’s is ontvangen, en de overdracht daarvan aan een andere app, zal voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use). (Originele Engelse tekst: “Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”) Wij voldoen ook aan het Google Workspace API User Data and Developer Policy.

5.2 Waartoe Mailistix toegang heeft en waarom

Mailistix vraagt geen toegang tot uw Google Contacten, Google Drive of andere Google-diensten.

5.3 Hoe Mailistix gebruikersgegevens van Google gebruikt

Mailistix gebruikt gebruikersgegevens van Google uitsluitend om de functies te leveren die u in de App ziet en gebruikt: e-mail lezen, ordenen, doorzoeken, schrijven en verzenden, uw agenda en vergaderingen, en de AI-functies die u kiest te gebruiken. Daarnaast leidt onze server voor beveiligingsdoeleinden uit uw Gmail-adres de in artikel 4.3 beschreven mailboxvingerafdruk af, die uitsluitend dient om misbruik op te sporen, zoals herhaalde gratis proefperiodes. Mailistix gebruikt gebruikersgegevens van Google niet voor enig ander doel.

5.4 Waar gebruikersgegevens van Google worden opgeslagen

• Op uw computer: uw e-mails, bijlagen, labels, agenda-afspraken en de toegangstokens, in de versleutelde database van de App en de beveiligde opslag van uw besturingssysteem (artikel 4.4).
• Op onze servers: alleen uw Gmail-adres, een wijzigingsnummer en de koppeling met uw Account voor realtimemeldingen (artikel 4.5); de mailboxvingerafdruk, een uit uw Gmail-adres afgeleide code voor beveiligingsdoeleinden die niet het adres zelf is en zonder de sleutel van onze server niet weer in dat adres kan worden omgezet (artikel 4.3); en uw AI-gebruiksregistraties, die geen gebruikersgegevens van Google bevatten. E-mailinhoud wordt niet op onze servers opgeslagen.
• Bij onze AI-providers: de inhoud van een AI-verzoek, alleen voor de verwerking ervan en de beperkte termijnen aan de zijde van de aanbieder in artikel 4.6.5.

5.5 Met wie gebruikersgegevens van Google worden gedeeld

Wij dragen gebruikersgegevens van Google alleen aan anderen over:

1. om de functies te leveren die u gebruikt, met uw toestemming: aan Microsoft Azure OpenAI en Google Vertex AI wanneer u een AI-functie gebruikt, nadat u de AI-functies hebt ingeschakeld (artikel 4.6); aan Google zelf wanneer Ask AI uw mailbox doorzoekt; en aan de afzender van een nieuwsbrief wanneer u zich afmeldt (artikel 4.8);
2. aan dienstverleners die de Dienst voor ons exploiteren op grond van overeenkomsten die hen aan onze instructies en aan vertrouwelijkheid binden, namelijk Supabase (hosting, Frankfurt) en Google Cloud Pub/Sub (meldingsmetagegevens);
3. voor beveiligingsdoeleinden, bijvoorbeeld om misbruik te onderzoeken;
4. om te voldoen aan het toepasselijke recht, bijvoorbeeld een bindend bevel van een rechter; en
5. als onderdeel van een fusie, overname of verkoop van activa, alleen nadat wij uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming hebben verkregen.

5.6 Wat wij nooit doen met gebruikersgegevens van Google

• Wij verkopen gebruikersgegevens van Google niet, en dragen ze niet over aan advertentieplatforms, gegevensmakelaars of wederverkopers van informatie.
• Wij gebruiken ze niet om advertenties te tonen, inclusief retargeting, gepersonaliseerde of op interesses gebaseerde reclame.
• Wij gebruiken ze niet om kredietwaardigheid te bepalen of voor kredietverlening.
• Wij gebruiken Google Workspace-gegevens, waaronder Gmail- en Agenda-gegevens, niet om algemene of niet-gepersonaliseerde AI- of machinelearningmodellen te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. De enige personalisatie is de personalisatie per gebruiker die in artikel 4.6.6 wordt beschreven, die uitsluitend wordt gebruikt om u functies te leveren, op uw computer wordt opgeslagen en geen enkel model wijzigt.
• Wij staan niet toe dat mensen gebruikersgegevens van Google lezen, behalve (a) waar u uw uitdrukkelijke instemming voor specifieke berichten of gegevens hebt gegeven, bijvoorbeeld in een supportverzoek; (b) waar dit nodig is voor beveiligingsdoeleinden, zoals het onderzoeken van misbruik of een beveiligingsincident; (c) om te voldoen aan het toepasselijke recht; of (d) waar de gegevens, inclusief daarvan afgeleide gegevens, zijn geaggregeerd en geanonimiseerd en worden gebruikt voor interne bedrijfsvoering in overeenstemming met het toepasselijke recht. De geautomatiseerde misbruikmonitoring van onze AI-providers kan een verzoek markeren voor beoordeling door bevoegde medewerkers van Google of Microsoft, binnen de grenzen die in artikel 4.6.5 zijn beschreven.

5.7 Gebruikersgegevens van Google verwijderen en toegang intrekken

• Een mailbox verwijderen: Instellingen › E-mailaccounts › “Account verwijderen”. De App stopt de realtimemeldingen voor die mailbox, verwijdert onze meldingsregistraties, verwijdert de gegevens en tokens van de mailbox van uw computer en trekt de toegang van Mailistix tot uw Google-account in bij Google.
• Uw Account verwijderen: Instellingen › Algemeen › Account › Account verwijderen (artikel 12.4). Dit verwijdert uw gegevens van onze servers, behalve de registraties waarvan artikel 12.4 vermeldt dat zij gedurende een beperkte tijd blijven bestaan, en, op die computer, uit de App, en trekt de machtiging van Google in.
• Toegang intrekken bij Google: u kunt Mailistix ook op elk moment verwijderen op de pagina “Third-party apps & services” van uw Google-account (https://myaccount.google.com/connections). De App heeft dan geen toegang meer tot uw mailbox; gegevens die al op uw computer staan, blijven daar staan totdat u ze verwijdert zoals hierboven beschreven.
• Verwijdering per e-mail aanvragen: schrijf naar legal@mailistix.com. Houd er rekening mee dat wij geen toegang hebben tot gegevens op uw computer.

