Datenschutzerklärung

Version: 1.17 · Gültig ab: 3. November 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Mailistix UG (haftungsbeschränkt) („Mailistix“, „wir“, „uns“, „unser“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie die Mailistix-Desktop-Anwendung für macOS und Windows (die „App“) und die serverseitigen Dienste, die wir dafür betreiben (die „Cloud-Dienste“; zusammen mit der App der „Dienst“), nutzen, wenn Sie uns kontaktieren und wenn Sie mailistix.com besuchen.

Diese Erklärung dient Ihrer Information. Sie ist nicht Bestandteil Ihres Vertrags mit uns. Die Regeln für die Nutzung des Dienstes stehen in unseren Nutzungsbedingungen (die „Nutzungsbedingungen“) und unserer Softwarelizenzvereinbarung. Großgeschriebene Begriffe, die hier nicht definiert werden, haben die ihnen in den Nutzungsbedingungen zugewiesene Bedeutung. Weitere Einzelheiten zu den KI-Funktionen finden Sie in unseren Hinweisen zu KI-Funktionen, und die Unternehmen, die für uns Daten verarbeiten, sind auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

Diese Erklärung wird unter https://mailistix.com/privacy-policy veröffentlicht.

Auf einen Blick

• Für Unternehmen. Mailistix richtet sich nur an Unternehmen und Selbstständige. Für die E-Mail-Inhalte und Benachrichtigungsdaten, die unsere Server erreichen, handeln wir für das Unternehmen, für das Sie Mailistix nutzen, als dessen Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2.3).
• Ihre E-Mails bleiben auf Ihrem Computer. Die App synchronisiert Ihr Postfach direkt zwischen Ihrem Computer und Ihrem Postfachanbieter (zum Beispiel Google oder Microsoft) und speichert es in einer verschlüsselten Datenbank auf Ihrem Computer. Ihre E-Mails, Anhänge, Kontakte und Ihr Kalender werden nicht auf unseren Servern gespeichert.
• E-Mail-Inhalte erreichen unsere Server nur, wenn Sie eine KI-Funktion nutzen. Der Text, den eine Anfrage benötigt, läuft über unsere Server in der EU (standardmäßig Frankfurt, Deutschland) zu Microsoft Azure OpenAI oder Google Vertex AI und wird von uns nicht gespeichert. Für Echtzeit-Benachrichtigungen speichern wir nur Ihre Postfachadresse und eine technische Änderungsnummer, niemals Inhalte. Um wiederholte kostenlose Testphasen zu erkennen, speichern wir außerdem für jedes Postfach, das Sie verbinden, einen pseudonymen Code; die Adresse lässt sich daraus nicht ablesen (Abschnitt 4.3).
• KI bleibt in der EU, sofern Sie uns nicht mitteilen, dass Sie außerhalb Europas ansässig sind. Wenn Sie angeben, dass Sie in Europa ansässig sind (EU, EWR, Vereinigtes Königreich oder Schweiz), oder nicht antworten, findet die gesamte KI-Verarbeitung in der EU statt. Wenn Sie angeben, dass Sie außerhalb Europas ansässig sind, können einige Anfragen an die Gemini-Modelle von Google außerhalb der EU verarbeitet werden.
• Kein Verkauf, keine Werbung, kein Training. Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten, zeigen keine Werbung und verwenden Ihre Daten weder für Werbung noch zur Bewertung der Kreditwürdigkeit. Weder wir noch unsere KI-Anbieter verwenden Ihre E-Mails, um KI-Modelle zu trainieren.
• Analysen nur mit Ihrem Opt-in. Nutzungsstatistiken und Absturzberichte sind ausgeschaltet, sofern Sie sie nicht einschalten. Sie verwenden eine zufällige Kennung, nicht Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse.
• Polar wickelt Zahlungen ab. Polar Software, Inc. verkauft kostenpflichtige Tarife als Merchant of Record (Verkäufer im eigenen Namen) und verarbeitet Ihre Zahlungsdaten nach der eigenen Datenschutzerklärung. Vollständige Kartendaten sehen wir nie.
• Sie behalten die Kontrolle. In der App können Sie die Daten exportieren, die wir auf unseren Servern vorhalten, Ihr Konto löschen, ein Postfach entfernen (wodurch auch der Zugriff von Mailistix auf Ihr Google-Konto widerrufen wird), KI-Funktionen ausschalten, Ihre Region ändern und optionale Nutzungsdaten löschen.
• Google-Nutzerdaten werden nur so verwendet, wie es die Google API Services User Data Policy erlaubt, einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen (Abschnitt 5).
• Mailistix richtet sich an Erwachsene (ab 18).

1. Wer wir sind und wie Sie uns erreichen

1.1 Verantwortlicher. Verantwortlicher für die in Abschnitt 2.2 beschriebene Verarbeitung ist das folgende Unternehmen, das für die in Abschnitt 2.3 beschriebene Verarbeitung auch als Auftragsverarbeiter handelt:

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Marvin Muvunyi
Register: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Datenschutzkontakt. Bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an legal@mailistix.com oder an die oben genannte Postanschrift.

1.3 Vertreter. Wir sind in der Europäischen Union niedergelassen und benötigen daher keinen EU-Vertreter. Zum Vereinigten Königreich siehe Abschnitt 16.3. Wir haben keinen Vertreter in der Schweiz benannt.

2. Was diese Erklärung abdeckt und unsere Rolle

2.1 Geltungsbereich. Diese Erklärung deckt die App, die Cloud-Dienste, unsere Supportkanäle und unsere Website ab. Sie deckt nicht die Dienste von Google, Microsoft, Polar oder anderen Dritten ab, die Sie zusammen mit Mailistix nutzen; für diese gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.

2.2 Wenn wir Verantwortlicher sind. Wir entscheiden über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten und sind daher Verantwortlicher für:

• Ihr Mailistix-Konto und die Anmeldung sowie den Nachweis Ihrer Annahme der Nutzungsbedingungen und des Auftragsverarbeitungsvertrags;
• Ihren Tarif, Ihre Credits und Abrechnungsaufzeichnungen;
• Nutzungsaufzeichnungen von KI-Anfragen (ohne Inhalte), App-Aktivität, Sicherheit und Missbrauchsprävention, einschließlich der Postfach-Fingerabdrücke (Abschnitt 4.3);
• Einwilligungsnachweise und Ihre Regionseinstellung;
• optionale Analysen und Absturzberichte, die Fehlerüberwachung der Server und App-Updates;
• unsere Kommunikation mit Ihnen, einschließlich Support (außer den in Abschnitt 2.3 beschriebenen personenbezogenen Kundendaten); und
• unsere Website, einschließlich des Kontaktformulars und der Warteliste.

2.3 Wenn wir für Ihr Unternehmen handeln (Auftragsverarbeiter). Mailistix richtet sich nur an Unternehmen und Selbstständige (Nutzungsbedingungen, Abschnitt 3.5). Jeder, der Mailistix nutzt, tut dies für einen Geschäftskunden: seinen Arbeitgeber oder eine andere Organisation, einen Auftraggeber oder, wenn er selbstständig ist, sein eigenes Unternehmen. Für die folgende Verarbeitung handeln wir im Auftrag dieses Geschäftskunden als dessen Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (der „AVV“):

• den Inhalt von KI-Anfragen und die KI-Ausgabe (Abschnitt 4.6);
• die Durchleitung der Anmeldecodes und Tokens für ein Postfach über unseren Server, wenn ein Postfach verbunden wird (Abschnitt 4.3);
• die Aufzeichnungen für Echtzeit-Benachrichtigungen über neue E-Mails (Abschnitt 4.5);
• Ein-Klick-Abmeldeanfragen (Abschnitt 4.8); und
• E-Mail-Inhalte und personenbezogene Daten anderer Personen, die Sie in ein Diagnosepaket oder eine Supportnachricht aufnehmen (Abschnitt 4.14).

Dies umfasst bei dieser Verarbeitung sowohl Ihre eigenen Daten als auch die Daten anderer Personen, etwa der Personen, mit denen Sie korrespondieren („personenbezogene Kundendaten“). Für diese Daten ist der Geschäftskunde Verantwortlicher: Er legt die Rechtsgrundlage fest, und es gilt seine eigene Datenschutzerklärung. Wir beschreiben diese Verarbeitung in dieser Erklärung, damit Sie wissen, was mit Ihren Daten geschieht. Wenn Sie selbstständig sind und Mailistix für Ihr eigenes Unternehmen nutzen, sind Sie der Geschäftskunde. Anfragen zu diesen Daten richten Sie am besten an den Geschäftskunden; senden Sie sie an uns, leiten wir sie weiter (Abschnitt 12.7).

2.4 Daten, die auf Ihrem Gerät bleiben. Das meiste von dem, was die App mit Ihren E-Mails tut, geschieht nur auf Ihrem Computer, unter der Kontrolle von Ihnen und Ihrem Geschäftskunden. Wir haben auf diese Daten keinen Zugriff und sind dafür weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter. Wir beschreiben sie in dieser Erklärung, damit Sie wissen, was die App tut.

2.5 Personen, mit denen Sie korrespondieren. Wenn Sie kein Mailistix-Nutzer sind, sondern jemand, der einem Mailistix-Nutzer schreibt oder von ihm E-Mails erhält, erläutert Abschnitt 7, was mit Ihren Daten geschieht.

3. Wo Ihre Daten aufbewahrt werden: eine Übersicht

4. Was wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage

Für jede Tätigkeit beschreibt dieser Abschnitt die Daten, den Zweck und die Rechtsgrundlage nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Rechtsgrundlagen sind: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b), Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) und unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f). Wo wir uns auf berechtigte Interessen stützen, benennen wir diese. Aufbewahrungsfristen sind in Abschnitt 10 zusammengefasst.

Wenn Sie Mailistix für eine Organisation nutzen. Wo dieser Abschnitt „Vertragserfüllung“ als Rechtsgrundlage nennt, gilt dies unmittelbar, wenn Sie selbst unser Vertragspartner sind, zum Beispiel als Selbstständiger. Nutzen Sie Mailistix für ein Unternehmen oder eine andere Organisation, die unser Vertragspartner ist, stützen wir uns stattdessen auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f): unser Interesse und das Interesse des Geschäftskunden, den Dienst, den der Geschäftskunde bestellt hat, den Personen bereitzustellen, die er zu seiner Nutzung ermächtigt.

Verarbeitung für Ihren Geschäftskunden. Für die nachstehend mit „Rolle: Auftragsverarbeiter“ gekennzeichnete Verarbeitung handeln wir für Ihren Geschäftskunden (Abschnitt 2.3); die Rechtsgrundlage ist die des Geschäftskunden.

4.1 Ihr Mailistix-Konto

Daten: Ihre E-Mail-Adresse; einmalige Anmeldecodes, die wir Ihnen per E-Mail senden (sechs Ziffern, 15 Minuten gültig); die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse; Ihre Oberflächensprache; die Zeitpunkte Ihrer Registrierung und Anmeldungen; und Sitzungstokens (ein Anmelde-Token, das eine Stunde gültig ist, und ein Refresh-Token, das sich bei jeder Verwendung ändert; eine Sitzung endet nach 90 Tagen ohne Nutzung). Der Authentifizierungsdienst unseres Hosting-Anbieters protokolliert außerdem technische Anfragedaten, einschließlich Ihrer IP-Adresse. Auf Ihrem Computer speichert die App Ihre Sitzung verschlüsselt mit dem sicheren Speicher Ihres Betriebssystems.

Zwecke: um Ihr Konto anzulegen, Sie anzumelden, Sie angemeldet zu halten, Änderungen Ihrer E-Mail-Adresse zu bestätigen, die App in Ihrer Sprache anzuzeigen und Ihr Konto vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b). Sicherheitsprotokolle: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) am Schutz von Konten und des Dienstes vor Missbrauch.

Sie melden sich bei Mailistix mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Code an, den wir Ihnen per E-Mail senden; Mailistix-Konten haben kein Passwort. Mailistix bietet keine Anmeldung mit einem Google- oder Microsoft-Konto an; das Verbinden eines Postfachs (Abschnitt 4.3) ist ein gesonderter Schritt.

4.2 Einrichtungsentscheidungen und Einwilligungsnachweise

Region. Bei der Einrichtung fragt die App „Wo bist du ansässig?“ mit zwei Antworten: „In Europa“ (die EU, der EWR, das Vereinigte Königreich oder die Schweiz) oder „Außerhalb Europas“. Sie können Ihre Antwort jederzeit unter Einstellungen › Datenschutz & KI ändern. Wir speichern Ihre Antwort, den Zeitpunkt und die App-Version. Wir verwenden sie nur für zwei Zwecke: um zu entscheiden, wo Ihre KI-Anfragen verarbeitet werden (Abschnitt 4.6.4), und um zu berechnen, wie viele Credits eine KI-Anfrage verbraucht, weil die für die beiden Regionen verwendeten KI-Modelle unterschiedliche Preise haben. Eine Änderung Ihrer Region fügt nie Credits hinzu. Bis Sie antworten, oder wenn Ihre Antwort nicht gelesen werden kann, werden Ihre KI-Anfragen in der EU verarbeitet. Wir bestimmen Ihren Standort nicht anhand Ihrer IP-Adresse.

Einwilligungsnachweise. Wir speichern, wann Sie die KI-Funktionen aktiviert haben (mit der Version des Einwilligungstextes und der App-Version), bis Sie sie ausschalten oder Ihr Konto löschen; jedes Ein- und Ausschalten wird außerdem als Sicherheitsereignis aufgezeichnet (Abschnitt 4.15). Wir speichern außerdem Ihre Entscheidungen zu optionalen Analysen und Absturzberichten, den Verlauf dieser Entscheidungen und die in Abschnitt 4.12 beschriebene zufällige Analysekennung.

Annahme der Nutzungsbedingungen. Wenn Sie Ihr Konto anlegen oder in der App neue Nutzungsbedingungen annehmen, bestätigen Sie, dass Sie 18 Jahre oder älter sind und Mailistix für Ihr Unternehmen, Ihre selbstständige berufliche Tätigkeit oder, mit dessen Erlaubnis, die Organisation nutzen, für die Sie arbeiten, und Sie nehmen die Nutzungsbedingungen, einschließlich des AVV, und die Softwarelizenzvereinbarung an. Wir zeichnen die Version der Nutzungsbedingungen und des AVV auf, die Sie angenommen haben, den Zeitpunkt (von unserem Server), ob Sie bei der Registrierung oder später in der App angenommen haben, die App-Version, die Sprache der App, welchen Wortlaut der Bestätigung Sie gesehen haben, mit einer SHA-256-Prüfsumme genau dieses Wortlauts, und die SHA-256-Prüfsumme jedes Dokuments der Version. Widersprechen Sie einer angekündigten Änderung der Nutzungsbedingungen (Nutzungsbedingungen, Abschnitt 19.3), zeichnen wir den Widerspruch mit denselben Angaben auf. Bei der Registrierung werden die angenommenen Versionen außerdem bei Ihrem Konto gespeichert. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, zeichnet unser Server Ihre Annahme anhand dieser Angaben auf, mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Registrierung angefordert haben, und dem Zeitpunkt der Bestätigung. Widersprüche gegen die Schiedsvereinbarung (Opt-outs), die Sie uns per E-Mail senden, werden mit dem Zeitpunkt unseres Eingangs und der Nachrichten-ID aufgezeichnet. Zum Schutz dieser Aufzeichnungen vor Verlust und nachträglicher Veränderung speichern wir täglich bei Microsoft Azure Blob Storage in Deutschland eine Liste von Prüfsummen dieser Aufzeichnungen (keine lesbaren Daten), die 4 Jahre und 1 Monat lang weder geändert noch gelöscht werden kann, sowie eine Sicherungskopie der Aufzeichnungen (mit Ihrer Nutzerkennung und einem Hash Ihrer E-Mail-Adresse anstelle der Adresse), die nach 30 Tagen automatisch gelöscht wird (Abschnitt 8). Wenn Ihr Konto gelöscht wird, bewahren wir eine Kopie dieser Aufzeichnungen mit Ihrer Nutzerkennung und einem Einweg-Hash (SHA-256) Ihrer E-Mail-Adresse anstelle der Adresse bis zum 1. Januar des vierten Jahres nach der Löschung auf (Abschnitt 10).

