Polityka prywatności

Wersja: 1.17 · Obowiązuje od: 3 listopada 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Mailistix UG (haftungsbeschränkt) („Mailistix”, „my”, „nas”, „nasz”) przetwarza dane osobowe, gdy korzystają Państwo z aplikacji desktopowej Mailistix dla macOS i Windows („Aplikacja”) oraz z usług po stronie serwera, które dla niej prowadzimy („Usługi chmurowe”; łącznie z Aplikacją: „Usługa”), gdy kontaktują się Państwo z nami oraz gdy odwiedzają Państwo mailistix.com.

Niniejsza polityka jest informacją dla Państwa i nie stanowi części Państwa umowy z nami. Zasady korzystania z Usługi określone są w naszych Warunkach korzystania z usługi („Warunki”) i naszej Umowie licencyjnej oprogramowania. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały tu zdefiniowane, mają znaczenie nadane im w Warunkach. Więcej szczegółów o Funkcjach AI zawiera nasza Informacja o funkcjach AI, a firmy przetwarzające dane w naszym imieniu są wymienione na naszej stronie z dalszymi podmiotami przetwarzającymi.

Niniejsza polityka została opublikowana pod adresem https://mailistix.com/privacy-policy.

W skrócie

• Dla firm. Mailistix jest oferowany wyłącznie przedsiębiorstwom i osobom samozatrudnionym. W odniesieniu do treści e-maili i danych powiadomień, które trafiają na nasze serwery, działamy na rzecz firmy, dla której korzystają Państwo z Mailistix, jako jej podmiot przetwarzający (pkt 2.3).
• Państwa poczta pozostaje na Państwa komputerze. Aplikacja synchronizuje Państwa skrzynkę pocztową bezpośrednio między Państwa komputerem a Państwa dostawcą skrzynki pocztowej (na przykład Google lub Microsoft) i przechowuje ją w zaszyfrowanej bazie danych na Państwa komputerze. Państwa e-maile, załączniki, kontakty i kalendarz nie są przechowywane na naszych serwerach.
• Treść e-maili trafia na nasze serwery wyłącznie wtedy, gdy korzystają Państwo z Funkcji AI. Tekst potrzebny do obsługi żądania przechodzi przez nasze serwery w UE (domyślnie we Frankfurcie w Niemczech) do Microsoft Azure OpenAI lub Google Vertex AI i nie jest przez nas przechowywany. W przypadku powiadomień w czasie rzeczywistym przechowujemy wyłącznie adres Państwa skrzynki pocztowej i techniczny numer zmiany, nigdy treść. Aby wykrywać powtarzające się bezpłatne okresy próbne, przechowujemy także pseudonimowy kod każdej połączonej przez Państwa skrzynki pocztowej; nie można z niego odczytać adresu (pkt 4.3).
• AI pozostaje w UE, chyba że poinformują nas Państwo, że znajdują się poza Europą. Jeżeli odpowiedzą Państwo, że znajdują się w Europie (w UE, EOG, Zjednoczonym Królestwie lub Szwajcarii) lub nie odpowiedzą, całe przetwarzanie AI odbywa się w UE. Jeżeli odpowiedzą Państwo, że znajdują się poza Europą, niektóre żądania do modeli Gemini firmy Google mogą być przetwarzane poza UE.
• Bez sprzedaży, bez reklam, bez trenowania. Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych, nie wyświetlamy reklam i nie wykorzystujemy Państwa danych do reklamy ani do oceny zdolności kredytowej. Ani my, ani nasi dostawcy AI nie wykorzystujemy Państwa e-maili do trenowania modeli AI.
• Analityka wyłącznie po wyrażeniu zgody. Statystyki użycia i raporty o awariach są wyłączone, dopóki Państwo ich nie włączą. Używają losowego identyfikatora, a nie Państwa imienia i nazwiska ani adresu e-mail.
• Płatności obsługuje Polar. Polar Software, Inc. sprzedaje płatne Plany jako merchant of record (sprzedawca rejestrowy) i przetwarza Państwa dane płatnicze zgodnie z własną polityką prywatności. Nigdy nie widzimy pełnych danych Państwa karty płatniczej.
• Mają Państwo kontrolę. W Aplikacji mogą Państwo wyeksportować dane, które przechowujemy na naszych serwerach, usunąć Konto, usunąć skrzynkę pocztową (co także cofa dostęp Mailistix do Państwa konta Google), wyłączyć Funkcje AI, zmienić region i usunąć opcjonalne dane o użyciu.
• Dane użytkowników Google są wykorzystywane wyłącznie w zakresie dozwolonym przez Google API Services User Data Policy, w tym jej wymogi Limited Use (pkt 5).
• Mailistix jest przeznaczony dla osób dorosłych (18+).

1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować

1.1 Administrator. Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie opisane w pkt 2.2 jest następująca spółka, która działa również jako podmiot przetwarzający w zakresie przetwarzania opisanego w pkt 2.3:

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Reprezentowana przez dyrektora zarządzającego: Marvin Muvunyi
Rejestr: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 291268 B

1.2 Kontakt w sprawach prywatności. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących Państwa danych osobowych lub w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt pod adresem legal@mailistix.com lub listownie na powyższy adres pocztowy.

1.3 Przedstawiciele. Mamy siedzibę w Unii Europejskiej, więc nie musimy wyznaczać przedstawiciela w Unii. W odniesieniu do Zjednoczonego Królestwa zob. pkt 16.3. Nie wyznaczyliśmy przedstawiciela w Szwajcarii.

2. Czego dotyczy niniejsza polityka i jaka jest nasza rola

2.1 Zakres. Niniejsza polityka dotyczy Aplikacji, Usług chmurowych, naszych kanałów pomocy technicznej i naszej strony internetowej. Nie dotyczy usług Google, Microsoft, Polar ani innych podmiotów trzecich, z których korzystają Państwo wraz z Mailistix; mają do nich zastosowanie ich własne polityki prywatności.

2.2 Gdy jesteśmy administratorem. To my ustalamy cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, a zatem jesteśmy administratorem w odniesieniu do:

• Państwa Konta Mailistix i logowania oraz zapisu akceptacji przez Państwa Warunków i Umowy powierzenia przetwarzania danych;
• Państwa zapisów dotyczących Planu, Kredytów i rozliczeń;
• zapisów użycia żądań AI (bez treści), aktywności w Aplikacji, bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom, w tym odcisków skrzynek pocztowych (pkt 4.3);
• zapisów zgód i Państwa ustawienia regionu;
• opcjonalnej analityki i raportów o awariach, monitorowania błędów serwera oraz aktualizacji Aplikacji;
• naszej komunikacji z Państwem, w tym pomocy technicznej (z wyjątkiem Danych osobowych klienta opisanych w pkt 2.3); oraz
• naszej strony internetowej, w tym formularza kontaktowego i listy oczekujących.

2.3 Gdy działamy na rzecz Państwa firmy (podmiot przetwarzający). Mailistix jest oferowany wyłącznie przedsiębiorstwom i osobom samozatrudnionym (Warunki, pkt 3.5). Każdy, kto korzysta z Mailistix, robi to na rzecz Klienta biznesowego: swojego pracodawcy lub innej organizacji, klienta albo własnej firmy, jeżeli jest osobą samozatrudnioną. W odniesieniu do poniższego przetwarzania działamy w imieniu tego Klienta biznesowego, jako jego podmiot przetwarzający, na podstawie naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych („DPA”):

• treści żądań AI i Danych wyjściowych AI (pkt 4.6);
• przesyłania przez nasz serwer kodów logowania i tokenów skrzynki pocztowej podczas jej łączenia (pkt 4.3);
• rekordów powiadomień o nowej poczcie w czasie rzeczywistym (pkt 4.5);
• żądań wypisania jednym kliknięciem (pkt 4.8); oraz
• treści e-maili i danych osobowych innych osób, które umieszczają Państwo w pakiecie diagnostycznym lub wiadomości kierowanej do pomocy technicznej (pkt 4.14).

Obejmuje to zarówno Państwa własne dane w tym przetwarzaniu, jak i dane innych osób, na przykład osób, z którymi Państwo korespondują („Dane osobowe klienta”). W odniesieniu do tych danych administratorem jest Klient biznesowy: to on decyduje o podstawie prawnej, a zastosowanie ma jego własna informacja o prywatności. Opisujemy to przetwarzanie w niniejszej polityce, aby wiedzieli Państwo, co dzieje się z Państwa danymi. Jeżeli są Państwo osobą samozatrudnioną i korzystają z Mailistix na potrzeby własnej firmy, to Państwo są Klientem biznesowym. Żądania dotyczące tych danych najlepiej kierować do Klienta biznesowego; jeżeli skierują je Państwo do nas, przekażemy je dalej (pkt 12.7).

2.4 Dane, które pozostają na Państwa urządzeniu. Większość tego, co Aplikacja robi z Państwa pocztą, odbywa się wyłącznie na Państwa komputerze, pod kontrolą Państwa i Państwa Klienta biznesowego. Nie mamy dostępu do tych danych i nie jesteśmy w odniesieniu do nich ani administratorem, ani podmiotem przetwarzającym. Opisujemy je w niniejszej polityce, aby wiedzieli Państwo, co robi Aplikacja.

2.5 Osoby, z którymi Państwo korespondują. Jeżeli nie są Państwo użytkownikiem Mailistix, lecz osobą, która pisze do użytkownika Mailistix lub od niego otrzymuje e-maile, informacje o tym, co dzieje się z Państwa danymi, znajdą Państwo w pkt 7.

3. Gdzie przechowywane są Państwa dane: przegląd

4. Co przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej

Dla każdej czynności niniejszy punkt opisuje dane, cel i podstawę prawną na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (rozporządzenia (UE) 2016/679, „RODO”). Podstawami prawnymi są: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wykonanie umowy z Państwem lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b), wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz nasze lub strony trzeciej prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f). Tam, gdzie opieramy się na prawnie uzasadnionych interesach, wskazujemy je. Okresy przechowywania podsumowano w pkt 10.

Jeżeli korzystają Państwo z Mailistix na rzecz organizacji. Tam, gdzie niniejszy punkt wskazuje jako podstawę prawną „umowę”, podstawa ta ma zastosowanie bezpośrednio, jeżeli to Państwo sami są naszym kontrahentem, na przykład jako osoba samozatrudniona. Jeżeli korzystają Państwo z Mailistix na rzecz spółki lub innej organizacji, która jest naszym kontrahentem, opieramy się natomiast na prawnie uzasadnionych interesach (art. 6 ust. 1 lit. f): naszym interesie i interesie Klienta biznesowego w świadczeniu Usługi zamówionej przez Klienta biznesowego osobom przez niego upoważnionym do korzystania z niej.

Przetwarzanie na rzecz Państwa Klienta biznesowego. W odniesieniu do przetwarzania oznaczonego poniżej „Rola: podmiot przetwarzający” działamy na rzecz Państwa Klienta biznesowego (pkt 2.3); podstawę prawną ustala Klient biznesowy.

4.1 Państwa Konto Mailistix

Dane: Państwa adres e-mail; jednorazowe kody logowania, które wysyłamy Państwu e-mailem (sześć cyfr, ważne 15 minut); potwierdzenie Państwa adresu e-mail; język interfejsu; czas rejestracji i logowania; oraz tokeny sesji (token logowania ważny przez godzinę i token odświeżania zmieniający się przy każdym użyciu; sesja wygasa po 90 dniach bez użycia). Usługa uwierzytelniania naszego dostawcy hostingu rejestruje również techniczne dane żądań, w tym Państwa adres IP. Na Państwa komputerze Aplikacja przechowuje Państwa sesję zaszyfrowaną za pomocą bezpiecznego magazynu systemu operacyjnego.

Cele: utworzenie Państwa Konta, umożliwienie Państwu logowania, utrzymywanie sesji logowania, potwierdzanie zmian adresu e-mail, wyświetlanie Aplikacji w Państwa języku oraz ochrona Państwa Konta przed nieuprawnionym dostępem.

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Dzienniki bezpieczeństwa: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w ochronie kont i Usługi przed nadużyciami.

Do Mailistix logują się Państwo za pomocą adresu e-mail oraz kodu, który wysyłamy Państwu e-mailem; Konta Mailistix nie mają hasła. Mailistix nie oferuje logowania za pomocą konta Google lub Microsoft; połączenie skrzynki pocztowej (pkt 4.3) jest odrębnym krokiem.

4.2 Decyzje podjęte podczas konfiguracji i zapisy zgód

Region. Podczas konfiguracji Aplikacja pyta „Gdzie się znajdujesz?” z dwiema odpowiedziami: „W Europie” (UE, EOG, Zjednoczone Królestwo lub Szwajcaria) albo „Poza Europą”. Odpowiedź mogą Państwo zmienić w każdej chwili w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI. Przechowujemy Państwa odpowiedź, czas i wersję Aplikacji. Wykorzystujemy ją wyłącznie do dwóch celów: do ustalenia, gdzie przetwarzane są Państwa żądania AI (pkt 4.6.4), oraz do obliczania, ile Kredytów zużywa żądanie AI, ponieważ modele AI używane w obu regionach mają różne ceny. Zmiana regionu nigdy nie dodaje Kredytów. Do czasu udzielenia odpowiedzi lub jeżeli Państwa odpowiedzi nie można odczytać, Państwa żądania AI są przetwarzane w UE. Nie ustalamy Państwa lokalizacji na podstawie adresu IP.

Zapisy zgód. Przechowujemy informację, kiedy włączyli Państwo Funkcje AI (wraz z wersją tekstu zgody i wersją Aplikacji) do czasu ich wyłączenia lub usunięcia Konta; każde ich włączenie lub wyłączenie jest także rejestrowane jako zdarzenie bezpieczeństwa (pkt 4.15). Przechowujemy również Państwa decyzje dotyczące opcjonalnej analityki i raportów o awariach, historię tych decyzji oraz losowy identyfikator analityczny opisany w pkt 4.12.

Akceptacja Warunków. Gdy zakładają Państwo Konto lub akceptują w Aplikacji nowe Warunki, potwierdzają Państwo, że mają co najmniej 18 lat i korzystają z Mailistix na potrzeby swojej firmy, swojej działalności zawodowej jako osoba samozatrudniona lub – za zgodą organizacji, w której Państwo pracują – tej organizacji, oraz akceptują Państwo Warunki, w tym DPA, i Umowę licencyjną oprogramowania. Rejestrujemy wersję Warunków i wersję DPA, które Państwo zaakceptowali, czas (z naszego serwera), to, czy akceptacja nastąpiła przy rejestracji, czy później w Aplikacji, wersję Aplikacji, język Aplikacji, jakie brzmienie potwierdzenia Państwo zobaczyli (wraz z sumą kontrolną SHA-256 dokładnie tego brzmienia) oraz sumę kontrolną SHA-256 każdego dokumentu tej wersji. Jeżeli sprzeciwią się Państwo ogłoszonej zmianie Warunków (Warunki, pkt 19.3), rejestrujemy sprzeciw wraz z tymi samymi informacjami. Przy rejestracji zaakceptowane wersje są również zapisywane przy Państwa Koncie. Gdy potwierdzają Państwo swój adres e-mail, nasz serwer rejestruje Państwa akceptację na podstawie tych danych, wraz z czasem, w którym złożyli Państwo żądanie rejestracji, i czasem potwierdzenia. Rezygnacje z umowy arbitrażowej, które przesyłają nam Państwo e-mailem, są rejestrowane z czasem ich otrzymania i identyfikatorem wiadomości. Aby chronić te zapisy przed utratą i późniejszą zmianą, codziennie przechowujemy w Microsoft Azure Blob Storage w Niemczech listę sum kontrolnych tych zapisów (bez danych możliwych do odczytania), której nie można zmienić ani usunąć przez 4 lata i 1 miesiąc, oraz kopię zapasową zapisów (z Państwa identyfikatorem użytkownika i skrótem Państwa adresu e-mail zamiast adresu), która jest automatycznie usuwana po 30 dniach (pkt 8). Po usunięciu Państwa Konta zachowujemy kopię tych zapisów z Państwa identyfikatorem użytkownika i jednokierunkowym skrótem (SHA-256) Państwa adresu e-mail zamiast adresu, do 1 stycznia czwartego roku po usunięciu (pkt 10).