Het intrekken van de toegang van Mailistix verwijdert niets in uw Gmail-mailbox of Google Agenda. De mailboxvingerafdruk (artikel 4.3) wordt voor beveiligingsdoeleinden bewaard: deze blijft bestaan wanneer u een mailbox verwijdert of de toegang intrekt en wordt 12 maanden nadat uw Account is verwijderd, gewist.

6. Gebruikersgegevens van Microsoft

6.1 Machtigingen. Voor Microsoft-mailboxen (Outlook.com en Microsoft 365) vraagt Mailistix: inloggen en basisprofiel (openid, profile, email, User.Read) om de mailbox te identificeren, uw naam te tonen en de mailboxvingerafdruk af te leiden (artikel 4.3); offline_access om deze gesynchroniseerd te houden; Mail.ReadWrite om berichten te synchroniseren, te ordenen, te verplaatsen en te verwijderen en concepten op te slaan; Mail.Send om de e-mails die u schrijft te verzenden; en Calendars.ReadWrite voor uw vergaderingen, uitnodigingen en afspraken. Uw organisatie moet deze machtigingen mogelijk goedkeuren.

6.2 Gebruik, opslag en delen. Gebruikersgegevens van Microsoft worden precies zo behandeld als voor gebruikersgegevens van Google beschreven in de artikelen 5.3 tot en met 5.6: op uw computer opgeslagen, uitsluitend gebruikt voor de functies die u gebruikt, alleen voor AI-verwerking verzonden wanneer u een AI-functie gebruikt, nooit verkocht, nooit gebruikt voor reclame of om AI-modellen te trainen, en niet gelezen door mensen behalve in de gevallen die in artikel 5.6 zijn opgesomd. Onze servers slaan alleen de in artikel 4.5 beschreven meldingsmetagegevens op en de in artikel 4.3 beschreven mailboxvingerafdruk, die wij voor beveiligingsdoeleinden afleiden uit het adres in het inlogantwoord van Microsoft.

6.3 Toegang intrekken. Het verwijderen van een Microsoft-mailbox in de App beëindigt het meldingsabonnement, verwijdert onze meldingsregistraties voor die mailbox en verwijdert de gegevens en tokens van de mailbox van uw computer; de mailboxvingerafdruk blijft bestaan zoals beschreven in artikel 4.3. Om de machtiging ook bij Microsoft te verwijderen, gebruikt u de pagina met app-machtigingen van uw Microsoft-account (voor persoonlijke accounts: https://account.live.com/consent/Manage; voor werk- of schoolaccounts: https://myapps.microsoft.com, of vraag het aan uw beheerder).

7. Als iemand met wie u correspondeert Mailistix gebruikt

Dit artikel is bedoeld voor personen die geen Mailistix-gebruikers zijn, maar wier gegevens Mailistix bereiken doordat zij e-mails of vergaderingen uitwisselen met een Mailistix-gebruiker.

• Wie verantwoordelijk is: Mailistix-gebruikers gebruiken Mailistix voor een bedrijf: hun werkgever of een andere organisatie, een opdrachtgever, of hun eigen bedrijf (de “Zakelijke klant”, artikel 2.3). De Zakelijke klant is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens in de mailbox van de gebruiker, in de App en in de AI-functies. Deze beslist over de rechtsgrond en is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie aan u (artikelen 13 en 14 AVG). Waar uw gegevens onze servers bereiken, verwerken wij ze uitsluitend namens de Zakelijke klant, als verwerker daarvan op grond van onze DPA. Wij verstrekken de volgende informatie, zodat u weet wat er in het kader van Mailistix gebeurt.
• Welke gegevens: uw naam, e-mailadres en de inhoud van e-mails die u met de gebruiker uitwisselt (inclusief namen en tekst van bijlagen), en vergadergegevens zoals uitnodigingen die u verzendt.
• Bron: de mailbox van de Mailistix-gebruiker bij diens mailboxprovider (bijvoorbeeld Google of Microsoft).
• Op de computer van de gebruiker: de App slaat deze gegevens op in de versleutelde lokale database van de gebruiker. Dit valt onder de zeggenschap van de gebruiker en de Zakelijke klant; wij hebben er geen toegang toe.
• Op onze servers en bij onze AI-providers: alleen wanneer de gebruiker een AI-functie gebruikt, bijvoorbeeld om uw e-mail samen te vatten of een antwoord aan u op te stellen, wordt de relevante inhoud verwerkt zoals beschreven in artikel 4.6. Deze wordt door ons niet opgeslagen en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Doel en rechtsgrond: de gebruiker in staat stellen zijn correspondentie te lezen, te ordenen en te beantwoorden. De rechtsgrond is die van de Zakelijke klant; gewoonlijk is dat zijn gerechtvaardigde belang bij het efficiënt afhandelen van zijn correspondentie met de hulpmiddelen die hij kiest (artikel 6, lid 1, onder f), AVG).
• Ontvangers en doorgiften: Supabase en onze AI-providers, als subverwerkers van de Zakelijke klant (artikel 8), met de doorgiften die in artikel 9 zijn beschreven.
• Uw rechten: neem contact op met de Mailistix-gebruiker of de Zakelijke klant, die ook toegang heeft tot de gegevens op de computer van de gebruiker. Als u ons schrijft op legal@mailistix.com, geven wij uw verzoek door aan de Zakelijke klant, voor zover wij deze kunnen identificeren, en helpen wij deze bij de beantwoording (artikel 12.7). Wij weten niet wie u bent, tenzij de gebruiker uw e-mail met een AI-functie verwerkt, en wij slaan uw gegevens niet op, dus kunnen wij zelf geen contact met u opnemen.

