Política de Privacidade

Versão: 1.17 · Em vigor a partir de: 3 de novembro de 2026

A presente Política de Privacidade explica como a Mailistix UG (haftungsbeschränkt) («Mailistix» ou «nós») trata dados pessoais quando o utilizador utiliza a aplicação de ambiente de trabalho Mailistix para macOS e Windows (a «Aplicação») e os serviços do lado do servidor que operamos para a mesma (os «Serviços na Nuvem»; em conjunto com a Aplicação, o «Serviço»), quando nos contacta e quando visita mailistix.com.

A presente política é informação para o utilizador. Não faz parte do seu contrato connosco. As regras de utilização do Serviço constam dos nossos Termos de Serviço (os «Termos») e do nosso Contrato de Licença de Software. Os termos com inicial maiúscula não definidos no presente documento têm o significado que lhes é atribuído nos Termos. Encontram-se mais pormenores sobre as Funcionalidades de IA no nosso Aviso sobre Funcionalidades de IA, e as empresas que tratam dados por nossa conta estão enumeradas na nossa página de Subcontratantes Ulteriores.

A presente política está publicada em https://mailistix.com/privacy-policy.

Em síntese

• Para empresas. O Mailistix é oferecido apenas a empresas e a trabalhadores independentes. Relativamente ao conteúdo dos e-mails e aos dados de notificações que chegam aos nossos servidores, atuamos por conta da empresa para a qual o utilizador utiliza o Mailistix, na qualidade de seu subcontratante (secção 2.3).
• O seu e-mail permanece no seu computador. A Aplicação sincroniza a caixa de correio do utilizador diretamente entre o seu computador e o seu fornecedor de caixa de correio (por exemplo, a Google ou a Microsoft) e armazena-a numa base de dados cifrada no seu computador. Os seus e-mails, anexos, contactos e calendário não são armazenados nos nossos servidores.
• O conteúdo dos e-mails só chega aos nossos servidores quando o utilizador utiliza uma Funcionalidade de IA. O texto de que um pedido necessita passa pelos nossos servidores na UE (Frankfurt, Alemanha, por predefinição) até ao Microsoft Azure OpenAI ou ao Google Vertex AI e não é armazenado por nós. Para as notificações em tempo real, conservamos apenas o endereço da caixa de correio do utilizador e um número técnico de alteração, nunca conteúdo. Para detetar avaliações gratuitas repetidas, conservamos também um código pseudonimizado de cada caixa de correio que o utilizador ligar; o endereço não pode ser lido a partir dele (secção 4.3).
• A IA permanece na UE, salvo se o utilizador nos indicar que se encontra fora da Europa. Se o utilizador responder que se encontra na Europa (a UE, o EEE, o Reino Unido ou a Suíça), ou não responder, todo o tratamento por IA tem lugar na UE. Se responder que se encontra fora da Europa, alguns pedidos aos modelos Gemini da Google podem ser tratados fora da UE.
• Sem venda, sem publicidade, sem treino. Não vendemos nem alugamos dados pessoais, não apresentamos anúncios e não utilizamos os dados do utilizador para publicidade nem para avaliar a solvabilidade. Nem nós nem os nossos fornecedores de IA utilizamos os e-mails do utilizador para treinar modelos de IA.
• Análises apenas se o utilizador aderir. As estatísticas de utilização e os relatórios de falhas estão desativados, salvo se o utilizador os ativar. Utilizam um identificador aleatório, e não o nome nem o endereço de e-mail do utilizador.
• A Polar trata dos pagamentos. A Polar Software, Inc. vende Planos pagos na qualidade de merchant of record (vendedor oficial) e trata os dados de pagamento do utilizador ao abrigo da sua própria política de privacidade. Nunca vemos os dados completos do cartão do utilizador.
• O utilizador tem o controlo. Na Aplicação, o utilizador pode exportar os dados que conservamos nos nossos servidores, eliminar a sua Conta, remover uma caixa de correio (o que também revoga o acesso do Mailistix à sua conta Google), desativar as Funcionalidades de IA, alterar a sua região e eliminar os dados de utilização opcionais.
• Os dados de utilizador da Google são utilizados apenas conforme permitido pela Google API Services User Data Policy, incluindo os seus requisitos de Limited Use (secção 5).
• O Mailistix destina-se a adultos (18+).

1. Quem somos e como contactar-nos

1.1 Responsável pelo tratamento. O responsável pelo tratamento relativamente ao tratamento descrito na secção 2.2 é a seguinte sociedade, que atua também como subcontratante relativamente ao tratamento descrito na secção 2.3:

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Representada pelo gerente: Marvin Muvunyi
Registo: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Contacto para questões de privacidade. Para qualquer questão sobre os seus dados pessoais ou para exercer os seus direitos, escreva para legal@mailistix.com ou para a morada postal acima indicada.

1.3 Representantes. Estamos estabelecidos na União Europeia, pelo que não necessitamos de um representante na UE. Quanto ao Reino Unido, ver a secção 16.3. Não designámos um representante na Suíça.

2. O que a presente política abrange e a nossa função

2.1 Âmbito. A presente política abrange a Aplicação, os Serviços na Nuvem, os nossos canais de suporte e o nosso sítio Web. Não abrange os serviços da Google, da Microsoft, da Polar ou de outros terceiros que o utilizador utilize em conjunto com o Mailistix; aplicam-se as respetivas políticas de privacidade.

2.2 Quando somos o responsável pelo tratamento. Decidimos como e porquê os dados pessoais são tratados, sendo por isso o responsável pelo tratamento, relativamente a:

• a Conta Mailistix do utilizador e o início de sessão, e o registo da aceitação dos Termos e do Acordo de Tratamento de Dados pelo utilizador;
• os registos do Plano, dos Créditos e da faturação do utilizador;
• os registos de utilização dos pedidos de IA (sem conteúdo), a atividade na Aplicação, a segurança e a prevenção de abusos, incluindo as impressões digitais das caixas de correio (secção 4.3);
• os registos de consentimento e a definição de região do utilizador;
• as análises e os relatórios de falhas opcionais, a monitorização de erros do servidor e as atualizações da Aplicação;
• a nossa comunicação com o utilizador, incluindo o suporte (exceto os Dados Pessoais do Cliente descritos na secção 2.3); e
• o nosso sítio Web, incluindo o formulário de contacto e a lista de espera.

2.3 Quando atuamos por conta da empresa do utilizador (subcontratante). O Mailistix é oferecido apenas a empresas e a trabalhadores independentes (Termos, secção 3.5). Todas as pessoas que utilizam o Mailistix fazem-no para um Cliente Empresarial: a sua entidade patronal ou outra organização, um cliente, ou a sua própria empresa, se forem trabalhadores independentes. Relativamente ao tratamento seguinte, atuamos por conta desse Cliente Empresarial, na qualidade de seu subcontratante, ao abrigo do nosso Acordo de Tratamento de Dados (o «DPA»):

• o conteúdo dos pedidos de IA e os Resultados de IA (secção 4.6);
• a transmissão, através do nosso servidor, dos códigos e tokens de início de sessão de uma caixa de correio quando esta é ligada (secção 4.3);
• os registos das notificações em tempo real de novo correio (secção 4.5);
• os pedidos de anulação de subscrição com um clique (secção 4.8); e
• o conteúdo de e-mails e outros dados pessoais de terceiros que o utilizador inclui num pacote de diagnóstico ou numa mensagem de suporte (secção 4.14).

Isto abrange os dados do próprio utilizador neste tratamento, bem como os dados de outras pessoas, como as pessoas com quem o utilizador se corresponde («Dados Pessoais do Cliente»). Relativamente a estes dados, o Cliente Empresarial é o responsável pelo tratamento: decide sobre o fundamento jurídico, e aplica-se o seu próprio aviso de privacidade. Descrevemos este tratamento na presente política para que o utilizador saiba o que acontece aos seus dados. Se o utilizador for trabalhador independente e utilizar o Mailistix para a sua própria atividade, é ele o Cliente Empresarial. Os pedidos relativos a estes dados devem preferencialmente ser dirigidos ao Cliente Empresarial; se os enviar para nós, transmiti-los-emos (secção 12.7).

2.4 Dados que permanecem no dispositivo do utilizador. A maior parte do que a Aplicação faz com o e-mail do utilizador acontece apenas no seu computador, sob o controlo do utilizador e do seu Cliente Empresarial. Não temos acesso a esses dados e não somos responsáveis pelo tratamento nem subcontratantes relativamente aos mesmos. Descrevemo-lo na presente política para que o utilizador saiba o que a Aplicação faz.

2.5 Pessoas com quem o utilizador se corresponde. Se não for utilizador do Mailistix, mas alguém que escreve para ou recebe e-mails de um utilizador do Mailistix, a secção 7 explica o que acontece aos seus dados.

3. Onde os seus dados são conservados: panorâmica

4. O que tratamos, para que finalidades e com que fundamento jurídico

Para cada atividade, a presente secção descreve os dados, a finalidade e o fundamento jurídico ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE («RGPD»). Os fundamentos jurídicos são: o consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD), a execução de um contrato com o utilizador ou diligências pré-contratuais (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)), o cumprimento de uma obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) e os interesses legítimos nossos ou de um terceiro (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)). Quando nos baseamos em interesses legítimos, indicamo-los. Os prazos de conservação estão resumidos na secção 10.

Se o utilizador utilizar o Mailistix para uma organização. Quando a presente secção indica «contrato» como fundamento jurídico, este aplica-se diretamente se o próprio utilizador for o nosso parceiro contratual, por exemplo como trabalhador independente. Se o utilizador utilizar o Mailistix para uma sociedade ou outra organização que seja o nosso parceiro contratual, baseamo-nos, em vez disso, em interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)): o nosso interesse e o interesse do Cliente Empresarial em prestar o Serviço que o Cliente Empresarial encomendou às pessoas que autoriza a utilizá-lo.

Tratamento para o Cliente Empresarial do utilizador. Relativamente ao tratamento assinalado com «Função: subcontratante» abaixo, atuamos por conta do Cliente Empresarial do utilizador (secção 2.3); o fundamento jurídico é o do Cliente Empresarial.

4.1 A Conta Mailistix do utilizador

Dados: o endereço de e-mail do utilizador; os códigos de início de sessão de utilização única que lhe enviamos por e-mail (seis dígitos, válidos por 15 minutos); a confirmação do seu endereço de e-mail; o idioma da sua interface; as horas em que se registou e iniciou sessão; e tokens de sessão (um token de início de sessão válido por uma hora e um token de atualização que muda a cada utilização; uma sessão termina após 90 dias sem utilização). O serviço de autenticação do nosso fornecedor de alojamento regista também dados técnicos dos pedidos, incluindo o endereço IP do utilizador. No computador do utilizador, a Aplicação armazena a sua sessão cifrada com o armazenamento seguro do sistema operativo.

Finalidades: criar a Conta do utilizador, iniciar sessão, mantê-lo com a sessão iniciada, confirmar alterações do seu endereço de e-mail, apresentar a Aplicação no seu idioma e proteger a Conta do utilizador contra acessos não autorizados.

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)). Registos de segurança: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) na proteção das contas e do Serviço contra utilização abusiva.

O utilizador inicia sessão no Mailistix com o seu endereço de e-mail e um código que lhe enviamos por e-mail; as Contas Mailistix não têm palavra-passe. O Mailistix não oferece o início de sessão com uma conta Google ou Microsoft; a ligação de uma caixa de correio (secção 4.3) é uma etapa separada.

4.2 Escolhas de configuração e registos de consentimento

Região. Durante a configuração, a Aplicação pergunta «Onde se encontra?» com duas respostas: «Na Europa» (a UE, o EEE, o Reino Unido ou a Suíça) ou «Fora da Europa». O utilizador pode alterar a sua resposta a qualquer momento em Definições › Privacidade e IA. Armazenamos a resposta do utilizador, a hora e a versão da Aplicação. Utilizamo-la apenas para duas finalidades: decidir onde os pedidos de IA do utilizador são tratados (secção 4.6.4) e calcular quantos Créditos um pedido de IA consome, porque os modelos de IA utilizados para as duas regiões têm preços diferentes. Alterar a região nunca acrescenta Créditos. Até o utilizador responder, ou se a sua resposta não puder ser lida, os seus pedidos de IA são tratados na UE. Não determinamos a localização do utilizador a partir do seu endereço IP.

Registos de consentimento. Armazenamos quando o utilizador ativou as Funcionalidades de IA (com a versão do texto de consentimento e a versão da Aplicação) até as desativar ou eliminar a sua Conta; cada vez que as ativa ou desativa fica também registada como um evento de segurança (secção 4.15). Armazenamos também as escolhas do utilizador sobre análises e relatórios de falhas opcionais, o histórico dessas escolhas e o identificador aleatório de análise descrito na secção 4.12.

Aceitação dos Termos. Quando o utilizador cria a sua Conta ou aceita novos Termos na Aplicação, confirma que tem 18 anos ou mais e que utiliza o Mailistix para a sua atividade, para a sua profissão independente ou, com a respetiva autorização, para a organização para a qual trabalha, e aceita os Termos, incluindo o DPA, e o Contrato de Licença de Software. Registamos a versão dos Termos e do DPA que o utilizador aceitou, a hora (do nosso servidor), se aceitou no registo ou mais tarde na Aplicação, a versão da Aplicação, o idioma da Aplicação, qual a redação da confirmação que o utilizador viu com uma soma de verificação SHA-256 dessa redação exata, e a soma de verificação SHA-256 de cada documento da versão. Se o utilizador se opuser a uma alteração anunciada dos Termos (Termos, secção 19.3), registamos a oposição com os mesmos pormenores. Quando o utilizador se regista, as versões aceites são também armazenadas com a sua Conta. Quando o utilizador confirma o seu endereço de e-mail, o nosso servidor regista a aceitação do utilizador a partir destes dados, com a hora em que solicitou o registo e a hora em que o confirmou. As exclusões da convenção de arbitragem que o utilizador nos envie por e-mail são registadas com a hora a que as recebemos e o identificador da mensagem. Para proteger estes registos contra perda e alteração posterior, conservamos todos os dias, no Microsoft Azure Blob Storage, na Alemanha, uma lista de somas de verificação destes registos (sem dados legíveis), que não pode ser alterada nem eliminada durante 4 anos e 1 mês, e uma cópia de segurança dos registos (com o identificador de utilizador e um hash do seu endereço de e-mail em vez do endereço), que é eliminada automaticamente após 30 dias (secção 8). Quando a Conta do utilizador é eliminada, conservamos uma cópia destes registos com o identificador de utilizador e um hash unidirecional (SHA-256) do seu endereço de e-mail em vez do endereço, até 1 de janeiro do quarto ano após a eliminação (secção 10).