Rechtsgrundlage: Regions- und Annahmenachweise: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) daran, nachweisen zu können, welche Bedingungen gelten und dass der Dienst für geschäftliche Zwecke genutzt wird; für die nach der Löschung aufbewahrte Kopie: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) daran, den Vertrag und die geschäftliche Bestätigung bei Rechtsansprüchen nachweisen zu können (Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO). Nachweise Ihrer Entscheidungen zu Analysen und Absturzberichten: rechtliche Verpflichtung, eine Einwilligung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Nachweise der KI-Einstellung und aller Entscheidungen, soweit sie diesem Zweck dienen: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Dokumentation Ihrer Entscheidungen, am Nachweis, dass wir die Anforderungen von Google und unseren Anbietern erfüllen, und an der Anwendung Ihrer Entscheidungen auf jedem von Ihnen genutzten Gerät.

4.3 Ein Postfach verbinden

So funktioniert es: Sie verbinden ein Gmail- oder Google-Workspace-Postfach oder ein Microsoft-Postfach (Outlook.com oder Microsoft 365) über die Anmeldeseite von Google oder Microsoft in Ihrem System-Browser. Mailistix sieht nie Ihr Google- oder Microsoft-Passwort. Die App erhält die Berechtigung über einen sicheren einmaligen Handshake auf Ihrem eigenen Computer (OAuth 2.0 mit PKCE). In der Testphase und im Pro-Tarif können Sie bis zu 10 Postfächer verbinden, im Basic-Tarif eines.

Postfächer bei anderen Anbietern (IMAP): Sie können auch ein Postfach bei einem anderen Anbieter mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort verbinden. Um die Server zu finden, sucht die App zuerst in einer in die App integrierten Liste von Anbietern (auf Grundlage der Datenbank von Mozilla Thunderbird, mit eigenen Ergänzungen), fragt dann beim Domain Name System die Mail-Einträge der Domain ab, fordert vom eigenen Server der Domain eine Einstellungsdatei an (Autoconfig, über HTTPS) und probiert, wenn nichts gefunden wird, naheliegende Servernamen über eine sichere Verbindung aus. Diese Anfragen gehen von Ihrem Computer an die Server der Domain und an Ihren DNS-Anbieter; sie enthalten die Domain, und die Anfrage nach der Einstellungsdatei enthält außerdem Ihre E-Mail-Adresse, wie es der Standard für solche Einstellungsdateien vorsieht. Servernamen, die die App außerhalb Ihrer Domain gefunden hat, werden Ihnen vor der ersten Anmeldung angezeigt. Ihr Passwort wird über eine verschlüsselte Verbindung nur an die Posteingangs- und Postausgangsserver gesendet, die Sie bestätigen, und auf Ihrem Computer gespeichert, verschlüsselt mit dem sicheren Speicher Ihres Betriebssystems. Es wird nie an uns gesendet.

Tokens: Google und Microsoft stellen Zugriffs- und Refresh-Tokens aus, mit denen die App mit Ihrem Postfach arbeiten kann. Die App speichert sie auf Ihrem Computer, verschlüsselt mit dem sicheren Speicher Ihres Betriebssystems. Um diese Tokens zu erhalten und zu erneuern, verwendet die App eine Serverfunktion von uns, weil der vertrauliche Schlüssel, der Mailistix gegenüber Google identifiziert, auf einem Server bleiben muss. Der Autorisierungscode und die Tokens laufen durch diese Funktion zu Google oder Microsoft und zurück; sie werden nicht auf unseren Servern gespeichert, und unsere Protokolle enthalten sie nicht.

Berechtigungen: Die Berechtigungen, die Mailistix anfordert, und warum, sind in Abschnitt 5.2 (Google) und Abschnitt 6.1 (Microsoft) aufgeführt.

Postfach-Fingerabdruck: Wenn Sie ein Postfach verbinden, entnimmt unsere Serverfunktion außerdem die E-Mail-Adresse des Postfachs (bei Google die primäre E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos, bei Microsoft die Adresse in der Anmeldeantwort, bei einem mit seinem Passwort verbundenen Postfach die von Ihnen eingegebene Adresse, die die App nach dem Verbinden eines neuen Postfachs einmalig an unsere Serverfunktion sendet) und macht daraus einen pseudonymen Code, den „Postfach-Fingerabdruck“. Die Funktion bringt die Adresse zunächst in eine einheitliche Form (Kleinschreibung, ohne „+“-Zusatz und, bei Gmail, ohne Punkte und mit gmail.com anstelle von googlemail.com), damit Varianten einer Adresse denselben Code ergeben, und berechnet daraus dann einen Einweg-Hash mit Schlüssel (HMAC-SHA-256 mit einem geheimen Schlüssel, der nur auf unserem Server existiert). Wir speichern nur diesen Code, den Anbieter (Google, Microsoft oder IMAP), Ihre Nutzerkennung und den Zeitpunkt, zu dem Sie das Postfach erstmals und zuletzt verbunden haben, niemals die Adresse selbst. Ohne den Schlüssel lässt sich der Code nicht in die Adresse zurückverwandeln. Haben andere Mailistix-Konten, auch gelöschte, dasselbe Postfach zuvor verbunden, zeichnen wir ein Sicherheitsereignis auf, das nur enthält, wie viele solche Konten es gibt (Abschnitt 4.15). Wir verwenden die Fingerabdrücke nur, um Missbrauch zu erkennen, insbesondere wiederholte kostenlose Testphasen mit demselben Postfach unter neuen Konten; niemand wird automatisch gesperrt. Ein Fingerabdruck bleibt bestehen, wenn Sie das Postfach entfernen; er wird 12 Monate nach der Löschung Ihres Kontos gelöscht (Abschnitt 10). Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Verhinderung von Betrug und von Missbrauch kostenloser Testphasen.

Rolle: Die Verbindung erfolgt auf Ihrem Computer unter Ihrer Kontrolle. Unsere Serverfunktion, die den Autorisierungscode und die Tokens durchleitet, handelt als Auftragsverarbeiter für Ihren Geschäftskunden (Abschnitt 2.3). Den Postfach-Fingerabdruck bewahren wir zu unserem eigenen Zweck der Missbrauchsverhinderung als Verantwortlicher auf (Abschnitt 2.2). Dass ein Google- oder Microsoft-Postfach verbunden wurde oder seine Verbindung fehlgeschlagen ist, wird als Sicherheitsereignis aufgezeichnet (Abschnitt 4.15). Bei einem Postfach eines anderen Anbieters finden die Suche nach den Servern und die Verbindung auf Ihrem Computer statt; nur seine Adresse erreicht unsere Serverfunktion, und zwar für den Postfach-Fingerabdruck.

4.4 Ihre E-Mails auf Ihrem Computer

Synchronisieren, Lesen und Senden. Die App tauscht Ihre E-Mails direkt zwischen Ihrem Computer und den Servern Ihres Postfachanbieters (Google, Microsoft oder die IMAP- und SMTP-Server eines anderen Anbieters) aus. Ihre E-Mails werden nicht über unsere Server geleitet. Wenn Sie eine E-Mail senden, sendet die App sie über Ihr eigenes Postfach. Die App sendet nie von sich aus eine E-Mail und beantwortet keine Einladung; sie tut dies nur, wenn Sie auf Senden oder Antworten klicken.

Lokale Speicherung. Die App speichert Ihre E-Mails in einer Datenbank auf Ihrem Computer, verschlüsselt mit ChaCha20-Poly1305 und einem zufälligen 256-Bit-Schlüssel, den Ihr Betriebssystem schützt. Release-Versionen der App verweigern das unverschlüsselte Speichern von Daten. Anhänge, die Sie öffnen, werden verschlüsselt (AES-256-GCM) höchstens 7 Tage und bis zu 512 MiB zwischengespeichert; vorübergehende unverschlüsselte Kopien, die angelegt werden, damit ein anderes Programm eine Datei öffnen kann, werden nach 10 Minuten gelöscht. Bilder in E-Mails werden bis zu 180 Tage und bis zu 1 GB zwischengespeichert. Dateien, die Sie in einem Projekt speichern, werden im Dokumentenordner der App abgelegt; wenn Sie das Dokument löschen, wird auch die Datei gelöscht.

Adressbuch. Die App baut Ihre Kontaktliste aus den Adressen in Ihren E-Mails auf Ihrem Computer auf. Mailistix verwendet die Kontaktdienste von Google oder Microsoft nicht.

Suche. Suchen laufen im lokalen Index der App und, soweit erforderlich, bei Ihrem Postfachanbieter.

Lokale Protokolle. Die App führt technische Protokolle auf Ihrem Computer: ein Leistungsprotokoll (30 Tage, höchstens 5 MB), kurze Trace-Dateien in Ihrem temporären Ordner, die sich selbst überschreiben (etwa 1 MB), und ein verschlüsseltes Supportprotokoll (7 Tage, höchstens 500 Einträge und 2 MB). Protokolleinträge werden von persönlichen Inhalten bereinigt. Die App erstellt keine nativen Absturz-Dumps. Diese Protokolle bleiben auf Ihrem Computer, sofern Sie sie nicht an uns senden (Abschnitt 4.14).

Wie lange sie bleiben. Ihre lokalen Daten bleiben nach der Abmeldung auf Ihrem Computer. Sie werden gelöscht, wenn Sie ein Postfach entfernen (die E-Mails dieses Postfachs), wenn Sie Einstellungen › Allgemein › Gefahrenzone › Alle E-Mails entfernen verwenden oder wenn Sie Ihr Konto auf diesem Computer löschen. Das Deinstallieren der App löscht sie nicht; um sie zu entfernen, löschen Sie nach der Deinstallation den Datenordner der App (unter macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, unter Windows %APPDATA%\Mailistix). Einmal täglich legt die App außerdem eine verschlüsselte Sicherung der Daten an, die es nur auf Ihrem Computer gibt (Projekte, Aufgaben, Signaturen, Schreibpräferenzen, Ask-AI-Chats und Ihre Postfachverbindungen, aber nicht Ihre E-Mails), damit sie eine beschädigte Datenbank reparieren kann. Sie bewahrt sieben tägliche und vier wöchentliche Sicherungen auf, höchstens etwa fünf Wochen; wenn Sie ein Postfach entfernen oder Ihre E-Mails entfernen, werden sie ersetzt, und wenn Sie Ihr Konto löschen, werden sie gelöscht.

Unsere Rolle: Diese Verarbeitung findet auf Ihrem Computer unter Ihrer Kontrolle statt. Wir haben darauf keinen Zugriff.

4.5 Echtzeit-Benachrichtigungen über neue E-Mails

Um neue E-Mails schnell anzuzeigen, ohne ständig Ihren Postfachanbieter abzufragen, leiten die Cloud-Dienste Änderungsbenachrichtigungen weiter. Diese Benachrichtigungen enthalten nie den Inhalt einer E-Mail.

Gmail: Unsere Serverfunktion registriert bei Google eine Benachrichtigung („Watch“) für Ihr Postfach und verwendet dafür für diese eine Anfrage das aktuelle Zugriffstoken der App. Ändert sich etwas, veröffentlicht Google über Google Cloud Pub/Sub eine Nachricht, die nur Ihre Gmail-Adresse und eine Änderungsnummer enthält. Pub/Sub bewahrt diese Nachricht höchstens eine Stunde auf. Unsere Serverfunktion prüft die Signatur von Google und speichert Ihre Gmail-Adresse, die Änderungsnummer und Ihre Nutzerkennung für 7 Tage. Die Registrierung, die Ihre Gmail-Adresse mit Ihrem Konto verknüpft, wird bis 30 Tage nach ihrer letzten Erneuerung aufbewahrt. Die App ruft die eigentlichen Änderungen dann direkt bei Google ab.

Microsoft: Unsere Serverfunktion erstellt ein Microsoft-Graph-Benachrichtigungsabonnement für neue und geänderte Nachrichten in Ihrem Postfach. Die Benachrichtigungen von Microsoft enthalten keinen Inhalt. Wir speichern die Abonnementkennung, die Nachrichtenkennung, das Postfach und Ihre Nutzerkennung für 7 Tage sowie die Abonnementdetails mit einem gehashten Verifizierungsgeheimnis, bis Sie das Postfach entfernen oder Ihr Konto löschen, und höchstens 30 Tage nach Ablauf des Abonnements. Eine ältere Benachrichtigungstabelle, die nicht mehr befüllt wird, wird nach 30 Tagen gelöscht.

Über IMAP verbundene Postfächer: Die App hält eine zusätzliche Verbindung von Ihrem Computer zum Server des Anbieters aufrecht, über die dieser neue E-Mails im Posteingang meldet (IMAP IDLE), und prüft das Postfach außerdem alle paar Minuten. Unsere Server sind daran nicht beteiligt und speichern für diese Postfächer keine Benachrichtigungsaufzeichnungen.

Wenn Sie ein Postfach entfernen, beendet die App den Watch bzw. das Abonnement und löscht diese Aufzeichnungen. Sind unsere Server in diesem Moment nicht erreichbar, löscht ein täglicher Job die Benachrichtigungsaufzeichnungen, sobald sie 7 Tage alt sind.

Rolle: Auftragsverarbeiter für Ihren Geschäftskunden (Abschnitt 2.3).

4.6 KI-Funktionen

4.6.1 Wann Daten gesendet werden

Die KI-Funktionen sind ausgeschaltet, bis Sie sie im Dialog „Lass dir von der KI bei E-Mails helfen“, der erscheint, wenn Sie erstmals eine nutzen, oder unter Einstellungen › Datenschutz & KI einschalten. Danach werden E-Mail-Inhalte nur dann zur KI-Verarbeitung gesendet, wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, zum Beispiel wenn Sie einen Entwurf anfordern, eine Zusammenfassung öffnen, Ask AI eine Frage stellen oder ein Meeting-Briefing öffnen, sowie im in Abschnitt 4.6.6 beschriebenen Lernschritt, nachdem Sie eine von der KI entworfene Antwort gesendet haben. Sie können die KI-Funktionen jederzeit unter Einstellungen › Datenschutz & KI › „KI-Funktionen“ ausschalten. Von da an wird nichts zur KI-Verarbeitung gesendet, bis Sie sie wieder einschalten.

4.6.2 Was gesendet wird

Entwurfs- und Umformulierungsanfragen enthalten außerdem Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Zeitzone, damit der Entwurf Personen richtig ansprechen und Wörter wie „morgen“ verstehen kann. Ask-AI- und Meeting-Briefing-Anfragen enthalten aus demselben Grund das heutige Datum und Ihre Zeitzone. Außerdem:

Anhänge selbst werden nicht gesendet, nur ihre Namen und, bei Ask AI, auf Ihrem Computer extrahierte Textpassagen.