8. Wie persoonsgegevens ontvangt

Wij delen persoonsgegevens alleen zoals in dit beleid beschreven. Onze verwerkers handelen uitsluitend op onze instructies op grond van verwerkersovereenkomsten; voor Persoonsgegevens van de Klant (artikel 2.3) zijn zij onze subverwerkers op grond van de DPA. De actuele lijst, met details, staat op onze pagina met Subverwerkers.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor hun reclame.

9. Internationale doorgiften van gegevens

9.1 Verwerking standaard in de EU. Onze servers staan in Frankfurt, Duitsland. AI-verwerking vindt plaats in de EU voor gebruikers in de EU en voor gebruikers die de regiovraag niet hebben beantwoord. Onze optionele analyses en foutmonitoring draaien in de EU.

9.2 Locaties van serverfuncties. Onze serverfuncties voor AI-verzoeken draaien op EU-locaties. Onze overige serverfuncties (bijvoorbeeld de uitwisseling van inlogtokens met uw mailboxprovider, de checkout, de gegevensexport en het afmelden met één klik) draaien op de edge-locatie van Supabase die het dichtst bij u ligt, die buiten de EU kan liggen als u zich buiten Europa bevindt; deze geven gegevens door zonder ze daar op te slaan, en de database blijft in Frankfurt.

9.3 Aanbieders buiten de EU. Meerdere van onze aanbieders zijn bedrijven buiten de EU of behoren daartoe: Microsoft, Google, Sentry (Functional Software, Inc.), PostHog, Cloudflare en Polar hebben hun hoofdkantoor in de Verenigde Staten, en onze contractpartij bij Supabase is Supabase Pte. Ltd. in Singapore, onderdeel van een groep waartoe ook Supabase, Inc. in de Verenigde Staten behoort. Ook waar gegevens in de EU worden opgeslagen, kunnen deze bedrijven vanuit landen buiten de EU toegang tot deze gegevens hebben voor support of onderhoud, en kunnen zij onderworpen zijn aan de wetten van die landen. Wij beschermen dergelijke doorgiften als volgt:

• Google, Microsoft, Cloudflare, Sentry en PostHog zijn gecertificeerd op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795 van de Commissie). Hun verwerkingsvoorwaarden bevatten ook de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie).
• Supabase is niet gecertificeerd op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, en voor Singapore bestaat geen adequaatheidsbesluit. Wij baseren ons op de modelcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Supabase: Module 2 voor gegevens waarvoor wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn, Module 3 voor Persoonsgegevens van de Klant, met de addenda voor het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland.

Daarnaast beperken wij wat uw computer verlaat, hosten wij onze database en onze AI-serverfuncties in de EU, versleutelen wij gegevens tijdens transport en in rust, en slaan wij de inhoud van AI-verzoeken niet op.

9.4 Gebruikers buiten Europa. Als u hebt geantwoord dat u buiten Europa bent gevestigd, worden sommige van uw AI-verzoeken verwerkt op het wereldwijde eindpunt van Google, dat gegevens kan verwerken in elk land waar Google het model aanbiedt. Deze doorgiften worden gedekt door het Cloud Data Processing Addendum van Google, inclusief modelcontractbepalingen, en door de certificering van Google LLC op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

9.5 Polar. Gegevens die wij naar Polar sturen, worden naar de Verenigde Staten doorgegeven. Polar is niet gecertificeerd op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Onze overeenkomst met Polar omvat het addendum inzake gegevensverwerking van Polar met de modelcontractbepalingen. Waar deze een doorgifte niet dekken, is die gebaseerd op artikel 49, lid 1, onder b), AVG, omdat de doorgifte noodzakelijk is voor de door u gevraagde aankoop.

9.6 Kopieën. U kunt een kopie van de waarborgen die wij gebruiken opvragen door te schrijven naar legal@mailistix.com. Voor het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland, zie de artikelen 16.3 en 16.4.

9.7 Servers waarmee u zelf contact legt. Wanneer u afbeeldingen in een e-mail laadt, een afmeldpagina opent of zich met één klik afmeldt (artikelen 4.8 en 4.9), gaat het verzoek naar de server van de afzender, waar die zich ook bevindt, omdat u daarom vraagt.

9.8 Dataverordening van de EU. Waar de infrastructuur van elk onderdeel van de Dienst zich bevindt, aan welk recht deze is onderworpen en hoe wij in de EU bewaarde gegevens beschermen tegen onrechtmatige toegang door buitenlandse autoriteiten, is beschreven op onze pagina met Subverwerkers (artikel 4) en in artikel 13 van de DPA.

10. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang wij ze nodig hebben voor de doeleinden in artikel 4, en verwijderen ze daarna. Wanneer u uw Account verwijdert, worden de daaraan gekoppelde serverzijdige gegevens onmiddellijk verwijderd, behalve waar deze tabel anders vermeldt. Als uw overeenkomst op een andere wijze eindigt, bijvoorbeeld door opzegging, blijft uw Account bestaan gedurende een gegevensophaalperiode van 30 dagen, waarin u uw gegevens kunt exporteren (als u niet kunt inloggen, sturen wij u op verzoek het exportbestand), en wordt daarna op dezelfde wijze verwijderd (Voorwaarden, artikel 15.10). In deze tabel omvat “totdat uw Account wordt verwijderd” beide gevallen.

Op onze servers en bij onze aanbieders

Op uw computer (onder uw zeggenschap; verwijderd wanneer u uw Account op die computer verwijdert)

Wij kunnen gegevens langer bewaren waar de wet dit vereist of waar wij ze nodig hebben om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, en uitsluitend voor dat doel.