Fundamento jurídico: registos de região e de aceitação: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) e interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em poder provar quais os termos aplicáveis e que o Serviço é utilizado para fins empresariais; quanto à cópia conservada após a eliminação: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em provar o contrato e a confirmação empresarial perante pretensões jurídicas (artigo 17.º, n.º 3, alínea e)). Registos das escolhas do utilizador sobre análises e relatórios de falhas: obrigação jurídica de poder demonstrar o consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea c), com o artigo 7.º, n.º 1, do RGPD). Registos da definição de IA, e todas as escolhas na medida em que sirvam esta finalidade: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em documentar as escolhas do utilizador, demonstrar que cumprimos os requisitos da Google e dos nossos fornecedores e aplicar as escolhas do utilizador em todos os dispositivos que utilize.

4.3 Ligar uma caixa de correio

Como funciona: o utilizador liga uma caixa de correio Gmail ou Google Workspace, ou uma caixa de correio Microsoft (Outlook.com ou Microsoft 365), através da página de início de sessão da Google ou da Microsoft no navegador do sistema. O Mailistix nunca vê a palavra-passe Google ou Microsoft do utilizador. A Aplicação recebe a permissão através de um handshake seguro, de utilização única, no próprio computador do utilizador (OAuth 2.0 com PKCE). O utilizador pode ligar até 10 caixas de correio na Avaliação Pro e no Plano Pro e uma no Plano Basic.

Caixas de correio noutros fornecedores (IMAP): o utilizador pode também ligar uma caixa de correio noutro fornecedor com o respetivo endereço de e-mail e palavra-passe. Para encontrar os servidores, a Aplicação procura primeiro numa lista de fornecedores integrada na Aplicação (baseada na base de dados do Mozilla Thunderbird, com acréscimos nossos), depois pede ao Sistema de Nomes de Domínio (DNS) os registos de correio do domínio, pede ao próprio servidor do domínio um ficheiro de configuração (autoconfig, através de HTTPS) e, se nada for encontrado, testa nomes de servidor prováveis através de uma ligação segura. Estes pedidos vão do computador do utilizador para os servidores do domínio e para o seu fornecedor de DNS; contêm o domínio, e o pedido do ficheiro de configuração contém também o endereço de e-mail do utilizador, tal como prevê a norma desse ficheiro. Os nomes de servidor que a Aplicação tenha encontrado fora do domínio do utilizador são-lhe mostrados antes do primeiro início de sessão. A palavra-passe do utilizador é enviada apenas para os servidores de entrada e de saída que o utilizador aceite, através de uma ligação cifrada, e é armazenada no seu computador, cifrada com o armazenamento seguro do sistema operativo. Nunca nos é enviada.

Tokens: a Google e a Microsoft emitem tokens de acesso e de atualização que permitem à Aplicação trabalhar com a caixa de correio do utilizador. A Aplicação armazena-os no computador do utilizador, cifrados com o armazenamento seguro do sistema operativo. Para obter e renovar estes tokens, a Aplicação utiliza uma função de servidor nossa, porque a chave confidencial que identifica o Mailistix perante a Google tem de permanecer num servidor. O código de autorização e os tokens passam por essa função até à Google ou à Microsoft e de volta; não são armazenados nos nossos servidores, e os nossos registos não os contêm.

Permissões: as permissões que o Mailistix solicita, e a razão, estão enumeradas na secção 5.2 (Google) e na secção 6.1 (Microsoft).

Impressão digital da caixa de correio: quando o utilizador liga uma caixa de correio, a nossa função de servidor obtém também o endereço de e-mail da caixa de correio (no caso da Google, o endereço de e-mail principal da conta Google do utilizador; no caso da Microsoft, o endereço constante da resposta de início de sessão; no caso de uma caixa de correio ligada com a respetiva palavra-passe, o endereço introduzido pelo utilizador, que a Aplicação envia uma vez à nossa função de servidor depois de o utilizador ligar uma nova caixa de correio) e converte-o num código pseudonimizado, a «impressão digital da caixa de correio». Começa por escrever o endereço numa forma normalizada (em minúsculas, sem sufixo «+» e, no caso do Gmail, sem pontos e com googlemail.com escrito como gmail.com), para que as variantes de um mesmo endereço produzam o mesmo código, e calcula depois um hash unidirecional com chave desse endereço (HMAC-SHA-256 com uma chave secreta que existe apenas no nosso servidor). Armazenamos apenas este código, o fornecedor (Google, Microsoft ou IMAP), o seu identificador de utilizador e as datas em que o utilizador ligou a caixa de correio pela primeira e pela última vez, nunca o próprio endereço. Sem a chave, não é possível reconverter o código no endereço. Se outras Contas Mailistix, incluindo Contas eliminadas, tiverem ligado antes a mesma caixa de correio, registamos um evento de segurança que contém apenas o número dessas Contas (secção 4.15). Utilizamos as impressões digitais apenas para detetar utilização abusiva, em especial avaliações gratuitas repetidas com a mesma caixa de correio em novas Contas; ninguém é bloqueado automaticamente. Uma impressão digital permanece quando o utilizador remove a caixa de correio; é eliminada 12 meses após a eliminação da Conta do utilizador (secção 10). Fundamento jurídico: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em prevenir a fraude e a utilização abusiva das avaliações gratuitas.

Função: a ligação tem lugar no computador do utilizador, sob o seu controlo. A nossa função de servidor que transmite o código de autorização e os tokens atua como subcontratante do Cliente Empresarial do utilizador (secção 2.3). Conservamos a impressão digital da caixa de correio para a nossa própria finalidade de prevenção de utilização abusiva, na qualidade de responsável pelo tratamento (secção 2.2). O facto de uma caixa de correio Google ou Microsoft ter sido ligada, ou de a sua ligação ter falhado, é registado como evento de segurança (secção 4.15). No caso de uma caixa de correio noutro fornecedor, a pesquisa dos servidores e a ligação têm lugar no computador do utilizador; apenas o respetivo endereço chega à nossa função de servidor, para a impressão digital da caixa de correio.

4.4 O e-mail do utilizador no seu computador

Sincronização, leitura e envio. A Aplicação troca o e-mail do utilizador diretamente entre o seu computador e os servidores do seu fornecedor de caixa de correio (a Google, a Microsoft ou os servidores IMAP e SMTP de outro fornecedor). O correio do utilizador não é encaminhado pelos nossos servidores. Quando o utilizador envia um e-mail, a Aplicação envia-o através da sua própria caixa de correio. A Aplicação nunca envia um e-mail nem responde a um convite por iniciativa própria; fá-lo apenas quando o utilizador clica em enviar ou em responder.

Armazenamento local. A Aplicação armazena o correio do utilizador numa base de dados no seu computador, cifrada com ChaCha20-Poly1305 e uma chave aleatória de 256 bits que o sistema operativo do utilizador protege. As versões de produção da Aplicação recusam armazenar dados sem cifragem. Os anexos que o utilizador abre são colocados em cache cifrados (AES-256-GCM) durante no máximo 7 dias e até 512 MiB; as cópias temporárias não cifradas feitas para que outro programa possa abrir um ficheiro são eliminadas após 10 minutos. As imagens nos e-mails são colocadas em cache durante até 180 dias e até 1 GB. Os ficheiros que o utilizador guarda num projeto são armazenados na pasta de documentos da Aplicação; ao eliminar o documento, o ficheiro também é eliminado.

Livro de endereços. A Aplicação cria a lista de contactos do utilizador a partir dos endereços do seu correio, no seu computador. O Mailistix não utiliza os serviços de contactos da Google nem da Microsoft.

Pesquisa. As pesquisas são executadas no índice local da Aplicação e, quando necessário, no fornecedor de caixa de correio do utilizador.

Registos locais. A Aplicação conserva registos técnicos no computador do utilizador: um registo de desempenho (30 dias, no máximo 5 MB), pequenos ficheiros de rastreio na pasta temporária do utilizador que se sobrescrevem a si próprios (cerca de 1 MB) e um registo de suporte cifrado (7 dias, no máximo 500 entradas e 2 MB). As entradas dos registos são limpas de conteúdo pessoal. A Aplicação não cria despejos de memória nativos de falhas. Estes registos permanecem no computador do utilizador, salvo se este optar por enviá-los para nós (secção 4.14).

Durante quanto tempo permanece. Os dados locais do utilizador permanecem no seu computador após terminar sessão. São eliminados quando o utilizador remove uma caixa de correio (o correio dessa caixa de correio), quando utiliza Definições › Geral › Zona de perigo › Limpar todos os e-mails, ou quando elimina a sua Conta nesse computador. A desinstalação da Aplicação não os elimina; para os remover, elimine a pasta de dados da Aplicação após a desinstalação (no macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, no Windows %APPDATA%\Mailistix). Uma vez por dia, a Aplicação cria ainda uma cópia de segurança cifrada dos dados que existem apenas no computador do utilizador (projetos, tarefas, assinaturas, preferências de escrita, chats do Ask AI e as ligações às suas caixas de correio, mas não o seu correio), para poder reparar uma base de dados danificada. Mantém sete cópias diárias e quatro semanais, no máximo cerca de cinco semanas; remover uma caixa de correio ou limpar os e-mails substitui-as, e eliminar a Conta elimina-as.

A nossa função: este tratamento tem lugar no computador do utilizador, sob o seu controlo. Não temos acesso ao mesmo.

4.5 Notificações em tempo real de novo correio

Para mostrar rapidamente o novo correio sem consultar constantemente o fornecedor de caixa de correio do utilizador, os Serviços na Nuvem retransmitem notificações de alterações. Estas notificações nunca contêm o conteúdo de um e-mail.

Gmail: a nossa função de servidor regista junto da Google uma notificação («watch») para a caixa de correio do utilizador, utilizando para esse único pedido o token de acesso atual da Aplicação. Quando algo se altera, a Google publica uma mensagem através do Google Cloud Pub/Sub que contém apenas o endereço Gmail do utilizador e um número de alteração. O Pub/Sub conserva essa mensagem no máximo durante uma hora. A nossa função de servidor verifica a assinatura da Google e armazena o endereço Gmail do utilizador, o número de alteração e o seu identificador de utilizador durante 7 dias. A inscrição que associa o endereço Gmail do utilizador à sua Conta é conservada até 30 dias após a sua última renovação. A Aplicação obtém então as alterações efetivas diretamente da Google.

Microsoft: a nossa função de servidor cria uma subscrição de notificações do Microsoft Graph para mensagens novas e alteradas na caixa de correio do utilizador. As notificações da Microsoft não contêm conteúdo. Armazenamos o identificador da subscrição, o identificador da mensagem, a caixa de correio e o identificador de utilizador durante 7 dias, e os pormenores da subscrição com um segredo de verificação sob a forma de hash até o utilizador remover a caixa de correio ou eliminar a sua Conta, e no máximo 30 dias após a caducidade da subscrição. Uma tabela de notificações mais antiga que já não é preenchida é eliminada após 30 dias.

Caixas de correio ligadas através de IMAP: a Aplicação mantém uma ligação adicional do computador do utilizador ao servidor do fornecedor, que assinala o novo correio na caixa de entrada (IMAP IDLE), e verifica também a caixa de correio de poucos em poucos minutos. Os nossos servidores não intervêm e não conservam registos de notificações relativos a estas caixas de correio.

Quando o utilizador remove uma caixa de correio, a Aplicação interrompe a monitorização (watch) ou cancela a subscrição e elimina estes registos. Se, nesse momento, não for possível contactar os nossos servidores, uma tarefa diária elimina os registos de notificações quando tiverem 7 dias.

Função: subcontratante do Cliente Empresarial do utilizador (secção 2.3).

4.6 Funcionalidades de IA

4.6.1 Quando os dados são enviados

As Funcionalidades de IA estão desativadas até o utilizador as ativar na caixa de diálogo «Deixe a IA ajudar com o e-mail», que surge quando utiliza uma delas pela primeira vez, ou em Definições › Privacidade e IA. Depois disso, o conteúdo dos e-mails é enviado para tratamento por IA apenas quando o utilizador utiliza uma Funcionalidade de IA, por exemplo quando pede um rascunho, abre um resumo, faz uma pergunta ao Ask AI ou abre um briefing de reunião, e no passo de aprendizagem descrito na secção 4.6.6 depois de enviar uma resposta que a IA redigiu. O utilizador pode desativar as Funcionalidades de IA a qualquer momento em Definições › Privacidade e IA › «Funcionalidades de IA». A partir de então, nada é enviado para tratamento por IA até as voltar a ativar.

4.6.2 O que é enviado

Os pedidos de rascunho e de reformulação contêm também o nome, o endereço de e-mail e o fuso horário do utilizador, para que o rascunho possa dirigir-se corretamente às pessoas e interpretar palavras como «amanhã». Os pedidos do Ask AI e de briefings de reuniões contêm a data de hoje e o fuso horário do utilizador pelo mesmo motivo. Além disso:

Os próprios anexos não são enviados, apenas os seus nomes e, no caso do Ask AI, passagens de texto extraídas no computador do utilizador.

4.6.3 Como um pedido viaja

A Aplicação envia o pedido, através de uma ligação cifrada, para as nossas funções de servidor, alojadas pela Supabase na UE (as funções de servidor para pedidos de IA são executadas apenas em localizações da UE, Frankfurt, Alemanha, por predefinição). Aí, a nossa função compõe as instruções para o modelo (as instruções são conservadas no servidor, e os e-mails são assinalados como dados não fiáveis para que o texto de um e-mail não possa dar instruções ao modelo) e envia o pedido a um dos nossos fornecedores de IA. A resposta é transmitida em fluxo contínuo de volta para a Aplicação.