4.6.3 Der Weg einer Anfrage

Die App sendet die Anfrage über eine verschlüsselte Verbindung an unsere Serverfunktionen, die von Supabase in der EU gehostet werden (die Serverfunktionen für KI-Anfragen laufen nur an Standorten in der EU, standardmäßig in Frankfurt, Deutschland). Dort erstellt unsere Funktion die Anweisungen für das Modell (die Anweisungen werden auf dem Server aufbewahrt, und E-Mails werden als nicht vertrauenswürdige Daten gekennzeichnet, damit Text in einer E-Mail dem Modell keine Anweisungen geben kann) und sendet die Anfrage an einen unserer KI-Anbieter. Die Antwort wird an die App zurückgestreamt.

4.6.4 Anbieter und Regionen

Wir nutzen Microsoft Azure OpenAI (GPT-Modelle, von Microsoft in seiner EU Data Zone betrieben; unsere Ressource befindet sich in Sweden Central) und Google Cloud Vertex AI (Gemini-Modelle). Welcher Anbieter eine Anfrage beantwortet, hängt von der Funktion und der Verfügbarkeit ab: Ist ein Modell langsam oder nicht verfügbar, wechselt die Anfrage automatisch zu einem anderen. Wo diese Modelle laufen, hängt von Ihrer Antwort auf „Wo bist du ansässig?“ ab:

• „In Europa“ oder keine Antwort: Die gesamte KI-Verarbeitung findet in der EU statt, bei Microsoft Azure OpenAI in seiner EU Data Zone und bei Google Vertex AI in seiner EU-Multiregion (Datenspeicherung in der EU).
• „Außerhalb Europas“: Die meisten Anfragen an Gemini-Modelle laufen über den globalen Endpunkt von Google, der die Daten in jedem Land verarbeiten kann, in dem Google das Modell anbietet. Einige Schritte (Auswahl relevanter E-Mails für Ask AI) laufen weiterhin in der EU-Multiregion von Google, und alle Anfragen an Microsoft laufen in der EU Data Zone von Microsoft.

Modellvergleiche. Um Qualität und Zuverlässigkeit hoch zu halten, können wir die Anfragen einiger Nutzer für begrenzte Zeit an ein anderes Modell oder eine andere Modelleinstellung derselben Anbieter leiten, zum Beispiel um eine neue Modellversion zu vergleichen. Ihre Regionsauswahl gilt immer. Wir vergleichen nur technische Messgrößen wie Antwortzeiten, Fehler, Token-Anzahlen und Credits, niemals Inhalte. Wir informieren Sie, bevor Ihr Konto teilnimmt, und Sie können widersprechen, indem Sie an legal@mailistix.com schreiben.

4.6.5 Was gespeichert wird und wo

• Auf unseren Servern: kein Inhalt. Wir speichern weder den Inhalt Ihrer KI-Anfragen noch den der KI-Ausgaben. Die technischen Protokolle unserer Serverfunktionen enthalten keine Inhalte; unser Hosting-Anbieter bewahrt sie bis zu 90 Tage auf.
• Nutzungsmetadaten: Für jede Anfrage zeichnen wir auf, welche Funktion und welche Art von KI-Funktion verwendet wurde (zum Beispiel „Zusammenfassung“, „Konversationszusammenfassung“, „Antwortentwurf“, „Umformulieren“), das Modell, Erfolg oder Fehler, Antwortzeit, Token-Anzahlen, die berechneten Credits und den internen Wert eines Credits, zusammen mit Ihrer Nutzerkennung. Wir zeichnen keine Inhalte, Betreffzeilen oder Empfänger auf. Wir bewahren diese Aufzeichnungen 180 Tage auf (Abschnitt 4.11).
• Zurückgehaltene Antworten: Hält unsere Sicherheitsprüfung eine Antwort zurück, weil sie unsere internen Anweisungen offenlegen könnte, zeichnen wir ein Sicherheitsereignis auf (Ihre Nutzerkennung, die Funktion, ob die Antwort zurückgehalten oder gestoppt wurde), ohne den Antworttext (Abschnitt 4.15).
• Umleitung bei Ausfällen: Fällt ein Modell für Ihre Anfrage aus, vermerken wir Ihre Nutzerkennung und das ausgefallene Modell für einige Minuten, damit Ihre nächsten Anfragen es überspringen.
• Bei unseren KI-Anbietern: Die Anbieter verarbeiten die Daten nur, um die Anfrage zu beantworten, nach Datenverarbeitungsbedingungen, die ihnen untersagen, sie zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Microsoft wird mit ausgeschalteter Speicherung der Anfrage aufgerufen. Die Anbieter dürfen Daten für begrenzte Zeit zu Betriebszwecken und zur Missbrauchsüberwachung aufbewahren: Google Vertex AI kann Ein- und Ausgaben bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher halten (Caching) und Prompts, die seine automatisierten Systeme als möglichen Missbrauch markieren, bis zu 90 Tage in der Region protokollieren, in der die Anfrage verarbeitet wurde, wobei autorisierte Google-Mitarbeiter sie bewerten können; Microsoft Azure OpenAI kann Prompts und Ausgaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchsüberwachung speichern, wobei autorisierte Microsoft-Mitarbeiter im Europäischen Wirtschaftsraum sie prüfen können.
• Auf Ihrem Computer: Entwürfe, Zusammenfassungen, Briefings, Ask-AI-Chats und KI-Präferenzen werden in der verschlüsselten Datenbank der App aufbewahrt. Ask-AI-Chats werden aufbewahrt, bis Sie sie löschen (jeder Chat hat eine Löschschaltfläche). Änderungspaare für das Lernen werden für die jeweils letzten zehn E-Mails pro Kontakt und höchstens 180 Tage aufbewahrt. Statistiken über gesendete KI-Entwürfe (Wortanzahlen und wie stark Sie geändert haben, kein Text) werden ein Jahr lang aufbewahrt.

4.6.6 Personalisierung, kein Training

Wir trainieren, optimieren (Fine-Tuning) oder verändern kein KI-Modell mit Ihren Daten, und unsere Anbieter dürfen dies ebenfalls nicht. Mailistix personalisiert Entwürfe auf zwei Arten, nur für Sie:

• Schreibbeispiele. Für jeden Entwurf wählt die App bis zu fünf E-Mails aus, die Sie früher gesendet haben, vorzugsweise an denselben Kontakt und in einer ähnlichen Situation, und nimmt sie in die Anfrage auf, damit der Entwurf nach Ihnen klingt. Sie werden auf Ihrem Computer aus E-Mails ausgewählt, die Sie selbst verfasst haben.
• Lernen aus Ihren Änderungen. Wenn Sie eine Antwort senden, die die KI entworfen und die Sie geändert haben, speichert die App die KI-Fassung, Ihre gesendete Fassung und die beantwortete E-Mail auf Ihrem Computer. Sie sendet diese dann einmal an ein KI-Modell, das in einem Satz beschreibt, was Ihre Änderung darüber zeigt, wie Sie schreiben (zum Beispiel Länge oder Ton; niemals Ihre Begrüßung, Ihre Grußformel, Ihren Namen oder Ihre Anredeform). Der Satz wird auf Ihrem Computer gespeichert und in Ihre späteren Entwurfsanfragen aufgenommen. Bis er ermittelt ist, wird das Paar außerdem in Ihre nächsten Entwürfe an diesen Kontakt aufgenommen.

Diese Personalisierung wird nur für Ihre eigenen Anfragen verwendet. Sie wird nie mit anderen Nutzern geteilt und nie verwendet, um ein Modell für jemand anderen aufzubauen oder zu verbessern.

4.6.7 Rolle und Rechtsgrundlage

• Rolle: Auftragsverarbeiter. Wir führen die KI-Funktionen für Ihren Geschäftskunden aus, als dessen Auftragsverarbeiter nach dem AVV (Abschnitt 2.3). Dies umfasst alles in einer KI-Anfrage und die KI-Ausgabe: Ihren eigenen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, E-Mails und Anweisungen sowie die Daten der Personen in Ihren E-Mails (zum Beispiel den Absender einer E-Mail, die Sie zusammenfassen lassen möchten). Der Geschäftskunde ist Verantwortlicher und entscheidet über die Rechtsgrundlage. Für die Daten der Personen, mit denen Sie korrespondieren, ist dies in der Regel sein berechtigtes Interesse, seine Korrespondenz mit den von ihm gewählten Werkzeugen effizient zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f). Unsere Schutzmaßnahmen unterstützen dies: Verarbeitung nur, wenn Sie eine Funktion starten, keine Speicherung von Inhalten, standardmäßig Verarbeitung in der EU, kein Training und keine menschliche Durchsicht durch uns (die Missbrauchsüberwachung unserer KI-Anbieter ist in Abschnitt 4.6.5 beschrieben).
• Nutzungsaufzeichnungen von KI-Anfragen (Abschnitt 4.6.5) enthalten keine Inhalte. Wir bewahren sie als Verantwortlicher auf; ihre Rechtsgrundlage steht in Abschnitt 4.11.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsinformationen, die jemand in einer E-Mail erwähnt) können in Ihren E-Mails vorkommen. Wir beabsichtigen nicht, solche Daten zu verarbeiten, analysieren E-Mails nicht danach und speichern sie nicht. Ob seine Nutzer die KI-Funktionen mit solchen Inhalten nutzen dürfen, und die Rechtsgrundlage dafür (Art. 9 Abs. 2 DSGVO), hat der Geschäftskunde zu entscheiden (AVV, Abschnitt 14.2; Richtlinie zur zulässigen Nutzung).
• Der KI-Dialog: Bevor Sie die KI-Funktionen erstmals nutzen, bittet die App Sie, sie einzuschalten. Damit entscheiden Sie selbst, ob E-Mail-Inhalte Ihren Computer zur KI-Verarbeitung verlassen dürfen; zugleich ist dies die ausdrückliche Erlaubnis, die Google verlangt, bevor Google-Nutzerdaten an einen KI-Anbieter weitergegeben werden. Wir zeichnen sie auf, wie in Abschnitt 4.2 beschrieben.

Mehr zu den KI-Funktionen, ihren Grenzen und dazu, wie KI-Ausgaben gekennzeichnet werden, finden Sie in unseren Hinweisen zu KI-Funktionen.

4.7 Kalender und Meetings

Daten: Mit Ihrer Erlaubnis (Abschnitte 5.2 und 6.1) liest die App die Termine Ihrer Kalender für die nächsten 30 Tage, um Ihr Meetings-Dashboard und Erinnerungen anzuzeigen. Auf Ihre Anweisung beantwortet sie Einladungen, fügt einen von Ihnen erstellten Termin hinzu und löscht von Ihnen ausgewählte Termine. Sie erkennt Anrufe in Ihren E-Mails (zum Beispiel Nachrichten mit einem Videoanruf-Link) auf Ihrem Computer, ohne KI. Meetings, Erinnerungen und Briefings werden auf Ihrem Computer gespeichert. Unter Einstellungen › Meetings können Sie wählen, welche Kalender die App liest.

Verwendung in KI-Funktionen: Freie und belegte Zeiten werden Entwurfsanfragen nur hinzugefügt, wenn eine E-Mail um einen Besprechungstermin bittet (ohne Titel oder Teilnehmer). Meeting-Angaben werden gesendet, wenn Sie ein Meeting-Briefing öffnen (Abschnitt 4.6.2).

Rolle: Auf Ihrem Computer findet diese Verarbeitung unter Ihrer Kontrolle statt (Abschnitt 2.4); bei KI-Anfragen handeln wir als Auftragsverarbeiter für Ihren Geschäftskunden (Abschnitt 4.6.7).

4.8 Newsletter abbestellen

Wenn Sie in der App einen Newsletter abbestellen:

• Ein-Klick-Abmeldung: Die App sendet die Abmeldeadresse aus dem Header der E-Mail an unsere Serverfunktion, die die Abmeldeanfrage an den Absender sendet. Der Absender sieht die IP-Adresse unseres Servers, nicht Ihre. Wir protokollieren die Adresse nicht.
• Abmeldung per E-Mail: Die App sendet die Abmelde-E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach.
• Abmeldeseite: Die App öffnet die Seite des Absenders in Ihrem Browser; der Absender sieht Ihre IP-Adresse.

Bei einem über IMAP verbundenen Postfach prüft die App die digitale Signatur des Absenders (DKIM) selbst, bevor sie den Newsletter abbestellt, weil sie sich nicht auf die Prüfung des Anbieters verlassen kann. Dazu liest die App, wenn Sie auf Abbestellen klicken, die gesamte E-Mail aus Ihrem Postfach und fragt beim Domain Name System den öffentlichen Schlüssel des Absenders ab. Diese Anfrage kann den DNS-Server des Absenders erreichen, der dann die Adresse Ihres DNS-Anbieters sieht. Die App tut dies nur, wenn Sie klicken, nicht wenn Sie die E-Mail öffnen.

Die Liste der Newsletter, die Sie abbestellt haben, wird auf Ihrem Computer aufbewahrt.

Rolle: Bei der Ein-Klick-Abmeldung über unseren Server Auftragsverarbeiter für Ihren Geschäftskunden (Abschnitt 2.3); alles andere geschieht auf Ihrem Computer unter Ihrer Kontrolle.

4.9 Bilder und Links in E-Mails

Bilder, die eine E-Mail aus dem Internet lädt, sind standardmäßig blockiert, weil sie dem Absender mitteilen können, wann Sie die E-Mail öffnen und ungefähr wo Sie sich befinden. Wenn Sie sie für eine E-Mail oder immer zulassen (Einstellungen › Datenschutz & KI › Bilder in E-Mails), lädt die App sie über HTTPS direkt vom Server des Absenders, und der Absender erhält Ihre IP-Adresse. Links öffnen sich in Ihrem System-Browser; die App warnt Sie vor Adressen, die bekannte Domains nachahmen. Anhangvorschauen laufen in einer Sandbox ohne Netzwerkzugriff. Die App verwendet keinen Link-Vorschaudienst und lädt keine Schriftarten oder Skripte aus externen Netzwerken.

4.10 Tarife, Credits und Zahlungen

Tarife und Credits. Wenn Sie ein Konto anlegen, beginnt automatisch eine 14-tägige Pro-Testphase, ohne Zahlungsmittel. Wir führen einen Nachweis über Ihren Tarif, Testphasen-Daten und jede Verlängerung der Testphase, den Abonnementstatus, die Kulanzfrist, das Ende des Abrechnungszeitraums, Ihre Polar-Kunden- und Abonnementkennungen und Ihr Credit-Guthaben, Credit-Gewährungen (Betrag, Grund, der gewährende Administrator und Verfall; Bonus-Gewährungen verfallen standardmäßig nach 45 Tagen), Credit-Reservierungen für laufende Anfragen, tägliche Kostenkontingente und Hinweise zu Credits in der App.

Polar als Merchant of Record. Kostenpflichtige Tarife werden von Polar Software, Inc. („Polar“) als Merchant of Record (Verkäufer im eigenen Namen) und Wiederverkäufer verkauft. Polar erhebt und verarbeitet Ihre Zahlungsdaten, Rechnungsadresse und Steuerinformationen, stellt Rechnungen aus und wickelt Erstattungen und Rückbuchungen ab, als eigenständiger Verantwortlicher nach der Datenschutzerklärung von Polar. Vollständige Kartendaten sehen wir nie.