11. Hoe wij uw gegevens beschermen

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op het risico, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS 1.2 of 1.3) voor al het verkeer; releaseversies van de App weigeren certificaatcontroles uit te schakelen;
• een versleutelde lokale database waarvan de sleutel door uw besturingssysteem wordt beschermd, mailboxtokens in de beveiligde opslag van uw besturingssysteem, en versleutelde caches voor bijlagen;
• op onze servers: toegangsregels op rijniveau voor elke tabel, zodat elke gebruiker alleen toegang heeft tot zijn eigen registraties; kortlevende inlogtokens met roterende vernieuwingstokens; frequentiebeperkingen; hernieuwde bevestiging van uw identiteit voordat u uw Account verwijdert; verificatie van de meldingen die wij van Google, Microsoft en Polar ontvangen; geheimen die in een beschermde kluis worden bewaard; en logboeken zonder inhoud of tokens;
• in de App: een content security policy, e-mails die in een sandbox zonder scripts worden weergegeven, gezuiverde e-mail-HTML en voorvertoningen van bijlagen zonder netwerktoegang;
• bescherming van de AI-functies tegen manipulatie door e-mailinhoud (artikel 4.15);
• toegang tot beheerconsoles beperkt tot de personen die deze nodig hebben.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een risico voor u inhoudt, stellen wij de bevoegde autoriteiten en, voor zover vereist, u daarvan in kennis, zoals de wet voorschrijft.

12. Uw rechten en keuzes

12.1 Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht om:

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en een kopie te ontvangen (artikel 15);
• onjuiste gegevens te laten rectificeren (artikel 16);
• uw gegevens te laten wissen (artikel 17);
• de verwerking te beperken (artikel 18);
• de gegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, machineleesbare vorm en deze te laten doorgeven aan een andere aanbieder (gegevensoverdraagbaarheid, artikel 20);
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (artikel 21; zie het kader hieronder);
• uw toestemming in te trekken op elk moment met werking voor de toekomst (artikel 7, lid 3); en
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (artikel 77; zie artikel 12.6 van dit beleid).

Uw recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

Waar wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), AVG), hebt u het recht om op elk moment bezwaar te maken, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij staken de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking nodig is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor direct marketing, behalve voor de e-mail die wij aan de wachtlijst sturen wanneer de bètaversie gereed is; deze berust op uw toestemming (artikel 4.18). Als wij uw gegevens ooit voor andere direct marketing gebruiken, kunt u op elk moment zonder opgave van redenen bezwaar maken, en wij zullen de verwerking staken.

Om bezwaar te maken, schrijft u naar legal@mailistix.com.

12.2 Bedieningselementen in de App

12.3 Uw rechten per e-mail uitoefenen

U kunt alle rechten uitoefenen door te schrijven naar legal@mailistix.com vanaf het e-mailadres van uw Account (voor de wachtlijst: het adres waarmee u zich hebt aangemeld). Als wij er niet zeker van kunnen zijn dat een verzoek van u komt, kunnen wij u vragen het te bevestigen, bijvoorbeeld door in te loggen in de App. Wij antwoorden binnen één maand; voor complexe of talrijke verzoeken kunnen wij deze termijn met ten hoogste twee maanden verlengen en vertellen wij u waarom. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

12.4 Uw Account verwijderen

De verwijdering gaat onmiddellijk in, dus de App biedt eerst in hetzelfde dialoogvenster “Gegevens exporteren” aan. Om uw Account te verwijderen, moet u in de afgelopen 10 minuten zijn ingelogd en DELETE typen ter bevestiging. Als u voor een betaald Abonnement nog kunt worden belast, vraagt de App u eerst om dit op te zeggen. Wanneer u uw Account verwijdert, verwijdert onze server uw supportuploads, uw analysegegevens bij PostHog, uw meldings- en quotaregistraties, uw Polar-klantrecord als u nooit iets hebt gekocht, en vervolgens uw Account met alle daaraan gekoppelde gegevens, inclusief uw toestemmingsregistraties; een kopie van uw aanvaarding van de Voorwaarden en de DPA blijft zonder uw e-mailadres bestaan (artikel 10). Als uw overeenkomst op een andere wijze eindigt, volgt dezelfde verwijdering na de gegevensophaalperiode van 30 dagen (artikel 10; Voorwaarden, artikel 15.10). Sommige registraties blijven gedurende een beperkte tijd bestaan (artikel 10): de kopie van uw aanvaardingsregistraties tot 1 januari van het vierde jaar na de verwijdering, de vingerafdrukken van de door u gekoppelde mailboxen gedurende 12 maanden, beveiligingsgebeurtenissen gedurende maximaal 180 dagen zonder uw gebruikers-ID, vermeldingen in het logboek van onze authenticatiedienst gedurende maximaal 180 dagen, en de meldingen van Polar gedurende maximaal 30 dagen na verwerking. Polar bewaart zijn eigen registraties van aankopen (artikel 4.10). Als u de App niet kunt gebruiken, kunt u ons per e-mail verzoeken uw Account te verwijderen; nadat wij hebben bevestigd dat het verzoek van u komt, voeren wij dezelfde verwijdering op onze servers uit, maar wij kunnen noch de gegevens op uw computer bereiken, noch de machtiging van Google of Microsoft voor u intrekken (artikelen 5.7 en 6.3). Op de computer waarop u uw Account verwijdert, stopt de App ook de realtimemeldingen, trekt de App de toegang van Mailistix tot uw Google-mailboxen in en verwijdert de App alle lokale gegevens van uw Account. Op andere computers waarop u de App hebt gebruikt, wordt u uitgelogd, maar de lokale gegevens blijven staan totdat u daar de gegevensmap van de App verwijdert (artikel 4.4); Instellingen › Algemeen › Gevarenzone › Alle e-mails wissen verwijdert de opgeslagen e-mails.

12.5 Gegevens die wij niet kunnen bereiken

Uw e-mails en andere gegevens op uw computer staan niet op onze servers, dus wij kunnen ze niet voor u inzien, rectificeren, exporteren of verwijderen; u kunt dit zelf in de App doen. Uw mailbox zelf blijft bij uw mailboxprovider, en u kunt die daar exporteren.

12.6 Klachten

U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in het EU- of EER-land waar u woont of werkt of waar een vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. De voor ons bevoegde autoriteit is de Berlijnse Commissaris voor gegevensbescherming en informatievrijheid (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Duitsland, www.datenschutz-berlin.de. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij kunnen proberen de kwestie op te lossen.