Podstawa prawna: zapisy regionu i akceptacji: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w możliwości wykazania, jakie warunki mają zastosowanie, oraz tego, że Usługa jest używana do celów biznesowych; w odniesieniu do kopii przechowywanej po usunięciu: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w wykazaniu istnienia umowy i potwierdzenia biznesowego charakteru korzystania na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e). Zapisy Państwa decyzji dotyczących analityki i raportów o awariach: obowiązek prawny wykazania zgody (art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO). Zapisy ustawienia AI oraz wszystkie decyzje w zakresie, w jakim służą temu celowi: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w dokumentowaniu Państwa decyzji, wykazywaniu, że spełniamy wymogi Google i naszych dostawców, oraz stosowaniu Państwa decyzji na każdym używanym przez Państwa urządzeniu.

4.3 Łączenie skrzynki pocztowej

Jak to działa: łączą Państwo skrzynkę pocztową Gmail lub Google Workspace albo skrzynkę pocztową Microsoft (Outlook.com lub Microsoft 365) za pośrednictwem strony logowania Google lub Microsoft w przeglądarce systemowej. Mailistix nigdy nie widzi Państwa hasła do konta Google ani do konta Microsoft. Aplikacja otrzymuje uprawnienie w drodze bezpiecznej, jednorazowej wymiany na Państwa własnym komputerze (OAuth 2.0 z PKCE). Mogą Państwo połączyć do 10 skrzynek pocztowych w Okresie próbnym Pro i w Planie Pro oraz jedną w Planie Basic.

Skrzynki pocztowe u innych dostawców (IMAP): mogą Państwo także połączyć skrzynkę pocztową u innego dostawcy, podając jej adres e-mail i hasło. Aby znaleźć serwery, Aplikacja najpierw sprawdza wbudowaną w Aplikację listę dostawców (opartą na bazie danych Mozilla Thunderbird, z naszymi uzupełnieniami), następnie pyta system nazw domen (DNS) o rekordy pocztowe domeny, prosi własny serwer domeny o plik ustawień (autoconfig, przez HTTPS), a jeżeli niczego nie znajdzie, próbuje prawdopodobnych nazw serwerów przy użyciu bezpiecznego połączenia. Te żądania są wysyłane z Państwa komputera do serwerów domeny i do Państwa dostawcy DNS; zawierają domenę, a żądanie pliku ustawień zawiera także Państwa adres e-mail, jak przewiduje to standard plików ustawień. Nazwy serwerów, które Aplikacja znalazła poza Państwa domeną, są Państwu wyświetlane przed pierwszym logowaniem. Państwa hasło jest wysyłane wyłącznie do zaakceptowanych przez Państwa serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej, szyfrowanym połączeniem, i jest przechowywane na Państwa komputerze, zaszyfrowane za pomocą bezpiecznego magazynu systemu operacyjnego. Nigdy nie jest wysyłane do nas.

Tokeny: Google i Microsoft wydają tokeny dostępu i odświeżania, które umożliwiają Aplikacji obsługę Państwa skrzynki pocztowej. Aplikacja przechowuje je na Państwa komputerze, zaszyfrowane za pomocą bezpiecznego magazynu systemu operacyjnego. Aby uzyskać i odnowić te tokeny, Aplikacja korzysta z naszej funkcji serwerowej, ponieważ poufny klucz identyfikujący Mailistix wobec Google musi pozostać na serwerze. Kod autoryzacji i tokeny przechodzą przez tę funkcję do Google lub Microsoft i z powrotem; nie są przechowywane na naszych serwerach, a nasze dzienniki ich nie zawierają.

Uprawnienia: uprawnienia, o które prosi Mailistix, wraz z uzasadnieniem są wymienione w pkt 5.2 (Google) i w pkt 6.1 (Microsoft).

Odcisk skrzynki pocztowej: gdy łączą Państwo skrzynkę pocztową, nasza funkcja serwerowa pobiera także adres e-mail tej skrzynki (w przypadku Google: główny adres e-mail Państwa konta Google; w przypadku Microsoft: adres zawarty w odpowiedzi na logowanie; w przypadku skrzynki pocztowej połączonej za pomocą hasła: wprowadzony przez Państwa adres, który Aplikacja wysyła do naszej funkcji serwerowej jednorazowo po połączeniu nowej skrzynki pocztowej) i przekształca go w pseudonimowy kod, czyli „odcisk skrzynki pocztowej”. Najpierw zapisuje adres w jednej ujednoliconej postaci (małymi literami, bez przyrostka „+” oraz, w przypadku Gmaila, bez kropek i z googlemail.com zapisanym jako gmail.com), tak aby warianty jednego adresu dawały ten sam kod, a następnie oblicza z niego jednokierunkowy skrót z kluczem (HMAC-SHA-256 z tajnym kluczem, który znajduje się wyłącznie na naszym serwerze). Przechowujemy wyłącznie ten kod, dostawcę (Google, Microsoft lub IMAP), Państwa identyfikator użytkownika oraz informację, kiedy po raz pierwszy i po raz ostatni połączyli Państwo skrzynkę pocztową, nigdy sam adres. Bez klucza z kodu nie można odtworzyć adresu. Jeżeli tę samą skrzynkę pocztową połączyły wcześniej inne Konta Mailistix, także usunięte, rejestrujemy zdarzenie bezpieczeństwa, które zawiera wyłącznie liczbę takich Kont (pkt 4.15). Odcisków używamy wyłącznie do wykrywania nadużyć, w szczególności powtarzających się bezpłatnych okresów próbnych z tą samą skrzynką pocztową na nowych Kontach; nikt nie jest blokowany automatycznie. Odcisk pozostaje po usunięciu przez Państwa skrzynki pocztowej; jest usuwany 12 miesięcy po usunięciu Państwa Konta (pkt 10). Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w zapobieganiu oszustwom i nadużywaniu bezpłatnych okresów próbnych.

Rola: połączenie odbywa się na Państwa komputerze pod Państwa kontrolą. Nasza funkcja serwerowa, przez którą przechodzą kod autoryzacji i tokeny, działa jako podmiot przetwarzający na rzecz Państwa Klienta biznesowego (pkt 2.3). Odcisk skrzynki pocztowej przechowujemy w naszym własnym celu zapobiegania nadużyciom, jako administrator (pkt 2.2). To, że skrzynka pocztowa Google lub Microsoft została połączona lub że jej połączenie się nie powiodło, jest rejestrowane jako zdarzenie bezpieczeństwa (pkt 4.15). W przypadku skrzynki pocztowej u innego dostawcy wyszukiwanie serwerów i połączenie odbywają się na Państwa komputerze; do naszej funkcji serwerowej trafia wyłącznie jej adres, na potrzeby odcisku skrzynki pocztowej.

4.4 Państwa poczta na Państwa komputerze

Synchronizacja, czytanie i wysyłanie. Aplikacja przesyła Państwa pocztę bezpośrednio między Państwa komputerem a serwerami Państwa dostawcy skrzynki pocztowej (Google, Microsoft albo serwerami IMAP i SMTP innego dostawcy). Państwa poczta nie przechodzi przez nasze serwery. Gdy wysyłają Państwo e-mail, Aplikacja wysyła go za pośrednictwem Państwa własnej skrzynki pocztowej. Aplikacja nigdy nie wysyła e-maila ani nie odpowiada na zaproszenie samodzielnie; robi to wyłącznie wtedy, gdy klikną Państwo przycisk wysyłania lub odpowiedzi.

Lokalne przechowywanie. Aplikacja przechowuje Państwa pocztę w bazie danych na Państwa komputerze, zaszyfrowanej algorytmem ChaCha20-Poly1305 z losowym 256-bitowym kluczem chronionym przez Państwa system operacyjny. Wersje produkcyjne Aplikacji odmawiają przechowywania danych w postaci niezaszyfrowanej. Załączniki, które Państwo otwierają, są buforowane w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM) przez okres nie dłuższy niż 7 dni i w ilości do 512 MiB; tymczasowe niezaszyfrowane kopie tworzone po to, aby inny program mógł otworzyć plik, są usuwane po 10 minutach. Obrazy w e-mailach są buforowane przez okres do 180 dni i w ilości do 1 GB. Pliki zapisywane przez Państwa w projekcie są przechowywane w folderze dokumentów Aplikacji; usunięcie dokumentu usuwa również plik.

Książka adresowa. Aplikacja tworzy listę Państwa kontaktów na podstawie adresów w Państwa poczcie, na Państwa komputerze. Mailistix nie korzysta z usług kontaktów oferowanych przez Google ani Microsoft.

Wyszukiwanie. Wyszukiwania są wykonywane w lokalnym indeksie Aplikacji oraz, w razie potrzeby, u Państwa dostawcy skrzynki pocztowej.

Dzienniki lokalne. Aplikacja przechowuje na Państwa komputerze dzienniki techniczne: dziennik wydajności (30 dni, najwyżej 5 MB), krótkie pliki śledzenia w Państwa folderze tymczasowym, które nadpisują się samoczynnie (około 1 MB), oraz zaszyfrowany dziennik pomocy technicznej (7 dni, najwyżej 500 wpisów i 2 MB). Wpisy dziennika są oczyszczane z treści osobistych. Aplikacja nie tworzy natywnych zrzutów awarii. Dzienniki te pozostają na Państwa komputerze, chyba że zdecydują się Państwo przesłać je nam (pkt 4.14).

Jak długo dane pozostają. Państwa dane lokalne pozostają na Państwa komputerze po wylogowaniu. Są usuwane, gdy usuną Państwo skrzynkę pocztową (pocztę tej skrzynki), gdy skorzystają Państwo z opcji Ustawienia › Ogólne › Strefa niebezpieczna › Wyczyść wszystkie wiadomości lub gdy usuną Państwo swoje Konto na tym komputerze. Odinstalowanie Aplikacji ich nie usuwa; aby je usunąć, należy po odinstalowaniu usunąć folder danych Aplikacji (w macOS ~/Library/Application Support/Mailistix, w Windows %APPDATA%\Mailistix). Raz dziennie Aplikacja tworzy ponadto zaszyfrowaną kopię zapasową danych, które istnieją wyłącznie na Państwa komputerze (projekty, zadania, podpisy, preferencje dotyczące pisania, czaty Ask AI oraz połączenia ze skrzynkami pocztowymi, ale nie poczta), aby móc naprawić uszkodzoną bazę danych. Przechowuje siedem kopii dziennych i cztery tygodniowe, najwyżej około pięciu tygodni; usunięcie skrzynki pocztowej lub wyczyszczenie e-maili powoduje ich zastąpienie, a usunięcie Konta – ich usunięcie.

Nasza rola: to przetwarzanie odbywa się na Państwa komputerze pod Państwa kontrolą. Nie mamy do niego dostępu.

4.5 Powiadomienia o nowej poczcie w czasie rzeczywistym

Aby szybko wyświetlać nową pocztę bez ciągłego odpytywania dostawcy skrzynki pocztowej, Usługi chmurowe przekazują powiadomienia o zmianach. Te powiadomienia nigdy nie zawierają treści e-maila.

Gmail: nasza funkcja serwerowa rejestruje u Google powiadomienie („watch”) dla Państwa skrzynki pocztowej, używając w tym jednym żądaniu bieżącego tokenu dostępu Aplikacji. Gdy nastąpi zmiana, Google publikuje za pośrednictwem Google Cloud Pub/Sub wiadomość, która zawiera wyłącznie Państwa adres Gmail i numer zmiany. Pub/Sub przechowuje tę wiadomość najwyżej przez godzinę. Nasza funkcja serwerowa sprawdza podpis Google i przechowuje Państwa adres Gmail, numer zmiany i Państwa identyfikator użytkownika przez 7 dni. Rejestracja łącząca Państwa adres Gmail z Kontem jest przechowywana do upływu 30 dni od jej ostatniego odnowienia. Aplikacja pobiera następnie rzeczywiste zmiany bezpośrednio od Google.

Microsoft: nasza funkcja serwerowa tworzy subskrypcję powiadomień Microsoft Graph o nowych i zmienionych wiadomościach w Państwa skrzynce pocztowej. Powiadomienia Microsoft nie zawierają treści. Przechowujemy identyfikator subskrypcji, identyfikator wiadomości, skrzynkę pocztową i Państwa identyfikator użytkownika przez 7 dni, a szczegóły subskrypcji wraz ze skrótem (hash) tajnego klucza weryfikacyjnego – do czasu usunięcia przez Państwa skrzynki pocztowej lub Konta, najdłużej jednak do upływu 30 dni od wygaśnięcia subskrypcji. Starsza tabela powiadomień, która nie jest już wypełniana, jest usuwana po 30 dniach.

Skrzynki pocztowe połączone za pośrednictwem IMAP: Aplikacja utrzymuje dodatkowe połączenie między Państwa komputerem a serwerem dostawcy, przez które zgłaszana jest nowa poczta w skrzynce odbiorczej (IMAP IDLE), a ponadto co kilka minut sprawdza skrzynkę pocztową. Nasze serwery nie uczestniczą w tym procesie i nie przechowują rekordów powiadomień dotyczących tych skrzynek pocztowych.

Gdy usuwają Państwo skrzynkę pocztową, Aplikacja zatrzymuje powiadomienie („watch”) lub subskrypcję i usuwa te rekordy. Jeżeli w tym momencie nasze serwery są nieosiągalne, codzienne zadanie usuwa rekordy powiadomień po upływie 7 dni od ich utworzenia.

Rola: podmiot przetwarzający Państwa Klienta biznesowego (pkt 2.3).

4.6 Funkcje AI

4.6.1 Kiedy dane są wysyłane

Funkcje AI są wyłączone, dopóki nie włączą ich Państwo w oknie dialogowym „Niech AI pomaga ci w pracy z pocztą”, które pojawia się przy pierwszym użyciu jednej z nich, lub w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI. Potem treść e-maili jest wysyłana do przetwarzania przez AI wyłącznie wtedy, gdy korzystają Państwo z Funkcji AI, na przykład gdy proszą Państwo o wersję roboczą, otwierają podsumowanie, zadają pytanie w Ask AI lub otwierają briefing przed spotkaniem, oraz w kroku uczenia się opisanym w pkt 4.6.6 po wysłaniu odpowiedzi, której wersję roboczą przygotowała AI. Funkcje AI mogą Państwo wyłączyć w każdej chwili w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI › „Funkcje AI”. Od tego momentu nic nie jest wysyłane do przetwarzania przez AI, dopóki Państwo ich ponownie nie włączą.

4.6.2 Co jest wysyłane

Żądania przygotowania wersji roboczej i przeredagowania zawierają także Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i strefę czasową, aby wersja robocza mogła prawidłowo zwracać się do osób i rozumieć słowa takie jak „jutro”. Żądania Ask AI i briefingów przed spotkaniami zawierają z tego samego powodu dzisiejszą datę i Państwa strefę czasową. Ponadto:

Same załączniki nie są wysyłane, a jedynie ich nazwy oraz, w przypadku Ask AI, fragmenty tekstu wyodrębnione na Państwa komputerze.

4.6.3 Droga żądania

Aplikacja wysyła żądanie szyfrowanym połączeniem do naszych funkcji serwerowych, hostowanych przez Supabase w UE (funkcje serwerowe dla żądań AI działają wyłącznie w lokalizacjach w UE, domyślnie we Frankfurcie w Niemczech). Tam nasza funkcja tworzy instrukcje dla modelu (instrukcje są przechowywane na serwerze, a e-maile są oznaczane jako niezaufane dane, aby tekst w e-mailu nie mógł przekazywać modelowi instrukcji) i wysyła żądanie do jednego z naszych dostawców AI. Odpowiedź jest przesyłana z powrotem do Aplikacji w trybie strumieniowym.