4.6.4 Fornecedores e regiões

Utilizamos o Microsoft Azure OpenAI (modelos GPT, operado pela Microsoft na sua EU Data Zone; o nosso recurso situa-se em Sweden Central) e o Google Cloud Vertex AI (modelos Gemini). Qual deles responde a um pedido depende da funcionalidade e da disponibilidade: se um modelo estiver lento ou indisponível, o pedido passa automaticamente para outro. O local onde estes modelos são executados depende da resposta do utilizador a «Onde se encontra?»:

• «Na Europa», ou sem resposta: todo o tratamento por IA tem lugar na UE, no Microsoft Azure OpenAI na sua EU Data Zone e no Google Vertex AI na sua multirregião da UE (residência de dados na UE).
• «Fora da Europa»: a maioria dos pedidos aos modelos Gemini é executada no ponto de acesso global da Google, que pode tratar os dados em qualquer país onde a Google ofereça o modelo. Algumas etapas (seleção de e-mails relevantes para o Ask AI) continuam a ser executadas na multirregião da UE da Google, e todos os pedidos à Microsoft são executados na EU Data Zone da Microsoft.

Comparações de modelos. Para manter elevadas a qualidade e a fiabilidade, podemos encaminhar os pedidos de alguns utilizadores para um modelo ou uma definição de modelo diferente dos mesmos fornecedores durante um período limitado, por exemplo para comparar uma nova versão de um modelo. A escolha de região do utilizador aplica-se sempre. Comparamos apenas medidas técnicas como tempos de resposta, erros, contagens de tokens e Créditos, nunca conteúdo. Informamos o utilizador antes de a sua Conta participar, e o utilizador pode optar por não participar escrevendo para legal@mailistix.com.

4.6.5 O que é armazenado, e onde

• Nos nossos servidores: nenhum conteúdo. Não armazenamos o conteúdo dos pedidos de IA do utilizador nem dos Resultados de IA. Os registos técnicos das nossas funções de servidor não contêm conteúdo; o nosso fornecedor de alojamento conserva-os até 90 dias.
• Metadados de utilização: para cada pedido registamos a função e o tipo de funcionalidade de IA utilizados (por exemplo «resumo», «resumo de conversa», «resposta em rascunho», «reformulação»), o modelo, o êxito ou o erro, o tempo de resposta, as contagens de tokens, os Créditos cobrados e o valor interno de um Crédito, juntamente com o identificador de utilizador. Não registamos conteúdo, assuntos nem destinatários. Conservamos estes registos durante 180 dias (secção 4.11).
• Respostas retidas: se a nossa verificação de segurança reter uma resposta porque esta poderia revelar as nossas instruções internas, registamos um evento de segurança (o identificador de utilizador, a funcionalidade, se a resposta foi retida ou interrompida) sem o texto da resposta (secção 4.15).
• Encaminhamento em caso de indisponibilidade: se um modelo falhar para o pedido do utilizador, anotamos o identificador de utilizador e o modelo que falhou durante alguns minutos, para que os pedidos seguintes do utilizador o ignorem.
• Nos nossos fornecedores de IA: os fornecedores tratam os dados apenas para responder ao pedido, ao abrigo de condições de tratamento de dados que lhes proíbem utilizá-los para treinar os seus modelos. A Microsoft é invocada com o armazenamento do pedido desativado. Os fornecedores podem conservar dados durante um período limitado para fins operacionais e de monitorização de abusos: o Google Vertex AI pode manter dados de entrada e de saída em memória até 24 horas (colocação em cache) e pode registar prompts que os seus sistemas automáticos assinalem como possível abuso até 90 dias, na região onde o pedido foi tratado, podendo funcionários autorizados da Google avaliá-los; o Microsoft Azure OpenAI pode armazenar prompts e dados de saída até 30 dias para monitorizar abusos, podendo pessoal autorizado da Microsoft no Espaço Económico Europeu analisá-los.
• No computador do utilizador: os rascunhos, os resumos, os briefings, os chats do Ask AI e as preferências de IA são conservados na base de dados cifrada da Aplicação. Os chats do Ask AI são conservados até o utilizador os eliminar (cada chat tem um botão de eliminação). Os pares de edição para aprendizagem são conservados para os últimos dez e-mails por contacto e durante no máximo 180 dias. As estatísticas sobre rascunhos de IA enviados (contagens de palavras e medida em que o utilizador alterou o texto, sem o próprio texto) são conservadas durante um ano.

4.6.6 Personalização, não treino

Não treinamos, ajustamos nem alteramos de outro modo qualquer modelo de IA com os dados do utilizador, e os nossos fornecedores também não o podem fazer. O Mailistix personaliza os rascunhos de duas formas, apenas para o utilizador:

• Exemplos de escrita. Para cada rascunho, a Aplicação escolhe até cinco e-mails que o utilizador enviou anteriormente, de preferência ao mesmo contacto e numa situação semelhante, e inclui-os no pedido para que o rascunho se assemelhe à forma de escrever do utilizador. São escolhidos no computador do utilizador a partir de e-mails que o próprio escreveu.
• Aprendizagem com as suas edições. Quando o utilizador envia uma resposta que a IA redigiu e que alterou, a Aplicação armazena no computador do utilizador a versão da IA, a versão enviada pelo utilizador e o e-mail a que respondeu. Envia depois estes elementos, uma vez, a um modelo de IA, que descreve numa frase o que a alteração revela sobre a forma como o utilizador escreve (por exemplo, extensão ou tom; nunca a sua saudação, despedida, nome ou forma de tratamento). A frase é armazenada no computador do utilizador e incluída nos seus pedidos de rascunho posteriores. Até ter sido determinada, o par é também incluído nos próximos rascunhos do utilizador para esse contacto.

Esta personalização é utilizada apenas para os próprios pedidos do utilizador. Nunca é partilhada com outros utilizadores e nunca é utilizada para construir ou melhorar um modelo para qualquer outra pessoa.

4.6.7 Função e fundamento jurídico

• Função: subcontratante. Executamos as Funcionalidades de IA para o Cliente Empresarial do utilizador, na qualidade de seu subcontratante ao abrigo do DPA (secção 2.3). Isto abrange tudo o que consta de um pedido de IA e dos Resultados de IA: o nome, o endereço de e-mail, os e-mails e as instruções do próprio utilizador, e os dados das pessoas que constam dos seus e-mails (por exemplo, o remetente de um e-mail que o utilizador pretende resumir). O Cliente Empresarial é o responsável pelo tratamento e decide sobre o fundamento jurídico. Relativamente aos dados das pessoas com quem o utilizador se corresponde, trata-se normalmente do seu interesse legítimo em tratar a sua correspondência de forma eficiente com as ferramentas que escolhe (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)). As nossas salvaguardas apoiam-no: tratamento apenas quando o utilizador inicia uma funcionalidade, nenhum armazenamento de conteúdo, tratamento na UE por predefinição, nenhum treino e nenhuma análise humana por nós (a monitorização de abusos dos nossos fornecedores de IA está descrita na secção 4.6.5).
• Os registos de utilização dos pedidos de IA (secção 4.6.5) não contêm conteúdo. Conservamo-los na qualidade de responsável pelo tratamento; o seu fundamento jurídico consta da secção 4.11.
• Podem surgir categorias especiais de dados (por exemplo, informações de saúde que alguém menciona num e-mail) nos e-mails do utilizador. Não temos a intenção de tratar esses dados, não analisamos e-mails à procura deles e não os armazenamos. Compete ao Cliente Empresarial decidir se os seus utilizadores podem utilizar as Funcionalidades de IA com esses conteúdos, bem como o fundamento jurídico para tal (artigo 9.º, n.º 2, do RGPD) (DPA, secção 14.2; Política de Utilização Aceitável).
• A caixa de diálogo de IA: antes de o utilizador utilizar as Funcionalidades de IA pela primeira vez, a Aplicação pede-lhe que as ative. Isto permite ao utilizador decidir se o conteúdo dos e-mails pode sair do seu computador para tratamento por IA, e constitui a permissão explícita que a Google exige antes de dados de utilizador da Google serem partilhados com um fornecedor de IA. Registamo-la conforme descrito na secção 4.2.

Encontram-se mais informações sobre as Funcionalidades de IA, os seus limites e a forma como os Resultados de IA são assinalados no nosso Aviso sobre Funcionalidades de IA.

4.7 Calendário e reuniões

Dados: com a permissão do utilizador (secções 5.2 e 6.1), a Aplicação lê os eventos dos calendários do utilizador para os próximos 30 dias, a fim de mostrar o painel de reuniões e os lembretes. Mediante instrução do utilizador, responde a convites, adiciona um evento que o utilizador cria e elimina os eventos que o utilizador escolhe. Reconhece chamadas nos e-mails do utilizador (por exemplo, mensagens com uma ligação de videochamada) no computador do utilizador, sem IA. As reuniões, os lembretes e os briefings são armazenados no computador do utilizador. O utilizador pode escolher em Definições › Reuniões quais os calendários que a Aplicação lê.

Utilização nas Funcionalidades de IA: os períodos livres e ocupados são acrescentados aos pedidos de rascunho apenas quando um e-mail pede uma hora de reunião (sem títulos nem participantes). Os dados da reunião são enviados quando o utilizador abre um briefing de reunião (secção 4.6.2).

Função: no computador do utilizador, este tratamento tem lugar sob o seu controlo (secção 2.4); nos pedidos de IA, atuamos como subcontratante do Cliente Empresarial do utilizador (secção 4.6.7).

4.8 Anulação da subscrição de newsletters

Quando o utilizador anula a subscrição de uma newsletter na Aplicação:

• Anulação de subscrição com um clique: a Aplicação envia o endereço de anulação de subscrição do cabeçalho do e-mail para a nossa função de servidor, que envia o pedido de anulação de subscrição ao remetente. O remetente vê o endereço IP do nosso servidor, e não o do utilizador. Não registamos o endereço.
• Anulação de subscrição por e-mail: a Aplicação envia o e-mail de anulação de subscrição a partir da própria caixa de correio do utilizador.
• Página de anulação de subscrição: a Aplicação abre a página do remetente no navegador do utilizador; o remetente vê o endereço IP do utilizador.

No caso de uma caixa de correio ligada através de IMAP, a Aplicação verifica por si própria a assinatura digital do remetente (DKIM) antes de anular a subscrição, porque não pode confiar na verificação do fornecedor. Para o efeito, quando o utilizador clica em Anular subscrição, a Aplicação lê o e-mail completo a partir da caixa de correio do utilizador e pede ao Sistema de Nomes de Domínio a chave pública do remetente. Este pedido pode chegar ao servidor DNS do remetente, que vê então o endereço do fornecedor de DNS do utilizador. A Aplicação só o faz quando o utilizador clica, e não quando abre o e-mail.

A lista das newsletters de que o utilizador anulou a subscrição é conservada no computador do utilizador.

Função: quanto à anulação de subscrição com um clique através do nosso servidor, subcontratante do Cliente Empresarial do utilizador (secção 2.3); tudo o resto acontece no computador do utilizador, sob o seu controlo.

4.9 Imagens e ligações nos e-mails

As imagens que um e-mail carrega a partir da internet são bloqueadas por predefinição, porque podem indicar ao remetente quando o utilizador abre o e-mail e aproximadamente onde se encontra. Se o utilizador as permitir para um e-mail ou sempre (Definições › Privacidade e IA › Imagens nos e-mails), a Aplicação carrega-as diretamente do servidor do remetente através de HTTPS, e o remetente recebe o endereço IP do utilizador. As ligações abrem-se no navegador do sistema do utilizador; a Aplicação avisa o utilizador sobre endereços que imitem domínios conhecidos. As pré-visualizações de anexos são executadas num ambiente em sandbox sem acesso à rede. A Aplicação não utiliza um serviço de pré-visualização de ligações e não carrega tipos de letra nem scripts de redes externas.

4.10 Planos, Créditos e pagamentos

Planos e Créditos. Quando o utilizador cria uma Conta, começa automaticamente uma Avaliação Pro de 14 dias, sem meio de pagamento. Conservamos um registo do Plano do utilizador, das datas da avaliação e de qualquer prolongamento da avaliação, do estado da subscrição, do período de tolerância, do fim do período de faturação, dos identificadores de cliente e de subscrição do utilizador na Polar, e do saldo de Créditos, das concessões de Créditos (montante, motivo, o administrador que as concedeu e a caducidade; as concessões de bónus caducam por predefinição após 45 dias), das reservas de Créditos para pedidos em curso, das dotações diárias de despesa e dos avisos na Aplicação sobre Créditos.

A Polar como merchant of record (vendedor oficial). Os Planos pagos são vendidos pela Polar Software, Inc. («Polar») na qualidade de merchant of record (vendedor oficial) e revendedor. A Polar recolhe e trata os dados de pagamento, a morada de faturação e as informações fiscais do utilizador, emite faturas e trata de reembolsos e contestações de pagamentos (chargebacks), na qualidade de responsável pelo tratamento independente, ao abrigo da política de privacidade da Polar. Nunca vemos os dados completos do cartão do utilizador.

O que partilhamos com a Polar:

• Pagamento: quando o utilizador abre pela primeira vez a página de pagamento (checkout), o nosso servidor cria um registo de cliente na Polar sob o identificador de utilizador do Mailistix, com o endereço de e-mail da sua Conta. Cada vez que o utilizador abre a página de pagamento, enviamos à Polar o identificador de utilizador, o produto, o idioma da sua interface, a moeda, o seu endereço IP, que a Polar utiliza para determinar o país do utilizador para efeitos de moeda e de impostos e para proteção contra fraude, e a informação de que a compra é uma compra empresarial, para a qual a Polar pede o nome de faturação e a morada de faturação completa, bem como as versões dos Termos e do DPA que o utilizador aceitou por último.
• Sincronização do Plano: depois de o utilizador ter aberto uma página de pagamento, o nosso servidor sincroniza o Plano do utilizador com a Polar quando o utilizador inicia a Aplicação e noutras ocasiões, e mantém o endereço de e-mail do registo de cliente do utilizador na Polar em linha com o endereço de e-mail da sua Conta. Se o utilizador nunca abrir uma página de pagamento, não enviamos à Polar nada sobre o utilizador.