12.7 Gegevens die wij voor een Zakelijke klant verwerken

Voor Persoonsgegevens van de Klant (artikel 2.3) is de Zakelijke klant de verwerkingsverantwoordelijke, en dienen verzoeken om uw rechten uit te oefenen aan deze te worden gericht. Als u een dergelijk verzoek naar ons stuurt, geven wij dit zonder onnodige vertraging door aan de Zakelijke klant, voor zover wij deze kunnen identificeren, melden wij u dat wij dit hebben gedaan, en helpen wij de Zakelijke klant bij de beantwoording. De bedieningselementen in artikel 12.2 blijven als gebruiker voor u beschikbaar.

13. Is het verstrekken van uw gegevens verplicht?

U bent wettelijk niet verplicht ons persoonsgegevens te verstrekken. Wel geldt het volgende:

• uw e-mailadres en de inlogcodes die wij daarnaar per e-mail sturen zijn vereist om een Account aan te maken en te gebruiken;
• het koppelen van een mailbox is vereist om Mailistix als e-mailclient te gebruiken;
• de App vraagt iedereen tijdens het instellen waar die is gevestigd; zolang u niet antwoordt, blijft AI-verwerking in de EU;
• een betaald Abonnement vereist de betaalgegevens waar Polar om vraagt;
• het contactformulier vereist uw naam, e-mailadres en bericht, uw bevestiging dat u dit beleid hebt gelezen en uw toestemming voor Google reCAPTCHA; zonder deze kunt u ons in plaats daarvan e-mailen;
• de wachtlijst vereist uw e-mailadres, uw platform, uw bevestiging dat u dit beleid hebt gelezen en uw toestemming voor het gebruik van uw adres en voor Google reCAPTCHA; zonder deze kunt u ons in plaats daarvan e-mailen; en
• de AI-functies, de agendamachtiging, analyses, crashrapporten en diagnoselogboeken zijn optioneel. Zonder deze zijn de overeenkomstige functies niet beschikbaar, maar kunt u de rest van de Dienst gebruiken.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). De Dienst past technische regels toe die voortvloeien uit uw Abonnement en de Voorwaarden, zoals Creditlimieten, een dagelijkse AI-kostenlimiet, frequentiebeperkingen en de overgang naar het Basic-abonnement na een onbetaald gebleven Abonnement; deze zijn niet gebaseerd op een evaluatie van uw persoonlijke aspecten. Een notitie dat een mailbox door meerdere Accounts is gekoppeld (artikel 4.15), leidt niet tot enige automatische maatregel. AI-Output bestaat uit suggesties waarvan u zelf beslist of u ze gebruikt.

15. Kinderen

Mailistix is uitsluitend bestemd voor personen van 18 jaar en ouder en is niet op kinderen gericht. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u meent dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op met legal@mailistix.com; wij verwijderen deze dan.

16. Regionale aanvullingen

De volgende artikelen gelden aanvullend op de rest van dit beleid voor personen in de genoemde regio’s. Bij strijdigheid met de rest van dit beleid prevaleert het regionale artikel voor die regio. In elke regio verwerken wij Persoonsgegevens van de Klant (artikel 2.3) als dienstverlener (“service provider”) of verwerker voor de Zakelijke klant, die hiervoor krachtens het lokale recht verantwoordelijk is; de hieronder beschreven rechten gelden dan jegens de Zakelijke klant, en wij ondersteunen de Zakelijke klant daarbij zoals beschreven in artikel 12.7.

16.1 Verenigde Staten

16.1.1 Kennisgeving bij het verzamelen (Californië). Deze kennisgeving is van toepassing op inwoners van Californië op grond van de California Consumer Privacy Act zoals gewijzigd door de California Privacy Rights Act (“CCPA”). De CCPA beschermt ook personen die voor een bedrijf handelen, zoals onze gebruikers. Wij voldoen mogelijk momenteel niet aan de toepassingsdrempels van de CCPA (bijvoorbeeld een jaarlijkse bruto-omzet van meer dan USD 26.625.000 voor 2025 en 2026), maar wij honoreren de onderstaande rechten voor alle inwoners van de VS. In de afgelopen 12 maanden hebben wij de volgende categorieën persoonlijke informatie verzameld. Gegevens die uitsluitend op uw computer blijven, worden door ons niet verzameld. Waar wij persoonlijke informatie namens een Zakelijke klant verwerken (artikel 2.3), treden wij op als zijn “service provider” op grond van artikel 16 van de DPA.

Wij verzamelen als zodanig geen biometrische informatie, nauwkeurige geolocatie, of professionele, arbeids- of opleidingsinformatie; dergelijke informatie kan voorkomen in e-mails die u met AI-functies verwerkt en wordt dan behandeld als inhoud van e-mail.

16.1.2 Geen verkoop, geen delen, geen gerichte reclame. Wij verkopen of delen geen persoonlijke informatie (zoals die termen in de CCPA zijn gedefinieerd), hebben dat in de afgelopen 12 maanden niet gedaan en gebruiken deze niet voor contextoverschrijdende gedragsgerichte of gerichte reclame. Wij hebben geen daadwerkelijke kennis van het verkopen of delen van persoonlijke informatie van consumenten jonger dan 16 jaar. Omdat wij niet verkopen of delen, bieden wij geen link “Do Not Sell or Share” aan; wij behandelen een Global Privacy Control-signaal niettemin als een geldig opt-outverzoek voor verkoop en delen.

16.1.3 Gevoelige persoonlijke informatie. Wij gebruiken en verstrekken gevoelige persoonlijke informatie uitsluitend voor doeleinden die zijn toegestaan op grond van Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m), zoals het leveren van de door u gevraagde Dienst en het waarborgen van beveiliging en integriteit. Wij gebruiken deze niet om kenmerken van u af te leiden.