4.6.4 Dostawcy i regiony

Korzystamy z Microsoft Azure OpenAI (modele GPT, obsługiwane przez Microsoft w jego EU Data Zone; nasz zasób znajduje się w regionie Sweden Central) oraz Google Cloud Vertex AI (modele Gemini). To, który z nich odpowie na żądanie, zależy od funkcji i dostępności: jeżeli jeden model jest wolny lub niedostępny, żądanie jest automatycznie przekierowywane do innego. To, gdzie działają te modele, zależy od Państwa odpowiedzi na pytanie „Gdzie się znajdujesz?”:

• „W Europie” lub brak odpowiedzi: całe przetwarzanie AI odbywa się w UE, u Microsoft Azure OpenAI w jego EU Data Zone i u Google Vertex AI w jego EU multi-region (rezydencja danych w UE).
• „Poza Europą”: większość żądań do modeli Gemini jest obsługiwana przez globalny punkt końcowy Google, który może przetwarzać dane w dowolnym kraju, w którym Google oferuje dany model. Niektóre kroki (wybór istotnych e-maili dla Ask AI) nadal są realizowane w EU multi-region Google, a wszystkie żądania do Microsoft – w EU Data Zone Microsoft.

Porównania modeli. Aby utrzymać wysoką jakość i niezawodność, możemy przez ograniczony czas kierować żądania niektórych użytkowników do innego modelu lub innego ustawienia modelu tych samych dostawców, na przykład w celu porównania nowej wersji modelu. Zawsze obowiązuje Państwa wybór regionu. Porównujemy wyłącznie wskaźniki techniczne, takie jak czasy odpowiedzi, błędy, liczby tokenów i Kredyty, nigdy treść. Przed włączeniem Państwa Konta do porównania informujemy o tym Państwa, a Państwo mogą zrezygnować z udziału, pisząc na adres legal@mailistix.com.

4.6.5 Co jest przechowywane i gdzie

• Na naszych serwerach: brak treści. Nie przechowujemy treści Państwa żądań AI ani Danych wyjściowych AI. Dzienniki techniczne naszych funkcji serwerowych nie zawierają treści; nasz dostawca hostingu przechowuje je do 90 dni.
• Metadane użycia: dla każdego żądania rejestrujemy, jaka funkcja i jaki rodzaj funkcji AI zostały użyte (na przykład „podsumowanie”, „podsumowanie wątku”, „wersja robocza odpowiedzi”, „przeredagowanie”), model, powodzenie lub błąd, czas odpowiedzi, liczbę tokenów, naliczone Kredyty i wewnętrzną wartość Kredytu, wraz z Państwa identyfikatorem użytkownika. Nie rejestrujemy treści, tematów ani odbiorców. Zapisy te przechowujemy przez 180 dni (pkt 4.11).
• Wstrzymane odpowiedzi: jeżeli nasza kontrola bezpieczeństwa wstrzyma odpowiedź, ponieważ mogłaby ujawnić nasze wewnętrzne instrukcje, rejestrujemy zdarzenie bezpieczeństwa (Państwa identyfikator użytkownika, funkcja oraz informacja, czy odpowiedź została zatrzymana, czy przerwana) bez tekstu odpowiedzi (pkt 4.15).
• Kierowanie w razie awarii: jeżeli model zawiedzie przy obsłudze Państwa żądania, odnotowujemy przez kilka minut Państwa identyfikator użytkownika i model, który zawiódł, aby Państwa kolejne żądania go pomijały.
• U naszych dostawców AI: dostawcy przetwarzają dane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na żądanie, na podstawie warunków przetwarzania danych, które zakazują im wykorzystywania tych danych do trenowania swoich modeli. Wywołania kierowane do Microsoft mają wyłączone przechowywanie żądania. Dostawcy mogą przechowywać dane przez ograniczony czas w celach operacyjnych oraz w celu monitorowania nadużyć: Google Vertex AI może przechowywać dane wejściowe i wyjściowe w pamięci do 24 godzin (caching) i może rejestrować prompty, które jego zautomatyzowane systemy oznaczą jako możliwe nadużycie, przez okres do 90 dni, w regionie, w którym żądanie zostało przetworzone, przy czym upoważnieni pracownicy Google mogą je oceniać; Microsoft Azure OpenAI może przechowywać prompty i dane wyjściowe do 30 dni w celu monitorowania nadużyć, przy czym upoważniony personel Microsoft w Europejskim Obszarze Gospodarczym może je przeglądać.
• Na Państwa komputerze: wersje robocze, podsumowania, briefingi, czaty Ask AI i preferencje AI są przechowywane w zaszyfrowanej bazie danych Aplikacji. Czaty Ask AI są przechowywane do czasu ich usunięcia przez Państwa (każdy czat ma przycisk usuwania). Pary poprawek służące do nauki są przechowywane dla ostatnich dziesięciu e-maili każdego kontaktu i najwyżej przez 180 dni. Statystyki dotyczące wysłanych wersji roboczych AI (liczby słów i zakres Państwa zmian, bez tekstu) są przechowywane przez rok.

4.6.6 Personalizacja, a nie trenowanie

Nie trenujemy, nie dostrajamy (fine-tuning) ani w inny sposób nie zmieniamy żadnego modelu AI z wykorzystaniem Państwa danych, a nasi dostawcy również nie mogą tego robić. Mailistix personalizuje wersje robocze na dwa sposoby, wyłącznie dla Państwa:

• Przykłady pisania. Dla każdej wersji roboczej Aplikacja wybiera do pięciu wysłanych wcześniej przez Państwa e-maili, najlepiej do tego samego kontaktu i w podobnej sytuacji, i dołącza je do żądania, aby wersja robocza brzmiała jak Państwo. Są wybierane na Państwa komputerze spośród e-maili napisanych przez Państwa samych.
• Nauka na podstawie Państwa poprawek. Gdy wysyłają Państwo odpowiedź przygotowaną przez AI i przez Państwa zmienioną, Aplikacja zapisuje na Państwa komputerze wersję AI, wersję wysłaną przez Państwa i e-mail, na który Państwo odpowiedzieli. Następnie wysyła je jednorazowo do modelu AI, który opisuje w jednym zdaniu, co Państwa zmiana mówi o sposobie, w jaki Państwo piszą (na przykład długość lub ton; nigdy powitanie, zakończenie wiadomości, imię i nazwisko ani forma zwracania się). To zdanie jest przechowywane na Państwa komputerze i dołączane do Państwa późniejszych żądań wersji roboczych. Do czasu jego opracowania ta para jest również dołączana do Państwa kolejnych wersji roboczych dla tego kontaktu.

Ta personalizacja jest wykorzystywana wyłącznie do Państwa własnych żądań. Nigdy nie jest udostępniana innym użytkownikom i nigdy nie jest wykorzystywana do budowania ani ulepszania modelu dla kogokolwiek innego.

4.6.7 Rola i podstawa prawna

• Rola: podmiot przetwarzający. Realizujemy Funkcje AI na rzecz Państwa Klienta biznesowego, jako jego podmiot przetwarzający na podstawie DPA (pkt 2.3). Obejmuje to wszystko, co znajduje się w żądaniu AI i w Danych wyjściowych AI: Państwa własne imię i nazwisko, adres e-mail, e-maile i instrukcje oraz dane osób znajdujących się w Państwa e-mailach (na przykład nadawcy e-maila, który chcą Państwo podsumować). Klient biznesowy jest administratorem i decyduje o podstawie prawnej. W odniesieniu do danych osób, z którymi Państwo korespondują, jest nią zazwyczaj jego prawnie uzasadniony interes w sprawnej obsłudze korespondencji za pomocą wybranych przez niego narzędzi (art. 6 ust. 1 lit. f). Nasze zabezpieczenia to wspierają: przetwarzanie wyłącznie wtedy, gdy uruchamiają Państwo funkcję, brak przechowywania treści, domyślnie przetwarzanie w UE, brak trenowania i brak weryfikacji przez człowieka z naszej strony (monitorowanie nadużyć przez naszych dostawców AI opisano w pkt 4.6.5).
• Zapisy użycia żądań AI (pkt 4.6.5) nie zawierają treści. Przechowujemy je jako administrator; ich podstawa prawna znajduje się w pkt 4.11.
• Szczególne kategorie danych (na przykład informacje o zdrowiu, o których ktoś wspomina w e-mailu) mogą występować w Państwa e-mailach. Nie zamierzamy przetwarzać takich danych, nie analizujemy e-maili pod tym kątem i ich nie przechowujemy. Decyzja o tym, czy użytkownicy Klienta biznesowego mogą korzystać z Funkcji AI z takimi treściami, oraz o podstawie prawnej takiego przetwarzania (art. 9 ust. 2 RODO) należy do Klienta biznesowego (pkt 14.2 DPA; Zasady dopuszczalnego użytkowania).
• Okno dialogowe AI: zanim po raz pierwszy skorzystają Państwo z Funkcji AI, Aplikacja prosi o ich włączenie. Pozwala to Państwu zdecydować, czy treść e-maili może opuścić Państwa komputer w celu przetwarzania przez AI, i stanowi wyraźne zezwolenie, którego Google wymaga, zanim dane użytkowników Google zostaną udostępnione dostawcy AI. Rejestrujemy je w sposób opisany w pkt 4.2.

Więcej o Funkcjach AI, ich granicach i sposobie oznaczania Danych wyjściowych AI zawiera nasza Informacja o funkcjach AI.

4.7 Kalendarz i spotkania

Dane: za Państwa zezwoleniem (pkt 5.2 i 6.1) Aplikacja odczytuje wydarzenia z Państwa kalendarzy na kolejne 30 dni, aby wyświetlać pulpit spotkań i przypomnienia. Na Państwa polecenie odpowiada na zaproszenia, dodaje utworzone przez Państwa wydarzenie i usuwa wybrane przez Państwa wydarzenia. Rozpoznaje rozmowy online w Państwa e-mailach (na przykład wiadomości z odnośnikiem do wideorozmowy) na Państwa komputerze, bez użycia AI. Spotkania, przypomnienia i briefingi są przechowywane na Państwa komputerze. Kalendarze, które Aplikacja odczytuje, mogą Państwo wybrać w sekcji Ustawienia › Spotkania.

Wykorzystanie w Funkcjach AI: wolne i zajęte terminy są dodawane do żądań wersji roboczych wyłącznie wtedy, gdy e-mail prosi o termin spotkania (bez tytułów i uczestników). Szczegóły spotkania są wysyłane, gdy otwierają Państwo briefing przed spotkaniem (pkt 4.6.2).

Rola: na Państwa komputerze to przetwarzanie odbywa się pod Państwa kontrolą (pkt 2.4); w żądaniach AI działamy jako podmiot przetwarzający Państwa Klienta biznesowego (pkt 4.6.7).

4.8 Wypisanie z newslettera

Gdy wypisują się Państwo z newslettera w Aplikacji:

• Wypisanie jednym kliknięciem: Aplikacja wysyła adres wypisania z nagłówka e-maila do naszej funkcji serwerowej, która wysyła żądanie wypisania do nadawcy. Nadawca widzi adres IP naszego serwera, a nie Państwa. Nie rejestrujemy tego adresu.
• Wypisanie e-mailem: Aplikacja wysyła e-mail z wypisaniem z Państwa własnej skrzynki pocztowej.
• Strona wypisania: Aplikacja otwiera stronę nadawcy w Państwa przeglądarce; nadawca widzi Państwa adres IP.

W przypadku skrzynki pocztowej połączonej za pośrednictwem IMAP Aplikacja przed wypisaniem sama sprawdza podpis cyfrowy nadawcy (DKIM), ponieważ nie może polegać na sprawdzeniu przeprowadzonym przez dostawcę. W tym celu, gdy klikną Państwo „Anuluj subskrypcję”, Aplikacja odczytuje cały e-mail z Państwa skrzynki pocztowej i pyta system nazw domen (DNS) o klucz publiczny nadawcy. To żądanie może dotrzeć do serwera DNS nadawcy, który widzi wówczas adres Państwa dostawcy DNS. Aplikacja robi to wyłącznie wtedy, gdy Państwo klikną, a nie przy otwieraniu e-maila.

Lista newsletterów, z których Państwo się wypisali, jest przechowywana na Państwa komputerze.

Rola: w przypadku wypisania jednym kliknięciem przez nasz serwer – podmiot przetwarzający Państwa Klienta biznesowego (pkt 2.3); wszystko inne odbywa się na Państwa komputerze pod Państwa kontrolą.

4.9 Obrazy i odnośniki w e-mailach

Obrazy, które e-mail ładuje z internetu, są domyślnie blokowane, ponieważ mogą informować nadawcę, kiedy otwierają Państwo e-mail i mniej więcej gdzie się Państwo znajdują. Jeżeli zezwolą Państwo na ich ładowanie w jednym e-mailu lub zawsze (w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI › Obrazy w wiadomościach), Aplikacja ładuje je bezpośrednio z serwera nadawcy przez HTTPS, a nadawca otrzymuje Państwa adres IP. Odnośniki otwierają się w Państwa przeglądarce systemowej; Aplikacja ostrzega Państwa przed adresami naśladującymi znane domeny. Podglądy załączników działają w piaskownicy bez dostępu do sieci. Aplikacja nie korzysta z usługi podglądu odnośników i nie ładuje czcionek ani skryptów z sieci zewnętrznych.

4.10 Plany, Kredyty i płatności

Plany i Kredyty. Gdy zakładają Państwo Konto, automatycznie rozpoczyna się 14-dniowy Okres próbny Pro, bez podania metody płatności. Przechowujemy zapisy dotyczące Państwa Planu, dat okresu próbnego i jego ewentualnego przedłużenia, statusu subskrypcji, okresu karencji, końca okresu rozliczeniowego, Państwa identyfikatorów klienta i subskrypcji u Polar oraz Państwa salda Kredytów, przyznanych Kredytów (kwota, powód, administrator systemu, który je przyznał, i data wygaśnięcia; przyznane Kredyty bonusowe domyślnie wygasają po 45 dniach), rezerwacji Kredytów dla żądań w toku, dziennych limitów wydatków i powiadomień o Kredytach w Aplikacji.

Polar jako merchant of record. Płatne Plany sprzedaje Polar Software, Inc. („Polar”) jako merchant of record (sprzedawca rejestrowy) i odsprzedawca. Polar zbiera i przetwarza Państwa dane płatnicze, adres rozliczeniowy i informacje podatkowe, wystawia faktury i obsługuje zwroty oraz obciążenia zwrotne (chargebacks), jako niezależny administrator zgodnie z polityką prywatności Polar. Nigdy nie mamy wglądu w pełne dane Państwa karty płatniczej.

Co udostępniamy Polar:

• Proces zakupu: gdy po raz pierwszy otwierają Państwo proces zakupu, nasz serwer tworzy u Polar rekord klienta pod Państwa identyfikatorem użytkownika Mailistix, z adresem e-mail Państwa Konta. Przy każdym otwarciu procesu zakupu wysyłamy do Polar Państwa identyfikator użytkownika, produkt, język interfejsu, walutę, Państwa adres IP, którego Polar używa do ustalenia Państwa kraju na potrzeby waluty i podatku oraz ochrony przed oszustwami, informację, że zakup jest zakupem biznesowym, w przypadku którego Polar prosi o imię i nazwisko (nazwę) do faktury i pełny adres rozliczeniowy, oraz wersje Warunków i DPA, które Państwo ostatnio zaakceptowali.
• Synchronizacja Planu: po otwarciu procesu zakupu nasz serwer synchronizuje Państwa Plan z Polar, gdy uruchamiają Państwo Aplikację i w innych momentach, oraz dba o to, aby adres e-mail w Państwa rekordzie klienta u Polar był zgodny z adresem e-mail Państwa Konta. Jeżeli nigdy nie otworzą Państwo procesu zakupu, nie wysyłamy do Polar żadnych informacji o Państwu.