O que a Polar nos envia: notificações de eventos sobre a subscrição do utilizador, incluindo o identificador de cliente, o endereço de e-mail e o nome do utilizador, o seu nome e morada de faturação e número de identificação fiscal, se os introduziu, o produto, os montantes, a moeda e os impostos, o estado e o período da subscrição e o motivo que o utilizador indicou, se cancelou. Conservamos as notificações em bruto durante 30 dias após o tratamento, mesmo que o utilizador elimine entretanto a sua Conta, e um registo de eventos de subscrição (tipo de evento e dados da Polar) durante 365 dias; quando o utilizador elimina a sua Conta, estes registos de eventos de subscrição são eliminados.

Verificação de compra empresarial. Quando uma encomenda é paga, o nosso servidor lê da Polar se o pagamento foi assinalado como compra empresarial e se foram introduzidos um nome de faturação e uma morada de faturação. Se faltar algum, conservamos o identificador da encomenda e o que faltava até a Conta do utilizador ser eliminada e notificamos a nossa equipa com o identificador da encomenda, para que possamos contactar o utilizador.

A gestão da subscrição realiza-se no portal de clientes da Polar, que o utilizador pode abrir a partir da Aplicação. Se um pagamento falhar, o utilizador mantém o Pro durante um período de tolerância de 3 dias; depois, a Conta do utilizador passa para o Plano Basic. Enquanto uma subscrição ainda puder ser cobrada ao utilizador, a Aplicação pede-lhe que a cancele antes de eliminar a sua Conta. Quando o utilizador elimina a sua Conta e nunca comprou nada, pedimos à Polar que elimine o registo de cliente do utilizador e anonimize os respetivos dados pessoais. Se o utilizador comprou alguma coisa, a Polar conserva os seus próprios registos de clientes e de transações, conforme a sua política e a legislação fiscal exigem.

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)); obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) quanto aos registos que temos de conservar ao abrigo do direito fiscal e comercial, como os extratos da Polar sobre as vendas e os pagamentos que efetua por nossa conta; interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em atribuir os pagamentos à Conta correta, prevenir a utilização abusiva das avaliações e vender apenas a clientes empresariais (Termos, secção 3.5).

4.11 Registos de utilização, controlo de custos e utilização equitativa

Registos de utilização de IA: descritos na secção 4.6.5 (sem conteúdo; 180 dias). Mostram o que um pedido de IA custou, permitem-nos cobrar corretamente os Créditos, fazer cumprir limites e detetar falhas e abusos. Estão incluídos na exportação dos dados do utilizador.

Limites: para proteger o Serviço e os nossos custos, aplicamos limites técnicos, como um limite diário para o custo dos pedidos de IA do utilizador e um limite de pedidos de IA por hora. Quando um limite é atingido, os pedidos de IA ficam suspensos até o limite ser reposto.

Atividade na Aplicação: registamos uma entrada por cada dia em que o utilizador utiliza a Aplicação (conservada durante 90 dias) e a última vez em que a Aplicação esteve ativa (conservada até o utilizador eliminar a sua Conta). Utilizamo-lo para mostrar corretamente o Plano e a avaliação do utilizador, para reconhecer Contas inativas e para planear a capacidade. Uma pessoa da Mailistix pode também consultar a atividade de início de sessão e a utilização de IA do utilizador quando decide sobre um gesto de boa vontade, como um prolongamento pontual da avaliação.

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) quanto à cobrança de Créditos; interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em controlar os custos, manter o Serviço estável, prevenir abusos e gerir Contas. Estes registos não contêm conteúdo de e-mails e são conservados por períodos curtos.

4.12 Análises e relatórios de falhas opcionais (apenas com o seu consentimento)

Durante a configuração, a Aplicação pergunta «Quer ajudar a melhorar o Mailistix?» com as respostas «Não, obrigado», «Sim, conte comigo» e «Escolher separadamente». Nada vem pré-selecionado. O utilizador pode alterar a sua escolha a qualquer momento em Definições › Privacidade e IA › Melhoria do produto.

Estatísticas de utilização e de fiabilidade (PostHog). Se o utilizador as ativar, a Aplicação envia uma lista fixa de eventos para a nuvem UE da PostHog (Frankfurt, Alemanha), por exemplo: etapas de configuração concluídas, uma caixa de correio ligada (Gmail, Outlook ou IMAP), um e-mail aberto, uma resposta enviada, uma pesquisa efetuada, uma ação de IA solicitada, concluída ou falhada (com o fornecedor e um intervalo de tokens), uma atualização instalada, a categoria do Plano do utilizador, a versão da Aplicação, o sistema operativo, o tipo de processador e o idioma. Alguns eventos incluem intervalos de tempo aproximados, como o tempo que uma sincronização ou uma pesquisa demorou. Não incluem contagens derivadas da caixa de correio do utilizador, como quantas mensagens uma sincronização carregou ou quantos resultados uma pesquisa encontrou. As estatísticas nunca contêm conteúdo de e-mails, assuntos, endereços, texto de pesquisa, nomes de ficheiros, perguntas, respostas ou citações. A pesquisa de localização a partir do endereço IP do utilizador, o rastreio automático de cliques e a gravação de sessões estão desativados. Os eventos são associados a um identificador aleatório que só é criado quando o utilizador adere e é armazenado com a sua Conta, para que possamos eliminar os dados a pedido; nunca enviamos o identificador de utilizador nem o endereço de e-mail do utilizador. Os dados são, por conseguinte, pseudonimizados, e não anónimos. As análises do Ask AI estão atualmente totalmente desativadas.

Relatórios «Algo correu mal» (Sentry). Se o utilizador os ativar, a Aplicação envia relatórios de erros limpos de dados pessoais para a região UE da Sentry (Alemanha): o erro, a versão da Aplicação e o sistema operativo, sem utilizador, pormenores do pedido, conteúdo de e-mails, prompts ou palavras-passe. A Aplicação mostra esta opção apenas nas versões que podem enviar estes relatórios; a versão atual não pode, pelo que não oferece a opção.

Retirada do consentimento. Se o utilizador desativar uma opção, a Aplicação deixa de enviar de imediato e elimina quaisquer relatórios que aguardem no computador do utilizador. Definições › Privacidade e IA › Eliminar dados de utilização opcionais também desativa a recolha e pede à PostHog que elimine todos os eventos e outros dados associados ao identificador aleatório do utilizador; a PostHog efetua a eliminação pouco depois. A retirada não afeta o tratamento anterior à mesma.

Fundamento jurídico: consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD) e, para a leitura e o armazenamento de informações no computador do utilizador para estas finalidades, consentimento nos termos do § 25, n.º 1, da Lei alemã de Proteção de Dados nas Telecomunicações e nos Serviços Digitais (TDDDG) ou da legislação nacional correspondente que transpõe a Diretiva relativa à privacidade e às comunicações eletrónicas (Diretiva ePrivacy).

4.13 Monitorização de erros do servidor

As nossas funções de servidor comunicam os erros à região UE da Sentry (Alemanha) para que detetemos rapidamente as falhas. Estes relatórios contêm códigos de erro fixos, o nome da função e etiquetas técnicas de resultado, mas não contêm conteúdo dos pedidos, mensagens de erro em bruto, identificadores de utilizador nem endereços IP. Uma exceção: quando uma resposta de IA é retida pela nossa verificação de segurança (secção 4.15), o relatório contém um hash unidirecional abreviado do identificador de utilizador e a data, para que sejamos alertados no máximo três vezes por utilizador e por dia.

Fundamento jurídico: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) na disponibilidade e na segurança do Serviço.

4.14 Suporte e registos de diagnóstico

Suporte por e-mail. Quando o utilizador nos escreve, tratamos o seu endereço de e-mail, a sua mensagem e tudo o que incluir, para lhe responder. Por favor, não nos envie palavras-passe. Não acederemos à caixa de correio do utilizador. Se o utilizador nos enviar conteúdo específico de e-mails para ajudar a resolver um problema, utilizamo-lo apenas para esse pedido. Os e-mails de suporte são conservados no nosso sistema de e-mail no Microsoft 365 (secção 8) durante o período indicado na secção 10.

Registos de diagnóstico. Em Definições › Suporte › Registos de diagnóstico, o utilizador pode enviar-nos um pacote de diagnóstico. A Aplicação mostra o seu conteúdo antes do envio: versão e compilação da Aplicação, tipo e versão do sistema operativo, idioma da Aplicação, uma cronologia técnica limpa de dados pessoais com códigos fixos (por exemplo, porque falhou uma sincronização, um início de sessão, um rascunho de IA, uma atualização ou um envio), para cada tipo de caixa de correio o número de contas ligadas, quantas precisam de um novo início de sessão e os códigos dos últimos erros de sincronização, o estado do índice de pesquisa e do reconhecimento de texto nos anexos em números, a utilização de memória e uma nota opcional do utilizador. Não contém conteúdo de e-mails, endereços de e-mail, nomes nem nomes de servidores ou pastas. Fica associado à Conta do utilizador para que o possamos relacionar com o seu pedido, é armazenado numa área de armazenamento privada e é eliminado após 30 dias. O utilizador pode enviar até cinco pacotes por dia. Quando um pacote chega, o nosso sistema de e-mail (Microsoft 365, secção 8) avisa-nos com a respetiva referência e dados técnicos (versão da Aplicação, número de entradas, tamanho), mas sem o seu conteúdo, a nota do utilizador ou o endereço de e-mail do utilizador. Após o envio, a Aplicação mostra a referência ao utilizador e mantém-na listada no mesmo local até o pacote ser eliminado, para que a possa indicar quando nos escrever. Funciona independentemente da escolha do utilizador quanto às análises. O utilizador pode também eliminar o registo local («Eliminar cópia local»).

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) para tratar o pedido do utilizador; interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em corrigir falhas do Serviço. Função: os dados pessoais de outras pessoas, ou o conteúdo de e-mails, que o utilizador inclua numa mensagem de suporte ou na nota de um pacote de diagnóstico são Dados Pessoais do Cliente, que tratamos na qualidade de subcontratante do Cliente Empresarial do utilizador (secção 2.3).

4.15 Segurança e prevenção de abusos

Dados: eventos de segurança (o tipo de evento, o seu resultado, um código, a origem, uma pequena quantidade de contexto técnico e o identificador de utilizador; por exemplo, uma resposta de IA retida, um prolongamento da avaliação concedido ou uma caixa de correio ligada que outras Contas ligaram anteriormente, apenas com o número dessas Contas), as impressões digitais das caixas de correio que o utilizador liga (secção 4.3), contadores de limitação da frequência de pedidos (por exemplo, para tentativas de início de sessão por endereço IP), o registo do nosso serviço de autenticação (inícios e términos de sessão e alterações à Conta do utilizador, com o seu endereço de e-mail e endereço IP; cada entrada é conservada durante 180 dias, mesmo que o utilizador elimine entretanto a sua Conta), e os registos de pedidos do nosso fornecedor de alojamento, incluindo endereços IP, que o nosso fornecedor de alojamento conserva durante no máximo 7 dias.

Proteção das Funcionalidades de IA: os e-mails são transmitidos ao modelo como dados assinalados e não fiáveis; as instruções permanecem no nosso servidor; uma verificação de segurança retém as respostas que possam revelar essas instruções; e a Aplicação não pratica qualquer ação na caixa de correio do utilizador com base em Resultados de IA.

Utilização abusiva das avaliações gratuitas: quando o utilizador liga uma caixa de correio, comparamos a respetiva impressão digital (secção 4.3) com as impressões digitais de outras Contas, incluindo Contas eliminadas nos últimos 12 meses, para detetar uma caixa de correio que seja utilizada repetidamente para novas avaliações gratuitas em novas Contas. Uma correspondência é registada como evento de segurança, apenas com o número das outras Contas. Esse registo não bloqueia nem restringe automaticamente nenhuma Conta.

Fundamento jurídico: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em proteger o utilizador, outros utilizadores e o Serviço contra ataques, fraude e utilização abusiva, incluindo a utilização abusiva das avaliações gratuitas; obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) quando a lei exija medidas de segurança (artigo 32.º do RGPD).

4.16 Atualizações da Aplicação

Cerca de 15 segundos após ser iniciada, e depois de quatro em quatro horas enquanto estiver em execução, a Aplicação consulta o nosso servidor de atualizações (uma área de armazenamento pública na Supabase) à procura de uma nova versão. Se houver uma, a Aplicação descarrega-a em segundo plano do nosso servidor de descargas na Cloudflare (armazenamento na UE, entrega através da rede da Cloudflare) e só a instala depois de o utilizador confirmar («Reiniciar e instalar»). Além disso, a Aplicação toma conhecimento de uma nova versão assim que a publicamos: enquanto estiver em execução, mantém aberta uma ligação ao Supabase Realtime que recebe apenas os nossos anúncios de novas versões, e um anúncio inicia uma consulta no prazo de cerca de dois minutos. Por esta ligação, a Aplicação não envia quaisquer dados sobre a Conta do utilizador; a Supabase recebe o endereço IP do utilizador. Cada consulta e cada descarga transmitem o endereço IP do utilizador, o nome do ficheiro de atualização para o seu sistema operativo e o seu tipo de processador e um identificador de instalação aleatório que o componente de atualização cria no computador do utilizador e que não está associado à sua Conta; estes elementos surgem nos registos de pedidos da Supabase e da Cloudflare. Quando o utilizador descarrega a Aplicação a partir de downloads.mailistix.com, a Cloudflare recebe da mesma forma o endereço IP do utilizador e os dados do pedido.

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)); interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em manter as instalações seguras.