16.1.4 Uw rechten. U hebt het recht om: te weten welke persoonlijke informatie wij verzamelen, gebruiken en verstrekken en daartoe toegang te krijgen; deze te laten verwijderen; onjuiste persoonlijke informatie te laten corrigeren; u te onttrekken aan verkoop of delen (niet van toepassing, omdat wij niet verkopen of delen); het gebruik van gevoelige persoonlijke informatie te beperken (niet van toepassing, zie hierboven); en niet te worden gediscrimineerd omdat u uw rechten uitoefent. Gebruik de bedieningselementen in artikel 12.2 of schrijf naar legal@mailistix.com. Wij bevestigen de ontvangst binnen 10 werkdagen en reageren binnen 45 kalenderdagen, wat wij eenmaal met 45 dagen kunnen verlengen, met kennisgeving aan u. Wij verifiëren verzoeken door ze aan uw Account te koppelen, bijvoorbeeld door u te vragen in te loggen in de App.

16.1.5 Gemachtigde vertegenwoordigers. U kunt een gemachtigde vertegenwoordiger inschakelen. Wij vragen de vertegenwoordiger om uw ondertekende machtiging en kunnen u vragen uw identiteit rechtstreeks bij ons te verifiëren, tenzij de vertegenwoordiger een geldige volmacht heeft.

16.1.6 Non-discriminatie. Wij weigeren u de Dienst niet, brengen u geen andere prijs in rekening en bieden u geen andere kwaliteit van dienstverlening omdat u uw privacyrechten hebt uitgeoefend.

16.1.7 Overige bekendmakingen. Wij verstrekken geen persoonlijke informatie aan derden voor hun eigen direct-marketingdoeleinden (Cal. Civ. Code § 1798.83). Wij volgen u niet op websites van derden, dus “Do Not Track”-signalen van de browser veranderen niets aan hoe wij werken.

16.1.8 Andere Amerikaanse staten. De omvattende privacywetten van andere staten, waaronder Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky en Rhode Island, beschermen over het algemeen geen personen die in een commerciële of arbeidscontext handelen (zo wordt Mailistix gebruikt) en zijn alleen van toepassing boven drempels waaraan wij mogelijk niet voldoen. Waar een dergelijke wet op u van toepassing is, hebt u mogelijk het recht te bevestigen of wij hun persoonsgegevens verwerken, daartoe toegang te krijgen, ze te corrigeren en te verwijderen, een overdraagbare kopie te verkrijgen, en u te onttrekken aan gerichte reclame, verkoop en profilering met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Wij passen geen gerichte reclame, verkoop of dergelijke profilering toe. Om uw rechten uit te oefenen, gebruikt u de bedieningselementen in artikel 12.2 of schrijft u naar legal@mailistix.com. Wij reageren binnen 45 dagen, wat wij eenmaal met 45 dagen kunnen verlengen waar de wet dit toestaat.

Beroep. Als wij weigeren op uw verzoek te handelen, kunt u in beroep gaan door binnen een redelijke termijn na ons besluit te schrijven naar legal@mailistix.com met als onderwerp “Privacy appeal”. Wij reageren binnen de termijn die het recht van uw staat vereist (gewoonlijk 45 of 60 dagen) en lichten ons besluit toe. Als u niet tevreden bent, kunt u contact opnemen met de Attorney General van uw staat.

16.1.9 Nevada. Wij verkopen geen gedekte informatie zoals gedefinieerd in het recht van Nevada (NRS 603A). U kunt niettemin een opt-outverzoek sturen naar legal@mailistix.com.

16.2 Canada

16.2.1 PIPEDA. Wij gaan met de persoonlijke informatie van personen in Canada om in overeenstemming met de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) en de toepasselijke provinciale wetten. Door de Dienst te gebruiken, stemt u in met de verwerking die in dit beleid is beschreven; u kunt uw toestemming op elk moment intrekken, met inachtneming van wettelijke of contractuele beperkingen, en wij vertellen u wat dat voor de Dienst betekent. U kunt toegang krijgen tot uw persoonlijke informatie en deze corrigeren zoals beschreven in artikel 12. Uw persoonlijke informatie wordt buiten Canada verwerkt, hoofdzakelijk in de EU en, via de in artikel 8 genoemde aanbieders, mogelijk in de Verenigde Staten en, voor gebruikers buiten de EU, in andere landen waar Google actief is. Deze kan dan toegankelijk zijn voor rechtbanken en autoriteiten van die landen. Waar wij persoonlijke informatie voor een Zakelijke klant verwerken (artikel 2.3), blijft die klant daarvoor verantwoordelijk en gebruiken wij deze uitsluitend om de Dienst aan die klant te leveren. U kunt over privacy contact met ons opnemen via legal@mailistix.com en een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner of Canada (www.priv.gc.ca).

16.2.2 Quebec. De verantwoordelijke voor de bescherming van persoonlijke informatie is onze bestuurder, Marvin Muvunyi, bereikbaar op legal@mailistix.com. Op grond van de Quebecse Act respecting the protection of personal information in the private sector hebt u het recht op toegang tot en correctie van uw persoonlijke informatie, om uw toestemming in te trekken, om gecomputeriseerde persoonlijke informatie die u hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt technologisch formaat (overdraagbaarheid), en om ons te vragen de verspreiding van uw persoonlijke informatie te staken of een aan uw naam gekoppelde hyperlink te deïndexeren wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Mailistix gebruikt geen technologie die u standaard identificeert, lokaliseert of profileert: optionele analyses staan uit tenzij u ze inschakelt, en wij verzamelen uw locatie niet. Voordat wij persoonlijke informatie buiten Quebec doorgeven, beoordelen wij of deze passend zal worden beschermd. U kunt een klacht indienen bij de Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Wij bieden de Dienst nog niet aan in Quebec (Voorwaarden, Deel II, artikel D.1); voordat wij dat doen, stellen wij dit beleid in het Frans beschikbaar. Tot die tijd is dit artikel hoofdzakelijk van toepassing op personen in Quebec die met Mailistix-gebruikers corresponderen (artikel 7).