Co Polar przesyła nam: powiadomienia o zdarzeniach dotyczących Państwa subskrypcji, w tym Państwa identyfikator klienta, adres e-mail oraz imię i nazwisko, Państwa imię i nazwisko (nazwę) do faktury, adres rozliczeniowy i numer identyfikacji podatkowej, jeżeli Państwo je wpisali, produkt, kwoty, walutę i podatek, status i okres subskrypcji oraz powód podany przez Państwa w razie anulowania subskrypcji. Surowe powiadomienia przechowujemy przez 30 dni od ich przetworzenia, także jeżeli w międzyczasie usuną Państwo Konto, a zapis zdarzeń subskrypcji (rodzaj zdarzenia i dane przesłane przez Polar) przez 365 dni; po usunięciu Konta te zapisy zdarzeń subskrypcji są usuwane.

Kontrola zakupu biznesowego. Gdy zamówienie zostaje opłacone, nasz serwer odczytuje z Polar, czy proces zakupu został oznaczony jako zakup biznesowy i czy wpisano imię i nazwisko (nazwę) do faktury oraz adres rozliczeniowy. Jeżeli brakuje jednego z tych elementów, przechowujemy identyfikator zamówienia i informację o tym, czego brakowało, do czasu usunięcia Państwa Konta oraz powiadamiamy nasz zespół, przekazując mu identyfikator zamówienia, abyśmy mogli skontaktować się z Państwem.

Zarządzanie subskrypcją odbywa się w portalu klienta Polar, który mogą Państwo otworzyć z Aplikacji. Jeżeli płatność się nie powiedzie, zachowują Państwo Plan Pro przez okres karencji wynoszący 3 dni; następnie Państwa Konto przechodzi na Plan Basic. Dopóki subskrypcja może jeszcze obciążyć Państwa opłatą, Aplikacja prosi o jej anulowanie przed usunięciem Konta. Gdy usuwają Państwo Konto i nigdy niczego nie kupili, prosimy Polar o usunięcie Państwa rekordu klienta i zanonimizowanie jego danych osobowych. Jeżeli dokonali Państwo zakupu, Polar przechowuje własne rekordy klientów i transakcji w zakresie wymaganym przez jego politykę i prawo podatkowe.

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b); obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) w odniesieniu do zapisów, które musimy przechowywać na podstawie prawa podatkowego i handlowego, takich jak zestawienia sprzedaży i wypłat dokonywanych przez Polar na naszą rzecz; prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w przypisywaniu płatności do właściwego Konta, zapobieganiu nadużywaniu okresów próbnych i sprzedawaniu wyłącznie klientom biznesowym (Warunki, pkt 3.5).

4.11 Zapisy użycia, kontrola kosztów i uczciwe korzystanie

Zapisy użycia AI: opisane w pkt 4.6.5 (bez treści; 180 dni). Pokazują, ile kosztowało żądanie AI, pozwalają nam prawidłowo naliczać Kredyty, egzekwować limity oraz wykrywać usterki i nadużycia. Są objęte eksportem Państwa danych.

Limity: aby chronić Usługę i nasze koszty, stosujemy limity techniczne, takie jak dzienny limit kosztu Państwa żądań AI i limit żądań AI na godzinę. Osiągnięcie limitu wstrzymuje żądania AI do czasu jego zresetowania.

Aktywność w Aplikacji: rejestrujemy jeden wpis dla każdego dnia, w którym korzystają Państwo z Aplikacji (przechowywany przez 90 dni), oraz czas ostatniej aktywności Aplikacji (przechowywany do czasu usunięcia Państwa Konta). Wykorzystujemy to do prawidłowego wyświetlania Państwa Planu i okresu próbnego, rozpoznawania nieaktywnych Kont i planowania zasobów. Osoba pracująca w Mailistix może także przejrzeć Państwa aktywność logowania i użycie AI przy podejmowaniu decyzji o geście dobrej woli, takim jak jednorazowe przedłużenie okresu próbnego.

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) w odniesieniu do naliczania Kredytów; prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w kontrolowaniu kosztów, utrzymywaniu stabilności Usługi, zapobieganiu nadużyciom i zarządzaniu Kontami. Te zapisy nie zawierają treści e-maili i są przechowywane przez krótkie okresy.

4.12 Opcjonalna analityka i raporty o awariach (wyłącznie za Państwa zgodą)

Podczas konfiguracji Aplikacja pyta „Pomożesz ulepszyć Mailistix?” z odpowiedziami „Nie, dziękuję”, „Tak, chętnie” i „Wybierz osobno”. Nic nie jest wstępnie zaznaczone. Swój wybór mogą Państwo zmienić w każdej chwili w sekcji Ustawienia › Prywatność i AI › Ulepszanie produktu.

Statystyki użycia i niezawodności (PostHog). Jeżeli Państwo je włączą, Aplikacja wysyła z góry określoną listę zdarzeń do chmury PostHog w UE (Frankfurt, Niemcy), na przykład: ukończone kroki konfiguracji, połączona skrzynka pocztowa (Gmail, Outlook lub IMAP), otwarty e-mail, wysłana odpowiedź, wykonane wyszukiwanie, zażądane, ukończone lub nieudane działanie AI (z podaniem dostawcy i przedziału liczby tokenów), zainstalowana aktualizacja, Państwa kategoria Planu, wersja Aplikacji, system operacyjny, typ procesora i język. Niektóre zdarzenia zawierają przybliżone przedziały czasu, takie jak czas trwania synchronizacji lub wyszukiwania. Nie zawierają liczb ustalonych na podstawie Państwa skrzynki pocztowej, takich jak liczba wiadomości wczytanych podczas synchronizacji lub liczba wyników znalezionych w wyszukiwaniu. Statystyki nigdy nie zawierają treści e-maili, tematów wiadomości, adresów, wyszukiwanych fraz, nazw plików, pytań, odpowiedzi ani cytatów. Ustalanie lokalizacji na podstawie adresu IP, automatyczne śledzenie kliknięć i nagrywanie sesji są wyłączone. Zdarzenia są powiązane z losowym identyfikatorem, który jest tworzony wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody i jest przechowywany wraz z Państwa Kontem, abyśmy mogli usunąć dane na żądanie; nigdy nie wysyłamy Państwa identyfikatora użytkownika ani adresu e-mail. Dane są zatem pseudonimowe, a nie anonimowe. Analityka dla Ask AI jest obecnie całkowicie wyłączona.

Raporty „Coś się zepsuło” (Sentry). Jeżeli Państwo je włączą, Aplikacja wysyła oczyszczone raporty o błędach do regionu UE Sentry (Niemcy): błąd, wersję Aplikacji i system operacyjny, bez danych użytkownika, szczegółów żądania, treści e-maili, promptów ani haseł. Aplikacja pokazuje tę opcję wyłącznie w wersjach, które mogą wysyłać takie raporty; bieżąca wersja nie może ich wysyłać, więc nie oferuje tej opcji.

Cofnięcie zgody. Jeżeli wyłączą Państwo opcję, Aplikacja natychmiast przestaje wysyłać i usuwa wszelkie raporty oczekujące na Państwa komputerze. Opcja Ustawienia › Prywatność i AI › Usuń opcjonalne dane o użyciu także wyłącza zbieranie danych i prosi PostHog o usunięcie wszystkich zdarzeń i innych danych powiązanych z Państwa losowym identyfikatorem; PostHog dokonuje usunięcia wkrótce potem. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonane przed jej cofnięciem.

Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz, w zakresie odczytywania i zapisywania informacji na Państwa komputerze w tych celach, zgoda na podstawie § 25 ust. 1 niemieckiej ustawy o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych (TDDDG) lub odpowiadającego jej prawa krajowego wdrażającego dyrektywę 2002/58/WE o prywatności i łączności elektronicznej (ePrivacy).

4.13 Monitorowanie błędów serwera

Nasze funkcje serwerowe zgłaszają błędy do regionu UE Sentry (Niemcy), abyśmy szybko zauważali awarie. Te raporty zawierają z góry określone kody błędów, nazwę funkcji i techniczne znaczniki wyniku, ale nie zawierają treści żądań, surowych komunikatów o błędach, identyfikatorów użytkowników ani adresów IP. Jeden wyjątek: gdy odpowiedź AI zostaje wstrzymana przez naszą kontrolę bezpieczeństwa (pkt 4.15), raport zawiera skrócony jednokierunkowy skrót (hash) Państwa identyfikatora użytkownika i daty, abyśmy byli alarmowani najwyżej trzy razy dziennie w odniesieniu do jednego użytkownika.

Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w dostępności i bezpieczeństwie Usługi.

4.14 Pomoc techniczna i dzienniki diagnostyczne

Pomoc techniczna e-mailem. Gdy piszą Państwo do nas, przetwarzamy Państwa adres e-mail, wiadomość i wszystko, co Państwo w niej zamieszczą, aby Państwu odpowiedzieć. Prosimy nie przesyłać nam haseł. Nie będziemy uzyskiwać dostępu do Państwa skrzynki pocztowej. Jeżeli prześlą nam Państwo konkretną treść e-maili, aby ułatwić rozwiązanie problemu, wykorzystujemy ją wyłącznie na potrzeby tego zgłoszenia. E-maile do pomocy technicznej są przechowywane w naszym systemie poczty e-mail w Microsoft 365 (pkt 8) przez okres wskazany w pkt 10.

Dzienniki diagnostyczne. W sekcji Ustawienia › Pomoc techniczna › Dzienniki diagnostyczne mogą Państwo przesłać nam pakiet diagnostyczny. Aplikacja pokazuje Państwu jego zawartość przed wysłaniem: wersję i kompilację Aplikacji, rodzaj i wersję systemu operacyjnego, język Aplikacji, oczyszczoną techniczną oś czasu ze stałymi kodami (na przykład dlaczego nie powiodła się synchronizacja, logowanie, wersja robocza AI, aktualizacja lub wysyłka), dla każdego rodzaju skrzynki pocztowej liczbę połączonych kont, liczbę kont wymagających ponownego zalogowania i kody ostatnich błędów synchronizacji, stan indeksu wyszukiwania i rozpoznawania tekstu w załącznikach w postaci liczb, użycie pamięci oraz opcjonalną notatkę od Państwa. Nie zawiera treści e-maili, adresów e-mail, nazwisk ani nazw serwerów lub folderów. Jest powiązany z Państwa Kontem, abyśmy mogli przyporządkować go do Państwa zgłoszenia, jest przechowywany w prywatnym obszarze przechowywania i jest usuwany po 30 dniach. Mogą Państwo wysłać do pięciu pakietów dziennie. Gdy pakiet do nas dotrze, nasz system poczty e-mail (Microsoft 365, pkt 8) powiadamia nas o nim, podając jego numer referencyjny i dane techniczne (wersję Aplikacji, liczbę wpisów, rozmiar), ale bez jego zawartości, Państwa notatki ani Państwa adresu e-mail. Po wysłaniu Aplikacja pokazuje Państwu numer referencyjny i wyświetla go w tym samym miejscu do czasu usunięcia pakietu, aby mogli go Państwo podać, pisząc do nas. Działa to niezależnie od Państwa wyboru dotyczącego analityki. Mogą Państwo także usunąć dziennik lokalny („Usuń lokalne”).

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) w celu rozpatrzenia Państwa zgłoszenia; prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w usuwaniu usterek Usługi. Rola: dane osobowe innych osób lub treść e-maili, które umieszczają Państwo w wiadomości do pomocy technicznej lub w notatce do pakietu diagnostycznego, stanowią Dane osobowe klienta, które przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu Państwa Klienta biznesowego (pkt 2.3).

4.15 Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane: zdarzenia bezpieczeństwa (rodzaj zdarzenia, jego wynik, kod, źródło, niewielka ilość kontekstu technicznego i Państwa identyfikator użytkownika; na przykład wstrzymana odpowiedź AI, przyznane przedłużenie okresu próbnego lub połączona skrzynka pocztowa, którą wcześniej połączyły inne Konta, z podaniem wyłącznie liczby tych Kont), odciski skrzynek pocztowych, które Państwo łączą (pkt 4.3), liczniki limitów częstotliwości (na przykład dla prób logowania z danego adresu IP), dziennik naszej usługi uwierzytelniania (logowania, wylogowania i zmiany dotyczące Państwa Konta, z Państwa adresem e-mail i adresem IP; każdy wpis jest przechowywany przez 180 dni, także jeżeli w międzyczasie usuną Państwo Konto) oraz dzienniki żądań naszego dostawcy hostingu, w tym adresy IP, które nasz dostawca hostingu przechowuje nie dłużej niż 7 dni.

Ochrona Funkcji AI: e-maile są przekazywane do modelu jako oznaczone, niezaufane dane; instrukcje pozostają na naszym serwerze; kontrola bezpieczeństwa wstrzymuje odpowiedzi, które mogłyby ujawnić te instrukcje; a Aplikacja nie wykonuje żadnych działań w Państwa skrzynce pocztowej na podstawie Danych wyjściowych AI.

Nadużywanie bezpłatnych okresów próbnych: gdy łączą Państwo skrzynkę pocztową, porównujemy jej odcisk (pkt 4.3) z odciskami innych Kont, w tym Kont usuniętych w ciągu ostatnich 12 miesięcy, aby wykryć skrzynkę pocztową, której używa się wielokrotnie do uzyskiwania nowych bezpłatnych okresów próbnych na nowych Kontach. Zgodność jest rejestrowana jako zdarzenie bezpieczeństwa zawierające wyłącznie liczbę innych Kont. Nie powoduje to automatycznego zablokowania ani ograniczenia żadnego Konta.

Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w ochronie Państwa, innych użytkowników i Usługi przed atakami, oszustwami i nadużyciami, w tym przed nadużywaniem bezpłatnych okresów próbnych; obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c), gdy prawo wymaga środków bezpieczeństwa (art. 32 RODO).

4.16 Aktualizacje Aplikacji

Około 15 sekund po uruchomieniu, a następnie co cztery godziny, dopóki działa, Aplikacja sprawdza nasz serwer aktualizacji (publiczny obszar przechowywania w Supabase) pod kątem nowej wersji. Jeśli jest dostępna, Aplikacja pobiera ją w tle z naszego serwera pobierania w Cloudflare (przechowywanie w UE, dostarczanie przez sieć Cloudflare) i instaluje dopiero po Państwa potwierdzeniu („Uruchom ponownie i zainstaluj”). Ponadto Aplikacja dowiaduje się o nowej wersji, gdy tylko ją opublikujemy: dopóki działa, utrzymuje otwarte połączenie z Supabase Realtime, które odbiera wyłącznie nasze ogłoszenia o nowych wersjach, a ogłoszenie uruchamia sprawdzenie w ciągu około dwóch minut. Przez to połączenie Aplikacja nie wysyła żadnych danych dotyczących Państwa Konta; Supabase otrzymuje przy tym Państwa adres IP. Każde sprawdzenie i każde pobranie przekazuje Państwa adres IP, nazwę pliku aktualizacji dla Państwa systemu operacyjnego i typu procesora oraz losowy identyfikator instalacji, który komponent aktualizacji tworzy na Państwa komputerze i który nie jest powiązany z Państwa Kontem; pojawiają się one w dziennikach żądań Supabase i Cloudflare. Gdy pobierają Państwo Aplikację z downloads.mailistix.com, Cloudflare otrzymuje w ten sam sposób Państwa adres IP i dane żądania.

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b); prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w zapewnianiu bezpieczeństwa instalacji.