4.17 E-mails que lhe enviamos

Enviamos os e-mails necessários para a Conta do utilizador, como e-mails de confirmação, códigos de início de sessão de utilização única e confirmações de uma alteração do endereço de e-mail, no idioma da interface do utilizador, através do Microsoft 365, o nosso sistema de e-mail (secção 8). A Polar envia recibos e e-mails de faturação. Podemos enviar e-mails ao utilizador sobre alterações materiais à presente política ou aos Termos e sobre questões de segurança. Se o utilizador se inscrever na lista de espera da versão beta (secção 4.18), enviamos-lhe uma breve confirmação e um e-mail quando a versão beta para a plataforma do utilizador estiver pronta. Atualmente, não enviamos newsletters nem outros e-mails de marketing; se começarmos a fazê-lo, pediremos o consentimento do utilizador quando a lei o exigir, e cada um desses e-mails conterá uma ligação de anulação de subscrição.

Fundamento jurídico: contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)); obrigação jurídica (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)) quanto aos avisos que a lei exija; consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a)) quanto aos e-mails da lista de espera.

4.18 O nosso sítio Web

Quando o utilizador visita mailistix.com, o servidor Web trata os dados técnicos necessários para fornecer as páginas e protegê-las, como o endereço IP do utilizador, o tipo de navegador, a página solicitada e a hora. O sítio Web está alojado na Cloudflare (Cloudflare Pages), que opera também o DNS do nosso domínio e trata estes dados por nossa conta, como nosso subcontratante, para fornecer o sítio Web e protegê-lo contra ataques; o pedido é respondido pelo centro de dados da Cloudflare mais próximo do utilizador. Não conservamos nós próprios registos de servidor do sítio Web. O sítio Web não define cookies de rastreio nem de publicidade e não incorpora conteúdos de terceiros, exceto o Cloudflare Web Analytics para visitantes fora da UE e o Google reCAPTCHA no formulário de contacto e na lista de espera, que só é carregado depois de o utilizador o permitir (ambos abaixo); os seus tipos de letra são servidos a partir do nosso próprio domínio. Enquanto o sítio Web ou partes dele estiverem protegidos por palavra-passe, um cookie estritamente necessário memoriza durante até 30 dias que o utilizador introduziu a palavra-passe; não contém qualquer identificador e é igual para todos os visitantes. A Cloudflare pode também definir um cookie de segurança estritamente necessário que a ajuda a distinguir pessoas de tráfego automatizado.

Estatísticas do sítio Web (Cloudflare Web Analytics), apenas fora da UE. Para os visitantes fora da União Europeia, a Cloudflare acrescenta às nossas páginas um pequeno script (de static.cloudflareinsights.com) que mede visualizações de páginas e tempos de carregamento: o endereço da página e a página de onde o utilizador veio, o navegador, o sistema operativo e o tipo de dispositivo, o país derivado do endereço IP do utilizador e valores de temporização. A Cloudflare trata estes dados por nossa conta, como nosso subcontratante, e mostra-nos apenas estatísticas agregadas, e não visitantes individuais; não os utiliza para seguir o utilizador entre sítios Web. As medições detalhadas são conservadas durante 7 dias; depois disso, apenas uma amostra de cerca de 10 %. Os visitantes na UE não recebem o script.

Formulário de contacto. Se o utilizador nos escrever através do formulário em https://mailistix.com/contact, tratamos o seu nome, endereço de e-mail e mensagem para lhe responder. O formulário entrega a mensagem do utilizador na nossa caixa de correio legal@mailistix.com no Microsoft 365, o nosso sistema de e-mail (secção 8), e envia ao utilizador, a partir dessa caixa de correio, uma confirmação que não contém nada da sua mensagem; não conservamos qualquer cópia da confirmação. Conservamos a mensagem do utilizador na nossa caixa de correio como um e-mail de suporte (secção 10). Para limitar a utilização abusiva, o formulário aceita no máximo cinco tentativas por hora a partir de um endereço IP e envia no máximo duas confirmações por dia para um endereço de e-mail. Os contadores são conservados na cache da Cloudflare, na localização da Cloudflare que tratou o pedido, e contêm apenas um hash unidirecional com chave (HMAC com uma chave secreta) do endereço IP ou do endereço de e-mail, e não o próprio endereço (secção 10). Um campo oculto que as pessoas não veem filtra os envios automatizados. Antes do envio, o utilizador confirma que leu a presente Política de Privacidade.

Lista de espera. Se o utilizador se inscrever, em https://mailistix.com, na lista de espera da versão beta do Mailistix, tratamos o seu endereço de e-mail, a plataforma que escolheu (Mac ou Windows) e a hora a que assinalou a caixa descrita abaixo. Utilizamo-los apenas para lhe enviar de imediato uma breve confirmação e, uma única vez, um e-mail quando a versão beta para a plataforma do utilizador estiver pronta (uma vez por cada plataforma, se o utilizador se tiver inscrito em ambas). Não os utilizamos para newsletters nem para qualquer marketing adicional e não os transmitimos, exceto aos subcontratantes indicados na secção 8. A lista de espera entrega a inscrição do utilizador numa caixa de correio nossa no Microsoft 365, o nosso sistema de e-mail (secção 8), e envia ao utilizador a confirmação a partir dessa mesma caixa de correio, de modo que as respostas nos chegam aí; não conservamos qualquer cópia da confirmação. As inscrições na nossa caixa de correio constituem a lista de espera; não a conservamos em nenhum outro local. Antes de se inscrever, o utilizador assinala uma caixa de seleção para confirmar que leu a presente Política de Privacidade e que concorda que utilizemos o seu endereço de e-mail conforme aqui descrito. O utilizador fica inscrito na lista de espera assim que envia o formulário; o e-mail de confirmação não exige qualquer outro passo. Para limitar a utilização abusiva, a lista de espera aceita no máximo dez tentativas por hora a partir de um endereço IP e envia no máximo duas confirmações por dia para um endereço de e-mail. Os contadores são conservados na cache da Cloudflare, na localização da Cloudflare que tratou o pedido, e contêm apenas um hash unidirecional com chave (HMAC com uma chave secreta) do endereço IP ou do endereço de e-mail, e não o próprio endereço (secção 10). Um campo oculto que as pessoas não veem filtra os envios automatizados.

Google reCAPTCHA no formulário de contacto e na lista de espera. Para proteger o formulário de contacto e a lista de espera contra spam e abusos automatizados, utilizamos o reCAPTCHA v3, que a Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irlanda («Google»), nos fornece ao abrigo dos termos do Google Cloud e do Cloud Data Processing Addendum. Desde 2 de abril de 2026, a Google trata os dados do reCAPTCHA por nossa conta como nosso subcontratante, e não ao abrigo da sua própria política de privacidade. O reCAPTCHA não é carregado quando o utilizador abre a página. Só quando o utilizador prime «Send message» e depois «Allow and send» na caixa de diálogo que se abre (formulário de contacto), ou prime «Join the waitlist» e depois «Allow and join» na caixa de diálogo da lista de espera (lista de espera), é que o navegador do utilizador carrega o reCAPTCHA a partir dos servidores da Google. A Google recebe então o endereço IP do utilizador e informações sobre o seu navegador e dispositivo (por exemplo, tipo de navegador, idioma e tamanho do ecrã), o endereço da página, a data e a hora, e a forma como o utilizador interage com a página (por exemplo, movimentos do rato e tempo passado na mesma). O reCAPTCHA lê e define um cookie para a sua análise de risco e pode ler outros identificadores no navegador do utilizador. A partir daí, a Google avalia a probabilidade de uma pessoa estar a enviar o formulário. O nosso servidor transmite o token resultante à Google, sem o endereço IP do utilizador, recebe apenas esta avaliação, utiliza-a para aceitar ou rejeitar a mensagem ou a inscrição e não a armazena. A Google pode tratar estes dados fora da UE, em particular na Google LLC nos Estados Unidos, que está certificada ao abrigo do EU-U.S. Data Privacy Framework; as condições de tratamento de dados da Google incluem também as Cláusulas Contratuais-Tipo (secção 9.3).

Fundamento jurídico: interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)) em disponibilizar um sítio Web seguro e em responder às mensagens que as pessoas nos enviam, incluindo proteger o formulário de contacto e a lista de espera contra utilização abusiva, e em saber como as nossas páginas são utilizadas e a que velocidade são carregadas (estatísticas do sítio Web fora da UE); contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)) quando a mensagem do utilizador diga respeito à sua Conta ou a um contrato connosco; para o cookie da palavra-passe e o cookie de segurança da Cloudflare, § 25, n.º 2, ponto 2, do TDDDG (estritamente necessários); para o Google reCAPTCHA, o consentimento do utilizador (artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD e § 25, n.º 1, do TDDDG), que o utilizador dá na caixa de diálogo. O consentimento do utilizador aplica-se apenas à visita atual da página; o utilizador pode retirá-lo a qualquer momento com efeitos para o futuro, fechando o separador do navegador ou recarregando a página, após o que o reCAPTCHA deixa de ser carregado até o utilizador o voltar a permitir. Sem ele, o utilizador não pode enviar o formulário nem inscrever-se na lista de espera, mas pode enviar-nos um e-mail para legal@mailistix.com.

Fundamento jurídico da lista de espera: o consentimento do utilizador (artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD), que o utilizador dá ao assinalar a caixa. O utilizador pode retirá-lo a qualquer momento, com efeitos para o futuro, respondendo ao e-mail de confirmação ou escrevendo para legal@mailistix.com; eliminamos então a inscrição do utilizador. Se outra pessoa tiver introduzido o endereço do utilizador, este pode pedir-nos da mesma forma que eliminemos a inscrição. O tratamento efetuado antes da retirada permanece lícito. Sem o consentimento, o utilizador não pode inscrever-se na lista de espera, mas pode enviar-nos um e-mail para legal@mailistix.com.

5. Dados de utilizador da Google

A presente secção explica como o Mailistix acede, utiliza, armazena, partilha e elimina os dados que recebe das APIs da Google («dados de utilizador da Google»), como dados do Gmail e do Google Calendar.

5.1 Limited Use

A utilização e a transferência pelo Mailistix, para qualquer outra aplicação, de informações recebidas das APIs da Google obedecerão à Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de Limited Use. (Texto original em inglês: «Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.») Cumprimos também a Google Workspace API User Data and Developer Policy.

5.2 O que o Mailistix acede e porquê

O Mailistix não solicita acesso aos Google Contacts, ao Google Drive nem a outros serviços da Google do utilizador.

5.3 Como o Mailistix utiliza os dados de utilizador da Google

O Mailistix utiliza os dados de utilizador da Google apenas para fornecer as funcionalidades que o utilizador vê e utiliza na Aplicação: ler, organizar, pesquisar, escrever e enviar e-mail, o calendário e as reuniões do utilizador, e as Funcionalidades de IA que o utilizador escolhe utilizar. Além disso, para fins de segurança, o nosso servidor deriva do endereço Gmail do utilizador a impressão digital da caixa de correio descrita na secção 4.3, que serve apenas para detetar utilização abusiva, como avaliações gratuitas repetidas. O Mailistix não utiliza os dados de utilizador da Google para qualquer outra finalidade.

5.4 Onde os dados de utilizador da Google são armazenados

• No computador do utilizador: os seus e-mails, anexos, etiquetas, eventos de calendário e os tokens de acesso, na base de dados cifrada da Aplicação e no armazenamento seguro do sistema operativo do utilizador (secção 4.4).
• Nos nossos servidores: apenas o endereço Gmail do utilizador, um número de alteração e a ligação à Conta do utilizador para as notificações em tempo real (secção 4.5); a impressão digital da caixa de correio, um código derivado do endereço Gmail do utilizador para fins de segurança, que não é o endereço e que, sem a chave do nosso servidor, não pode ser reconvertido no endereço (secção 4.3); e os registos de utilização de IA do utilizador, que não contêm dados de utilizador da Google. O conteúdo dos e-mails não é armazenado nos nossos servidores.
• Nos nossos fornecedores de IA: o conteúdo de um pedido de IA, apenas para o tratar e durante os períodos limitados do lado do fornecedor indicados na secção 4.6.5.

5.5 Com quem os dados de utilizador da Google são partilhados

Só transferimos dados de utilizador da Google para terceiros:

1. para fornecer as funcionalidades que o utilizador utiliza, com a sua permissão: para o Microsoft Azure OpenAI e o Google Vertex AI quando o utilizador utiliza uma Funcionalidade de IA, depois de ter ativado as Funcionalidades de IA (secção 4.6); para a própria Google quando o Ask AI pesquisa a caixa de correio do utilizador; e para o remetente de uma newsletter quando o utilizador anula a subscrição (secção 4.8);
2. para prestadores de serviços que operam o Serviço por nossa conta, ao abrigo de contratos que os vinculam às nossas instruções e à confidencialidade, a saber, a Supabase (alojamento, Frankfurt) e o Google Cloud Pub/Sub (metadados de notificações);
3. para fins de segurança, por exemplo para investigar abusos;
4. para cumprir a lei aplicável, por exemplo uma ordem judicial vinculativa; e
5. no âmbito de uma fusão, aquisição ou venda de ativos, apenas depois de termos obtido o consentimento explícito prévio do utilizador.

5.6 O que nunca fazemos com os dados de utilizador da Google

• Não vendemos dados de utilizador da Google e não os transferimos para plataformas de publicidade, corretores de dados (data brokers) ou revendedores de informação.
• Não os utilizamos para apresentar publicidade, incluindo retargeting, publicidade personalizada ou baseada em interesses.
• Não os utilizamos para determinar a solvabilidade nem para fins de concessão de crédito.
• Não utilizamos dados do Google Workspace, incluindo dados do Gmail e do Calendar, para desenvolver, melhorar ou treinar modelos de IA ou de aprendizagem automática de uso geral ou não personalizados. A única personalização é a personalização por utilizador descrita na secção 4.6.6, que é utilizada exclusivamente para fornecer funcionalidades ao utilizador, é armazenada no computador do utilizador e não altera qualquer modelo.
• Não permitimos que pessoas leiam dados de utilizador da Google, exceto (a) quando o utilizador tenha dado o seu acordo expresso para mensagens ou dados específicos, por exemplo num pedido de suporte; (b) quando tal seja necessário para fins de segurança, como a investigação de um abuso ou de um incidente de segurança; (c) para cumprir a lei aplicável; ou (d) quando os dados, incluindo as suas derivações, tenham sido agregados e anonimizados e sejam utilizados para operações internas em conformidade com a lei aplicável. A monitorização automática de abusos dos nossos fornecedores de IA pode assinalar um pedido para análise por funcionários autorizados da Google ou da Microsoft, dentro dos limites descritos na secção 4.6.5.