16.3 Verenigd Koninkrijk

Als u zich in het Verenigd Koninkrijk bevindt, zijn de UK GDPR en de Data Protection Act 2018, zoals gewijzigd door de Data (Use and Access) Act 2025, van toepassing, en verwijzingen naar de AVG in dit beleid worden gelezen als verwijzingen naar de UK GDPR. U hebt de rechten die in artikel 12 zijn beschreven. U kunt bij ons klagen over ons gebruik van uw persoonsgegevens door te schrijven naar legal@mailistix.com; wij bevestigen de ontvangst van uw klacht binnen 30 dagen, onderzoeken deze zonder onnodige vertraging en delen u de uitkomst mee. U kunt ook een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Doorgiften van uw gegevens naar de EU berusten op de adequaatheidsregelingen van het VK voor de EER; doorgiften naar de Verenigde Staten berusten op de VK-uitbreiding van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, voor zover de ontvanger is gecertificeerd, en doorgiften naar de Verenigde Staten, Singapore of andere landen berusten in andere gevallen op het International Data Transfer Addendum bij de modelcontractbepalingen van de EU of de International Data Transfer Agreement. Bij de regiovraag antwoorden personen in het VK “In Europa”; hun AI-verzoeken worden dan in de EU verwerkt (artikel 4.6.4). Wij hebben nog geen vertegenwoordiger in het VK aangewezen op grond van artikel 27 UK GDPR; wij wijzen er een aan voordat wij de Dienst actief in het VK aanbieden.

16.4 Zwitserland

Als u zich in Zwitserland bevindt, is de Federal Act on Data Protection (revFADP) van toepassing. U hebt de rechten op informatie, toegang, correctie, verwijdering, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, en u kunt een klacht indienen bij de Federal Data Protection and Information Commissioner (www.edoeb.admin.ch). Uw gegevens worden hoofdzakelijk in de EU verwerkt, waarvan de landen door Zwitserland worden erkend als landen die een passend beschermingsniveau bieden; doorgiften naar de Verenigde Staten berusten op het Zwitsers-VS-kader voor gegevensbescherming (Swiss-U.S. Data Privacy Framework), voor zover de ontvanger is gecertificeerd, en doorgiften naar de Verenigde Staten, Singapore of andere landen berusten in andere gevallen op de modelcontractbepalingen van de EU met de voor Zwitserland vereiste wijzigingen. Bij de regiovraag antwoorden personen in Zwitserland “In Europa”; hun AI-verzoeken worden dan in de EU verwerkt (artikel 4.6.4).

16.5 Brazilië

Als u zich in Brazilië bevindt, is de Algemene wet gegevensbescherming (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, wet nr. 13.709/2018) van toepassing. Wij baseren ons op de rechtsgronden uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen, naleving van wettelijke verplichtingen en toestemming, zoals beschreven in artikel 4. Op grond van artikel 18 LGPD hebt u het recht op bevestiging van verwerking, toegang, correctie, anonimisering, blokkering of verwijdering van onnodige of buitensporige gegevens, overdraagbaarheid, verwijdering van gegevens die met toestemming zijn verwerkt, informatie over de instanties met wie wij gegevens delen en over de mogelijkheid om geen toestemming te geven en de gevolgen daarvan, en intrekking van toestemming. U kunt ook een verzoek indienen bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit (ANPD, www.gov.br/anpd). Internationale doorgiften berusten op de waarborgen in artikel 9 en, waar vereist, op de door de ANPD goedgekeurde modelcontractbepalingen. Onze contactpersoon voor gegevensbescherming (encarregado) is onze bestuurder, Marvin Muvunyi, bereikbaar op legal@mailistix.com.

16.6 Australië

Als u zich in Australië bevindt, gaan wij met uw persoonlijke informatie om in overeenstemming met de Australian Privacy Principles op grond van de Privacy Act 1988 (Cth). Wij verstrekken persoonlijke informatie aan ontvangers buiten Australië: in de EU (Duitsland, Zweden en andere EU-landen), in Singapore en de Verenigde Staten en, als u hebt geantwoord dat u buiten Europa bent gevestigd, in andere landen waar Google actief is (artikelen 8 en 9). U kunt toegang krijgen tot uw persoonlijke informatie en deze corrigeren zoals beschreven in artikel 12. Als u een klacht hebt, neem dan eerst contact met ons op; wij reageren binnen 30 dagen. Als u niet tevreden bent, kunt u een klacht indienen bij het Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

16.7 Nieuw-Zeeland

Als u zich in Nieuw-Zeeland bevindt, is de Privacy Act 2020 van toepassing. U hebt het recht op toegang tot en verzoeken om correctie van uw persoonlijke informatie. Wij verstrekken persoonlijke informatie aan ontvangers buiten Nieuw-Zeeland zoals beschreven in de artikelen 8 en 9, onder contractuele waarborgen die een vergelijkbare bescherming vereisen. Als iemand die aan u schrijft Mailistix gebruikt, beschrijft artikel 7 hoe uw informatie wordt behandeld. U kunt een klacht indienen bij het Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz).

16.8 Japan

Als u zich in Japan bevindt, is de Act on the Protection of Personal Information (APPI) van toepassing. Wij verstrekken persoonsgegevens aan ontvangers in het buitenland zoals beschreven in de artikelen 8 en 9: in de EU, die de Personal Information Protection Commission erkent als een stelsel voor de bescherming van persoonlijke informatie dat gelijkwaardig is aan dat van Japan; in de Verenigde Staten, waar geen omvattende federale privacywet bestaat, en in Singapore, dat de Personal Data Protection Act 2012 heeft; in beide landen zijn onze ontvangers contractueel gebonden de gegevens te beschermen in overeenstemming met de beginselen van de APPI; en, voor gebruikers die hebben geantwoord dat zij buiten de EU zijn, in andere landen waar Google actief is. Onze beveiligingsmaatregelen zijn beschreven in artikel 11. U kunt verzoeken om openbaarmaking (inclusief registraties van verstrekking aan derden), correctie, opschorting van gebruik, wissing en beëindiging van verstrekking aan derden door te schrijven naar legal@mailistix.com. Voor onze naam, ons adres en onze vertegenwoordiger, zie artikel 1.