4.17 E-maile, które do Państwa wysyłamy

Wysyłamy e-maile potrzebne w związku z Państwa Kontem, takie jak e-maile potwierdzające, jednorazowe kody logowania i potwierdzenia zmiany adresu e-mail, w Państwa języku interfejsu, za pośrednictwem Microsoft 365, naszego systemu poczty e-mail (pkt 8). Polar wysyła potwierdzenia płatności i e-maile rozliczeniowe. Możemy wysyłać do Państwa e-maile dotyczące istotnych zmian niniejszej polityki lub Warunków oraz kwestii bezpieczeństwa. Jeżeli zapiszą się Państwo na listę oczekujących na wersję beta (pkt 4.18), wysyłamy Państwu krótkie potwierdzenie oraz e-mail, gdy wersja beta dla Państwa platformy będzie gotowa. Obecnie nie wysyłamy newsletterów ani innych e-maili marketingowych; jeżeli zaczniemy, poprosimy o zgodę, gdy wymaga tego prawo, a każdy taki e-mail będzie zawierał odnośnik umożliwiający wypisanie się.

Podstawa prawna: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b); obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) w odniesieniu do powiadomień wymaganych przez prawo; zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) w odniesieniu do e-maili dotyczących listy oczekujących.

4.18 Nasza strona internetowa

Gdy odwiedzają Państwo mailistix.com, serwer internetowy przetwarza dane techniczne potrzebne do dostarczenia stron i ich ochrony, takie jak Państwa adres IP, typ przeglądarki, żądana strona i czas. Stronę internetową hostuje Cloudflare (Cloudflare Pages), który obsługuje również DNS naszej domeny i przetwarza te dane w naszym imieniu, jako nasz podmiot przetwarzający, w celu dostarczenia strony internetowej i jej ochrony przed atakami; żądanie obsługuje centrum danych Cloudflare położone najbliżej Państwa. Sami nie przechowujemy dzienników serwera strony internetowej. Strona internetowa nie ustawia plików cookie do celów śledzenia ani reklamy i nie osadza treści osób trzecich, z wyjątkiem Cloudflare Web Analytics dla odwiedzających spoza UE oraz Google reCAPTCHA w formularzu kontaktowym i w formularzu listy oczekujących, ładowanej dopiero po Państwa zezwoleniu (obie omówiono poniżej); czcionki strony są udostępniane z naszej własnej domeny. Dopóki strona internetowa lub jej części są chronione hasłem, ściśle niezbędny plik cookie zapamiętuje przez okres do 30 dni, że wpisali Państwo hasło; nie zawiera identyfikatora i jest taki sam dla każdego odwiedzającego. Cloudflare może także ustawić ściśle niezbędny plik cookie bezpieczeństwa, który pomaga odróżniać ludzi od zautomatyzowanego ruchu.

Statystyki strony internetowej (Cloudflare Web Analytics), wyłącznie poza UE. Dla odwiedzających spoza Unii Europejskiej Cloudflare dodaje do naszych stron mały skrypt (z static.cloudflareinsights.com), który mierzy wyświetlenia stron i czasy ładowania: adres strony i stronę, z której Państwo przeszli, przeglądarkę, system operacyjny i typ urządzenia, kraj ustalony na podstawie adresu IP oraz wartości czasowe. Cloudflare przetwarza te dane w naszym imieniu jako nasz podmiot przetwarzający i pokazuje nam wyłącznie zagregowane statystyki, a nie poszczególnych odwiedzających; nie wykorzystuje ich do śledzenia Państwa w różnych witrynach. Szczegółowe pomiary są przechowywane przez 7 dni, potem tylko próbka obejmująca około 10%. Odwiedzający z UE nie otrzymują tego skryptu.

Formularz kontaktowy. Jeżeli piszą Państwo do nas za pomocą formularza na https://mailistix.com/contact, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i wiadomość, aby Państwu odpowiedzieć. Formularz dostarcza Państwa wiadomość do naszej skrzynki pocztowej legal@mailistix.com w Microsoft 365, naszym systemie poczty e-mail (pkt 8), i wysyła Państwu z tej skrzynki potwierdzenie, które nie zawiera żadnej części Państwa wiadomości; nie przechowujemy kopii tego potwierdzenia. Państwa wiadomość przechowujemy w naszej skrzynce pocztowej tak samo jak e-mail do pomocy technicznej (pkt 10). Aby ograniczyć nadużycia, formularz akceptuje najwyżej pięć prób na godzinę z jednego adresu IP i wysyła najwyżej dwa potwierdzenia dziennie na jeden adres e-mail. Liczniki są przechowywane w pamięci podręcznej Cloudflare w lokalizacji Cloudflare, która obsłużyła żądanie, i zawierają wyłącznie jednokierunkowy skrót z kluczem (HMAC z tajnym kluczem) adresu IP lub adresu e-mail, a nie sam adres (pkt 10). Ukryte pole, którego ludzie nie widzą, odfiltrowuje zautomatyzowane zgłoszenia. Przed wysłaniem potwierdzają Państwo, że zapoznali się z niniejszą Polityką prywatności.

Lista oczekujących. Jeżeli zapiszą się Państwo na listę oczekujących na wersję beta Mailistix pod adresem https://mailistix.com, przetwarzamy Państwa adres e-mail, wybraną przez Państwa platformę (Mac lub Windows) oraz czas, w którym zaznaczyli Państwo opisane poniżej pole wyboru. Wykorzystujemy je wyłącznie w celu natychmiastowego wysłania Państwu krótkiego potwierdzenia oraz jednorazowego e-maila, gdy wersja beta dla Państwa platformy będzie gotowa (po jednym e-mailu dla każdej platformy, jeżeli zapisali się Państwo na obie). Nie wykorzystujemy ich do newsletterów ani do żadnych dalszych działań marketingowych i nie przekazujemy ich dalej, z wyjątkiem podmiotów przetwarzających wymienionych w pkt 8. Formularz listy oczekujących dostarcza Państwa wpis do jednej z naszych skrzynek pocztowych w Microsoft 365, naszym systemie poczty e-mail (pkt 8), i wysyła Państwu potwierdzenie z tej samej skrzynki pocztowej, dzięki czemu odpowiedzi docierają do nas właśnie tam; nie przechowujemy kopii tego potwierdzenia. Wpisy w naszej skrzynce pocztowej stanowią listę oczekujących; nigdzie indziej jej nie przechowujemy. Przed zapisem zaznaczają Państwo pole wyboru, aby potwierdzić, że zapoznali się Państwo z niniejszą Polityką prywatności i wyrażają zgodę na wykorzystywanie przez nas Państwa adresu e-mail w sposób tu opisany. Są Państwo na liście oczekujących z chwilą wysłania formularza; e-mail z potwierdzeniem nie wymaga od Państwa żadnego dalszego kroku. Aby ograniczyć nadużycia, formularz listy oczekujących akceptuje najwyżej dziesięć prób na godzinę z jednego adresu IP i wysyła najwyżej dwa potwierdzenia dziennie na jeden adres e-mail. Liczniki są przechowywane w pamięci podręcznej Cloudflare w lokalizacji Cloudflare, która obsłużyła żądanie, i zawierają wyłącznie jednokierunkowy skrót z kluczem (HMAC z tajnym kluczem) adresu IP lub adresu e-mail, a nie sam adres (pkt 10). Ukryte pole, którego ludzie nie widzą, odfiltrowuje zautomatyzowane zgłoszenia.

Google reCAPTCHA w formularzu kontaktowym i w formularzu listy oczekujących. Aby chronić formularz kontaktowy i listę oczekujących przed spamem i zautomatyzowanymi nadużyciami, korzystamy z reCAPTCHA v3, którą Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland („Google”) udostępnia nam na podstawie warunków Google Cloud i Cloud Data Processing Addendum. Od 2 kwietnia 2026 r. Google przetwarza dane reCAPTCHA w naszym imieniu jako nasz podmiot przetwarzający, a nie zgodnie z własną polityką prywatności. reCAPTCHA nie jest ładowana, gdy otwierają Państwo stronę. Dopiero gdy naciśną Państwo „Send message”, a następnie „Allow and send” w otwierającym się oknie dialogowym (formularz kontaktowy) albo naciśną Państwo „Join the waitlist”, a następnie „Allow and join” w oknie dialogowym listy oczekujących (lista oczekujących), Państwa przeglądarka ładuje reCAPTCHA z serwerów Google. Google otrzymuje wówczas Państwa adres IP i informacje o Państwa przeglądarce i urządzeniu (na przykład typ przeglądarki, język i rozmiar ekranu), adres strony, datę i godzinę oraz sposób, w jaki wchodzą Państwo w interakcję ze stroną (na przykład ruchy myszy i czas spędzony na stronie). reCAPTCHA odczytuje i ustawia plik cookie na potrzeby analizy ryzyka i może odczytywać inne identyfikatory w Państwa przeglądarce. Na tej podstawie Google ocenia, jak prawdopodobne jest, że formularz wysyła człowiek. Nasz serwer przekazuje Google wygenerowany token, bez Państwa adresu IP, otrzymuje wyłącznie tę ocenę, wykorzystuje ją do przyjęcia lub odrzucenia wiadomości lub wpisu i nie przechowuje jej. Google może przetwarzać te dane poza UE, w szczególności u Google LLC w Stanach Zjednoczonych, która jest certyfikowana w ramach unijno-amerykańskich ram ochrony prywatności danych (EU-U.S. Data Privacy Framework); warunki przetwarzania danych Google obejmują także standardowe klauzule umowne (pkt 9.3).

Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f) w zapewnieniu bezpiecznej strony internetowej i w odpowiadaniu na wiadomości, które osoby do nas wysyłają, w tym w ochronie formularza kontaktowego i listy oczekujących przed nadużyciami, oraz w uzyskiwaniu wiedzy o tym, jak korzysta się z naszych stron i jak szybko się ładują (statystyki strony internetowej poza UE); umowa (art. 6 ust. 1 lit. b), gdy Państwa wiadomość dotyczy Państwa Konta lub umowy z nami; w odniesieniu do pliku cookie z hasłem i pliku cookie bezpieczeństwa Cloudflare § 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG (ściśle niezbędne); w odniesieniu do Google reCAPTCHA Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i § 25 ust. 1 TDDDG), której udzielają Państwo w oknie dialogowym. Państwa zgoda dotyczy wyłącznie bieżącej wizyty na stronie; mogą ją Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość, zamykając kartę przeglądarki lub przeładowując stronę, po czym reCAPTCHA nie jest ponownie ładowana, dopóki nie zezwolą Państwo na to ponownie. Bez niej nie mogą Państwo wysłać formularza ani zapisać się na listę oczekujących, ale mogą Państwo napisać do nas na adres legal@mailistix.com.

Podstawa prawna listy oczekujących: Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), której udzielają Państwo przez zaznaczenie pola wyboru. Mogą ją Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość, odpowiadając na e-mail z potwierdzeniem lub pisząc na adres legal@mailistix.com; wówczas usuwamy Państwa wpis. Jeżeli ktoś inny wpisał Państwa adres, mogą Państwo w taki sam sposób zwrócić się do nas o usunięcie wpisu. Przetwarzanie dokonane przed cofnięciem zgody pozostaje zgodne z prawem. Bez Państwa zgody nie mogą Państwo zapisać się na listę oczekujących, ale mogą Państwo napisać do nas na adres legal@mailistix.com.

5. Dane użytkowników Google

Niniejszy punkt wyjaśnia, w jaki sposób Mailistix uzyskuje dostęp do danych otrzymywanych z interfejsów API Google („Dane użytkowników Google”), takich jak dane z Gmail i Kalendarza Google, oraz jak je wykorzystuje, przechowuje, udostępnia i usuwa.

5.1 Limited Use

Wykorzystywanie przez Mailistix informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji będzie zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. (Oryginalne brzmienie w języku angielskim: „Mailistix's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”) Przestrzegamy również Google Workspace API User Data and Developer Policy.

5.2 Do czego Mailistix ma dostęp i dlaczego

Mailistix nie żąda dostępu do Państwa Kontaktów Google, Dysku Google ani innych usług Google.

5.3 Jak Mailistix wykorzystuje Dane użytkowników Google

Mailistix wykorzystuje Dane użytkowników Google wyłącznie do świadczenia funkcji, które Państwo widzą i z których korzystają w Aplikacji: czytania, porządkowania, wyszukiwania, pisania i wysyłania poczty e-mail, Państwa kalendarza i spotkań oraz Funkcji AI, z których zdecydują się Państwo korzystać. Dodatkowo, w celach bezpieczeństwa, nasz serwer tworzy z Państwa adresu Gmail odcisk skrzynki pocztowej opisany w pkt 4.3, który służy wyłącznie do wykrywania nadużyć, takich jak powtarzające się bezpłatne okresy próbne. Mailistix nie wykorzystuje Danych użytkowników Google do żadnego innego celu.

5.4 Gdzie przechowywane są Dane użytkowników Google

• Na Państwa komputerze: Państwa e-maile, załączniki, etykiety, wydarzenia kalendarza i tokeny dostępu, w zaszyfrowanej bazie danych Aplikacji i w bezpiecznym magazynie Państwa systemu operacyjnego (pkt 4.4).
• Na naszych serwerach: wyłącznie Państwa adres Gmail, numer zmiany i powiązanie z Państwa Kontem na potrzeby powiadomień w czasie rzeczywistym (pkt 4.5); odcisk skrzynki pocztowej, czyli kod utworzony z Państwa adresu Gmail w celach bezpieczeństwa, który nie jest tym adresem i którego nie można bez klucza naszego serwera z powrotem zamienić na ten adres (pkt 4.3); oraz Państwa zapisy użycia AI, które nie zawierają Danych użytkowników Google. Treść e-maili nie jest przechowywana na naszych serwerach.
• U naszych dostawców AI: treść żądania AI, wyłącznie na potrzeby jego przetwarzania oraz przez ograniczone okresy po stronie dostawcy, o których mowa w pkt 4.6.5.

5.5 Komu udostępniane są Dane użytkowników Google

Dane użytkowników Google przekazujemy innym podmiotom wyłącznie:

1. w celu świadczenia funkcji, z których Państwo korzystają, za Państwa zezwoleniem: do Microsoft Azure OpenAI i Google Vertex AI, gdy korzystają Państwo z Funkcji AI, po włączeniu przez Państwa Funkcji AI (pkt 4.6); do samego Google, gdy Ask AI przeszukuje Państwa skrzynkę pocztową; oraz do nadawcy newslettera, gdy się Państwo z niego wypisują (pkt 4.8);
2. dostawcom usług, którzy zapewniają działanie Usługi na nasze zlecenie na podstawie umów zobowiązujących ich do działania zgodnie z naszymi poleceniami oraz do zachowania poufności, a mianowicie Supabase (hosting, Frankfurt) i Google Cloud Pub/Sub (metadane powiadomień);
3. w celach bezpieczeństwa, na przykład w celu zbadania nadużyć;
4. w celu zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem, na przykład w wykonaniu wiążącego nakazu sądowego; oraz
5. w ramach połączenia, przejęcia lub sprzedaży aktywów, wyłącznie po uzyskaniu Państwa wyraźnej uprzedniej zgody.

5.6 Czego nigdy nie robimy z Danymi użytkowników Google

• Nie sprzedajemy Danych użytkowników Google i nie przekazujemy ich platformom reklamowym, brokerom danych ani odsprzedawcom informacji.
• Nie wykorzystujemy ich do wyświetlania reklam, w tym retargetingu, reklam spersonalizowanych lub opartych na zainteresowaniach.
• Nie wykorzystujemy ich do ustalania zdolności kredytowej ani do celów kredytowych.
• Nie wykorzystujemy danych Google Workspace, w tym danych Gmail i Kalendarza, do opracowywania, ulepszania ani trenowania uogólnionych lub niespersonalizowanych modeli AI lub modeli uczenia maszynowego. Jedyną personalizacją jest personalizacja dla poszczególnych użytkowników opisana w pkt 4.6.6, która jest wykorzystywana wyłącznie do świadczenia Państwu funkcji, jest przechowywana na Państwa komputerze i nie zmienia żadnego modelu.
• Nie pozwalamy ludziom czytać Danych użytkowników Google, z wyjątkiem sytuacji, gdy (a) wyrazili Państwo jednoznaczną zgodę w odniesieniu do określonych wiadomości lub danych, na przykład w zgłoszeniu do pomocy technicznej; (b) jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa, takich jak badanie nadużyć lub incydentu bezpieczeństwa; (c) służy to zapewnieniu zgodności z obowiązującym prawem; lub (d) dane, w tym ich pochodne, zostały zagregowane i zanonimizowane oraz są wykorzystywane na potrzeby wewnętrznej działalności operacyjnej zgodnie z obowiązującym prawem. Zautomatyzowane monitorowanie nadużyć u naszych dostawców AI może oznaczyć żądanie do przeglądu przez upoważnionych pracowników Google lub Microsoft, w granicach opisanych w pkt 4.6.5.