Was wir mit Polar teilen:

• Bezahlvorgang: Wenn Sie den Bezahlvorgang erstmals öffnen, legt unser Server bei Polar einen Kundendatensatz unter Ihrer Mailistix-Nutzerkennung mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an. Jedes Mal, wenn Sie den Bezahlvorgang öffnen, senden wir Polar Ihre Nutzerkennung, das Produkt, Ihre Oberflächensprache, die Währung, Ihre IP-Adresse, die Polar verwendet, um Ihr Land für Währung und Steuer sowie zum Betrugsschutz zu bestimmen, und die Information, dass der Kauf ein geschäftlicher Kauf ist, wofür Polar den Rechnungsnamen und die vollständige Rechnungsadresse abfragt, sowie die Versionen der Nutzungsbedingungen und des AVV, die Sie zuletzt angenommen haben.
• Tarifabgleich: Sobald Sie einen Bezahlvorgang geöffnet haben, gleicht unser Server Ihren Tarif mit Polar ab, wenn Sie die App starten und zu anderen Zeitpunkten, und hält die E-Mail-Adresse Ihres Polar-Kundendatensatzes im Einklang mit der E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Öffnen Sie nie einen Bezahlvorgang, senden wir Polar keine Daten über Sie.

Was Polar uns sendet: Ereignisbenachrichtigungen zu Ihrem Abonnement, einschließlich Ihrer Kundenkennung, E-Mail-Adresse und Ihres Namens, Ihres Rechnungsnamens und Ihrer Rechnungsadresse und Steuernummer, wenn Sie sie eingegeben haben, des Produkts, der Beträge, der Währung und der Steuer, des Abonnementstatus und -zeitraums sowie des Grundes, den Sie bei einer Kündigung angegeben haben. Wir bewahren die Rohbenachrichtigungen 30 Tage nach der Verarbeitung auf, auch wenn Sie in der Zwischenzeit Ihr Konto löschen, und einen Nachweis der Abonnementereignisse (Ereignisart und Daten von Polar) 365 Tage; wenn Sie Ihr Konto löschen, werden diese Abonnementereignis-Nachweise gelöscht.

Prüfung auf geschäftlichen Kauf. Wenn eine Bestellung bezahlt ist, liest unser Server von Polar aus, ob der Bezahlvorgang als geschäftlicher Kauf gekennzeichnet war und ob ein Rechnungsname und eine Rechnungsadresse eingegeben wurden. Fehlt eines davon, bewahren wir die Bestellkennung und das Fehlende bis zur Löschung Ihres Kontos auf und benachrichtigen unser Team mit der Bestellkennung, damit wir Sie kontaktieren können.

Die Verwaltung Ihres Abonnements erfolgt im Kundenportal von Polar, das Sie über die App öffnen können. Schlägt eine Zahlung fehl, behalten Sie Pro für eine Kulanzfrist von 3 Tagen; danach wechselt Ihr Konto in den Basic-Tarif. Solange für ein Abonnement noch Entgelte erhoben werden könnten, fordert die App Sie auf, es zu kündigen, bevor Sie Ihr Konto löschen. Wenn Sie Ihr Konto löschen und nie etwas gekauft haben, bitten wir Polar, Ihren Kundendatensatz zu löschen und dessen personenbezogene Daten zu anonymisieren. Haben Sie etwas gekauft, bewahrt Polar eigene Kunden- und Transaktionsaufzeichnungen auf, wie es seine Richtlinie und das Steuerrecht verlangen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b); rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) für Aufzeichnungen, die wir nach Steuer- und Handelsrecht aufbewahren müssen, wie die Abrechnungen von Polar über die Verkäufe und Auszahlungen, die es für uns vornimmt; berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Zuordnung von Zahlungen zum richtigen Konto, an der Verhinderung des Missbrauchs von Testphasen und daran, nur an Geschäftskunden zu verkaufen (Nutzungsbedingungen, Abschnitt 3.5).

4.11 Nutzungsaufzeichnungen, Kostenkontrolle und faire Nutzung

KI-Nutzungsaufzeichnungen: beschrieben in Abschnitt 4.6.5 (kein Inhalt; 180 Tage). Sie zeigen, was eine KI-Anfrage gekostet hat, ermöglichen es uns, Credits richtig abzurechnen, Grenzen durchzusetzen und Störungen und Missbrauch zu erkennen. Sie sind in Ihrem Datenexport enthalten.

Grenzen: Um den Dienst und unsere Kosten zu schützen, wenden wir technische Grenzen an, etwa eine tägliche Obergrenze für die Kosten Ihrer KI-Anfragen und eine Grenze für KI-Anfragen pro Stunde. Das Erreichen einer Grenze pausiert KI-Anfragen, bis die Grenze zurückgesetzt wird.

App-Aktivität: Wir zeichnen für jeden Tag, an dem Sie die App nutzen, einen Eintrag auf (90 Tage aufbewahrt) sowie den Zeitpunkt der letzten Aktivität der App (aufbewahrt, bis Sie Ihr Konto löschen). Wir verwenden dies, um Ihren Tarif und Ihre Testphase richtig anzuzeigen, inaktive Konten zu erkennen und Kapazitäten zu planen. Eine Person bei Mailistix kann außerdem Ihre Anmeldeaktivität und KI-Nutzung ansehen, wenn sie über eine Kulanzmaßnahme wie eine einmalige Verlängerung der Testphase entscheidet.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) für die Abrechnung von Credits; berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Kostenkontrolle, der Stabilität des Dienstes, der Verhinderung von Missbrauch und der Verwaltung von Konten. Diese Aufzeichnungen enthalten keine E-Mail-Inhalte und werden nur kurz aufbewahrt.

4.12 Optionale Analysen und Absturzberichte (nur mit Ihrer Einwilligung)

Bei der Einrichtung fragt die App „Hilfst du, Mailistix zu verbessern?“ mit den Antworten „Nein danke“, „Ja, ich bin dabei“ und „Einzeln auswählen“. Nichts ist vorausgewählt. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit unter Einstellungen › Datenschutz & KI › Produktverbesserung ändern.

Nutzungs- und Zuverlässigkeitsstatistiken (PostHog). Wenn Sie sie einschalten, sendet die App eine feste Liste von Ereignissen an die EU-Cloud von PostHog (Frankfurt, Deutschland), zum Beispiel: abgeschlossene Einrichtungsschritte, ein verbundenes Postfach (Gmail, Outlook oder IMAP), eine geöffnete E-Mail, eine gesendete Antwort, eine durchgeführte Suche, eine angeforderte, abgeschlossene oder fehlgeschlagene KI-Aktion (mit dem Anbieter und einem Token-Bereich), ein installiertes Update, Ihre Tarifkategorie, App-Version, Ihr Betriebssystem, Prozessortyp und Ihre Sprache. Einige Ereignisse enthalten grobe Zeitbereiche, etwa wie lange eine Synchronisierung oder eine Suche gedauert hat. Sie enthalten keine aus Ihrem Postfach abgeleiteten Zahlen, etwa wie viele Nachrichten eine Synchronisierung geladen oder wie viele Ergebnisse eine Suche gefunden hat. Die Statistiken enthalten nie E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen, Adressen, Suchtext, Dateinamen, Fragen, Antworten oder Zitate. Die Standortermittlung anhand Ihrer IP-Adresse, die automatische Klickverfolgung und die Sitzungsaufzeichnung sind ausgeschaltet. Ereignisse sind mit einer zufälligen Kennung verknüpft, die erst erstellt wird, wenn Sie einwilligen, und bei Ihrem Konto gespeichert wird, damit wir die Daten auf Anfrage löschen können; wir senden nie Ihre Nutzerkennung oder E-Mail-Adresse. Die Daten sind daher pseudonymisiert, nicht anonym. Analysen für Ask AI sind derzeit vollständig ausgeschaltet.

„Etwas ging schief“-Berichte (Sentry). Wenn Sie sie einschalten, sendet die App bereinigte Fehlerberichte an die EU-Region von Sentry (Deutschland): den Fehler, die App-Version und das Betriebssystem, ohne Nutzer, Anfragedetails, E-Mail-Inhalte, Prompts oder Passwörter. Die App zeigt diese Option nur in Versionen an, die diese Berichte senden können; die aktuelle Version kann das nicht, daher bietet sie die Option nicht an.

Widerruf der Einwilligung. Schalten Sie eine Option aus, hört die App sofort auf zu senden und löscht alle auf Ihrem Computer wartenden Berichte. Einstellungen › Datenschutz & KI › Optionale Nutzungsdaten löschen schaltet außerdem die Erhebung aus und bittet PostHog, alle mit Ihrer zufälligen Kennung verknüpften Ereignisse und sonstigen Daten zu löschen; PostHog führt die Löschung kurz darauf durch. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf nicht.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) und, für das Lesen und Speichern von Informationen auf Ihrem Computer zu diesen Zwecken, Einwilligung nach § 25 Abs. 1 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) oder dem entsprechenden nationalen Recht zur Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie.

4.13 Fehlerüberwachung der Server

Unsere Serverfunktionen melden Fehler an die EU-Region von Sentry (Deutschland), damit wir Ausfälle schnell bemerken. Diese Berichte enthalten feste Fehlercodes, den Namen der Funktion und technische Ergebnis-Tags, aber keine Anfrageinhalte, rohen Fehlermeldungen, Nutzerkennungen oder IP-Adressen. Eine Ausnahme: Wird eine KI-Antwort von unserer Sicherheitsprüfung zurückgehalten (Abschnitt 4.15), enthält der Bericht einen gekürzten Einweg-Hash Ihrer Nutzerkennung und das Datum, damit wir pro Nutzer und Tag höchstens dreimal alarmiert werden.

Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Verfügbarkeit und Sicherheit des Dienstes.

4.14 Support und Diagnoseprotokolle

E-Mail-Support. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und alles, was Sie beifügen, um Ihnen zu antworten. Bitte senden Sie uns keine Passwörter. Wir greifen nicht auf Ihr Postfach zu. Wenn Sie uns bestimmte E-Mail-Inhalte senden, um bei einem Problem zu helfen, verwenden wir sie nur für diese Anfrage. Support-E-Mails werden in unserem E-Mail-System bei Microsoft 365 (Abschnitt 8) für den in Abschnitt 10 genannten Zeitraum aufbewahrt.

Diagnoseprotokolle. Unter Einstellungen › Support › Diagnoseprotokolle können Sie uns ein Diagnosepaket senden. Die App zeigt Ihnen seinen Inhalt vor dem Senden an: App-Version und Build, Art und Version des Betriebssystems, die Sprache der App, einen bereinigten technischen Zeitverlauf mit festen Codes (zum Beispiel, warum eine Synchronisierung, eine Anmeldung, ein KI-Entwurf, ein Update oder ein Versand fehlgeschlagen ist), je Postfachart die Anzahl der verbundenen Konten, wie viele davon eine neue Anmeldung brauchen und die Codes der letzten Synchronisierungsfehler, den Stand des Suchindex und der Texterkennung in Anhängen als Zahlen, die Speichernutzung und eine optionale Notiz von Ihnen. Es enthält weder E-Mail-Inhalte noch E-Mail-Adressen, Namen, Server- oder Ordnernamen. Es wird Ihrem Konto zugeordnet, damit wir es Ihrer Anfrage zuordnen können, in einem privaten Speicherbereich abgelegt und nach 30 Tagen gelöscht. Sie können bis zu fünf Pakete pro Tag senden. Wenn ein Paket eingeht, benachrichtigt uns unser E-Mail-System (Microsoft 365, Abschnitt 8) mit seiner Kennung und technischen Angaben (App-Version, Anzahl der Einträge, Größe), aber nicht mit seinem Inhalt, Ihrer Notiz oder Ihrer E-Mail-Adresse. Nach dem Senden zeigt Ihnen die App die Kennung an und listet sie an derselben Stelle auf, bis das Paket gelöscht ist, damit Sie sie nennen können, wenn Sie uns schreiben. Dies funktioniert unabhängig von Ihrer Entscheidung zu Analysen. Sie können das lokale Protokoll auch löschen („Lokal löschen“).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b), um Ihre Anfrage zu bearbeiten; berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Behebung von Störungen des Dienstes. Rolle: Personenbezogene Daten anderer Personen oder E-Mail-Inhalte, die Sie in eine Supportnachricht oder in die Notiz eines Diagnosepakets aufnehmen, sind personenbezogene Kundendaten, die wir als Auftragsverarbeiter für Ihren Geschäftskunden verarbeiten (Abschnitt 2.3).

4.15 Sicherheit und Missbrauchsprävention

Daten: Sicherheitsereignisse (die Art des Ereignisses, sein Ergebnis, ein Code, die Quelle, eine geringe Menge technischen Kontexts und Ihre Nutzerkennung; zum Beispiel eine zurückgehaltene KI-Antwort, eine gewährte Verlängerung der Testphase oder ein verbundenes Postfach, das andere Konten zuvor verbunden haben, nur mit der Anzahl dieser Konten), die Fingerabdrücke der Postfächer, die Sie verbinden (Abschnitt 4.3), Zähler für Ratenbegrenzungen (zum Beispiel für Anmeldeversuche pro IP-Adresse), das Protokoll unseres Authentifizierungsdienstes (Anmeldungen, Abmeldungen und Änderungen an Ihrem Konto, mit Ihrer E-Mail-Adresse und IP-Adresse; jeder Eintrag wird 180 Tage aufbewahrt, auch wenn Sie Ihr Konto in der Zwischenzeit löschen) und die Anfrageprotokolle unseres Hosting-Anbieters, einschließlich IP-Adressen, die unser Hosting-Anbieter höchstens 7 Tage aufbewahrt.

Schutz der KI-Funktionen: E-Mails werden dem Modell als gekennzeichnete, nicht vertrauenswürdige Daten übergeben; die Anweisungen bleiben auf unserem Server; eine Sicherheitsprüfung hält Antworten zurück, die diese Anweisungen offenlegen könnten; und die App führt auf Grundlage von KI-Ausgaben keine Aktion in Ihrem Postfach aus.

Missbrauch kostenloser Testphasen: Wenn Sie ein Postfach verbinden, vergleichen wir seinen Fingerabdruck (Abschnitt 4.3) mit den Fingerabdrücken anderer Konten, einschließlich der Konten, die in den letzten 12 Monaten gelöscht wurden, um ein Postfach zu erkennen, das immer wieder für neue kostenlose Testphasen unter neuen Konten verwendet wird. Ein Treffer wird als Sicherheitsereignis aufgezeichnet, das nur die Anzahl der anderen Konten enthält. Dadurch wird kein Konto automatisch gesperrt oder beschränkt.

Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) am Schutz von Ihnen, anderen Nutzern und dem Dienst vor Angriffen, Betrug und Missbrauch, einschließlich des Missbrauchs kostenloser Testphasen; rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c), soweit das Gesetz Sicherheitsmaßnahmen verlangt (Art. 32 DSGVO).