16.9 Zuid-Korea

Als u zich in de Republiek Korea bevindt, is de Personal Information Protection Act (PIPA) van toepassing. De doeleinden, de gegevensitems, de bewaartermijnen en de verwerkers zijn beschreven in de artikelen 4, 8 en 10. Overzeese doorgiften: uw persoonlijke informatie wordt, wanneer u de Dienst gebruikt, via het netwerk doorgegeven aan de ontvangers en landen die in artikel 8 zijn vermeld (Duitsland en andere EU-landen; Singapore en de Verenigde Staten; en, voor gebruikers die hebben geantwoord dat zij buiten de EU zijn, andere landen waar Google actief is), voor de doeleinden en bewaartermijnen die in de artikelen 4, 8 en 10 zijn vermeld. De namen van de ontvangers staan in artikel 8 en op onze pagina met Subverwerkers; u kunt hen via ons bereiken op legal@mailistix.com. U kunt een overzeese doorgifte weigeren door de betrokken functie (bijvoorbeeld de AI-functies of optionele analyses) niet te gebruiken of door uw Account te verwijderen; de basis-e-mailclient is dan mogelijk niet beschikbaar. Vernietiging: wanneer de bewaartermijn eindigt, verwijderen wij elektronische bestanden zodat zij niet kunnen worden hersteld. U kunt uw rechten op toegang, correctie, verwijdering en opschorting van verwerking uitoefenen zoals beschreven in artikel 12. Onze privacyfunctionaris is onze bestuurder, Marvin Muvunyi, bereikbaar op legal@mailistix.com. U kunt ook contact opnemen met het geschillenbemiddelingscomité van de Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) of het KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, telefoon 118).

16.10 India

Als u zich in India bevindt, zijn de Digital Personal Data Protection Act, 2023 en de Digital Personal Data Protection Rules, 2025 van toepassing zodra zij in werking treden. Dit beleid is onze kennisgeving van de persoonsgegevens die wij verwerken en de doeleinden daarvan (artikel 4). Waar wij ons op uw toestemming baseren, kunt u deze even gemakkelijk intrekken als u deze hebt gegeven (artikel 12.2); waar u gegevens vrijwillig verstrekt voor een bepaald doel, zoals het aanmaken van een Account, verwerken wij ze voor dat doel. U hebt het recht op toegang tot informatie over uw persoonsgegevens, om ze te corrigeren, aan te vullen, bij te werken en te wissen, om een andere persoon aan te wijzen om uw rechten uit te oefenen in geval van overlijden of onbekwaamheid, en op klachtenafhandeling (grievance redressal). Wij verzoeken u klachten te richten aan onze bestuurder, Marvin Muvunyi, via legal@mailistix.com; wij reageren binnen de termijn die de Digital Personal Data Protection Rules vaststellen, ten hoogste 90 dagen. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Data Protection Board of India.

16.11 Singapore

Als u zich in Singapore bevindt, is de Personal Data Protection Act 2012 (PDPA) van toepassing. U kunt verzoeken om toegang tot en correctie van uw persoonsgegevens en uw toestemming intrekken door ons daarvan met een redelijke termijn in kennis te stellen; wij vertellen u de waarschijnlijke gevolgen van de intrekking. Wanneer wij persoonsgegevens buiten Singapore doorgeven, zorgen wij er via overeenkomsten voor dat ontvangers een met de PDPA vergelijkbare bescherming bieden. De persoon die verantwoordelijk is voor onze naleving van de PDPA is onze bestuurder, Marvin Muvunyi, bereikbaar op legal@mailistix.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg).

16.12 Zuid-Afrika

Als u zich in Zuid-Afrika bevindt, is de Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA) van toepassing. U hebt het recht om toegang te krijgen tot uw persoonlijke informatie, deze te corrigeren en te verwijderen, om op redelijke gronden bezwaar te maken tegen verwerking, en om een klacht in te dienen bij de Information Regulator (inforegulator.org.za). Wij dragen persoonlijke informatie alleen buiten Zuid-Afrika over onder de waarborgen die in artikel 9 zijn beschreven en die een bescherming bieden die in wezen vergelijkbaar is met de POPIA. Onze informatiefunctionaris is onze bestuurder, Marvin Muvunyi, bereikbaar op legal@mailistix.com.

16.13 Türkiye

Als u zich in Türkiye bevindt, is de Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK) van toepassing. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) voor de in artikel 2.2 beschreven verwerking; voor Persoonsgegevens van de Klant (artikel 2.3) is de Zakelijke klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij diens verwerker (“data processor”). Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de doeleinden in artikel 4, op basis van de uitvoering van een overeenkomst, onze gerechtvaardigde belangen, naleving van wettelijke verplichtingen en, waar vereist, uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 5 KVKK). Wij geven persoonsgegevens aan het buitenland door (artikel 9) op basis van de waarborgen die artikel 9 KVKK toestaat. Op grond van artikel 11 KVKK hebt u het recht om te vernemen of uw gegevens worden verwerkt en daarover informatie te vragen, het doel van de verwerking te vernemen, de ontvangers in Türkiye en in het buitenland te kennen, correctie en verwijdering te vragen en te vragen dat deze aan ontvangers worden gemeld, bezwaar te maken tegen een resultaat dat u nadelig treft en uitsluitend voortvloeit uit geautomatiseerde analyse, en schadevergoeding te vorderen voor schade veroorzaakt door onrechtmatige verwerking. Richt aanvragen aan legal@mailistix.com; als wij uw aanvraag afwijzen of niet binnen 30 dagen reageren, kunt u een klacht indienen bij de Personal Data Protection Board.

17. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer de Dienst of de wet verandert. Het versienummer en de datum vanaf welke het geldt, staan bovenaan, en eerdere versies blijven beschikbaar op onze website. Wij informeren u over wezenlijke wijzigingen in de App of per e-mail ten minste 30 dagen voordat zij ingaan. Waar een wijziging uw toestemming vereist, vragen wij u daarvoor om toestemming.

18. Contact

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Duitsland
Privacy en juridische zaken: legal@mailistix.com

Aanverwante documenten: Servicevoorwaarden · Softwarelicentieovereenkomst · Kennisgeving over AI-functies · Subverwerkers · Verwerkersovereenkomst