5.7 Usuwanie Danych użytkowników Google i cofanie dostępu

• Usunięcie skrzynki pocztowej: Ustawienia › Konta e-mail › „Usuń konto”. Aplikacja zatrzymuje powiadomienia w czasie rzeczywistym dla tej skrzynki, usuwa nasze rekordy powiadomień, usuwa dane i tokeny skrzynki z Państwa komputera i cofa dostęp Mailistix do Państwa konta Google u Google.
• Usunięcie Konta: Ustawienia › Ogólne › Konto › Usuń konto (pkt 12.4). Usuwa to Państwa dane z naszych serwerów, z wyjątkiem zapisów, które pkt 12.4 wymienia jako pozostające przez ograniczony czas, oraz, na tym komputerze, z Aplikacji i cofa uprawnienie Google.
• Cofnięcie dostępu u Google: mogą Państwo także w każdej chwili usunąć Mailistix na stronie „Third-party apps & services” Państwa konta Google (https://myaccount.google.com/connections). Aplikacja nie może wówczas dłużej uzyskiwać dostępu do Państwa skrzynki pocztowej; dane znajdujące się już na Państwa komputerze pozostają tam, dopóki nie usuną ich Państwo w sposób opisany powyżej.
• Złożenie żądania usunięcia e-mailem: prosimy napisać na adres legal@mailistix.com. Prosimy pamiętać, że nie mamy dostępu do danych na Państwa komputerze.

Cofnięcie dostępu Mailistix nie usuwa niczego w Państwa skrzynce pocztowej Gmail ani w Kalendarzu Google. Odcisk skrzynki pocztowej (pkt 4.3) jest przechowywany w celach bezpieczeństwa: pozostaje po usunięciu skrzynki pocztowej lub cofnięciu dostępu i jest usuwany 12 miesięcy po usunięciu Państwa Konta.

6. Dane użytkowników Microsoft

6.1 Uprawnienia. W przypadku skrzynek pocztowych Microsoft (Outlook.com i Microsoft 365) Mailistix żąda uprawnień do: logowania i podstawowego profilu (openid, profile, email, User.Read) w celu identyfikacji skrzynki pocztowej, wyświetlania Państwa imienia i nazwiska oraz utworzenia odcisku skrzynki pocztowej (pkt 4.3); offline_access w celu utrzymywania synchronizacji; Mail.ReadWrite w celu synchronizacji, porządkowania, przenoszenia i usuwania wiadomości oraz zapisywania wersji roboczych; Mail.Send w celu wysyłania pisanych przez Państwa e-maili; oraz Calendars.ReadWrite w celu obsługi Państwa spotkań, zaproszeń i wydarzeń. Może być konieczne zatwierdzenie tych uprawnień przez Państwa organizację.

6.2 Wykorzystanie, przechowywanie i udostępnianie. Dane użytkowników Microsoft są traktowane dokładnie tak, jak opisano dla Danych użytkowników Google w pkt 5.3–5.6: przechowywane na Państwa komputerze, wykorzystywane wyłącznie na potrzeby funkcji, z których Państwo korzystają, wysyłane do przetwarzania przez AI tylko wtedy, gdy korzystają Państwo z Funkcji AI, nigdy niesprzedawane, nigdy niewykorzystywane do reklamy ani do trenowania modeli AI i nieczytane przez ludzi, z wyjątkiem przypadków wymienionych w pkt 5.6. Nasze serwery przechowują wyłącznie metadane powiadomień opisane w pkt 4.5 oraz odcisk skrzynki pocztowej opisany w pkt 4.3, który tworzymy w celach bezpieczeństwa z adresu zawartego w odpowiedzi Microsoft na logowanie.

6.3 Cofanie dostępu. Usunięcie skrzynki pocztowej Microsoft w Aplikacji kończy subskrypcję powiadomień, usuwa nasze rekordy powiadomień dotyczące tej skrzynki i usuwa dane oraz tokeny skrzynki z Państwa komputera; odcisk skrzynki pocztowej pozostaje, jak opisano w pkt 4.3. Aby usunąć również uprawnienie u Microsoft, należy skorzystać ze strony uprawnień aplikacji na koncie Microsoft (dla kont osobistych: https://account.live.com/consent/Manage; dla kont służbowych lub szkolnych: https://myapps.microsoft.com lub zwrócić się do administratora).

7. Jeżeli ktoś, z kim Państwo korespondują, korzysta z Mailistix

Niniejszy punkt jest przeznaczony dla osób, które nie są użytkownikami Mailistix, ale których dane trafiają do Mailistix, ponieważ wymieniają e-maile lub zaproszenia na spotkania z użytkownikiem Mailistix.

• Kto odpowiada: użytkownicy Mailistix korzystają z Mailistix na potrzeby firmy: swojego pracodawcy lub innej organizacji, klienta albo własnej firmy („Klient biznesowy”, pkt 2.3). Klient biznesowy jest administratorem Państwa danych w skrzynce pocztowej użytkownika, w Aplikacji i w Funkcjach AI. Określa podstawę prawną i odpowiada za poinformowanie Państwa (art. 13 i 14 RODO). W zakresie, w jakim Państwa dane trafiają na nasze serwery, przetwarzamy je wyłącznie w imieniu Klienta biznesowego, jako jego podmiot przetwarzający na podstawie naszej DPA. Podajemy poniższe informacje, aby wiedzieli Państwo, co dzieje się w związku z Mailistix.
• Jakie dane: Państwa imię i nazwisko, adres e-mail i treść e-maili wymienianych z użytkownikiem (w tym nazwy i tekst załączników) oraz szczegóły spotkań, takie jak wysyłane przez Państwa zaproszenia.
• Źródło: skrzynka pocztowa użytkownika Mailistix u jego dostawcy skrzynki pocztowej (na przykład Google lub Microsoft).
• Na komputerze użytkownika: Aplikacja przechowuje te dane w zaszyfrowanej lokalnej bazie danych użytkownika. Pozostaje to pod kontrolą użytkownika i Klienta biznesowego; nie mamy do tego dostępu.
• Na naszych serwerach i u naszych dostawców AI: wyłącznie wtedy, gdy użytkownik korzysta z Funkcji AI, na przykład aby podsumować Państwa e-mail lub przygotować odpowiedź skierowaną do Państwa, odpowiednia treść jest przetwarzana w sposób opisany w pkt 4.6. Nie jest przez nas przechowywana i nie jest wykorzystywana do trenowania modeli AI.
• Cel i podstawa prawna: umożliwienie użytkownikowi czytania, porządkowania i odpowiadania na swoją korespondencję. Podstawę prawną określa Klient biznesowy; zazwyczaj jest nią jego prawnie uzasadniony interes w sprawnej obsłudze korespondencji za pomocą narzędzi, które wybiera (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Odbiorcy i przekazywanie danych: Supabase i nasi dostawcy AI, jako dalsze podmioty przetwarzające Klienta biznesowego (pkt 8), z przekazywaniem danych opisanym w pkt 9.
• Państwa prawa: prosimy o kontakt z użytkownikiem Mailistix lub Klientem biznesowym, który może uzyskać dostęp także do danych na komputerze użytkownika. Jeżeli napiszą Państwo do nas na adres legal@mailistix.com, przekażemy Państwa żądanie Klientowi biznesowemu, o ile możemy go zidentyfikować, i pomożemy mu odpowiedzieć (pkt 12.7). Nie wiemy, kim Państwo są, chyba że użytkownik przetwarza Państwa e-mail za pomocą Funkcji AI, i nie przechowujemy Państwa danych, więc nie możemy sami skontaktować się z Państwem.

8. Kto otrzymuje dane osobowe

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w sposób opisany w niniejszej polityce. Nasze podmioty przetwarzające działają wyłącznie na nasze polecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych; w odniesieniu do Danych osobowych klienta (pkt 2.3) są one naszymi dalszymi podmiotami przetwarzającymi na podstawie DPA. Aktualny wykaz wraz ze szczegółami znajduje się na naszej stronie z dalszymi podmiotami przetwarzającymi.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim do ich celów reklamowych.

9. Międzynarodowe przekazywanie danych

9.1 Domyślne przetwarzanie w UE. Nasze serwery znajdują się we Frankfurcie, w Niemczech. Przetwarzanie AI odbywa się w UE dla użytkowników w UE oraz dla użytkowników, którzy nie odpowiedzieli na pytanie o region. Nasza opcjonalna analityka i monitorowanie błędów działają w UE.

9.2 Lokalizacje funkcji serwerowych. Nasze funkcje serwerowe dla żądań AI działają w lokalizacjach UE. Nasze pozostałe funkcje serwerowe (na przykład wymiana tokenów logowania z Państwa dostawcą skrzynki pocztowej, proces zakupu, eksport danych i wypisanie jednym kliknięciem) działają w lokalizacji brzegowej Supabase najbliższej Państwu, która może być położona poza UE, jeżeli znajdują się Państwo poza Europą; przepuszczają dane, nie przechowując ich tam, a baza danych pozostaje we Frankfurcie.

9.3 Dostawcy spoza UE. Kilku z naszych dostawców jest spółkami spoza UE lub należy do takich spółek: Microsoft, Google, Sentry (Functional Software, Inc.), PostHog, Cloudflare i Polar mają siedzibę główną w Stanach Zjednoczonych, a naszym partnerem umownym w Supabase jest Supabase Pte. Ltd. w Singapurze, należąca do grupy, w skład której wchodzi także Supabase, Inc. w Stanach Zjednoczonych. Nawet jeżeli dane są przechowywane w UE, spółki te mogą mieć do nich dostęp spoza UE w celach wsparcia lub konserwacji i mogą podlegać prawu tych państw. Takie przekazywanie danych zabezpieczamy w następujący sposób:

• Google, Microsoft, Cloudflare, Sentry i PostHog są certyfikowane w ramach unijno-amerykańskich ram ochrony prywatności danych (EU-U.S. Data Privacy Framework), w odniesieniu do których Komisja Europejska przyjęła decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795). Ich warunki przetwarzania danych obejmują także standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914).
• Supabase nie jest certyfikowany w ramach Data Privacy Framework, a dla Singapuru nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Opieramy się na standardowych klauzulach umownych w umowie Supabase o przetwarzaniu danych: Moduł 2 dla danych, których jesteśmy administratorem, Moduł 3 dla Danych osobowych klienta, wraz z aneksami dla Zjednoczonego Królestwa i Szwajcarii.

Ponadto ograniczamy to, co opuszcza Państwa komputer, utrzymujemy naszą bazę danych i nasze funkcje serwerowe AI w UE, szyfrujemy dane podczas przesyłania i w spoczynku oraz nie przechowujemy treści żądań AI.

9.4 Użytkownicy spoza Europy. Jeżeli odpowiedzieli Państwo, że znajdują się poza Europą, część Państwa żądań AI jest przetwarzana za pośrednictwem globalnego punktu końcowego Google, który może przetwarzać dane w dowolnym kraju, w którym Google oferuje dany model. Takie przekazywanie danych jest objęte Cloud Data Processing Addendum firmy Google, w tym standardowymi klauzulami umownymi, oraz certyfikacją Google LLC w ramach Data Privacy Framework.

9.5 Polar. Dane, które wysyłamy do Polar, są przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Polar nie jest certyfikowany w ramach Data Privacy Framework. Nasza umowa z Polar obejmuje aneks Polar dotyczący przetwarzania danych ze standardowymi klauzulami umownymi. Jeżeli klauzule te nie obejmują danego przekazania danych, opiera się ono na art. 49 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ jest niezbędne do realizacji zakupu, o który Państwo proszą.

9.6 Kopie. Kopię stosowanych przez nas zabezpieczeń mogą Państwo uzyskać, pisząc na adres legal@mailistix.com. W odniesieniu do Zjednoczonego Królestwa i Szwajcarii zob. pkt 16.3 i 16.4.

9.7 Serwery, z którymi Państwo decydują się skontaktować. Gdy ładują Państwo obrazy w e-mailu, otwierają stronę wypisania lub wypisują się jednym kliknięciem (pkt 4.8 i 4.9), żądanie trafia na serwer nadawcy, gdziekolwiek się on znajduje, ponieważ Państwo o to proszą.

9.8 Unijny akt w sprawie danych. To, gdzie znajduje się infrastruktura poszczególnych części Usługi, jakiemu prawu podlega i jak chronimy dane przechowywane w UE przed bezprawnym dostępem zagranicznych organów, opisuje nasza strona z dalszymi podmiotami przetwarzającymi (pkt 4) oraz pkt 13 DPA.

10. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak potrzebujemy ich do celów wymienionych w pkt 4, a następnie je usuwamy. Gdy usuwają Państwo Konto, powiązane z nim dane po stronie serwera są usuwane natychmiast, chyba że niniejsza tabela stanowi inaczej. Jeżeli Państwa umowa kończy się w inny sposób, na przykład przez wypowiedzenie, Państwa Konto pozostaje przez okres pobierania danych wynoszący 30 dni, w trakcie którego mogą Państwo wyeksportować swoje dane (jeżeli nie mogą się Państwo zalogować, wysyłamy Państwu plik eksportu na życzenie), a następnie jest usuwane w ten sam sposób (pkt 15.10 Warunków). W niniejszej tabeli „do czasu usunięcia Państwa Konta” obejmuje oba przypadki.

Na naszych serwerach i u naszych dostawców

Na Państwa komputerze (pod Państwa kontrolą; usuwane po usunięciu Państwa Konta na tym komputerze)

Możemy przechowywać dane dłużej, jeżeli wymaga tego prawo lub jeżeli potrzebujemy ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, przy czym wyłącznie w tym celu.

11. Jak chronimy Państwa dane

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

• szyfrowane połączenia (TLS 1.2 lub 1.3) dla całego ruchu; w wersjach produkcyjnych Aplikacji nie można wyłączyć kontroli certyfikatów;
• zaszyfrowaną lokalną bazę danych, której klucz chroni Państwa system operacyjny, tokeny skrzynek pocztowych w bezpiecznym magazynie Państwa systemu operacyjnego oraz zaszyfrowane bufory załączników;
• na naszych serwerach: reguły dostępu na poziomie wiersza w każdej tabeli, tak aby każdy użytkownik miał dostęp wyłącznie do własnych rekordów; krótkotrwałe tokeny logowania z tokenami odświeżania podlegającymi rotacji; limity częstotliwości; ponowne potwierdzenie Państwa tożsamości przed usunięciem Konta; weryfikację powiadomień otrzymywanych od Google, Microsoft i Polar; sekrety przechowywane w chronionym skarbcu (vault); oraz dzienniki bez treści i tokenów;
• w Aplikacji: politykę bezpieczeństwa treści (content security policy), e-maile wyświetlane w piaskownicy bez skryptów, kod HTML e-maili poddawany sanityzacji oraz podglądy załączników bez dostępu do sieci;
• ochronę Funkcji AI przed manipulacją za pomocą treści e-maili (pkt 4.15);
• dostęp do konsol administracyjnych ograniczony do osób, które go potrzebują.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych będzie prawdopodobnie skutkować ryzykiem dla Państwa, zgłosimy je właściwym organom oraz – w przypadkach, w których jest to wymagane – zawiadomimy o nim Państwa, zgodnie z przepisami prawa.