4.16 App-Updates

Etwa 15 Sekunden nach dem Start und danach alle vier Stunden, solange sie läuft, prüft die App auf unserem Update-Server (einem öffentlichen Speicherbereich bei Supabase), ob eine neue Version vorliegt. Gibt es eine, lädt die App sie im Hintergrund von unserem Download-Server bei Cloudflare herunter (Speicherung in der EU, Auslieferung über das Netzwerk von Cloudflare) und installiert sie erst, nachdem Sie dies bestätigen („Neu starten & installieren“). Außerdem erfährt die App von einer neuen Version, sobald wir sie veröffentlichen: Solange sie läuft, hält sie eine Verbindung zu Supabase Realtime offen, über die nur unsere Ankündigungen neuer Versionen eingehen, und eine Ankündigung startet innerhalb von etwa zwei Minuten eine Prüfung. Über diese Verbindung sendet die App keine Daten zu Ihrem Konto; Supabase erhält dabei Ihre IP-Adresse. Jede Prüfung und jeder Download übermittelt Ihre IP-Adresse, den Namen der Update-Datei für Ihr Betriebssystem und Ihren Prozessortyp sowie eine zufällige Installationskennung, die die Update-Komponente auf Ihrem Computer erstellt und die nicht mit Ihrem Konto verknüpft ist; diese erscheinen in den Anfrageprotokollen von Supabase und Cloudflare. Laden Sie die App von downloads.mailistix.com herunter, erhält Cloudflare ebenso Ihre IP-Adresse und die Anfragedaten.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b); berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an der Sicherheit der Installationen.

4.17 E-Mails, die wir Ihnen senden

Wir senden E-Mails, die für Ihr Konto erforderlich sind, wie Bestätigungs-E-Mails, einmalige Anmeldecodes und Bestätigungen einer Änderung der E-Mail-Adresse, in Ihrer Oberflächensprache über Microsoft 365, unser E-Mail-System (Abschnitt 8). Polar sendet Belege und Abrechnungs-E-Mails. Wir können Ihnen E-Mails über wesentliche Änderungen dieser Erklärung oder der Nutzungsbedingungen und über Sicherheitsangelegenheiten senden. Wenn Sie sich auf die Warteliste für die Beta eintragen (Abschnitt 4.18), senden wir Ihnen eine kurze Bestätigung und eine E-Mail, wenn die Beta für Ihre Plattform bereit ist. Wir senden derzeit keine Newsletter oder sonstige Werbe-E-Mails; wenn wir damit beginnen, bitten wir um Ihre Einwilligung, wo das Gesetz es verlangt, und jede solche E-Mail enthält einen Abmeldelink.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b); rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) für Mitteilungen, die das Gesetz verlangt; Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) für die E-Mails der Warteliste.

4.18 Unsere Website

Wenn Sie mailistix.com besuchen, verarbeitet der Webserver technische Daten, die zur Auslieferung und zum Schutz der Seiten erforderlich sind, wie Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die angeforderte Seite und die Uhrzeit. Die Website wird von Cloudflare (Cloudflare Pages) gehostet, das auch das DNS unserer Domain betreibt und diese Daten für uns, als unser Auftragsverarbeiter, verarbeitet, um die Website auszuliefern und vor Angriffen zu schützen; die Anfrage wird vom Ihnen nächstgelegenen Cloudflare-Rechenzentrum beantwortet. Wir führen selbst keine Serverprotokolle der Website. Die Website setzt keine Cookies zu Tracking- oder Werbezwecken und bettet keine Inhalte Dritter ein, mit Ausnahme von Cloudflare Web Analytics für Besucher außerhalb der EU und Google reCAPTCHA im Kontaktformular und in der Warteliste, das erst nach Ihrer Erlaubnis geladen wird (beide nachstehend); ihre Schriftarten werden von unserer eigenen Domain ausgeliefert. Solange die Website oder Teile davon passwortgeschützt sind, merkt sich ein unbedingt erforderliches Cookie bis zu 30 Tage lang, dass Sie das Passwort eingegeben haben; es enthält keine Kennung und ist für jeden Besucher gleich. Cloudflare kann außerdem ein unbedingt erforderliches Sicherheitscookie setzen, das ihm hilft, Menschen von automatisiertem Datenverkehr zu unterscheiden.

Website-Statistiken (Cloudflare Web Analytics), nur außerhalb der EU. Für Besucher außerhalb der Europäischen Union fügt Cloudflare unseren Seiten ein kleines Skript (von static.cloudflareinsights.com) hinzu, das Seitenaufrufe und Ladezeiten misst: die Seitenadresse und die Seite, von der Sie kamen, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, das aus Ihrer IP-Adresse abgeleitete Land und Zeitwerte. Cloudflare verarbeitet diese Daten für uns als unser Auftragsverarbeiter und zeigt uns nur aggregierte Statistiken, keine einzelnen Besucher; es verwendet sie nicht, um Ihnen über Websites hinweg zu folgen. Detaillierte Messungen werden 7 Tage aufbewahrt, danach nur eine Stichprobe von etwa 10 %. Besucher in der EU erhalten das Skript nicht.

Kontaktformular. Wenn Sie uns über das Formular unter https://mailistix.com/contact schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihnen zu antworten. Das Formular stellt Ihre Nachricht in unser Postfach legal@mailistix.com bei Microsoft 365, unserem E-Mail-System (Abschnitt 8), zu und sendet Ihnen aus diesem Postfach eine Bestätigung, die nichts von Ihrer Nachricht enthält; wir bewahren keine Kopie der Bestätigung auf. Wir bewahren Ihre Nachricht in unserem Postfach wie eine Support-E-Mail auf (Abschnitt 10). Um Missbrauch zu begrenzen, akzeptiert das Formular höchstens fünf Versuche pro Stunde von einer IP-Adresse und sendet höchstens zwei Bestätigungen pro Tag an eine E-Mail-Adresse. Die Zähler werden im Cache von Cloudflare an dem Cloudflare-Standort geführt, der die Anfrage bearbeitet hat, und enthalten nur einen Einweg-Hash mit Schlüssel (HMAC mit einem geheimen Schlüssel) der IP-Adresse oder E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst (Abschnitt 10). Ein verstecktes Feld, das Menschen nicht sehen, filtert automatisierte Übermittlungen heraus. Vor dem Senden bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben.

Warteliste. Wenn Sie sich unter https://mailistix.com auf die Warteliste für die Mailistix-Beta eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen gewählte Plattform (Mac oder Windows) und den Zeitpunkt, zu dem Sie das unten beschriebene Kästchen angekreuzt haben. Wir verwenden diese Daten nur, um Ihnen sofort eine kurze Bestätigung zu senden und Ihnen einmal eine E-Mail zu schreiben, wenn die Beta für Ihre Plattform bereit ist (einmal je Plattform, wenn Sie sich für beide eingetragen haben). Wir verwenden sie nicht für Newsletter oder weitere Werbung und geben sie nicht weiter, außer an die in Abschnitt 8 genannten Auftragsverarbeiter. Die Warteliste stellt Ihren Eintrag in ein Postfach von uns bei Microsoft 365, unserem E-Mail-System (Abschnitt 8), zu und sendet Ihnen die Bestätigung aus demselben Postfach, sodass Antworten uns dort erreichen; wir bewahren keine Kopie der Bestätigung auf. Die Einträge in unserem Postfach sind die Warteliste; wir führen sie nirgendwo sonst. Bevor Sie sich eintragen, setzen Sie ein Häkchen, um zu bestätigen, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben und damit einverstanden sind, dass wir Ihre E-Mail-Adresse wie hier beschrieben verwenden. Sie stehen auf der Warteliste, sobald Sie das Formular absenden; die Bestätigungs-E-Mail verlangt keinen weiteren Schritt. Um Missbrauch zu begrenzen, akzeptiert die Warteliste höchstens zehn Versuche pro Stunde von einer IP-Adresse und sendet höchstens zwei Bestätigungen pro Tag an eine E-Mail-Adresse. Die Zähler werden im Cache von Cloudflare an dem Cloudflare-Standort geführt, der die Anfrage bearbeitet hat, und enthalten nur einen Einweg-Hash mit Schlüssel (HMAC mit einem geheimen Schlüssel) der IP-Adresse oder E-Mail-Adresse, nicht die Adresse selbst (Abschnitt 10). Ein verstecktes Feld, das Menschen nicht sehen, filtert automatisierte Übermittlungen heraus.

Google reCAPTCHA im Kontaktformular und in der Warteliste. Um das Kontaktformular und die Warteliste vor Spam und automatisiertem Missbrauch zu schützen, verwenden wir reCAPTCHA v3, das uns Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland („Google“), nach den Google-Cloud-Bedingungen und dem Cloud Data Processing Addendum bereitstellt. Seit dem 2. April 2026 verarbeitet Google reCAPTCHA-Daten in unserem Auftrag als unser Auftragsverarbeiter, nicht nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. reCAPTCHA wird nicht geladen, wenn Sie die Seite öffnen. Erst wenn Sie „Send message“ und dann im sich öffnenden Dialog „Allow and send“ drücken (Kontaktformular) oder „Join the waitlist“ und dann im Dialog der Warteliste „Allow and join“ drücken (Warteliste), lädt Ihr Browser reCAPTCHA von den Servern von Google. Google erhält dann Ihre IP-Adresse und Informationen über Ihren Browser und Ihr Gerät (zum Beispiel Browsertyp, Sprache und Bildschirmgröße), die Adresse der Seite, Datum und Uhrzeit und wie Sie mit der Seite interagieren (zum Beispiel Mausbewegungen und Verweildauer). reCAPTCHA liest und setzt ein Cookie für seine Risikoanalyse und kann weitere Kennungen in Ihrem Browser lesen. Daraus beurteilt Google, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Person das Formular sendet. Unser Server gibt das daraus entstehende Token ohne Ihre IP-Adresse an Google weiter, erhält nur diese Beurteilung, verwendet sie, um die Nachricht oder den Eintrag anzunehmen oder abzulehnen, und speichert sie nicht. Google kann diese Daten außerhalb der EU verarbeiten, insbesondere bei Google LLC in den Vereinigten Staaten, das unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist; die Datenverarbeitungsbedingungen von Google umfassen zudem die Standardvertragsklauseln (Abschnitt 9.3).

Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) an einer sicheren Website und an der Beantwortung der Nachrichten, die uns Personen senden, einschließlich des Schutzes des Kontaktformulars und der Warteliste vor Missbrauch, sowie daran zu wissen, wie unsere Seiten genutzt werden und wie schnell sie laden (Website-Statistiken außerhalb der EU); Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b), wenn Ihre Nachricht Ihr Konto oder einen Vertrag mit uns betrifft; für das Passwort-Cookie und das Sicherheitscookie von Cloudflare § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich); für Google reCAPTCHA Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie im Dialog erteilen. Ihre Einwilligung gilt nur für den aktuellen Besuch der Seite; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Browser-Tab schließen oder die Seite neu laden, wonach reCAPTCHA nicht wieder geladen wird, bis Sie es erneut erlauben. Ohne sie können Sie das Formular nicht senden und sich nicht auf die Warteliste eintragen, aber Sie können uns unter legal@mailistix.com eine E-Mail schreiben.

Rechtsgrundlage der Warteliste: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), die Sie durch das Setzen des Häkchens erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie auf die Bestätigungs-E-Mail antworten oder an legal@mailistix.com schreiben; wir löschen Ihren Eintrag dann. Wenn jemand anderes Ihre Adresse eingegeben hat, können Sie uns auf demselben Weg bitten, den Eintrag zu löschen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Ohne Ihre Einwilligung können Sie sich nicht auf die Warteliste eintragen, aber Sie können uns unter legal@mailistix.com eine E-Mail schreiben.

5. Google-Nutzerdaten

Dieser Abschnitt erläutert, wie Mailistix auf Daten zugreift, die es aus Google-APIs erhält („Google-Nutzerdaten“), etwa Daten aus Gmail und Google Kalender, sie verwendet, speichert, weitergibt und löscht.

5.1 Limited Use

Die Verwendung von Informationen, die Mailistix aus Google-APIs erhält, und deren Übertragung an andere Apps erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). (Englischer Originalwortlaut: „Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“) Wir halten außerdem die Google Workspace API User Data and Developer Policy ein.

5.2 Worauf Mailistix zugreift und warum

Mailistix fordert keinen Zugriff auf Ihre Google-Kontakte, Google Drive oder andere Google-Dienste an.

5.3 Wie Mailistix Google-Nutzerdaten verwendet

Mailistix verwendet Google-Nutzerdaten nur, um die Funktionen bereitzustellen, die Sie in der App sehen und nutzen: E-Mails lesen, organisieren, durchsuchen, schreiben und senden, Ihr Kalender und Ihre Meetings sowie die KI-Funktionen, die Sie nutzen möchten. Zusätzlich leitet unser Server zu Sicherheitszwecken aus Ihrer Gmail-Adresse den in Abschnitt 4.3 beschriebenen Postfach-Fingerabdruck ab, der nur dazu dient, Missbrauch wie wiederholte kostenlose Testphasen zu erkennen. Mailistix verwendet Google-Nutzerdaten für keinen anderen Zweck.

5.4 Wo Google-Nutzerdaten gespeichert werden

• Auf Ihrem Computer: Ihre E-Mails, Anhänge, Labels, Kalendertermine und die Zugriffstokens, in der verschlüsselten Datenbank der App und im sicheren Speicher Ihres Betriebssystems (Abschnitt 4.4).
• Auf unseren Servern: nur Ihre Gmail-Adresse, eine Änderungsnummer und die Verknüpfung mit Ihrem Konto für Echtzeit-Benachrichtigungen (Abschnitt 4.5); der Postfach-Fingerabdruck, ein zu Sicherheitszwecken aus Ihrer Gmail-Adresse abgeleiteter Code, der nicht die Adresse ist und sich ohne den Schlüssel unseres Servers nicht in sie zurückverwandeln lässt (Abschnitt 4.3); sowie Ihre KI-Nutzungsaufzeichnungen, die keine Google-Nutzerdaten enthalten. E-Mail-Inhalte werden nicht auf unseren Servern gespeichert.
• Bei unseren KI-Anbietern: der Inhalt einer KI-Anfrage, nur zu ihrer Verarbeitung und für die begrenzten anbieterseitigen Zeiträume in Abschnitt 4.6.5.

5.5 An wen Google-Nutzerdaten weitergegeben werden

Wir übermitteln Google-Nutzerdaten nur:

1. um die von Ihnen genutzten Funktionen bereitzustellen, mit Ihrer Erlaubnis: an Microsoft Azure OpenAI und Google Vertex AI, wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, nachdem Sie die KI-Funktionen eingeschaltet haben (Abschnitt 4.6); an Google selbst, wenn Ask AI Ihr Postfach durchsucht; und an den Absender eines Newsletters, wenn Sie ihn abbestellen (Abschnitt 4.8);
2. an Dienstleister, die den Dienst für uns betreiben, nach Verträgen, die sie an unsere Weisungen und zur Vertraulichkeit binden, nämlich Supabase (Hosting, Frankfurt) und Google Cloud Pub/Sub (Benachrichtigungsmetadaten);
3. zu Sicherheitszwecken, zum Beispiel zur Untersuchung von Missbrauch;
4. um geltendes Recht einzuhalten, zum Beispiel eine verbindliche gerichtliche Anordnung; und
5. im Rahmen einer Fusion, einer Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten, erst nachdem wir Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung eingeholt haben.