5.7 Eliminar dados de utilizador da Google e revogar o acesso

• Remover uma caixa de correio: Definições › Contas de e-mail › «Remover conta». A Aplicação interrompe as notificações em tempo real dessa caixa de correio, elimina os nossos registos de notificações, elimina do computador do utilizador os dados e os tokens da caixa de correio e revoga o acesso do Mailistix à conta Google do utilizador junto da Google.
• Eliminar a sua Conta: Definições › Geral › Conta › Eliminar conta (secção 12.4). Isto remove os dados do utilizador dos nossos servidores, exceto os registos que a secção 12.4 enumera como permanecendo durante um período limitado, e, nesse computador, da Aplicação, e revoga a permissão da Google.
• Revogar o acesso na Google: o utilizador pode também remover o Mailistix a qualquer momento na página «Third-party apps & services» da sua Conta Google (https://myaccount.google.com/connections). A Aplicação deixa então de poder aceder à caixa de correio do utilizador; os dados que já se encontram no computador do utilizador aí permanecem até serem removidos conforme descrito acima.
• Pedir a eliminação por e-mail: escreva para legal@mailistix.com. Note que não conseguimos aceder a dados no computador do utilizador.

A remoção do acesso do Mailistix não elimina nada na caixa de correio Gmail nem no Google Calendar do utilizador. A impressão digital da caixa de correio (secção 4.3) é conservada para fins de segurança: permanece quando o utilizador remove uma caixa de correio ou revoga o acesso e é eliminada 12 meses após a eliminação da Conta do utilizador.

6. Dados de utilizador da Microsoft

6.1 Permissões. Para as caixas de correio Microsoft (Outlook.com e Microsoft 365), o Mailistix solicita: início de sessão e perfil básico (openid, profile, email, User.Read) para identificar a caixa de correio, mostrar o nome do utilizador e derivar a impressão digital da caixa de correio (secção 4.3); offline_access para a manter sincronizada; Mail.ReadWrite para sincronizar, organizar, mover e eliminar mensagens e guardar rascunhos; Mail.Send para enviar os e-mails que o utilizador escreve; e Calendars.ReadWrite para as reuniões, os convites e os eventos do utilizador. A organização do utilizador pode ter de aprovar estas permissões.

6.2 Utilização, armazenamento e partilha. Os dados de utilizador da Microsoft são tratados exatamente como descrito para os dados de utilizador da Google nas secções 5.3 a 5.6: armazenados no computador do utilizador, utilizados apenas para as funcionalidades que o utilizador utiliza, enviados para tratamento por IA apenas quando o utilizador utiliza uma Funcionalidade de IA, nunca vendidos, nunca utilizados para publicidade nem para treinar modelos de IA, e não lidos por pessoas, exceto nos casos enumerados na secção 5.6. Os nossos servidores armazenam apenas os metadados de notificações descritos na secção 4.5 e a impressão digital da caixa de correio descrita na secção 4.3, que derivamos, para fins de segurança, do endereço constante da resposta de início de sessão da Microsoft.

6.3 Revogar o acesso. A remoção de uma caixa de correio Microsoft na Aplicação cancela a subscrição de notificações, elimina os nossos registos de notificações dessa caixa de correio e elimina do computador do utilizador os dados e os tokens da caixa de correio; a impressão digital da caixa de correio permanece conforme descrito na secção 4.3. Para remover também a permissão junto da Microsoft, utilize a página de permissões de aplicações da sua conta Microsoft (para contas pessoais: https://account.live.com/consent/Manage; para contas profissionais ou escolares: https://myapps.microsoft.com, ou peça ao seu administrador).

7. Se alguém com quem o utilizador se corresponde utiliza o Mailistix

A presente secção destina-se a pessoas que não são utilizadores do Mailistix mas cujos dados chegam ao Mailistix porque trocam e-mails ou reuniões com um utilizador do Mailistix.

• Quem é responsável: os utilizadores do Mailistix utilizam o Mailistix para uma empresa: a sua entidade patronal ou outra organização, um cliente, ou a sua própria empresa (o «Cliente Empresarial», secção 2.3). O Cliente Empresarial é o responsável pelo tratamento dos seus dados na caixa de correio do utilizador, na Aplicação e nas Funcionalidades de IA. Decide sobre o fundamento jurídico e é responsável por lhe prestar informações (artigos 13.º e 14.º do RGPD). Quando os seus dados chegam aos nossos servidores, tratamo-los apenas por conta do Cliente Empresarial, na qualidade de seu subcontratante ao abrigo do nosso DPA. Prestamos as informações seguintes para que saiba o que acontece com o Mailistix.
• Que dados: o seu nome, o endereço de e-mail e o conteúdo dos e-mails que troca com o utilizador (incluindo nomes e texto de anexos), e dados de reuniões, como convites que envia.
• Origem: a caixa de correio do utilizador do Mailistix junto do respetivo fornecedor de caixa de correio (por exemplo, a Google ou a Microsoft).
• No computador do utilizador: a Aplicação armazena estes dados na base de dados local cifrada do utilizador. Isto está sob o controlo do utilizador e do Cliente Empresarial; não temos acesso.
• Nos nossos servidores e nos nossos fornecedores de IA: apenas quando o utilizador utiliza uma Funcionalidade de IA, por exemplo para resumir o seu e-mail ou redigir uma resposta dirigida a si, o conteúdo relevante é tratado conforme descrito na secção 4.6. Não é armazenado por nós e não é utilizado para treinar modelos de IA.
• Finalidade e fundamento jurídico: permitir ao utilizador ler, organizar e responder à sua correspondência. O fundamento jurídico é o do Cliente Empresarial; normalmente é o seu interesse legítimo em tratar a sua correspondência de forma eficiente com as ferramentas que escolhe (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD).
• Destinatários e transferências: a Supabase e os nossos fornecedores de IA, como subcontratantes ulteriores do Cliente Empresarial (secção 8), com as transferências descritas na secção 9.
• Os seus direitos: contacte o utilizador do Mailistix ou o Cliente Empresarial, que pode também aceder aos dados no computador do utilizador. Se nos escrever para legal@mailistix.com, transmitimos o seu pedido ao Cliente Empresarial quando o conseguirmos identificar, e ajudamo-lo a responder (secção 12.7). Não sabemos quem é, salvo se o utilizador tratar o seu e-mail com uma Funcionalidade de IA, e não armazenamos os seus dados, pelo que não podemos entrar em contacto consigo por iniciativa própria.

8. Quem recebe dados pessoais

Só partilhamos dados pessoais conforme descrito na presente política. Os nossos subcontratantes atuam apenas segundo as nossas instruções, ao abrigo de acordos de tratamento de dados; relativamente aos Dados Pessoais do Cliente (secção 2.3), são os nossos subcontratantes ulteriores ao abrigo do DPA. A lista atual, com pormenores, consta da nossa página de Subcontratantes Ulteriores.

Não vendemos dados pessoais e não os partilhamos com terceiros para a publicidade destes.

9. Transferências internacionais de dados

9.1 Tratamento na UE por predefinição. Os nossos servidores estão em Frankfurt, Alemanha. O tratamento por IA tem lugar na UE para os utilizadores na UE e para os utilizadores que não responderam à pergunta sobre a região. As nossas análises opcionais e a monitorização de erros funcionam na UE.

9.2 Localização das funções de servidor. As nossas funções de servidor para pedidos de IA são executadas em localizações da UE. As nossas outras funções de servidor (por exemplo, a troca de tokens de início de sessão com o fornecedor de caixa de correio do utilizador, a página de pagamento, a exportação de dados e a anulação de subscrição com um clique) são executadas na localização periférica (edge) da Supabase mais próxima do utilizador, que pode situar-se fora da UE se o utilizador se encontrar fora da Europa; transmitem os dados sem os armazenar aí, e a base de dados permanece em Frankfurt.

9.3 Fornecedores fora da UE. Vários dos nossos fornecedores são, ou pertencem a, empresas fora da UE: a Microsoft, a Google, a Sentry (Functional Software, Inc.), a PostHog, a Cloudflare e a Polar têm sede nos Estados Unidos, e o nosso parceiro contratual na Supabase é a Supabase Pte. Ltd., em Singapura, parte de um grupo que inclui também a Supabase, Inc., nos Estados Unidos. Mesmo quando os dados são armazenados na UE, estas empresas podem aceder-lhes a partir de fora da UE para suporte ou manutenção, e podem estar sujeitas às leis desses países. Protegemos estas transferências do seguinte modo:

• A Google, a Microsoft, a Cloudflare, a Sentry e a PostHog estão certificadas ao abrigo do EU-U.S. Data Privacy Framework, relativamente ao qual a Comissão Europeia adotou uma decisão de adequação (Decisão de Execução (UE) 2023/1795 da Comissão). As suas condições de tratamento de dados incluem também as cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia (Decisão de Execução (UE) 2021/914 da Comissão).
• A Supabase não está certificada ao abrigo do Data Privacy Framework, e Singapura não tem decisão de adequação. Baseamo-nos nas cláusulas contratuais-tipo constantes do acordo de tratamento de dados da Supabase: Módulo 2 para os dados de que somos o responsável pelo tratamento, Módulo 3 para os Dados Pessoais do Cliente, com as adendas para o Reino Unido e a Suíça.

Além disso, limitamos o que sai do computador do utilizador, alojamos a nossa base de dados e as nossas funções de servidor de IA na UE, ciframos os dados em trânsito e em repouso e não armazenamos o conteúdo dos pedidos de IA.

9.4 Utilizadores fora da Europa. Se o utilizador respondeu que se encontra fora da Europa, alguns dos seus pedidos de IA são tratados no ponto de acesso global da Google, que pode tratar dados em qualquer país onde a Google ofereça o modelo. Estas transferências são abrangidas pelo Cloud Data Processing Addendum da Google, incluindo cláusulas contratuais-tipo, e pela certificação da Google LLC ao abrigo do Data Privacy Framework.

9.5 Polar. Os dados que enviamos à Polar são transferidos para os Estados Unidos. A Polar não está certificada ao abrigo do Data Privacy Framework. O nosso acordo com a Polar inclui a adenda de tratamento de dados da Polar com as cláusulas contratuais-tipo. Quando estas não abrangem uma transferência, esta baseia-se no artigo 49.º, n.º 1, alínea b), do RGPD, porque é necessária para a compra que o utilizador solicita.

9.6 Cópias. O utilizador pode solicitar uma cópia das garantias que utilizamos escrevendo para legal@mailistix.com. Quanto ao Reino Unido e à Suíça, ver as secções 16.3 e 16.4.

9.7 Servidores que o utilizador opta por contactar. Quando o utilizador carrega imagens num e-mail, abre uma página de anulação de subscrição ou anula uma subscrição com um clique (secções 4.8 e 4.9), o pedido segue para o servidor do remetente, onde quer que este se situe, porque o utilizador o solicita.

9.8 Regulamento dos Dados da UE. O local onde se situa a infraestrutura de cada parte do Serviço, a lei a que está sujeita e a forma como protegemos os dados detidos na UE contra o acesso ilícito por autoridades estrangeiras estão descritos na nossa página de Subcontratantes Ulteriores (secção 4) e na secção 13 do DPA.

10. Durante quanto tempo conservamos os dados

Conservamos dados pessoais apenas durante o tempo de que necessitamos para as finalidades indicadas na secção 4, e eliminamo-los depois. Quando o utilizador elimina a sua Conta, os dados do lado do servidor associados a ela são eliminados de imediato, salvo indicação em contrário no quadro. Se o acordo do utilizador cessar de outra forma, por exemplo por resolução, a Conta do utilizador permanece durante um período de recuperação de dados de 30 dias, em que o utilizador pode exportar os seus dados (se não conseguir iniciar sessão, enviamos-lhe o ficheiro de exportação a pedido), e é depois eliminada da mesma forma (Termos, secção 15.10). Neste quadro, «até a Conta do utilizador ser eliminada» abrange ambos os casos.

Nos nossos servidores e nos nossos fornecedores

No computador do utilizador (sob o seu controlo; eliminados quando o utilizador elimina a sua Conta nesse computador)

Podemos conservar dados por mais tempo quando a lei o exija ou quando deles necessitemos para declarar, exercer ou defender direitos num processo judicial, e apenas para essa finalidade.

11. Como protegemos os seus dados

Utilizamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo:

• ligações cifradas (TLS 1.2 ou 1.3) para todo o tráfego; as versões de produção da Aplicação recusam desativar as verificações de certificados;
• uma base de dados local cifrada cuja chave é protegida pelo sistema operativo do utilizador, tokens de caixa de correio no armazenamento seguro do sistema operativo do utilizador e caches cifradas para anexos;
• nos nossos servidores: regras de acesso ao nível das linhas em todas as tabelas, para que cada utilizador possa aceder apenas aos seus próprios registos; tokens de início de sessão de curta duração com tokens de atualização rotativos; limites de frequência de pedidos; nova confirmação da identidade do utilizador antes de eliminar a sua Conta; verificação das notificações que recebemos da Google, da Microsoft e da Polar; segredos conservados num cofre protegido; e registos sem conteúdo nem tokens;
• na Aplicação: uma Content Security Policy, e-mails apresentados numa sandbox sem scripts, HTML de e-mail sanitizado e pré-visualizações de anexos sem acesso à rede;
• proteção das Funcionalidades de IA contra manipulação por conteúdo de e-mails (secção 4.15);
• acesso às consolas administrativas limitado às pessoas que dele necessitam.

Nenhum sistema é completamente seguro. Se uma violação de dados pessoais for suscetível de resultar num risco para o utilizador, informaremos as autoridades competentes e, quando exigido, o utilizador, nos termos da lei.