12. Państwa prawa i możliwości wyboru

12.1 Państwa prawa

Na podstawie RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii (art. 15);
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16);
• usunięcia swoich danych (art. 17);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• otrzymania danych, które nam Państwo dostarczyli, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłania ich innemu dostawcy (przenoszenie danych, art. 20);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (art. 21; zob. ramkę poniżej);
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3); oraz
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77; pkt 12.6).

Państwa prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy wówczas przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Nie wykorzystujemy Państwa danych do marketingu bezpośredniego, z wyjątkiem e-maila, który wysyłamy do osób z listy oczekujących, gdy wersja beta jest gotowa; opiera się on na Państwa zgodzie (pkt 4.18). Jeżeli kiedykolwiek wykorzystamy Państwa dane do innego marketingu bezpośredniego, mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw bez podania przyczyny, a my zaprzestaniemy takiego przetwarzania.

Aby wnieść sprzeciw, prosimy napisać na adres legal@mailistix.com.

12.2 Elementy sterujące w Aplikacji

12.3 Wykonywanie praw drogą e-mailową

Ze wszystkich praw mogą Państwo skorzystać, pisząc na adres legal@mailistix.com z adresu e-mail Państwa Konta (w przypadku listy oczekujących: z adresu użytego przy zapisie). Jeżeli nie możemy mieć pewności, że żądanie pochodzi od Państwa, możemy poprosić Państwa o jego potwierdzenie, na przykład przez zalogowanie się do Aplikacji. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca; w przypadku złożonych lub licznych żądań możemy przedłużyć ten termin najwyżej o dwa kolejne miesiące i poinformujemy Państwa o przyczynach. Wykonywanie praw jest bezpłatne, chyba że żądania są w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne.

12.4 Usunięcie Konta

Usunięcie jest skuteczne natychmiast, dlatego Aplikacja najpierw oferuje w tym samym oknie dialogowym opcję „Eksportuj dane”. Konto można usunąć, jeżeli ostatnie logowanie nie jest starsze niż 10 minut, a w celu potwierdzenia muszą Państwo wpisać DELETE. Jeżeli płatna subskrypcja może jeszcze obciążyć Państwa opłatą, Aplikacja najpierw prosi Państwa o jej anulowanie. Gdy usuwają Państwo Konto, nasz serwer usuwa Państwa pliki przesłane do pomocy technicznej, Państwa dane analityczne w PostHog, Państwa rekordy powiadomień i limitów, Państwa rekord klienta w Polar, jeżeli nie dokonali Państwo żadnego zakupu, a następnie Państwa Konto wraz ze wszystkimi powiązanymi z nim danymi, w tym zapisami zgód; kopia zapisu Państwa akceptacji Warunków i DPA pozostaje bez Państwa adresu e-mail (pkt 10). Jeżeli Państwa umowa kończy się w inny sposób, to samo usunięcie następuje po 30-dniowym okresie pobierania danych (pkt 10; pkt 15.10 Warunków). Niektóre rekordy pozostają przez ograniczony czas (pkt 10): kopia zapisów Państwa akceptacji do 1 stycznia czwartego roku po usunięciu, odciski połączonych przez Państwa skrzynek pocztowych przez 12 miesięcy, zdarzenia bezpieczeństwa do 180 dni bez Państwa identyfikatora użytkownika, wpisy w dzienniku naszej usługi uwierzytelniania do 180 dni oraz powiadomienia Polar do 30 dni po przetworzeniu. Polar przechowuje własne zapisy zakupów (pkt 4.10). Jeżeli nie mogą Państwo korzystać z Aplikacji, mogą Państwo poprosić nas e-mailem o usunięcie Konta; po potwierdzeniu, że żądanie pochodzi od Państwa, przeprowadzamy to samo usunięcie na naszych serwerach, ale nie mamy dostępu do danych na Państwa komputerze i nie możemy za Państwa cofnąć uprawnienia udzielonego w Google lub Microsoft (pkt 5.7 i 6.3). Na komputerze, na którym usuwają Państwo Konto, Aplikacja zatrzymuje także powiadomienia w czasie rzeczywistym, cofa dostęp Mailistix do Państwa skrzynek pocztowych Google i usuwa wszystkie dane lokalne Państwa Konta. Na innych komputerach, na których korzystali Państwo z Aplikacji, zostają Państwo wylogowani, ale dane lokalne pozostają, dopóki nie usuną tam Państwo folderu danych Aplikacji (pkt 4.4); Ustawienia › Ogólne › Strefa niebezpieczna › Wyczyść wszystkie wiadomości usuwa zapisane e-maile.

12.5 Dane, do których nie mamy dostępu

Państwa e-maile i inne dane na Państwa komputerze nie znajdują się na naszych serwerach, więc nie możemy uzyskać do nich dostępu, poprawić ich, wyeksportować ani usunąć za Państwa; mogą Państwo to zrobić sami w Aplikacji. Sama skrzynka pocztowa pozostaje u Państwa dostawcy skrzynki pocztowej, a Państwo mogą ją tam wyeksportować.

12.6 Skargi

Mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych w państwie UE lub EOG, w którym Państwo mieszkają lub pracują albo w którym miało miejsce domniemane naruszenie. Organem właściwym dla nas jest Komisarz ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji w Berlinie (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, Germany, www.datenschutz-berlin.de. Będziemy wdzięczni, jeżeli najpierw skontaktują się Państwo z nami, abyśmy mogli spróbować rozwiązać sprawę.

12.7 Dane przetwarzane dla Klienta biznesowego

W odniesieniu do Danych osobowych klienta (pkt 2.3) administratorem jest Klient biznesowy i do niego należy kierować żądania wykonania Państwa praw. Jeżeli wyślą Państwo takie żądanie do nas, przekażemy je Klientowi biznesowemu bez zbędnej zwłoki, o ile jesteśmy w stanie go zidentyfikować, poinformujemy Państwa o tym i pomożemy Klientowi biznesowemu w udzieleniu odpowiedzi. Elementy sterujące opisane w pkt 12.2 pozostają dostępne dla Państwa jako użytkownika.

13. Czy podanie Państwa danych jest wymagane?

Nie są Państwo prawnie zobowiązani do podawania nam jakichkolwiek danych osobowych. Jednakże:

• adres e-mail oraz kody logowania, które wysyłamy na ten adres, są wymagane do założenia Konta i korzystania z niego;
• połączenie skrzynki pocztowej jest wymagane do korzystania z Mailistix jako klienta poczty e-mail;
• Aplikacja pyta każdego użytkownika podczas konfiguracji, gdzie się znajduje; do czasu udzielenia przez Państwa odpowiedzi przetwarzanie AI pozostaje w UE;
• płatny Plan wymaga danych płatniczych, o które prosi Polar;
• formularz kontaktowy wymaga Państwa imienia i nazwiska, adresu e-mail i wiadomości, Państwa potwierdzenia, że zapoznali się Państwo z niniejszą polityką, oraz Państwa zgody na Google reCAPTCHA; bez nich mogą Państwo napisać do nas e-mailem;
• lista oczekujących wymaga Państwa adresu e-mail, Państwa platformy, Państwa potwierdzenia, że zapoznali się Państwo z niniejszą polityką, oraz Państwa zgody na wykorzystanie Państwa adresu i na Google reCAPTCHA; bez nich mogą Państwo napisać do nas e-mailem; oraz
• Funkcje AI, uprawnienie do kalendarza, analityka, raporty o awariach i dzienniki diagnostyczne są opcjonalne. Bez nich odpowiadające im funkcje nie są dostępne, ale mogą Państwo korzystać z pozostałej części Usługi.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne wobec Państwa lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają (art. 22 RODO). Usługa stosuje reguły techniczne wynikające z Państwa Planu i Warunków, takie jak limity Kredytów, dzienny limit kosztów AI, limity częstotliwości oraz przejście na Plan Basic po nieopłaceniu subskrypcji; nie opierają się one na ocenie Państwa czynników osobowych. Notatka o tym, że skrzynkę pocztową połączyło kilka Kont (pkt 4.15), nie prowadzi do zastosowania żadnych automatycznych środków. Dane wyjściowe AI stanowią propozycje, o których wykorzystaniu decydują Państwo.

15. Dzieci

Mailistix jest przeznaczony wyłącznie dla osób w wieku 18 lat i starszych i nie jest skierowany do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych od dzieci. Jeżeli uważają Państwo, że dziecko przekazało nam dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem legal@mailistix.com, a my je usuniemy.

16. Uzupełnienia regionalne

Poniższe punkty stosuje się – obok pozostałej części niniejszej polityki – do osób we wskazanych regionach. W razie sprzeczności z pozostałą częścią niniejszej polityki dla danego regionu pierwszeństwo ma odpowiedni punkt regionalny. W każdym regionie przetwarzamy Dane osobowe klienta (pkt 2.3) jako dostawca usług lub podmiot przetwarzający na rzecz Klienta biznesowego, który odpowiada za nie na podstawie prawa lokalnego; opisane poniżej prawa przysługują wówczas wobec Klienta biznesowego, a my wspieramy go w sposób opisany w pkt 12.7.

16.1 Stany Zjednoczone

16.1.1 Informacja w momencie zbierania danych (Kalifornia). Niniejsza informacja ma zastosowanie do mieszkańców Kalifornii na podstawie California Consumer Privacy Act w brzmieniu zmienionym przez California Privacy Rights Act („CCPA”). CCPA chroni także osoby działające na rzecz przedsiębiorstwa, takie jak nasi użytkownicy. Możemy obecnie nie spełniać progów, od których stosuje się CCPA (na przykład rocznego przychodu brutto powyżej 26 625 000 USD w latach 2025 i 2026), ale respektujemy poniższe prawa wobec wszystkich mieszkańców USA. W ostatnich 12 miesiącach zbieraliśmy następujące kategorie informacji osobowych. Nie zbieramy danych, które pozostają wyłącznie na Państwa komputerze. Tam, gdzie przetwarzamy informacje osobowe w imieniu Klienta biznesowego (pkt 2.3), działamy jako jego dostawca usług (service provider) na podstawie pkt 16 DPA.

Nie zbieramy jako takich informacji biometrycznych, precyzyjnej geolokalizacji ani informacji zawodowych, dotyczących zatrudnienia lub wykształcenia; takie informacje mogą pojawić się w e-mailach przetwarzanych przez Państwa za pomocą Funkcji AI i są wówczas traktowane jako treść e-maili.

16.1.2 Brak sprzedaży, brak udostępniania, brak reklamy ukierunkowanej. Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy informacji osobowych (w znaczeniu nadanym tym pojęciom w CCPA), nie robiliśmy tego w ostatnich 12 miesiącach i nie wykorzystujemy ich do reklamy behawioralnej opartej na danych z różnych kontekstów (cross-context) ani do reklamy ukierunkowanej. Nie mamy rzeczywistej wiedzy o sprzedaży lub udostępnianiu informacji osobowych konsumentów w wieku poniżej 16 lat. Ponieważ nie sprzedajemy ani nie udostępniamy, nie oferujemy odnośnika „Do Not Sell or Share”; mimo to traktujemy sygnał Global Privacy Control jako ważne żądanie rezygnacji ze sprzedaży i udostępniania.

16.1.3 Wrażliwe informacje osobowe. Wrażliwe informacje osobowe wykorzystujemy i ujawniamy wyłącznie w celach dozwolonych na podstawie Cal. Code Regs. tit. 11, § 7027(m), takich jak świadczenie żądanej przez Państwa Usługi oraz zapewnianie bezpieczeństwa i integralności. Nie wykorzystujemy ich do wnioskowania o Państwa cechach.

16.1.4 Państwa prawa. Przysługuje Państwu prawo do: wiedzy o tym, jakie informacje osobowe zbieramy, wykorzystujemy i ujawniamy, oraz dostępu do nich; ich usunięcia; sprostowania nieprawidłowych informacji osobowych; rezygnacji ze sprzedaży lub udostępniania (nie dotyczy, ponieważ nie sprzedajemy ani nie udostępniamy); ograniczenia wykorzystania wrażliwych informacji osobowych (nie dotyczy, zob. powyżej); oraz niedyskryminacji z powodu wykonywania swoich praw. Prosimy skorzystać z elementów sterujących, o których mowa w pkt 12.2, lub napisać na adres legal@mailistix.com. Potwierdzamy otrzymanie żądania w ciągu 10 dni roboczych i odpowiadamy w ciągu 45 dni kalendarzowych, które możemy jednokrotnie przedłużyć o 45 dni, powiadamiając Państwa. Weryfikujemy żądania, dopasowując je do Państwa Konta, na przykład prosząc o zalogowanie się do Aplikacji.

16.1.5 Upoważnieni przedstawiciele. Mogą Państwo skorzystać z upoważnionego przedstawiciela. Poprosimy przedstawiciela o okazanie podpisanego przez Państwa zezwolenia i możemy poprosić Państwa o potwierdzenie tożsamości bezpośrednio u nas, chyba że przedstawiciel posiada ważne pełnomocnictwo.

16.1.6 Niedyskryminacja. Nie odmówimy Państwu świadczenia Usługi, nie pobierzemy od Państwa innej ceny ani nie zapewnimy Usługi o innej jakości z powodu skorzystania przez Państwa z praw dotyczących prywatności.

16.1.7 Inne ujawnienia. Nie ujawniamy informacji osobowych osobom trzecim do ich własnych celów marketingu bezpośredniego (Cal. Civ. Code § 1798.83). Nie śledzimy Państwa na różnych stronach internetowych osób trzecich, więc sygnały przeglądarki „Do Not Track” nie zmieniają sposobu naszego działania.

16.1.8 Inne stany USA. Kompleksowe ustawy o prywatności innych stanów, w tym stanów Virginia, Colorado, Connecticut, Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky i Rhode Island, co do zasady nie chronią osób działających w kontekście handlowym lub zatrudnienia, w jakim używany jest Mailistix, i mają zastosowanie dopiero powyżej progów, których możemy nie spełniać. Tam, gdzie taka ustawa ma do Państwa zastosowanie, mogą Państwu przysługiwać prawa do potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, dostępu do nich, ich sprostowania i usunięcia, uzyskania kopii danych w formacie umożliwiającym ich przenoszenie oraz rezygnacji z reklamy ukierunkowanej, sprzedaży i profilowania wywołującego wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływającego. Nie prowadzimy reklamy ukierunkowanej, sprzedaży ani takiego profilowania. Aby wykonać swoje prawa, prosimy skorzystać z elementów sterujących, o których mowa w pkt 12.2, lub napisać na adres legal@mailistix.com. Odpowiadamy w ciągu 45 dni, które możemy jednokrotnie przedłużyć o 45 dni, jeżeli prawo na to pozwala.

Odwołania. Jeżeli odmówimy podjęcia działań w związku z Państwa żądaniem, mogą Państwo złożyć odwołanie w rozsądnym terminie od naszej decyzji, pisząc na adres legal@mailistix.com z tematem wiadomości „Privacy appeal”. Odpowiemy w terminie wymaganym przez prawo Państwa stanu (co do zasady 45 lub 60 dni) i wyjaśnimy naszą decyzję. Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani, mogą Państwo skontaktować się z Attorney General Państwa stanu.

16.1.9 Nevada. Nie sprzedajemy informacji objętych ochroną (covered information) w rozumieniu prawa stanu Nevada (NRS 603A). Mogą Państwo mimo to przesłać żądanie rezygnacji na adres legal@mailistix.com.