5.6 Was wir mit Google-Nutzerdaten nie tun

• Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht und übermitteln sie nicht an Werbeplattformen, Datenhändler oder Informationsweiterverkäufer.
• Wir verwenden sie nicht, um Werbung auszuspielen, einschließlich Retargeting, personalisierter oder interessenbasierter Werbung.
• Wir verwenden sie nicht zur Bestimmung der Kreditwürdigkeit oder für Kreditzwecke.
• Wir verwenden Google-Workspace-Daten, einschließlich Gmail- und Kalenderdaten, nicht, um allgemeine oder nicht personalisierte KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Die einzige Personalisierung ist die in Abschnitt 4.6.6 beschriebene Personalisierung pro Nutzer, die ausschließlich dazu dient, Ihnen Funktionen bereitzustellen, auf Ihrem Computer gespeichert wird und kein Modell verändert.
• Wir erlauben Menschen nicht, Google-Nutzerdaten zu lesen, außer (a) wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung für bestimmte Nachrichten oder Daten erteilt haben, zum Beispiel in einer Supportanfrage; (b) wenn es zu Sicherheitszwecken erforderlich ist, etwa zur Untersuchung von Missbrauch oder eines Sicherheitsvorfalls; (c) um geltendes Recht einzuhalten; oder (d) wenn die Daten, einschließlich Ableitungen, aggregiert und anonymisiert wurden und im Einklang mit geltendem Recht für interne Abläufe verwendet werden. Die automatisierte Missbrauchsüberwachung unserer KI-Anbieter kann eine Anfrage zur Prüfung durch autorisierte Mitarbeiter von Google oder Microsoft markieren, innerhalb der in Abschnitt 4.6.5 beschriebenen Grenzen.

5.7 Löschen von Google-Nutzerdaten und Widerruf des Zugriffs

• Ein Postfach entfernen: Einstellungen › E-Mail-Konten › „Konto entfernen“. Die App beendet die Echtzeit-Benachrichtigungen für dieses Postfach, löscht unsere Benachrichtigungsaufzeichnungen, löscht die Daten und Tokens des Postfachs von Ihrem Computer und widerruft den Zugriff von Mailistix auf Ihr Google-Konto bei Google.
• Ihr Konto löschen: Einstellungen › Allgemein › Konto › Konto löschen (Abschnitt 12.4). Dadurch werden Ihre Daten von unseren Servern, mit Ausnahme der Aufzeichnungen, die laut Abschnitt 12.4 für begrenzte Zeit bestehen bleiben, und, auf diesem Computer, aus der App entfernt, und die Google-Berechtigung wird widerrufen.
• Den Zugriff bei Google widerrufen: Sie können Mailistix auch jederzeit auf der Seite „Third-party apps & services“ Ihres Google-Kontos (https://myaccount.google.com/connections) entfernen. Die App kann dann nicht mehr auf Ihr Postfach zugreifen; Daten, die sich bereits auf Ihrem Computer befinden, bleiben dort, bis Sie sie wie oben beschrieben entfernen.
• Löschung per E-Mail beantragen: Schreiben Sie an legal@mailistix.com. Beachten Sie, dass wir Daten auf Ihrem Computer nicht erreichen können.

Das Entfernen des Zugriffs von Mailistix löscht nichts in Ihrem Gmail-Postfach oder Google Kalender. Der Postfach-Fingerabdruck (Abschnitt 4.3) wird zu Sicherheitszwecken aufbewahrt: Er bleibt bestehen, wenn Sie ein Postfach entfernen oder den Zugriff widerrufen, und wird 12 Monate nach der Löschung Ihres Kontos gelöscht.

6. Microsoft-Nutzerdaten

6.1 Berechtigungen. Für Microsoft-Postfächer (Outlook.com und Microsoft 365) fordert Mailistix an: Anmeldung und grundlegendes Profil (openid, profile, email, User.Read), um das Postfach zu identifizieren, Ihren Namen anzuzeigen und den Postfach-Fingerabdruck abzuleiten (Abschnitt 4.3); offline_access, um es synchron zu halten; Mail.ReadWrite, um Nachrichten zu synchronisieren, zu organisieren, zu verschieben und zu löschen sowie Entwürfe zu speichern; Mail.Send, um die von Ihnen verfassten E-Mails zu senden; und Calendars.ReadWrite für Ihre Meetings, Einladungen und Termine. Ihre Organisation muss diese Berechtigungen möglicherweise genehmigen.

6.2 Nutzung, Speicherung und Weitergabe. Microsoft-Nutzerdaten werden genau so behandelt, wie es für Google-Nutzerdaten in den Abschnitten 5.3 bis 5.6 beschrieben ist: auf Ihrem Computer gespeichert, nur für die von Ihnen genutzten Funktionen verwendet, nur zur KI-Verarbeitung gesendet, wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, nie verkauft, nie für Werbung oder zum Training von KI-Modellen verwendet und von Menschen nicht gelesen, außer in den in Abschnitt 5.6 genannten Fällen. Unsere Server speichern nur die in Abschnitt 4.5 beschriebenen Benachrichtigungsmetadaten und den in Abschnitt 4.3 beschriebenen Postfach-Fingerabdruck, den wir zu Sicherheitszwecken aus der Adresse in der Anmeldeantwort von Microsoft ableiten.

6.3 Widerruf des Zugriffs. Das Entfernen eines Microsoft-Postfachs in der App beendet das Benachrichtigungsabonnement, löscht unsere Benachrichtigungsaufzeichnungen für dieses Postfach und löscht die Daten und Tokens des Postfachs von Ihrem Computer; der Postfach-Fingerabdruck bleibt bestehen, wie in Abschnitt 4.3 beschrieben. Um die Berechtigung auch bei Microsoft zu entfernen, nutzen Sie die Seite für App-Berechtigungen Ihres Microsoft-Kontos (für persönliche Konten: https://account.live.com/consent/Manage; für Geschäfts- oder Schulkonten: https://myapps.microsoft.com, oder fragen Sie Ihren Administrator).

7. Wenn jemand, mit dem Sie korrespondieren, Mailistix nutzt

Dieser Abschnitt richtet sich an Personen, die keine Mailistix-Nutzer sind, deren Daten aber zu Mailistix gelangen, weil sie mit einem Mailistix-Nutzer E-Mails oder Meetings austauschen.

• Wer verantwortlich ist: Mailistix-Nutzer nutzen Mailistix für ein Unternehmen: ihren Arbeitgeber oder eine andere Organisation, einen Auftraggeber oder ihr eigenes Unternehmen (der „Geschäftskunde“, Abschnitt 2.3). Der Geschäftskunde ist Verantwortlicher für Ihre Daten im Postfach des Nutzers, in der App und in den KI-Funktionen. Er entscheidet über die Rechtsgrundlage und ist dafür verantwortlich, Sie zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO). Wo Ihre Daten unsere Server erreichen, verarbeiten wir sie nur im Auftrag des Geschäftskunden, als dessen Auftragsverarbeiter nach unserem AVV. Wir geben die folgenden Informationen, damit Sie wissen, was mit Mailistix geschieht.
• Welche Daten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der E-Mails, die Sie mit dem Nutzer austauschen (einschließlich Namen und Text von Anhängen), sowie Meeting-Angaben wie Einladungen, die Sie senden.
• Quelle: das Postfach des Mailistix-Nutzers bei seinem Postfachanbieter (zum Beispiel Google oder Microsoft).
• Auf dem Computer des Nutzers: Die App speichert diese Daten in der verschlüsselten lokalen Datenbank des Nutzers. Dies unterliegt der Kontrolle des Nutzers und des Geschäftskunden; wir haben darauf keinen Zugriff.
• Auf unseren Servern und bei unseren KI-Anbietern: nur wenn der Nutzer eine KI-Funktion nutzt, zum Beispiel um Ihre E-Mail zusammenzufassen oder eine Antwort an Sie zu entwerfen, werden die betreffenden Inhalte wie in Abschnitt 4.6 beschrieben verarbeitet. Sie werden von uns nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Zweck und Rechtsgrundlage: dem Nutzer zu ermöglichen, seine Korrespondenz zu lesen, zu organisieren und zu beantworten. Die Rechtsgrundlage ist die des Geschäftskunden; in der Regel ist es dessen berechtigtes Interesse, seine Korrespondenz mit den von ihm gewählten Werkzeugen effizient zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
• Empfänger und Übermittlungen: Supabase und unsere KI-Anbieter, als Unterauftragsverarbeiter des Geschäftskunden (Abschnitt 8), mit den in Abschnitt 9 beschriebenen Übermittlungen.
• Ihre Rechte: Bitte wenden Sie sich an den Mailistix-Nutzer oder den Geschäftskunden, der auch auf die Daten auf dem Computer des Nutzers zugreifen kann. Schreiben Sie uns unter legal@mailistix.com, leiten wir Ihre Anfrage an den Geschäftskunden weiter, wenn wir ihn identifizieren können, und helfen ihm bei der Beantwortung (Abschnitt 12.7). Wir wissen nicht, wer Sie sind, es sei denn, der Nutzer verarbeitet Ihre E-Mail mit einer KI-Funktion, und wir speichern Ihre Daten nicht, sodass wir Sie nicht selbst kontaktieren können.

8. Wer personenbezogene Daten erhält

Wir geben personenbezogene Daten nur so weiter, wie es in dieser Erklärung beschrieben ist. Unsere Auftragsverarbeiter handeln nur auf unsere Weisung nach Auftragsverarbeitungsverträgen; für personenbezogene Kundendaten (Abschnitt 2.3) sind sie unsere Unterauftragsverarbeiter nach dem AVV. Die aktuelle Liste mit Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht an Dritte für deren Werbung weiter.

9. Internationale Datenübermittlungen

9.1 Verarbeitung standardmäßig in der EU. Unsere Server befinden sich in Frankfurt, Deutschland. Die KI-Verarbeitung findet für Nutzer in der EU und für Nutzer, die die Frage nach der Region nicht beantwortet haben, in der EU statt. Unsere optionalen Analysen und die Fehlerüberwachung laufen in der EU.

9.2 Standorte der Serverfunktionen. Unsere Serverfunktionen für KI-Anfragen laufen an Standorten in der EU. Unsere übrigen Serverfunktionen (zum Beispiel der Austausch von Anmelde-Tokens mit Ihrem Postfachanbieter, der Bezahlvorgang, der Datenexport und die Ein-Klick-Abmeldung) laufen am Supabase-Edge-Standort, der Ihnen am nächsten liegt (dieser kann außerhalb der EU liegen, wenn Sie sich außerhalb Europas befinden); sie leiten Daten durch, ohne sie dort zu speichern, und die Datenbank bleibt in Frankfurt.

9.3 Anbieter außerhalb der EU. Mehrere unserer Anbieter sind Unternehmen außerhalb der EU oder gehören zu solchen: Microsoft, Google, Sentry (Functional Software, Inc.), PostHog, Cloudflare und Polar haben ihren Hauptsitz in den Vereinigten Staaten, und unser Vertragspartner bei Supabase ist die Supabase Pte. Ltd. in Singapur, Teil einer Gruppe, zu der auch die Supabase, Inc. in den Vereinigten Staaten gehört. Auch wenn Daten in der EU gespeichert werden, können diese Unternehmen zu Support- oder Wartungszwecken von außerhalb der EU darauf zugreifen, und sie können dem Recht dieser Länder unterliegen. Wir sichern solche Übermittlungen wie folgt ab:

• Google, Microsoft, Cloudflare, Sentry und PostHog sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 der Kommission). Ihre Datenverarbeitungsbedingungen umfassen zudem die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission).
• Supabase ist nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert, und für Singapur gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss. Wir stützen uns auf die Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von Supabase: Modul 2 für Daten, für die wir Verantwortlicher sind, Modul 3 für personenbezogene Kundendaten, mit den Zusätzen für das Vereinigte Königreich und die Schweiz.

Darüber hinaus begrenzen wir, was Ihren Computer verlässt, hosten unsere Datenbank und unsere KI-Serverfunktionen in der EU, verschlüsseln Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand und speichern den Inhalt von KI-Anfragen nicht.

9.4 Nutzer außerhalb Europas. Wenn Sie angegeben haben, dass Sie außerhalb Europas ansässig sind, werden einige Ihrer KI-Anfragen am globalen Endpunkt von Google verarbeitet, der Daten in jedem Land verarbeiten kann, in dem Google das Modell anbietet. Diese Übermittlungen sind durch das Cloud Data Processing Addendum von Google, einschließlich der Standardvertragsklauseln, und die Zertifizierung von Google LLC unter dem Data Privacy Framework abgedeckt.

9.5 Polar. Daten, die wir an Polar senden, werden in die Vereinigten Staaten übermittelt. Polar ist nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert. Unsere Vereinbarung mit Polar umfasst den Datenverarbeitungszusatz (Data Processing Addendum) von Polar mit den Standardvertragsklauseln. Soweit diese eine Übermittlung nicht abdecken, beruht sie auf Art. 49 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, weil sie für den von Ihnen gewünschten Kauf erforderlich ist.

9.6 Kopien. Sie können eine Kopie der von uns verwendeten Garantien anfordern, indem Sie an legal@mailistix.com schreiben. Zum Vereinigten Königreich und zur Schweiz siehe die Abschnitte 16.3 und 16.4.

9.7 Server, die Sie kontaktieren. Wenn Sie Bilder in einer E-Mail laden, eine Abmeldeseite öffnen oder mit einem Klick abbestellen (Abschnitte 4.8 und 4.9), geht die Anfrage an den Server des Absenders, wo auch immer sich dieser befindet, weil Sie dies veranlassen.

9.8 EU-Datenverordnung. Wo sich die Infrastruktur jedes Teils des Dienstes befindet, welchem Recht sie unterliegt und wie wir in der EU gespeicherte Daten vor rechtswidrigem Zugriff durch ausländische Behörden schützen, ist auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter (Abschnitt 4) und in Abschnitt 13 des AVV beschrieben.

10. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie wir sie für die Zwecke in Abschnitt 4 benötigen, und löschen sie dann. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden damit verknüpfte serverseitige Daten sofort gelöscht, außer wenn diese Tabelle etwas anderes besagt. Endet Ihr Vertrag auf andere Weise, zum Beispiel durch Kündigung, bleibt Ihr Konto für eine Datenabrufphase von 30 Tagen bestehen, in der Sie Ihre Daten exportieren können (wenn Sie sich nicht anmelden können, senden wir Ihnen die Exportdatei auf Anfrage), und wird dann auf dieselbe Weise gelöscht (Nutzungsbedingungen, Abschnitt 15.10). In dieser Tabelle umfasst „bis Ihr Konto gelöscht wird“ beide Fälle.

Auf unseren Servern und bei unseren Anbietern

Auf Ihrem Computer (unter Ihrer Kontrolle; gelöscht, wenn Sie Ihr Konto auf diesem Computer löschen)

Wir können Daten länger aufbewahren, wenn das Gesetz es verlangt oder wir sie benötigen, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, und nur zu diesem Zweck.

11. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:

• verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.2 oder 1.3) für den gesamten Datenverkehr; Release-Versionen der App verweigern das Ausschalten von Zertifikatsprüfungen;
• eine verschlüsselte lokale Datenbank, deren Schlüssel von Ihrem Betriebssystem geschützt wird, Postfach-Tokens im sicheren Speicher Ihres Betriebssystems und verschlüsselte Caches für Anhänge;
• auf unseren Servern: Zugriffsregeln auf Zeilenebene für jede Tabelle, sodass jeder Nutzer nur seine eigenen Datensätze erreichen kann; kurzlebige Anmelde-Tokens mit rotierenden Refresh-Tokens; Ratenbegrenzungen; erneute Bestätigung Ihrer Identität vor dem Löschen Ihres Kontos; Überprüfung der Benachrichtigungen, die wir von Google, Microsoft und Polar erhalten; Geheimnisse, die in einem geschützten Tresor aufbewahrt werden; und Protokolle ohne Inhalte oder Tokens;
• in der App: eine Content Security Policy, E-Mails, die in einer Sandbox ohne Skripte angezeigt werden, bereinigtes E-Mail-HTML und Anhangvorschauen ohne Netzwerkzugriff;
• Schutz der KI-Funktionen vor Manipulation durch E-Mail-Inhalte (Abschnitt 4.15);
• Zugriff auf Administrationskonsolen, der auf die Personen beschränkt ist, die ihn benötigen.

Kein System ist vollkommen sicher. Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich zu einem Risiko für Sie führt, informieren wir die zuständigen Behörden und, soweit erforderlich, Sie, wie es das Gesetz verlangt.

12. Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten

12.1 Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und eine Kopie zu bekommen (Art. 15);
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16);
• Ihre Daten löschen zu lassen (Art. 17);
• die Verarbeitung einzuschränken (Art. 18);
• die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Anbieter übermitteln zu lassen (Datenübertragbarkeit, Art. 20);
• der auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21; siehe den Kasten unten);
• Ihre Einwilligung zu widerrufen, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3); und
• bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen (Art. 77; Abschnitt 12.6).

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung dann, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Direktwerbung, außer für die E-Mail, die wir den Personen auf der Warteliste senden, wenn die Beta bereit ist; sie beruht auf Ihrer Einwilligung (Abschnitt 4.18). Sollten wir Ihre Daten jemals für andere Direktwerbung verwenden, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, und wir beenden dies.

Um zu widersprechen, schreiben Sie an legal@mailistix.com.

12.2 Steuerungsmöglichkeiten in der App

12.3 Ausübung Ihrer Rechte per E-Mail

Sie können alle Rechte ausüben, indem Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos aus (bei der Warteliste: der Adresse, mit der Sie sich eingetragen haben) an legal@mailistix.com schreiben. Wenn wir nicht sicher sein können, dass eine Anfrage von Ihnen stammt, können wir Sie bitten, sie zu bestätigen, zum Beispiel durch Anmeldung in der App. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen oder zahlreichen Anfragen können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern und teilen Ihnen den Grund mit. Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos, es sei denn, Anfragen sind offenkundig unbegründet oder exzessiv.

12.4 Ihr Konto löschen

Die Löschung wird sofort wirksam, daher bietet die App im selben Dialog zunächst „Daten exportieren“ an. Um Ihr Konto zu löschen, müssen Sie sich innerhalb der letzten 10 Minuten angemeldet haben und zur Bestätigung DELETE eingeben. Könnte für ein kostenpflichtiges Abonnement noch ein Entgelt erhoben werden, bittet die App Sie zuerst, es zu kündigen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, löscht unser Server Ihre Support-Uploads, Ihre Analysedaten bei PostHog, Ihre Benachrichtigungs- und Kontingentaufzeichnungen, Ihren Polar-Kundendatensatz, wenn Sie nie etwas gekauft haben, und dann Ihr Konto mit allen damit verknüpften Daten, einschließlich Ihrer Einwilligungsnachweise; eine Kopie Ihrer Annahme der Nutzungsbedingungen und des AVV bleibt ohne Ihre E-Mail-Adresse erhalten (Abschnitt 10). Endet Ihr Vertrag auf andere Weise, folgt dieselbe Löschung nach der 30-tägigen Datenabrufphase (Abschnitt 10; Nutzungsbedingungen, Abschnitt 15.10). Einige Aufzeichnungen bleiben für begrenzte Zeit bestehen (Abschnitt 10): die Kopie Ihrer Annahmenachweise bis zum 1. Januar des vierten Jahres nach der Löschung, die Postfach-Fingerabdrücke für 12 Monate, Sicherheitsereignisse bis zu 180 Tage ohne Ihre Nutzerkennung, Einträge im Protokoll unseres Authentifizierungsdienstes bis zu 180 Tage und die Benachrichtigungen von Polar bis zu 30 Tage nach der Verarbeitung. Polar bewahrt eigene Aufzeichnungen über Käufe auf (Abschnitt 4.10). Wenn Sie die App nicht nutzen können, können Sie uns per E-Mail bitten, Ihr Konto zu löschen; nachdem wir bestätigt haben, dass die Anfrage von Ihnen stammt, führen wir dieselbe Löschung auf unseren Servern durch, wir können aber weder die Daten auf Ihrem Computer erreichen noch die Berechtigung von Google oder Microsoft für Sie widerrufen (Abschnitte 5.7 und 6.3). Auf dem Computer, auf dem Sie Ihr Konto löschen, beendet die App außerdem Echtzeit-Benachrichtigungen, widerruft den Zugriff von Mailistix auf Ihre Google-Postfächer und löscht alle lokalen Daten Ihres Kontos. Auf anderen Computern, auf denen Sie die App genutzt haben, werden Sie abgemeldet, die lokalen Daten bleiben jedoch, bis Sie dort den Datenordner der App löschen (Abschnitt 4.4); Einstellungen › Allgemein › Gefahrenzone › Alle E-Mails entfernen entfernt die gespeicherten E-Mails.

12.5 Daten, die wir nicht erreichen können

Ihre E-Mails und andere Daten auf Ihrem Computer befinden sich nicht auf unseren Servern, daher können wir nicht für Sie darauf zugreifen, sie berichtigen, exportieren oder löschen; Sie können dies selbst in der App tun. Ihr Postfach selbst verbleibt bei Ihrem Postfachanbieter, und Sie können es dort exportieren.

12.6 Beschwerden

Sie können sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem EU- oder EWR-Land beschweren, in dem Sie leben oder arbeiten oder in dem ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden hat. Die für uns zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Deutschland, www.datenschutz-berlin.de. Wir wären dankbar, wenn Sie sich zuerst an uns wenden würden, damit wir versuchen können, die Angelegenheit zu klären.

12.7 Daten, die wir für einen Geschäftskunden verarbeiten

Für personenbezogene Kundendaten (Abschnitt 2.3) ist der Geschäftskunde Verantwortlicher, und Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte sollten an ihn gehen. Senden Sie eine solche Anfrage an uns, leiten wir sie unverzüglich an den Geschäftskunden weiter, wenn wir ihn identifizieren können, teilen Ihnen mit, dass wir dies getan haben, und helfen dem Geschäftskunden bei der Beantwortung. Die Steuerungsmöglichkeiten in Abschnitt 12.2 stehen Ihnen als Nutzer weiterhin zur Verfügung.

13. Ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich?

Sie sind rechtlich nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Jedoch:

• Ihre E-Mail-Adresse und die Anmeldecodes, die wir an sie senden, sind erforderlich, um ein Konto anzulegen und zu nutzen;
• das Verbinden eines Postfachs ist erforderlich, um Mailistix als E-Mail-Client zu nutzen;
• die App fragt bei der Einrichtung jeden, wo er ansässig ist; bis Sie antworten, bleibt die KI-Verarbeitung in der EU;
• ein kostenpflichtiger Tarif erfordert die Zahlungsdaten, die Polar abfragt;
• das Kontaktformular erfordert Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, Ihre Bestätigung, dass Sie diese Erklärung gelesen haben, und Ihre Einwilligung zu Google reCAPTCHA; ohne sie können Sie uns stattdessen eine E-Mail schreiben;
• die Warteliste erfordert Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Plattform, Ihre Bestätigung, dass Sie diese Erklärung gelesen haben, und Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Adresse und zu Google reCAPTCHA; ohne sie können Sie uns stattdessen eine E-Mail schreiben; und
• die KI-Funktionen, die Kalenderberechtigung, Analysen, Absturzberichte und Diagnoseprotokolle sind optional. Ohne sie stehen die entsprechenden Funktionen nicht zur Verfügung, aber Sie können den Rest des Dienstes nutzen.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Der Dienst wendet technische Regeln an, die sich aus Ihrem Tarif und den Nutzungsbedingungen ergeben, wie Credit-Grenzen, eine tägliche KI-Kostengrenze, Ratenbegrenzungen und den Wechsel in den Basic-Tarif nach einem unbezahlten Abonnement; diese beruhen nicht auf einer Bewertung persönlicher Aspekte. Ein Vermerk, dass ein Postfach von mehreren Konten verbunden wurde (Abschnitt 4.15), führt zu keiner automatischen Maßnahme. KI-Ausgaben sind Vorschläge; ob Sie sie verwenden, entscheiden Sie.

15. Kinder

Mailistix ist nur für Personen ab 18 Jahren bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, wenden Sie sich bitte an legal@mailistix.com, und wir löschen sie.

16. Regionale Ergänzungen

Die folgenden Abschnitte gelten zusätzlich zum Rest dieser Erklärung für Personen in den genannten Regionen. Stehen sie im Widerspruch zum Rest dieser Erklärung, geht der regionale Abschnitt für diese Region vor. In jeder Region verarbeiten wir personenbezogene Kundendaten (Abschnitt 2.3) als Dienstleister oder Auftragsverarbeiter für den Geschäftskunden, der nach dem örtlichen Recht dafür verantwortlich ist; die nachstehend beschriebenen Rechte gelten dann gegenüber dem Geschäftskunden, und wir unterstützen ihn, wie in Abschnitt 12.7 beschrieben.

16.1 Vereinigte Staaten

16.1.1 Hinweis bei der Erhebung (Kalifornien). Dieser Hinweis gilt für Einwohner Kaliforniens nach dem California Consumer Privacy Act in der durch den California Privacy Rights Act geänderten Fassung („CCPA“). Der CCPA schützt auch Personen, die für ein Unternehmen handeln, wie unsere Nutzer. Möglicherweise erreichen wir derzeit die Anwendbarkeitsschwellen des CCPA nicht (zum Beispiel jährlicher Bruttoumsatz über 26.625.000 USD für 2025 und 2026), wir beachten die nachstehenden Rechte jedoch für alle Einwohner der USA. In den letzten 12 Monaten haben wir die folgenden Kategorien personenbezogener Informationen erhoben. Daten, die nur auf Ihrem Computer bleiben, werden von uns nicht erhoben. Soweit wir personenbezogene Informationen im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten (Abschnitt 2.3), handeln wir als dessen Dienstleister (service provider) nach Abschnitt 16 des AVV.

Wir erheben keine biometrischen Informationen, keine genaue Geolokalisierung und keine beruflichen, beschäftigungsbezogenen oder Bildungsinformationen als solche; solche Informationen können in E-Mails vorkommen, die Sie mit KI-Funktionen verarbeiten, und werden dann als E-Mail-Inhalte behandelt.

16.1.2 Kein Verkauf, keine Weitergabe, keine zielgerichtete Werbung. Wir verkaufen oder teilen („share“) keine personenbezogenen Informationen (wie diese Begriffe im CCPA definiert sind), haben dies in den letzten 12 Monaten nicht getan und verwenden sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte oder zielgerichtete Werbung. Wir haben keine tatsächliche Kenntnis davon, personenbezogene Informationen von Verbrauchern unter 16 Jahren zu verkaufen oder zu teilen. Da wir nicht verkaufen oder teilen, bieten wir keinen Link „Do Not Sell or Share“ an; wir behandeln dennoch ein Global-Privacy-Control-Signal als gültige Aufforderung, dem Verkauf und der Weitergabe zu widersprechen.

16.1.3 Sensible personenbezogene Informationen. Wir verwenden und offenbaren sensible personenbezogene Informationen nur für Zwecke, die nach Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m) zulässig sind, wie die Bereitstellung des von Ihnen gewünschten Dienstes und die Gewährleistung von Sicherheit und Integrität. Wir verwenden sie nicht, um Merkmale über Sie abzuleiten.

16.1.4 Ihre Rechte. Sie haben das Recht: zu erfahren, welche personenbezogenen Informationen wir erheben, verwenden und offenlegen, und darauf zuzugreifen; sie zu löschen; unrichtige personenbezogene Informationen zu berichtigen; dem Verkauf oder der Weitergabe zu widersprechen (nicht anwendbar, da wir nicht verkaufen oder teilen); die Verwendung sensibler personenbezogener Informationen zu beschränken (nicht anwendbar, siehe oben); und nicht diskriminiert zu werden, weil Sie Ihre Rechte ausüben. Nutzen Sie die Steuerungsmöglichkeiten in Abschnitt 12.2 oder schreiben Sie an legal@mailistix.com. Wir bestätigen den Eingang innerhalb von 10 Arbeitstagen und antworten innerhalb von 45 Kalendertagen, was wir einmal um 45 Tage verlängern können, wenn wir dies mitteilen. Wir überprüfen Anfragen, indem wir sie Ihrem Konto zuordnen, zum Beispiel indem wir Sie bitten, sich in der App anzumelden.

16.1.5 Bevollmächtigte Vertreter. Sie können einen bevollmächtigten Vertreter einsetzen. Wir verlangen vom Vertreter Ihre unterzeichnete Erlaubnis und können Sie bitten, Ihre Identität unmittelbar uns gegenüber zu bestätigen, es sei denn, der Vertreter verfügt über eine gültige Vollmacht.

16.1.6 Nichtdiskriminierung. Wir verweigern Ihnen nicht den Dienst, berechnen Ihnen keinen anderen Preis und bieten Ihnen keine andere Dienstqualität an, weil Sie Ihre Datenschutzrechte ausgeübt haben.

16.1.7 Sonstige Offenlegungen. Wir offenbaren personenbezogene Informationen nicht Dritten für deren Direktmarketingzwecke (Cal. Civ. Code § 1798.83). Wir verfolgen Sie nicht über Websites Dritter hinweg, sodass Do-Not-Track-Signale des Browsers nichts daran ändern, wie wir arbeiten.

16.1.8 Andere US-Bundesstaaten. Die umfassenden Datenschutzgesetze anderer Bundesstaaten, darunter Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky und Rhode Island, schützen in der Regel keine Personen, die in einem gewerblichen oder beschäftigungsbezogenen Zusammenhang handeln, also so, wie Mailistix genutzt wird, und gelten nur oberhalb von Schwellenwerten, die wir möglicherweise nicht erreichen. Findet ein solches Gesetz auf Sie Anwendung, haben Sie möglicherweise das Recht, zu bestätigen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, darauf zuzugreifen, sie zu berichtigen und zu löschen, eine übertragbare Kopie zu erhalten und zielgerichteter Werbung, dem Verkauf und Profiling mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Wirkungen zu widersprechen. Wir betreiben keine zielgerichtete Werbung, keinen Verkauf und kein solches Profiling. Um Ihre Rechte auszuüben, nutzen Sie die Steuerungsmöglichkeiten in Abschnitt 12.2 oder schreiben Sie an legal@mailistix.com. Wir antworten innerhalb von 45 Tagen, was wir einmal um 45 Tage verlängern können, soweit das Gesetz es erlaubt.

Rechtsmittel (Appeals). Lehnen wir es ab, Ihrem Antrag nachzukommen, können Sie innerhalb einer angemessenen Frist nach unserer Entscheidung Rechtsmittel einlegen, indem Sie mit dem Betreff „Privacy appeal“ an legal@mailistix.com schreiben. Wir antworten innerhalb der Frist, die das Recht Ihres Bundesstaats verlangt (in der Regel 45 oder 60 Tage), und erläutern unsere Entscheidung. Sind Sie nicht zufrieden, können Sie sich an den Attorney General Ihres Bundesstaats wenden.