12. Os seus direitos e escolhas

12.1 Os direitos do utilizador

Ao abrigo do RGPD, o utilizador tem o direito de:

• aceder aos seus dados pessoais e receber uma cópia (artigo 15.º);
• obter a retificação de dados inexatos (artigo 16.º);
• obter o apagamento dos seus dados (artigo 17.º);
• limitar o tratamento (artigo 18.º);
• receber os dados que nos forneceu num formato estruturado e de leitura automática e transmiti-los a outro prestador (portabilidade dos dados, artigo 20.º);
• opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos (artigo 21.º; ver o quadro abaixo);
• retirar o seu consentimento a qualquer momento, com efeitos para o futuro (artigo 7.º, n.º 3); e
• apresentar uma reclamação a uma autoridade de controlo (artigo 77.º; secção 12.6).

O direito de oposição do utilizador (artigo 21.º do RGPD)

Quando tratamos os dados pessoais do utilizador com base em interesses legítimos (artigo 6.º, n.º 1, alínea f), do RGPD), o utilizador tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular. Cessaremos então o tratamento, salvo se pudermos apresentar razões imperiosas e legítimas que prevaleçam sobre os interesses, direitos e liberdades do utilizador, ou se o tratamento for necessário para declarar, exercer ou defender direitos num processo judicial.

Não utilizamos os dados do utilizador para marketing direto, exceto o e-mail que enviamos à lista de espera quando a versão beta estiver pronta, o qual assenta no consentimento do utilizador (secção 4.18). Se alguma vez utilizarmos os dados do utilizador para outro marketing direto, o utilizador pode opor-se a qualquer momento, sem indicar motivos, e cessaremos.

Para se opor, escreva para legal@mailistix.com.

12.2 Controlos na Aplicação

12.3 Exercer os seus direitos por e-mail

O utilizador pode exercer todos os direitos escrevendo para legal@mailistix.com a partir do endereço de e-mail da sua Conta (para a lista de espera: o endereço com que o utilizador se inscreveu). Se não pudermos ter a certeza de que um pedido provém do utilizador, podemos pedir-lhe que o confirme, por exemplo iniciando sessão na Aplicação. Respondemos no prazo de um mês; no caso de pedidos complexos ou numerosos, podemos prorrogar este prazo por mais dois meses e informaremos o utilizador do motivo. O exercício dos direitos é gratuito, salvo se os pedidos forem manifestamente infundados ou excessivos.

12.4 Eliminar a sua Conta

A eliminação produz efeitos de imediato, pelo que a Aplicação oferece primeiro Exportar dados na mesma caixa de diálogo. Para eliminar a sua Conta, o utilizador tem de ter iniciado sessão nos últimos 10 minutos e escrever DELETE para confirmar. Se uma subscrição paga ainda puder ser cobrada ao utilizador, a Aplicação pede-lhe primeiro que a cancele. Quando o utilizador elimina a sua Conta, o nosso servidor elimina os carregamentos do utilizador para o suporte, os seus dados de análise na PostHog, os seus registos de notificações e de quotas, o seu registo de cliente na Polar, se nunca comprou nada, e depois a Conta do utilizador com todos os dados associados, incluindo os seus registos de consentimento; uma cópia da aceitação dos Termos e do DPA pelo utilizador permanece sem o seu endereço de e-mail (secção 10). Se o acordo do utilizador cessar de outra forma, a mesma eliminação segue-se ao período de recuperação de dados de 30 dias (secção 10; Termos, secção 15.10). Alguns registos permanecem durante um período limitado (secção 10): a cópia dos registos de aceitação do utilizador até 1 de janeiro do quarto ano após a eliminação, as impressões digitais das caixas de correio que o utilizador ligou, durante 12 meses, os eventos de segurança até 180 dias sem o identificador de utilizador, as entradas no registo do nosso serviço de autenticação até 180 dias e as notificações da Polar até 30 dias após o tratamento. A Polar conserva os seus próprios registos de compras (secção 4.10). Se o utilizador não puder utilizar a Aplicação, pode pedir-nos por e-mail que eliminemos a sua Conta; depois de confirmarmos que o pedido provém do utilizador, executamos a mesma eliminação nos nossos servidores, mas não conseguimos aceder aos dados no computador do utilizador nem revogar por si a permissão da Google ou da Microsoft (secções 5.7 e 6.3). No computador onde o utilizador elimina a sua Conta, a Aplicação também interrompe as notificações em tempo real, revoga o acesso do Mailistix às caixas de correio Google do utilizador e elimina todos os dados locais da Conta do utilizador. Noutros computadores em que o utilizador tenha utilizado a Aplicação, a sessão é terminada, mas os dados locais permanecem até o utilizador eliminar aí a pasta de dados da Aplicação (secção 4.4); Definições › Geral › Zona de perigo › Limpar todos os e-mails remove os e-mails armazenados.

12.5 Dados a que não podemos aceder

Os e-mails do utilizador e outros dados no seu computador não estão nos nossos servidores, pelo que não podemos aceder-lhes, retificá-los, exportá-los ou eliminá-los por si; o utilizador pode fazê-lo por si próprio na Aplicação. A caixa de correio do utilizador permanece junto do seu fornecedor de caixa de correio, e o utilizador pode exportá-la aí.

12.6 Reclamações

O utilizador pode apresentar reclamação à autoridade de controlo da proteção de dados do país da UE ou do EEE onde vive ou trabalha ou onde tenha ocorrido a alegada violação. A autoridade responsável por nós é a Comissária de Berlim para a Proteção de Dados e a Liberdade de Informação (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Alemanha, www.datenschutz-berlin.de. Agradecemos que nos contacte primeiro, para que possamos tentar resolver a questão.

12.7 Dados que tratamos para um Cliente Empresarial

Relativamente aos Dados Pessoais do Cliente (secção 2.3), o Cliente Empresarial é o responsável pelo tratamento, e os pedidos de exercício dos direitos do utilizador devem ser-lhe dirigidos. Se o utilizador nos enviar um pedido deste tipo, transmitimo-lo ao Cliente Empresarial sem demora injustificada, quando o conseguirmos identificar, informamos o utilizador de que o fizemos e ajudamos o Cliente Empresarial a responder. Os controlos da secção 12.2 continuam a estar à disposição do utilizador enquanto utilizador.

13. A disponibilização dos seus dados é obrigatória?

O utilizador não está legalmente obrigado a fornecer-nos quaisquer dados pessoais. No entanto:

• o endereço de e-mail e os códigos de início de sessão que enviamos para o mesmo são necessários para criar e utilizar uma Conta;
• a ligação de uma caixa de correio é necessária para utilizar o Mailistix como cliente de e-mail;
• a Aplicação pergunta a todos, durante a configuração, onde se encontram; até o utilizador responder, o tratamento por IA permanece na UE;
• um Plano pago exige os dados de pagamento que a Polar solicita;
• o formulário de contacto exige o nome, o endereço de e-mail e a mensagem do utilizador, a sua confirmação de que leu a presente política e o seu consentimento para o Google reCAPTCHA; sem estes elementos, o utilizador pode enviar-nos antes um e-mail;
• a lista de espera exige o endereço de e-mail do utilizador, a sua plataforma, a sua confirmação de que leu a presente política e o seu consentimento para a utilização do seu endereço e para o Google reCAPTCHA; sem estes elementos, o utilizador pode enviar-nos antes um e-mail; e
• as Funcionalidades de IA, a permissão de calendário, as análises, os relatórios de falhas e os registos de diagnóstico são opcionais. Sem eles, as funcionalidades correspondentes não estão disponíveis, mas o utilizador pode utilizar o resto do Serviço.

14. Decisões automatizadas

Não tomamos decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado, incluindo a definição de perfis, que produzam efeitos na esfera jurídica do utilizador ou o afetem significativamente de forma similar (artigo 22.º do RGPD). O Serviço aplica regras técnicas que decorrem do Plano do utilizador e dos Termos, como limites de Créditos, um limite diário de custo de IA, limites de frequência de pedidos e a passagem para o Plano Basic após uma subscrição não paga; estas regras não se baseiam numa avaliação de aspetos pessoais do utilizador. Uma nota de que uma caixa de correio foi ligada por várias Contas (secção 4.15) não conduz a nenhuma medida automática. Os Resultados de IA consistem em sugestões que o utilizador decide se utiliza.

15. Crianças

O Mailistix destina-se apenas a pessoas com 18 anos ou mais e não se dirige a crianças. Não recolhemos conscientemente dados pessoais de crianças. Se o utilizador considerar que uma criança nos forneceu dados pessoais, contacte legal@mailistix.com, e eliminaremos esses dados.

16. Suplementos regionais

As secções seguintes aplicam-se, em complemento ao restante da presente política, às pessoas nas regiões indicadas. Se conflituarem com o restante da presente política, a secção regional prevalece para essa região. Em todas as regiões, tratamos os Dados Pessoais do Cliente (secção 2.3) como service provider ou subcontratante do Cliente Empresarial, que é responsável por eles nos termos da lei local; os direitos descritos abaixo aplicam-se então contra o Cliente Empresarial, e apoiamo-lo conforme descrito na secção 12.7.

16.1 Estados Unidos

16.1.1 Aviso no momento da recolha (Califórnia). O presente aviso aplica-se aos residentes da Califórnia ao abrigo da California Consumer Privacy Act, conforme alterada pela California Privacy Rights Act («CCPA»). A CCPA protege também as pessoas que atuam por conta de uma empresa, como os nossos utilizadores. Atualmente, podemos não cumprir os limiares de aplicabilidade da CCPA (por exemplo, receitas brutas anuais superiores a 26 625 000 USD para 2025 e 2026), mas respeitamos os direitos abaixo indicados para todos os residentes nos EUA. Nos últimos 12 meses, recolhemos as seguintes categorias de informações pessoais. Os dados que permanecem apenas no computador do utilizador não são recolhidos por nós. Quando tratamos informações pessoais por conta de um Cliente Empresarial (secção 2.3), atuamos como seu service provider ao abrigo da secção 16 do DPA.

Não recolhemos informações biométricas, geolocalização precisa nem informações profissionais, de emprego ou de educação enquanto tais; essas informações podem surgir nos e-mails que o utilizador trata com Funcionalidades de IA e são então tratadas como conteúdo de e-mails.

16.1.2 Sem venda, sem partilha, sem publicidade direcionada. Não vendemos nem partilhamos informações pessoais (nos termos em que esses conceitos são definidos na CCPA), não o fizemos nos últimos 12 meses e não as utilizamos para publicidade comportamental entre contextos ou direcionada. Não temos conhecimento efetivo da venda ou partilha de informações pessoais de consumidores com menos de 16 anos. Dado que não vendemos nem partilhamos, não oferecemos uma ligação «Do Not Sell or Share»; tratamos, não obstante, um sinal Global Privacy Control como um pedido válido de oposição (opt-out) à venda e à partilha.

16.1.3 Informações pessoais sensíveis. Utilizamos e divulgamos informações pessoais sensíveis apenas para finalidades permitidas nos termos de Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m), como prestar o Serviço que o utilizador solicita e assegurar a segurança e a integridade. Não as utilizamos para inferir características do utilizador.

16.1.4 Os direitos do utilizador. O utilizador tem o direito de: saber que informações pessoais recolhemos, utilizamos e divulgamos e aceder-lhes; eliminá-las; retificar informações pessoais inexatas; opor-se à venda ou à partilha (não aplicável, dado que não vendemos nem partilhamos); limitar a utilização de informações pessoais sensíveis (não aplicável, ver acima); e não ser discriminado por exercer os seus direitos. Utilize os controlos da secção 12.2 ou escreva para legal@mailistix.com. Confirmamos a receção no prazo de 10 dias úteis e respondemos no prazo de 45 dias de calendário, que podemos prorrogar uma vez por 45 dias, mediante aviso. Verificamos os pedidos associando-os à Conta do utilizador, por exemplo pedindo-lhe que inicie sessão na Aplicação.

16.1.5 Mandatários autorizados. O utilizador pode recorrer a um mandatário autorizado. Pediremos ao mandatário a permissão assinada do utilizador e podemos pedir ao utilizador que verifique a sua identidade diretamente connosco, salvo se o mandatário dispuser de uma procuração válida.

16.1.6 Não discriminação. Não recusaremos o Serviço ao utilizador, não lhe cobraremos um preço diferente nem prestaremos um serviço de qualidade diferente por ter exercido os seus direitos de privacidade.

16.1.7 Outras divulgações. Não divulgamos informações pessoais a terceiros para os seus fins de marketing direto (Cal. Civ. Code § 1798.83). Não seguimos o utilizador em sítios Web de terceiros, pelo que os sinais «Do Not Track» do navegador não alteram a forma como funcionamos.

16.1.8 Outros estados dos EUA. As leis de privacidade abrangentes de outros estados, incluindo Virgínia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, Nebraska, Nova Hampshire, Nova Jérsia, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky e Rhode Island, em geral não protegem indivíduos que atuam num contexto comercial ou laboral, que é a forma como o Mailistix é utilizado, e aplicam-se apenas acima de limiares que podemos não atingir. Quando uma lei deste tipo se aplique ao utilizador, este pode ter o direito de confirmar se tratamos os seus dados pessoais, de aceder-lhes, retificá-los e eliminá-los, de obter uma cópia portável e de opor-se à publicidade direcionada, à venda e à definição de perfis com efeitos jurídicos ou efeitos significativos semelhantes. Não praticamos publicidade direcionada, venda nem essa definição de perfis. Para exercer os seus direitos, utilize os controlos da secção 12.2 ou escreva para legal@mailistix.com. Respondemos no prazo de 45 dias, que podemos prorrogar uma vez por 45 dias quando a lei o permita.

Recursos. Se recusarmos dar seguimento ao pedido do utilizador, este pode recorrer escrevendo para legal@mailistix.com com o assunto «Privacy appeal» num prazo razoável após a nossa decisão. Responderemos no prazo que a lei do estado do utilizador exija (em geral 45 ou 60 dias) e explicaremos a nossa decisão. Se o utilizador não ficar satisfeito, pode contactar o Attorney General do seu estado.