16.2 Kanada

16.2.1 PIPEDA. Postępujemy z informacjami osobowymi osób w Kanadzie zgodnie z Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) i obowiązującymi przepisami prowincjonalnymi. Korzystając z Usługi, wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie opisane w niniejszej polityce; zgodę mogą Państwo w każdej chwili cofnąć, z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych lub umownych, a my poinformujemy Państwa, co to oznacza dla Usługi. Dostęp do swoich informacji osobowych i ich sprostowanie mogą Państwo uzyskać w sposób opisany w pkt 12. Państwa informacje osobowe są przetwarzane poza Kanadą, głównie w UE oraz, za pośrednictwem dostawców wskazanych w pkt 8, ewentualnie w Stanach Zjednoczonych i, w przypadku użytkowników spoza UE, w innych krajach, w których działa Google. Mogą być wówczas dostępne dla sądów i organów władzy tych państw. Tam, gdzie przetwarzamy informacje osobowe dla Klienta biznesowego (pkt 2.3), pozostaje on za nie odpowiedzialny (accountable), a my wykorzystujemy je wyłącznie do świadczenia Usługi na rzecz tego klienta. W sprawach prywatności mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem legal@mailistix.com i złożyć skargę do Office of the Privacy Commissioner of Canada (www.priv.gc.ca).

16.2.2 Quebec. Osobą odpowiedzialną za ochronę informacji osobowych jest nasz dyrektor zarządzający, Marvin Muvunyi, z którym można skontaktować się pod adresem legal@mailistix.com. Na podstawie quebeckiej ustawy o ochronie informacji osobowych w sektorze prywatnym (Act respecting the protection of personal information in the private sector) przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich informacji osobowych i ich sprostowania, cofnięcia zgody, otrzymania skomputeryzowanych informacji osobowych, które Państwo przekazali, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie technologicznym (przenośność) oraz żądania zaprzestania rozpowszechniania Państwa informacji osobowych lub deindeksacji (de-index) każdego hiperłącza powiązanego z Państwa imieniem i nazwiskiem, jeżeli spełnione są przewidziane prawem warunki. Mailistix nie stosuje technologii, która domyślnie identyfikuje, lokalizuje lub profiluje Państwa: opcjonalna analityka jest wyłączona, dopóki Państwo jej nie włączą, i nie zbieramy Państwa lokalizacji. Przed przekazaniem informacji osobowych poza Quebec oceniamy, czy zostanie im zapewniona odpowiednia ochrona. Mogą Państwo złożyć skargę do Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Nie oferujemy jeszcze Usługi w Quebecu (Warunki, Część II, pkt D.1); zanim zaczniemy ją oferować, udostępnimy niniejszą politykę w języku francuskim. Do tego czasu niniejszy punkt dotyczy głównie osób w Quebecu, które korespondują z użytkownikami Mailistix (pkt 7).

16.3 Zjednoczone Królestwo

Jeżeli znajdują się Państwo w Zjednoczonym Królestwie, zastosowanie mają brytyjskie RODO (UK GDPR) i Data Protection Act 2018 w brzmieniu zmienionym przez Data (Use and Access) Act 2025, a odniesienia do RODO w niniejszej polityce oznaczają UK GDPR. Przysługują Państwu prawa opisane w pkt 12. Skargę dotyczącą wykorzystania przez nas Państwa danych osobowych mogą Państwo złożyć do nas, pisząc na adres legal@mailistix.com; potwierdzimy otrzymanie skargi w ciągu 30 dni, zbadamy ją bez zbędnej zwłoki i poinformujemy Państwa o wyniku. Mogą Państwo także złożyć skargę do Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Przekazywanie Państwa danych do UE opiera się na brytyjskich przepisach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony dla EOG (adequacy regulations); przekazywanie do Stanów Zjednoczonych opiera się na UK Extension do unijno-amerykańskich ram ochrony prywatności danych (EU-U.S. Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca jest certyfikowany, a przekazywanie do Stanów Zjednoczonych, Singapuru lub innych krajów opiera się w pozostałych przypadkach na International Data Transfer Addendum do unijnych standardowych klauzul umownych lub na International Data Transfer Agreement. W pytaniu o region osoby w Zjednoczonym Królestwie odpowiadają „W Europie”; ich żądania AI są wówczas przetwarzane w UE (pkt 4.6.4). Nie wyznaczyliśmy jeszcze przedstawiciela w Zjednoczonym Królestwie na podstawie art. 27 UK GDPR; wyznaczymy go, zanim zaczniemy aktywnie oferować Usługę w Zjednoczonym Królestwie.

16.4 Szwajcaria

Jeżeli znajdują się Państwo w Szwajcarii, zastosowanie ma Federalna ustawa o ochronie danych (revFADP). Przysługują Państwu prawa do informacji, dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu i przenoszenia danych, a skargę mogą Państwo złożyć do Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Informacji (www.edoeb.admin.ch). Państwa dane są przetwarzane głównie w UE, której państwa Szwajcaria uznaje za zapewniające odpowiednią ochronę; przekazywanie do Stanów Zjednoczonych opiera się na szwajcarsko-amerykańskich ramach ochrony prywatności danych (Swiss-U.S. Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca jest certyfikowany, a przekazywanie do Stanów Zjednoczonych, Singapuru lub innych krajów opiera się w pozostałych przypadkach na unijnych standardowych klauzulach umownych ze zmianami wymaganymi dla Szwajcarii. W pytaniu o region osoby w Szwajcarii odpowiadają „W Europie”; ich żądania AI są wówczas przetwarzane w UE (pkt 4.6.4).

16.5 Brazylia

Jeżeli znajdują się Państwo w Brazylii, zastosowanie ma ogólna ustawa o ochronie danych (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, ustawa nr 13.709/2018). Opieramy się na podstawach prawnych wykonania umowy, prawnie uzasadnionych interesów, wypełnienia obowiązków prawnych i zgody, jak opisano w pkt 4. Na podstawie art. 18 LGPD przysługuje Państwu prawo do potwierdzenia przetwarzania, dostępu, sprostowania, anonimizacji, zablokowania lub usunięcia danych zbędnych lub nadmiarowych, przenoszenia danych, usunięcia danych przetwarzanych na podstawie zgody, informacji o podmiotach, którym udostępniamy dane, oraz o możliwości niewyrażenia zgody i jej konsekwencjach, a także cofnięcia zgody. Mogą Państwo także złożyć wniosek do Krajowego Organu Ochrony Danych (ANPD, www.gov.br/anpd). Międzynarodowe przekazywanie danych opiera się na zabezpieczeniach opisanych w pkt 9 oraz, jeżeli jest to wymagane, na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez ANPD. Naszą osobą kontaktową w sprawach ochrony danych (encarregado) jest nasz dyrektor zarządzający, Marvin Muvunyi, z którym można skontaktować się pod adresem legal@mailistix.com.

16.6 Australia

Jeżeli znajdują się Państwo w Australii, postępujemy z Państwa informacjami osobowymi zgodnie z Australian Privacy Principles na podstawie Privacy Act 1988 (Cth). Ujawniamy informacje osobowe odbiorcom spoza Australii: w UE (Niemcy, Szwecja i inne kraje UE), w Singapurze i Stanach Zjednoczonych oraz, jeżeli odpowiedzieli Państwo, że znajdują się poza Europą, w innych krajach, w których działa Google (pkt 8 i 9). Dostęp do swoich informacji osobowych i ich sprostowanie mogą Państwo uzyskać w sposób opisany w pkt 12. Jeżeli mają Państwo skargę, prosimy najpierw skontaktować się z nami; odpowiemy w ciągu 30 dni. Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani, mogą Państwo złożyć skargę do Office of the Australian Information Commissioner (www.oaic.gov.au).

16.7 Nowa Zelandia

Jeżeli znajdują się Państwo w Nowej Zelandii, zastosowanie ma Privacy Act 2020. Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich informacji osobowych i żądania ich sprostowania. Ujawniamy informacje osobowe odbiorcom spoza Nowej Zelandii w sposób opisany w pkt 8 i 9, z zachowaniem zabezpieczeń umownych wymagających porównywalnej ochrony. Jeżeli osoba, która do Państwa pisze, korzysta z Mailistix, sposób postępowania z Państwa informacjami opisano w pkt 7. Skargę mogą Państwo złożyć do Office of the Privacy Commissioner (www.privacy.org.nz).

16.8 Japonia

Jeżeli znajdują się Państwo w Japonii, zastosowanie ma Act on the Protection of Personal Information (APPI). Przekazujemy dane osobowe odbiorcom za granicą w sposób opisany w pkt 8 i 9: w UE, którą Personal Information Protection Commission uznaje za posiadającą system ochrony informacji osobowych równoważny japońskiemu; w Stanach Zjednoczonych, które nie mają kompleksowej federalnej ustawy o prywatności, oraz w Singapurze, który ma Personal Data Protection Act 2012; w obu tych krajach nasi odbiorcy są związani umowami zobowiązującymi do ochrony danych zgodnie z zasadami APPI; oraz, dla użytkowników, którzy odpowiedzieli, że znajdują się poza UE, w innych krajach, w których działa Google. Nasze środki kontroli bezpieczeństwa opisano w pkt 11. Mogą Państwo żądać ujawnienia (w tym zapisów dotyczących przekazania osobom trzecim), sprostowania, zawieszenia wykorzystania, usunięcia i zaprzestania przekazywania osobom trzecim, pisząc na adres legal@mailistix.com. Nasza nazwa, adres i osoba reprezentująca – zob. pkt 1.

16.9 Korea Południowa

Jeżeli znajdują się Państwo w Republice Korei, zastosowanie ma Personal Information Protection Act (PIPA). Cele, rodzaje danych, okresy przechowywania i podmioty przetwarzające opisano w pkt 4, 8 i 10. Przekazywanie za granicę: Państwa informacje osobowe są przekazywane za pośrednictwem sieci, gdy korzystają Państwo z Usługi, do odbiorców i krajów wymienionych w pkt 8 (Niemcy i inne kraje UE; Singapur i Stany Zjednoczone; oraz, dla użytkowników, którzy odpowiedzieli, że znajdują się poza UE, inne kraje, w których działa Google), w celach i przez okresy przechowywania określone w pkt 4, 8 i 10. Nazwy odbiorców są wymienione w pkt 8 oraz na naszej stronie „Dalsze podmioty przetwarzające”; mogą Państwo skontaktować się z nimi za naszym pośrednictwem pod adresem legal@mailistix.com. Mogą Państwo odmówić przekazania danych za granicę, nie korzystając z danej funkcji (na przykład Funkcji AI lub opcjonalnej analityki) lub usuwając Konto; podstawowy klient poczty e-mail może wówczas nie być dostępny. Niszczenie: po upływie okresu przechowywania usuwamy pliki elektroniczne w sposób uniemożliwiający ich przywrócenie. Prawa dostępu, sprostowania, usunięcia i zawieszenia przetwarzania mogą Państwo wykonywać w sposób opisany w pkt 12. Osobą odpowiedzialną za ochronę informacji osobowych (privacy officer) jest nasz dyrektor zarządzający, Marvin Muvunyi, z którym można skontaktować się pod adresem legal@mailistix.com. Mogą Państwo także skontaktować się z komitetem ds. mediacji w sporach Personal Information Protection Commission (www.kopico.go.kr) lub z KISA Privacy Infringement Report Center (privacy.kisa.or.kr, tel. 118).

16.10 Indie

Jeżeli znajdują się Państwo w Indiach, zastosowanie mają Digital Personal Data Protection Act, 2023 i Digital Personal Data Protection Rules, 2025 w miarę ich wchodzenia w życie. Niniejsza polityka jest naszą informacją o przetwarzanych przez nas danych osobowych i celach ich przetwarzania (pkt 4). Tam, gdzie opieramy się na Państwa zgodzie, mogą Państwo ją cofnąć równie łatwo, jak Państwo jej udzielili (pkt 12.2); tam, gdzie dobrowolnie podają Państwo dane w określonym celu, takim jak założenie Konta, przetwarzamy je w tym celu. Przysługuje Państwu prawo dostępu do informacji o Państwa danych osobowych, ich sprostowania, uzupełnienia, aktualizacji i usunięcia, wskazania innej osoby do wykonywania Państwa praw w razie śmierci lub niezdolności do działania oraz do rozpatrzenia skarg. Skargi prosimy kierować do naszego dyrektora zarządzającego (Marvin Muvunyi) na adres legal@mailistix.com; odpowiadamy w terminie określonym w Digital Personal Data Protection Rules, nie dłuższym jednak niż 90 dni. Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani naszą odpowiedzią, mogą Państwo złożyć skargę do Data Protection Board of India.

16.11 Singapur

Jeżeli znajdują się Państwo w Singapurze, zastosowanie ma Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). Mogą Państwo żądać dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania oraz cofnąć zgodę, powiadamiając nas z rozsądnym wyprzedzeniem; poinformujemy Państwa o prawdopodobnych konsekwencjach cofnięcia zgody. Gdy przekazujemy dane osobowe poza Singapur, dbamy w drodze umów o to, aby odbiorcy zapewniali ochronę porównywalną z ochroną wynikającą z PDPA. Osobą odpowiedzialną za naszą zgodność z PDPA jest nasz dyrektor zarządzający, Marvin Muvunyi, z którym można skontaktować się pod adresem legal@mailistix.com. Mogą Państwo także złożyć skargę do Personal Data Protection Commission (www.pdpc.gov.sg).

16.12 Republika Południowej Afryki

Jeżeli znajdują się Państwo w Republice Południowej Afryki, zastosowanie ma Protection of Personal Information Act, 2013 (POPIA). Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich informacji osobowych, ich sprostowania i usunięcia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania z uzasadnionych przyczyn oraz złożenia skargi do Information Regulator (inforegulator.org.za). Informacje osobowe przekazujemy poza Republikę Południowej Afryki wyłącznie z zachowaniem zabezpieczeń opisanych w pkt 9, które zapewniają ochronę zasadniczo podobną do POPIA. Naszym pełnomocnikiem ds. informacji (information officer) jest nasz dyrektor zarządzający, Marvin Muvunyi, z którym można skontaktować się pod adresem legal@mailistix.com.

16.13 Turcja

Jeżeli znajdują się Państwo w Turcji, zastosowanie ma ustawa o ochronie danych osobowych nr 6698 (KVKK). Jesteśmy administratorem danych w odniesieniu do przetwarzania opisanego w pkt 2.2; w odniesieniu do Danych osobowych klienta (pkt 2.3) administratorem danych jest Klient biznesowy, a my jesteśmy jego podmiotem przetwarzającym dane. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celach wskazanych w pkt 4, na podstawie wykonania umowy, naszych prawnie uzasadnionych interesów, wypełnienia obowiązków prawnych oraz, jeżeli jest to wymagane, Państwa wyraźnej zgody (art. 5 KVKK). Dane osobowe przekazujemy za granicę (pkt 9) na podstawie zabezpieczeń dopuszczonych przez art. 9 KVKK. Na podstawie art. 11 KVKK przysługuje Państwu prawo do dowiedzenia się, czy Państwa dane są przetwarzane, i żądania informacji o nich, poznania celu przetwarzania, poznania odbiorców w Turcji i za granicą, żądania sprostowania i usunięcia oraz powiadomienia o tym odbiorców, wniesienia sprzeciwu wobec wyniku niekorzystnego dla Państwa, wynikającego wyłącznie ze zautomatyzowanej analizy, oraz żądania odszkodowania za szkodę spowodowaną niezgodnym z prawem przetwarzaniem. Wnioski prosimy kierować na adres legal@mailistix.com; jeżeli odrzucimy Państwa wniosek lub nie odpowiemy w ciągu 30 dni, mogą Państwo złożyć skargę do Personal Data Protection Board.

17. Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się Usługa lub prawo. Numer wersji i data, od której polityka obowiązuje, znajdują się na początku, a wcześniejsze wersje pozostają dostępne na naszej stronie internetowej. O istotnych zmianach poinformujemy Państwa w Aplikacji lub wiadomością e-mail co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie. Tam, gdzie zmiana wymaga Państwa zgody, poprosimy o nią.

18. Kontakt

Mailistix UG (haftungsbeschränkt)
Kolonnenstr. 8
10827 Berlin
Germany
Prywatność i sprawy prawne: legal@mailistix.com

Powiązane dokumenty: Warunki korzystania z usługi · Umowa licencyjna oprogramowania · Informacja o funkcjach AI · Dalsze podmioty przetwarzające · Umowa powierzenia przetwarzania danych