16.1.9 Nevada. Wir verkaufen keine erfassten Informationen im Sinne des Rechts von Nevada (NRS 603A). Sie können dennoch eine Opt-out-Anfrage an legal@mailistix.com senden.

16.2 Kanada

16.2.1 PIPEDA. Wir behandeln die personenbezogenen Informationen von Personen in Kanada gemäß dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) und den anwendbaren Provinzgesetzen. Mit der Nutzung des Dienstes willigen Sie in die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ein; Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Beschränkungen, und wir teilen Ihnen mit, was dies für den Dienst bedeutet. Sie können auf Ihre personenbezogenen Informationen zugreifen und sie berichtigen, wie in Abschnitt 12 beschrieben. Ihre personenbezogenen Informationen werden außerhalb Kanadas verarbeitet, hauptsächlich in der EU und, durch die in Abschnitt 8 genannten Anbieter, möglicherweise in den Vereinigten Staaten und, für Nutzer außerhalb der EU, in anderen Ländern, in denen Google tätig ist. Sie können dann für Gerichte und Behörden dieser Länder zugänglich sein. Soweit wir personenbezogene Informationen für einen Geschäftskunden verarbeiten (Abschnitt 2.3), bleibt dieser Kunde dafür rechenschaftspflichtig, und wir verwenden sie nur, um den Dienst für diesen Kunden zu erbringen. Sie können uns zum Datenschutz unter legal@mailistix.com kontaktieren und sich beim Office of the Privacy Commissioner of Canada (www.priv.gc.ca) beschweren.

16.2.2 Québec. Verantwortlich für den Schutz personenbezogener Informationen ist unser Geschäftsführer Marvin Muvunyi, erreichbar unter legal@mailistix.com. Nach dem Gesetz von Québec zum Schutz personenbezogener Informationen im privaten Sektor (Act respecting the protection of personal information in the private sector) haben Sie das Recht, auf Ihre personenbezogenen Informationen zuzugreifen und sie zu berichtigen, Ihre Einwilligung zu widerrufen, von Ihnen bereitgestellte, computergestützte personenbezogene Informationen in einem strukturierten, gängigen technologischen Format zu erhalten (Übertragbarkeit) und von uns zu verlangen, die Verbreitung Ihrer personenbezogenen Informationen einzustellen oder jeden mit Ihrem Namen verknüpften Hyperlink aus dem Index zu entfernen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Mailistix verwendet keine Technologie, die Sie standardmäßig identifiziert, lokalisiert oder profiliert: Optionale Analysen sind ausgeschaltet, sofern Sie sie nicht einschalten, und wir erheben Ihren Standort nicht. Bevor wir personenbezogene Informationen außerhalb von Québec übermitteln, prüfen wir, ob sie dort angemessen geschützt werden. Sie können bei der Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca) Beschwerde einlegen. Wir bieten den Dienst in Québec noch nicht an (Nutzungsbedingungen, Teil II, Abschnitt D.1); bevor wir dies tun, stellen wir diese Erklärung auf Französisch bereit. Bis dahin gilt dieser Abschnitt hauptsächlich für Personen in Québec, die mit Mailistix-Nutzern korrespondieren (Abschnitt 7).

16.3 Vereinigtes Königreich

Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich befinden, gelten die UK GDPR und der Data Protection Act 2018 in der durch den Data (Use and Access) Act 2025 geänderten Fassung, und Verweise auf die DSGVO in dieser Erklärung bedeuten die UK GDPR. Sie haben die in Abschnitt 12 beschriebenen Rechte. Sie können sich bei uns über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten beschweren, indem Sie an legal@mailistix.com schreiben; wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen, gehen ihr unverzüglich nach und teilen Ihnen das Ergebnis mit. Sie können sich auch beim Information Commissioner's Office (ico.org.uk) beschweren. Übermittlungen Ihrer Daten in die EU stützen sich auf die Angemessenheitsverordnungen des Vereinigten Königreichs für den EWR; Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen sich auf die UK Extension zum EU-U.S. Data Privacy Framework, wenn der Empfänger zertifiziert ist, und Übermittlungen in die Vereinigten Staaten, nach Singapur oder in andere Länder stützen sich im Übrigen auf das International Data Transfer Addendum zu den EU-Standardvertragsklauseln oder das International Data Transfer Agreement. Bei der Frage nach der Region antworten Personen im Vereinigten Königreich „In Europa“; ihre KI-Anfragen werden dann in der EU verarbeitet (Abschnitt 4.6.4). Wir haben bisher keinen Vertreter im Vereinigten Königreich nach Art. 27 UK GDPR benannt; wir werden einen benennen, bevor wir den Dienst im Vereinigten Königreich aktiv anbieten.

16.4 Schweiz

Wenn Sie sich in der Schweiz befinden, gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG). Sie haben die Rechte auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit und können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (www.edoeb.admin.ch) beschweren. Ihre Daten werden hauptsächlich in der EU verarbeitet, deren Staaten die Schweiz als Staaten mit angemessenem Schutz anerkennt; Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen sich auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, wenn der Empfänger zertifiziert ist, und Übermittlungen in die Vereinigten Staaten, nach Singapur oder in andere Länder stützen sich im Übrigen auf die EU-Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz erforderlichen Anpassungen. Bei der Frage nach der Region antworten Personen in der Schweiz „In Europa“; ihre KI-Anfragen werden dann in der EU verarbeitet (Abschnitt 4.6.4).

16.5 Brasilien

Wenn Sie sich in Brasilien befinden, gilt das Allgemeine Datenschutzgesetz (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, Gesetz Nr. 13.709/2018). Wir stützen uns auf die Rechtsgrundlagen der Vertragserfüllung, der berechtigten Interessen, der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und der Einwilligung, wie in Abschnitt 4 beschrieben. Nach Art. 18 LGPD haben Sie das Recht auf Bestätigung der Verarbeitung, Auskunft, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung nicht erforderlicher oder übermäßiger Daten, Datenübertragbarkeit, Löschung von auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiteten Daten, Information über die Stellen, mit denen wir Daten teilen, sowie über die Möglichkeit, die Einwilligung nicht zu erteilen, und deren Folgen, und auf Widerruf der Einwilligung. Sie können sich auch an die Nationale Datenschutzbehörde (ANPD, www.gov.br/anpd) wenden. Internationale Übermittlungen stützen sich auf die Garantien in Abschnitt 9 und, soweit erforderlich, auf die von der ANPD genehmigten Standardvertragsklauseln. Unser Datenschutzkontakt (encarregado) ist unser Geschäftsführer Marvin Muvunyi, erreichbar unter legal@mailistix.com.

16.6 Australien

Wenn Sie sich in Australien befinden, behandeln wir Ihre personenbezogenen Informationen im Einklang mit den Australian Privacy Principles nach dem Privacy Act 1988 (Cth). Wir legen personenbezogene Informationen gegenüber Empfängern außerhalb Australiens offen: in der EU (Deutschland, Schweden und anderen EU-Ländern), in Singapur und den Vereinigten Staaten und, wenn Sie angegeben haben, dass Sie außerhalb Europas ansässig sind, in anderen Ländern, in denen Google tätig ist (Abschnitte 8 und 9). Sie können auf Ihre personenbezogenen Informationen zugreifen und sie berichtigen, wie in Abschnitt 12 beschrieben. Wenn Sie eine Beschwerde haben, wenden Sie sich bitte zuerst an uns; wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sind Sie nicht zufrieden, können Sie sich beim Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au) beschweren.

16.7 Neuseeland

Wenn Sie sich in Neuseeland befinden, gilt der Privacy Act 2020. Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Informationen und auf Beantragung ihrer Berichtigung. Wir legen personenbezogene Informationen gegenüber Empfängern außerhalb Neuseelands wie in den Abschnitten 8 und 9 beschrieben offen, unter vertraglichen Garantien, die einen vergleichbaren Schutz verlangen. Wenn jemand, der Ihnen schreibt, Mailistix nutzt, beschreibt Abschnitt 7, wie Ihre Informationen behandelt werden. Sie können sich beim Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz) beschweren.

16.8 Japan

Wenn Sie sich in Japan befinden, gilt der Act on the Protection of Personal Information (APPI). Wir stellen personenbezogene Daten Empfängern in Drittländern bereit, wie in den Abschnitten 8 und 9 beschrieben: in der EU, die von der Personal Information Protection Commission als Land mit einem dem japanischen gleichwertigen System zum Schutz personenbezogener Informationen anerkannt ist; in den Vereinigten Staaten, die kein umfassendes bundesweites Datenschutzgesetz haben, und in Singapur, das den Personal Data Protection Act 2012 hat; in beiden sind unsere Empfänger vertraglich verpflichtet, die Daten im Einklang mit den Grundsätzen des APPI zu schützen; und, für Nutzer, die angegeben haben, dass sie außerhalb der EU sind, in anderen Ländern, in denen Google tätig ist. Unsere Sicherheitskontrollmaßnahmen sind in Abschnitt 11 beschrieben. Sie können Offenlegung (einschließlich von Aufzeichnungen über die Bereitstellung an Dritte), Berichtigung, Aussetzung der Nutzung, Löschung und Einstellung der Bereitstellung an Dritte verlangen, indem Sie an legal@mailistix.com schreiben. Zu unserem Namen, unserer Anschrift und unserem Vertreter siehe Abschnitt 1.

16.9 Südkorea

Wenn Sie sich in der Republik Korea befinden, gilt der Personal Information Protection Act (PIPA). Die Zwecke, Datenkategorien, Aufbewahrungsfristen und Auftragsverarbeiter sind in den Abschnitten 4, 8 und 10 beschrieben. Übermittlungen ins Ausland: Ihre personenbezogenen Informationen werden, wenn Sie den Dienst nutzen, über das Netzwerk an die in Abschnitt 8 aufgeführten Empfänger und Länder übermittelt (Deutschland und andere EU-Länder; Singapur und die Vereinigten Staaten; und, für Nutzer, die angegeben haben, dass sie außerhalb der EU sind, andere Länder, in denen Google tätig ist), zu den in den Abschnitten 4, 8 und 10 genannten Zwecken und Aufbewahrungsfristen. Die Namen der Empfänger sind in Abschnitt 8 und auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt; Sie können sie über uns unter legal@mailistix.com erreichen. Sie können eine Übermittlung ins Ausland ablehnen, indem Sie die betreffende Funktion (zum Beispiel die KI-Funktionen oder optionale Analysen) nicht nutzen oder Ihr Konto löschen; der zentrale E-Mail-Client steht dann möglicherweise nicht zur Verfügung. Vernichtung: Wenn die Aufbewahrungsfrist endet, löschen wir elektronische Dateien so, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Aussetzung der Verarbeitung ausüben, wie in Abschnitt 12 beschrieben. Verantwortlich für den Schutz personenbezogener Informationen im Sinne des PIPA („Privacy Officer“) ist unser Geschäftsführer Marvin Muvunyi, erreichbar unter legal@mailistix.com. Sie können sich auch an den Schlichtungsausschuss der Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) oder das KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, Telefon 118) wenden.

16.10 Indien

Wenn Sie sich in Indien befinden, gelten der Digital Personal Data Protection Act, 2023 und die Digital Personal Data Protection Rules, 2025, sobald sie in Kraft treten. Diese Erklärung ist unsere Mitteilung über die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, und deren Zwecke (Abschnitt 4). Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie sie so leicht widerrufen, wie Sie sie erteilt haben (Abschnitt 12.2); wo Sie Daten freiwillig für einen bestimmten Zweck bereitstellen, etwa um ein Konto anzulegen, verarbeiten wir sie für diesen Zweck. Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung, Vervollständigung, Aktualisierung und Löschung, darauf, im Todesfall oder bei Handlungsunfähigkeit eine andere Person zur Ausübung Ihrer Rechte zu benennen, und auf Beschwerdeabhilfe. Bitte richten Sie Beschwerden an unseren Geschäftsführer Marvin Muvunyi unter legal@mailistix.com; wir antworten innerhalb der Frist, die die Digital Personal Data Protection Rules vorsehen, höchstens 90 Tage. Sind Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden, können Sie sich beim Data Protection Board of India beschweren.

16.11 Singapur

Wenn Sie sich in Singapur befinden, gilt der Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und deren Berichtigung verlangen und Ihre Einwilligung mit angemessener Frist widerrufen; wir teilen Ihnen die voraussichtlichen Folgen des Widerrufs mit. Wenn wir personenbezogene Daten außerhalb Singapurs übermitteln, stellen wir vertraglich sicher, dass die Empfänger einen mit dem PDPA vergleichbaren Schutz bieten. Verantwortlich für unsere Einhaltung des PDPA ist unser Geschäftsführer Marvin Muvunyi, erreichbar unter legal@mailistix.com. Sie können sich auch bei der Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg) beschweren.

16.12 Südafrika

Wenn Sie sich in Südafrika befinden, gilt der Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA). Sie haben das Recht, auf Ihre personenbezogenen Informationen zuzugreifen, sie zu berichtigen und zu löschen, der Verarbeitung aus berechtigten Gründen zu widersprechen und sich beim Information Regulator (inforegulator.org.za) zu beschweren. Wir übermitteln personenbezogene Informationen nur unter den in Abschnitt 9 beschriebenen Garantien außerhalb Südafrikas, die einen im Wesentlichen mit dem POPIA vergleichbaren Schutz bieten. Unser Informationsbeauftragter (information officer) ist unser Geschäftsführer Marvin Muvunyi, erreichbar unter legal@mailistix.com.

16.13 Türkiye

Wenn Sie sich in der Türkei (Türkiye) befinden, gilt das Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK). Wir sind der Verantwortliche (data controller) für die in Abschnitt 2.2 beschriebene Verarbeitung; für personenbezogene Kundendaten (Abschnitt 2.3) ist der Geschäftskunde der Verantwortliche, und wir sind sein Auftragsverarbeiter (data processor). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke in Abschnitt 4, auf Grundlage der Vertragserfüllung, unserer berechtigten Interessen, der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und, soweit erforderlich, Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 5 KVKK). Wir übermitteln personenbezogene Daten ins Ausland (Abschnitt 9) auf Grundlage der nach Art. 9 KVKK zulässigen Garantien. Nach Art. 11 KVKK haben Sie das Recht zu erfahren, ob Ihre Daten verarbeitet werden, und Auskunft darüber zu verlangen, den Zweck der Verarbeitung zu erfahren, die Empfänger im Inland und im Ausland zu kennen, Berichtigung und Löschung sowie deren Mitteilung an Empfänger zu verlangen, einem Ergebnis zu Ihren Lasten zu widersprechen, das sich ausschließlich aus einer automatisierten Analyse ergibt, und Ersatz für Schäden aufgrund rechtswidriger Verarbeitung zu verlangen. Senden Sie Anträge an legal@mailistix.com; lehnen wir Ihren Antrag ab oder antworten nicht innerhalb von 30 Tagen, können Sie sich beim Personal Data Protection Board beschweren.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich der Dienst oder das Recht ändert. Die Versionsnummer und das Datum, ab dem sie gilt, stehen oben, und frühere Fassungen bleiben auf unserer Website verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App oder per E-Mail mindestens 30 Tage, bevor sie wirksam werden. Erfordert eine Änderung Ihre Einwilligung, bitten wir darum.

18. Kontakt

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Deutschland
Datenschutz und Rechtliches: legal@mailistix.com

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