16.1.9 Nevada. Não vendemos informações abrangidas, na aceção da lei do Nevada (NRS 603A). O utilizador pode, não obstante, enviar um pedido de exclusão para legal@mailistix.com.

16.2 Canadá

16.2.1 PIPEDA. Tratamos as informações pessoais de pessoas no Canadá em conformidade com a Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) e com as leis provinciais aplicáveis. Ao utilizar o Serviço, o utilizador consente no tratamento descrito na presente política; o utilizador pode retirar o consentimento a qualquer momento, sem prejuízo de restrições legais ou contratuais, e informá-lo-emos do que isso significa para o Serviço. O utilizador pode aceder às suas informações pessoais e retificá-las conforme descrito na secção 12. As informações pessoais do utilizador são tratadas fora do Canadá, principalmente na UE e, através dos fornecedores indicados na secção 8, possivelmente nos Estados Unidos e, para os utilizadores fora da UE, noutros países onde a Google opera. Podem então ficar acessíveis a tribunais e autoridades desses países. Quando tratamos informações pessoais para um Cliente Empresarial (secção 2.3), esse cliente continua a ser responsável por elas, e utilizamo-las apenas para prestar o Serviço a esse cliente. O utilizador pode contactar-nos sobre privacidade através de legal@mailistix.com e apresentar reclamação ao Office of the Privacy Commissioner of Canada (www.priv.gc.ca).

16.2.2 Quebeque. A pessoa responsável pela proteção das informações pessoais é o nosso gerente, Marvin Muvunyi, contactável através de legal@mailistix.com. Ao abrigo da Act respecting the protection of personal information in the private sector do Quebeque, o utilizador tem o direito de aceder às suas informações pessoais e retificá-las, de retirar o seu consentimento, de receber as informações pessoais informatizadas que forneceu num formato tecnológico estruturado e de uso corrente (portabilidade) e de nos pedir que cessemos a difusão das suas informações pessoais ou desindexemos qualquer hiperligação associada ao seu nome quando estejam reunidas as condições legais. O Mailistix não utiliza tecnologia que identifique, localize ou crie perfis do utilizador por predefinição: as análises opcionais estão desativadas, salvo se o utilizador as ativar, e não recolhemos a localização do utilizador. Antes de comunicar informações pessoais para fora do Quebeque, avaliamos se estas beneficiarão de uma proteção adequada. O utilizador pode apresentar reclamação à Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Ainda não oferecemos o Serviço no Quebeque (Termos, Parte II, secção D.1); antes de o fazermos, disponibilizaremos a presente política em francês. Até lá, a presente secção aplica-se principalmente às pessoas no Quebeque que se correspondem com utilizadores do Mailistix (secção 7).

16.3 Reino Unido

Se o utilizador se encontrar no Reino Unido, aplicam-se o UK GDPR e a Data Protection Act 2018, conforme alterada pela Data (Use and Access) Act 2025, e as remissões para o RGPD na presente política significam o UK GDPR. O utilizador tem os direitos descritos na secção 12. O utilizador pode apresentar-nos uma reclamação sobre a nossa utilização dos seus dados pessoais escrevendo para legal@mailistix.com; acusaremos a receção da reclamação no prazo de 30 dias, analisá-la-emos sem demora injustificada e informaremos o utilizador do resultado. O utilizador pode também apresentar reclamação ao Information Commissioner's Office (ico.org.uk). As transferências dos dados do utilizador para a UE baseiam-se nos regulamentos de adequação do Reino Unido relativos ao EEE; as transferências para os Estados Unidos baseiam-se na UK Extension do EU-U.S. Data Privacy Framework quando o destinatário esteja certificado, e as transferências para os Estados Unidos, Singapura ou outros países baseiam-se, nos restantes casos, no International Data Transfer Addendum to the EU Standard Contractual Clauses ou no International Data Transfer Agreement. Na pergunta sobre a região, as pessoas no Reino Unido respondem «Na Europa»; os seus pedidos de IA são então tratados na UE (secção 4.6.4). Ainda não designámos um representante no Reino Unido nos termos do artigo 27.º do UK GDPR; designaremos um antes de oferecermos ativamente o Serviço no Reino Unido.

16.4 Suíça

Se o utilizador se encontrar na Suíça, aplica-se a Federal Act on Data Protection (revFADP). O utilizador tem os direitos de informação, acesso, retificação, eliminação, oposição e portabilidade dos dados, e pode apresentar reclamação ao Federal Data Protection and Information Commissioner (www.edoeb.admin.ch). Os dados do utilizador são tratados principalmente na UE, cujos países a Suíça reconhece como oferecendo uma proteção adequada; as transferências para os Estados Unidos baseiam-se no Swiss-U.S. Data Privacy Framework quando o destinatário esteja certificado, e as transferências para os Estados Unidos, Singapura ou outros países baseiam-se, nos restantes casos, nas cláusulas contratuais-tipo da UE com as alterações exigidas para a Suíça. Na pergunta sobre a região, as pessoas na Suíça respondem «Na Europa»; os seus pedidos de IA são então tratados na UE (secção 4.6.4).

16.5 Brasil

Se o utilizador se encontrar no Brasil, aplica-se a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei n.º 13.709/2018). Baseamo-nos nos fundamentos jurídicos da execução de um contrato, dos interesses legítimos, do cumprimento de obrigações legais e do consentimento, conforme descrito na secção 4. Ao abrigo do artigo 18.º da LGPD, o utilizador tem direito à confirmação do tratamento, ao acesso, à retificação, à anonimização, ao bloqueio ou à eliminação de dados desnecessários ou excessivos, à portabilidade, à eliminação de dados tratados com base no consentimento, à informação sobre as entidades com as quais partilhamos dados e sobre a possibilidade de não dar consentimento e respetivas consequências, e à revogação do consentimento. O utilizador pode também apresentar uma petição à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD, www.gov.br/anpd). As transferências internacionais baseiam-se nas garantias da secção 9 e, quando exigido, nas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela ANPD. O nosso contacto de proteção de dados (encarregado) é o nosso gerente, Marvin Muvunyi, contactável através de legal@mailistix.com.

16.6 Austrália

Se o utilizador se encontrar na Austrália, tratamos as suas informações pessoais em conformidade com os Australian Privacy Principles da Privacy Act 1988 (Cth). Divulgamos informações pessoais a destinatários fora da Austrália: na UE (Alemanha, Suécia e outros países da UE), em Singapura e nos Estados Unidos e, se o utilizador respondeu que se encontra fora da Europa, noutros países onde a Google opera (secções 8 e 9). O utilizador pode aceder às suas informações pessoais e retificá-las conforme descrito na secção 12. Se tiver uma reclamação, contacte-nos primeiro; responderemos no prazo de 30 dias. Se o utilizador não ficar satisfeito, pode apresentar reclamação ao Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

16.7 Nova Zelândia

Se o utilizador se encontrar na Nova Zelândia, aplica-se a Privacy Act 2020. O utilizador tem o direito de aceder às suas informações pessoais e de solicitar a sua retificação. Divulgamos informações pessoais a destinatários fora da Nova Zelândia conforme descrito nas secções 8 e 9, ao abrigo de garantias contratuais que exigem uma proteção comparável. Se alguém que lhe escreve utilizar o Mailistix, a secção 7 descreve a forma como as suas informações são tratadas. O utilizador pode apresentar reclamação ao Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz).

16.8 Japão

Se o utilizador se encontrar no Japão, aplica-se a Act on the Protection of Personal Information (APPI). Fornecemos dados pessoais a destinatários em países estrangeiros conforme descrito nas secções 8 e 9: na UE, que a Personal Information Protection Commission reconhece como dispondo de um sistema de proteção de informações pessoais equivalente ao do Japão; nos Estados Unidos, que não têm uma lei federal de privacidade abrangente, e em Singapura, que dispõe da Personal Data Protection Act 2012; em ambos, os nossos destinatários estão vinculados por contratos a proteger os dados em conformidade com os princípios da APPI; e, para os utilizadores que responderam que se encontram fora da UE, noutros países onde a Google opera. As nossas medidas de controlo de segurança estão descritas na secção 11. O utilizador pode solicitar a divulgação (incluindo os registos de fornecimento a terceiros), a retificação, a suspensão da utilização, o apagamento e a cessação do fornecimento a terceiros escrevendo para legal@mailistix.com. Quanto ao nosso nome, morada e representante, ver a secção 1.

16.9 Coreia do Sul

Se o utilizador se encontrar na República da Coreia, aplica-se a Personal Information Protection Act (PIPA). As finalidades, os elementos, os prazos de conservação e os subcontratantes estão descritos nas secções 4, 8 e 10. Transferências para o estrangeiro: as informações pessoais do utilizador são transferidas através da rede, quando o utilizador utiliza o Serviço, para os destinatários e países enumerados na secção 8 (Alemanha e outros países da UE; Singapura e Estados Unidos; e, para os utilizadores que responderam que se encontram fora da UE, outros países onde a Google opera), para as finalidades e pelos prazos de conservação indicados nas secções 4, 8 e 10. Os nomes dos destinatários constam da secção 8 e da nossa página de Subcontratantes Ulteriores; o utilizador pode contactá-los através de nós, em legal@mailistix.com. O utilizador pode recusar uma transferência para o estrangeiro não utilizando a funcionalidade em causa (por exemplo, as Funcionalidades de IA ou as análises opcionais) ou eliminando a sua Conta; o cliente de e-mail principal pode então não estar disponível. Destruição: quando o prazo de conservação termina, eliminamos os ficheiros eletrónicos de modo que não possam ser restaurados. O utilizador pode exercer os seus direitos de acesso, retificação, eliminação e suspensão do tratamento conforme descrito na secção 12. O nosso responsável pela privacidade é o nosso gerente, Marvin Muvunyi, contactável através de legal@mailistix.com. O utilizador pode também contactar o comité de mediação de litígios da Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) ou o KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, telefone 118).

16.10 Índia

Se o utilizador se encontrar na Índia, aplicam-se a Digital Personal Data Protection Act, 2023 e as Digital Personal Data Protection Rules, 2025, à medida que entrem em vigor. A presente política é o nosso aviso sobre os dados pessoais que tratamos e as respetivas finalidades (secção 4). Quando nos baseamos no consentimento do utilizador, este pode retirá-lo tão facilmente quanto o deu (secção 12.2); quando o utilizador fornece dados voluntariamente para uma finalidade específica, como criar uma Conta, tratamo-los para essa finalidade. O utilizador tem o direito de aceder a informações sobre os seus dados pessoais, de os retificar, completar, atualizar e apagar, de nomear outra pessoa para exercer os seus direitos em caso de morte ou incapacidade e de obter a resolução de reclamações. Envie as reclamações ao nosso gerente, Marvin Muvunyi, para legal@mailistix.com; respondemos no prazo fixado pelas Digital Personal Data Protection Rules, no máximo 90 dias. Se o utilizador não ficar satisfeito com a nossa resposta, pode apresentar reclamação ao Data Protection Board of India.

16.11 Singapura

Se o utilizador se encontrar em Singapura, aplica-se a Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). O utilizador pode solicitar o acesso aos seus dados pessoais e a sua retificação e retirar o seu consentimento mediante pré-aviso razoável; informá-lo-emos das prováveis consequências da retirada. Quando transferimos dados pessoais para fora de Singapura, asseguramos por contrato que os destinatários proporcionam uma proteção comparável à da PDPA. A pessoa responsável pelo nosso cumprimento da PDPA é o nosso gerente, Marvin Muvunyi, contactável através de legal@mailistix.com. O utilizador pode também apresentar reclamação à Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg).

16.12 África do Sul

Se o utilizador se encontrar na África do Sul, aplica-se a Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA). O utilizador tem o direito de aceder às suas informações pessoais, retificá-las e eliminá-las, de se opor ao tratamento por motivos razoáveis e de apresentar reclamação ao Information Regulator (inforegulator.org.za). Só transferimos informações pessoais para fora da África do Sul ao abrigo das garantias descritas na secção 9, que proporcionam uma proteção substancialmente semelhante à da POPIA. O nosso responsável pela informação (information officer) é o nosso gerente, Marvin Muvunyi, contactável através de legal@mailistix.com.

16.13 Türkiye

Se o utilizador se encontrar na Türkiye, aplica-se a Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK). Somos o responsável pelo tratamento relativamente ao tratamento descrito na secção 2.2; relativamente aos Dados Pessoais do Cliente (secção 2.3), o Cliente Empresarial é o responsável pelo tratamento e nós somos o seu subcontratante. Tratamos os dados pessoais do utilizador para as finalidades da secção 4, com base na execução de um contrato, nos nossos interesses legítimos, no cumprimento de obrigações legais e, quando exigido, no consentimento explícito do utilizador (artigo 5.º da KVKK). Transferimos dados pessoais para o estrangeiro (secção 9) com base nas garantias permitidas pelo artigo 9.º da KVKK. Ao abrigo do artigo 11.º da KVKK, o utilizador tem o direito de saber se os seus dados são tratados e de solicitar informações sobre os mesmos, de saber a finalidade do tratamento, de conhecer os destinatários na Türkiye e no estrangeiro, de solicitar a retificação e a eliminação e a notificação destas aos destinatários, de se opor a um resultado desfavorável decorrente exclusivamente de análise automatizada e de pedir indemnização por danos causados por tratamento ilícito. Envie os pedidos para legal@mailistix.com; se rejeitarmos o pedido do utilizador ou não respondermos no prazo de 30 dias, o utilizador pode apresentar reclamação ao Personal Data Protection Board.

17. Alterações à presente política

Atualizamos a presente política quando o Serviço ou a lei se alteram. O número da versão e a data a partir da qual a política se aplica constam do topo, e as versões anteriores permanecem disponíveis no nosso sítio Web. Informaremos o utilizador das alterações materiais na Aplicação ou por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência relativamente à data em que produzem efeitos. Quando uma alteração exija o consentimento do utilizador, pedi-lo-emos.

18. Contacto

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Privacidade e assuntos jurídicos: legal@mailistix.com

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